規(guī)范與統(tǒng)一

蘇娟

【摘要】在實(shí)際工作中，我們要提高文秘人員的文檔一體化意識(shí)，將工作落實(shí)到文秘的日常工作中，強(qiáng)化文秘工作與檔案管理的全程管理，保證每一個(gè)工序的質(zhì)量過(guò)硬、責(zé)任優(yōu)先，開展文秘工作與檔案管理的立卷歸檔，及時(shí)對(duì)于公文內(nèi)容進(jìn)行鑒定、編序、分檔和保管，實(shí)現(xiàn)文秘工作與檔案管理的規(guī)范統(tǒng)一。

【關(guān)鍵詞】文秘工作；檔案管理；規(guī)范；統(tǒng)一

現(xiàn)代文秘工作是配合公司領(lǐng)導(dǎo)、管理部門完成公司的運(yùn)營(yíng)決策執(zhí)行和行政管理執(zhí)行的重要組成部分，而在行政管理、組織運(yùn)轉(zhuǎn)和績(jī)效考核中會(huì)產(chǎn)生大量的檔案管理資料。可以說(shuō)，文秘工作與檔案管理是兩項(xiàng)相輔相成、相互影響的公司運(yùn)營(yíng)產(chǎn)物。當(dāng)前，我國(guó)很多單位，尤其是事業(yè)單位，文秘工作與檔案管理還處在分塊管理、相互獨(dú)立的狀態(tài)，其不能有效推進(jìn)文秘工作與檔案管理的一體化建設(shè)，不能充分實(shí)現(xiàn)文秘工作的時(shí)效性管理，阻礙了檔案管理工作的延伸和拓展，不利于文秘工作與檔案管理的銜接。因此，加強(qiáng)文秘工作與檔案管理的規(guī)范與統(tǒng)一，已經(jīng)成為了很多公司管理者的共識(shí)。

一、現(xiàn)階段文秘工作與檔案管理銜接存在的問(wèn)題

現(xiàn)階段，我國(guó)文秘工作與檔案管理還處在相互獨(dú)立的狀態(tài)，兩者之間相互脫節(jié)，而在具體管理工作中極不規(guī)范，而文秘人員的檔案管理意識(shí)淡薄也是不能忽略的問(wèn)題。

（一）文秘工作與檔案管理相互脫節(jié)。在當(dāng)今信息時(shí)代，公司的管理和運(yùn)營(yíng)會(huì)產(chǎn)生大量的信息資料，而它就涉及到文秘處理工作和檔案管理工作這兩大模塊。其中，文秘工作主要負(fù)責(zé)處理的是公司運(yùn)營(yíng)管理所產(chǎn)生的文件，它涉及到文件的擬定、印發(fā)、傳閱、整理和保管等，而檔案管理主要負(fù)責(zé)文件的歸檔、鑒定、編序、分檔、保管和調(diào)閱，可以說(shuō)，文秘工作主要負(fù)責(zé)文件的制定、流通和管理，而檔案管理主要負(fù)責(zé)文件的回收、歸納和保存。當(dāng)前，我國(guó)很多公司將文秘工作與檔案管理分類管理、區(qū)別對(duì)待，忽視了文秘工作與檔案管理的關(guān)聯(lián)關(guān)系，其相互脫節(jié)的狀況很難保證文秘工作能夠給檔案管理提供有保存價(jià)值的文件，而檔案管理也很難保證給文秘工作提供有價(jià)值的檔案文件信息。它們之間成為了兩個(gè)獨(dú)立的部門，相互之間失去了關(guān)聯(lián)。

（二）文秘工作與檔案管理工作不規(guī)范。在現(xiàn)代信息化時(shí)代，要在公司海量的文檔信息中提取到有文檔管理和保存價(jià)值的信息，就必須從文檔的擬定開始就建立嚴(yán)格的操作規(guī)范和使用規(guī)程，而我國(guó)很多公司在開展文秘工作與檔案管理工作時(shí)則很難保證足夠的規(guī)范。首先，文秘工作的操作不規(guī)范，紙張使用很難保證達(dá)標(biāo)。根據(jù)國(guó)家關(guān)于文書工作的有關(guān)規(guī)定，對(duì)于印刷紙和復(fù)印紙都有明確的規(guī)定，但長(zhǎng)期以來(lái)，我國(guó)文秘工作的辦公用紙很多不能達(dá)到克數(shù)要求，不利于后續(xù)的檔案保存。其次，文秘工作與檔案管理的版記不全面，沒(méi)有嚴(yán)格的附件登記標(biāo)準(zhǔn)。版記的缺失容易導(dǎo)致文秘工作與檔案管理不能實(shí)現(xiàn)有效銜接，而附件的缺失則很容易造成檔案管理工作的難度增大。最后，文秘工作的種類不明確，容易造成相互混淆。我國(guó)關(guān)于文書有嚴(yán)格的劃分，但是在實(shí)際工作中，文秘工作會(huì)出現(xiàn)很多錯(cuò)誤引用的現(xiàn)象，這樣會(huì)給文秘工作帶來(lái)不必要的麻煩，也給檔案管理工作留下隱患。

（三）文秘人員的檔案管理意識(shí)淡薄。目前，我國(guó)很多公司的文秘人員習(xí)慣于手動(dòng)處理文檔模式，他們將工作僅僅局限于文檔的上傳下達(dá)，滿足于文件的擬定和傳達(dá)，很多文秘人員對(duì)于辦公軟件和計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)心存畏懼心理，不善于利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)服務(wù)于文秘工作與檔案管理，不利于檔案管理內(nèi)容的歸納和存檔。文秘人員的綜合素質(zhì)也不利于檔案管理工作的開展，我們很多公司的文秘人員都是從前臺(tái)接待或者文秘專業(yè)畢業(yè)生轉(zhuǎn)化而來(lái)，他們的業(yè)務(wù)知識(shí)和檔案管理的能力缺失，對(duì)于檔案管理的重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，不熟悉本公司的檔案管理流程，也不能有效歸納文件資料的相互聯(lián)系，因此很難做到文檔管理的檔案化，更不能開展有效的檔案管理工作，責(zé)任心嚴(yán)重缺失。

二、實(shí)現(xiàn)文秘工作與檔案管理規(guī)范統(tǒng)一的側(cè)重點(diǎn)

在公司文秘工作與檔案管理中，應(yīng)該側(cè)重文秘人員的“文檔一體化”意識(shí)，加強(qiáng)全過(guò)程管理，真正做到公文文書的“立卷歸檔”。

（一）提高文秘人員的“文檔一體化”意識(shí)。目前，在文秘人員中加強(qiáng)“文檔一體化”意識(shí)，是開展檔案管理工作的有效前提，它能夠從文書工作初期就可以有效加強(qiáng)對(duì)于文檔內(nèi)容的超強(qiáng)管理，可以有效保證有保存價(jià)值的文檔檔案的質(zhì)量，同時(shí)可以減少后續(xù)檔案管理工作的操作工序，避免不必要的重復(fù)勞動(dòng)，加強(qiáng)文書工作和檔案管理工作的科學(xué)化、有序化。在文檔一體化建設(shè)中，文秘工作處于基礎(chǔ)核心地位，而文秘人員通過(guò)具體而繁瑣的文書工作可以給檔案管理提供充分完整的文檔原始數(shù)據(jù)，便于檔案管理的收集歸納、分檔管理，這就要求文秘人員必須具備極強(qiáng)的檔案管理意識(shí)。檔案管理屬于對(duì)于公司過(guò)往歷史的真實(shí)記錄和完整還原，而人們想要獲取企業(yè)經(jīng)營(yíng)狀況，了解公司重大決策、公務(wù)活動(dòng)和組織架構(gòu)，就必須依靠大量的檔案文檔資料。所以，我們的每一個(gè)文秘人員必須要時(shí)刻樹立檔案管理意識(shí)，將日常工作內(nèi)容都要保持完整、科學(xué)和有序，保證其不僅能服務(wù)于當(dāng)前的文書工作，也能為將來(lái)的檔案管理提供有效信息，而我們的公司領(lǐng)導(dǎo)一定要站在對(duì)歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度，強(qiáng)化文檔人員的“文檔一體化”的管理意識(shí)，規(guī)范與統(tǒng)一每一份文書公文。

（二）強(qiáng)化文秘工作與檔案管理的“全程管理”。在文秘工作與檔案管理的整個(gè)過(guò)程中，首先，需要引導(dǎo)每一個(gè)工作人員樹立“質(zhì)量第一、品質(zhì)為先”的管理理念，強(qiáng)化對(duì)于文秘工作與檔案管理中的崗位質(zhì)量意識(shí)，只有保證每一個(gè)工序的質(zhì)量過(guò)硬、責(zé)任優(yōu)先，才能為“全過(guò)程管理”提供質(zhì)量保障。其次，公司要細(xì)化嚴(yán)格的文檔存儲(chǔ)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，需要根據(jù)國(guó)家關(guān)于檔案管理、文檔標(biāo)準(zhǔn)和行文規(guī)則制定具體的公文處理工作細(xì)則，保證對(duì)于文書工作中的文檔基本原則、文書格式、行文規(guī)則、收發(fā)程序、公文歸檔等工作都作出明確的規(guī)定，公司應(yīng)該組織全體檔案人員和文秘人員認(rèn)真學(xué)習(xí)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)，熟練掌握文檔歸納和管理的各項(xiàng)工作，在認(rèn)真執(zhí)行的基礎(chǔ)上做到精細(xì)管理。最后，需要理順管理體系，建立完整有序的組織機(jī)構(gòu)。

（三）開展文秘工作與檔案管理的“立卷歸檔”。在我國(guó)檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)中，明確要求文檔內(nèi)容做到立卷歸檔，這是開展文秘工作與檔案管理規(guī)范統(tǒng)一的基本制度和核心要素，這就要求在公文使用完畢以后，需要檔案管理人員和文秘人員一起合作，及時(shí)對(duì)于公文內(nèi)容進(jìn)行鑒定、編序、分檔和保管，保證能夠完整有序地落實(shí)好文秘工作的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，也保證能夠科學(xué)合理地開展檔案管理工作的第一個(gè)環(huán)節(jié)，從而保證文書內(nèi)容做到立卷歸檔，有效開展文秘工作與檔案管理的銜接管理。而文秘人員應(yīng)該熟練掌握“立卷歸檔”的應(yīng)用原則和實(shí)施方法，當(dāng)出現(xiàn)需要由文秘人員統(tǒng)一保持管理的文件材料時(shí)，其可以在檔案管理人員的指導(dǎo)和幫助下編寫公文文書的“案卷索引”，保證其能夠完整交接和合理對(duì)接，使得文檔管理工作能夠日常化和科學(xué)化。

三、文秘工作與檔案管理規(guī)范統(tǒng)一的實(shí)施策略

在認(rèn)真研究了文秘工作與檔案管理規(guī)范統(tǒng)一的側(cè)重點(diǎn)后，就需要根據(jù)各個(gè)側(cè)重點(diǎn)開展有針對(duì)性的實(shí)施策略。

（一）開展“文檔一體化”的實(shí)施策略。在公司日常運(yùn)轉(zhuǎn)中，文秘人員大多兼任著檔案管理工作，這樣對(duì)于開展“文檔一體化”具有一定的優(yōu)勢(shì)，但也對(duì)文秘人員提出了非常高的要求。根據(jù)檔案管理的要求，文秘部門在開展公文的檔案管理時(shí)需要基于以下幾點(diǎn)入手：首先，檔案管理應(yīng)該落實(shí)到文秘工作的日常工作中，認(rèn)真鑒別文件是否具有保存價(jià)值，應(yīng)該根據(jù)檔案整理規(guī)范要求，利用不銹鋼釘進(jìn)行重新整理裝訂。其次，檔案整理應(yīng)該側(cè)重管理細(xì)節(jié)，對(duì)于本公司產(chǎn)生的公文文書，在經(jīng)過(guò)傳閱和批復(fù)，在領(lǐng)導(dǎo)簽字核準(zhǔn)以后，都應(yīng)該納入到檔案管理的原始文檔資料中，保證基于此公文文書所生成的所有資料收集齊全，文秘部門應(yīng)該按照收集、整理、簽發(fā)、定稿、歸檔和傳閱等程序進(jìn)行集中收集整理，并保證獨(dú)立成冊(cè)，從而為開展下一步的檔案管理工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，而檔案管理應(yīng)該做到將公文文書所產(chǎn)生的資料文件制作成件，整理成卷，實(shí)現(xiàn)公文文書等檔案資料的真實(shí)有效。

（二）開展“全過(guò)程管理”的實(shí)施策略。沒(méi)有規(guī)矩不成方圓，而文秘工作與檔案管理的規(guī)范與統(tǒng)一也離不開全過(guò)程管理，需要認(rèn)真提高文檔質(zhì)量管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。首先，檔案管理人員應(yīng)該對(duì)于文秘部門提供的公文文書等檔案資料進(jìn)行全面普查，保證所有歸納成件、整理成卷的檔案卷宗都能真實(shí)有效，而檔案管理人員應(yīng)該根據(jù)公司的實(shí)際情況，安排定期清查，劃分出各個(gè)部門移交檔案資料信息的詳細(xì)時(shí)間表，保證檔案資料能夠具有很強(qiáng)的時(shí)效性和客觀性，避免影響后續(xù)的檔案管理工作和工作效率。其次，文秘部門應(yīng)該提高文檔的制發(fā)質(zhì)量，保證其能夠符合國(guó)家檔案管理法律法規(guī)的要求，具體到公文文書的制發(fā)標(biāo)準(zhǔn)中，應(yīng)該認(rèn)真檢查公文用紙標(biāo)準(zhǔn)、簽發(fā)手續(xù)、審批權(quán)限、公文格式和公文書寫是否符合要求。

（三）開展“立卷歸檔”的實(shí)施策略。在文秘工作與檔案管理中開展“立卷歸檔”，依據(jù)的是國(guó)家檔案法中的具體規(guī)定，它強(qiáng)調(diào)的是文件材料的統(tǒng)一保管，根據(jù)分卷原則和歸檔方法，及時(shí)做到整理歸檔，分類編目。在公司行政管理和經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中，文秘人員應(yīng)該認(rèn)真收集整理管理資料，公文文書及時(shí)立卷歸檔，切忌拖沓延誤。在公司各個(gè)部門和主管機(jī)構(gòu)聯(lián)合辦理的公文文書，其公文原件應(yīng)該指定主導(dǎo)部門進(jìn)行分門別類的管理，要求原件表頭信息清晰明確，原件內(nèi)容完整有效，保證能夠及時(shí)歸檔整理，而公文文書的復(fù)印件或者影印件則應(yīng)該由協(xié)辦部門負(fù)責(zé)整理保存，這樣就可以清晰劃分公文文書的檔案管理責(zé)任人，方便使用者及時(shí)調(diào)閱，也方便檔案管理部門的索取和保存。當(dāng)分管檔案管理的文秘人員或者檔案管理人員調(diào)離崗位時(shí)，需要主管部門將所有檔案管理文件及時(shí)回收清點(diǎn)，確保檔案材料的完整性。

四、結(jié)語(yǔ)

目前，我們很多公司的文秘工作和檔案管理還是兩個(gè)獨(dú)立的機(jī)構(gòu)，這樣很容易造成全過(guò)程管理中的紕漏，也給檔案管理工作帶來(lái)不小的隱患。所以，認(rèn)真加強(qiáng)文秘工作與檔案管理的一體化建設(shè)，提高全過(guò)程的有效管理，實(shí)施有效的“立卷歸檔”顯得非常有必要。

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