加快檔案數(shù)字化，方便快捷服務(wù)群眾

摘 要：伴隨互聯(lián)網(wǎng)的興起，人們也更是迎來了信息化時代，緊隨信息化覆蓋面積增大的腳步，人們生活的方方面面也同樣也受到了信息化的影響。而檔案管理工作作為服務(wù)大眾化的窗口，更需要在信息化模式的影響下實施改變，使得服務(wù)群眾的方面能夠更加廣闊，更使得檔案能夠發(fā)揮它的歷史作用，以史鑒今，提供基礎(chǔ)部分的知識板塊，使得人們在此基礎(chǔ)上更加發(fā)揮創(chuàng)新的力量，進一步達到促進各行業(yè)積極化向前發(fā)展的目的。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化;方便快捷;服務(wù)群眾

傳統(tǒng)的模式下，檔案的利用率低下的現(xiàn)狀是眾所周知的方面，檔案被人們鎖進相應(yīng)的檔案室后，則認為已經(jīng)達到了管理的目的，產(chǎn)生此種錯誤認知的背后，則是對于檔案管理沒有清晰化的認知，更加不懂得檔案管理產(chǎn)生的影響意義。當(dāng)建立了數(shù)字化的檔案管理模式后，則使得不同類別、不同形式的檔案都能夠得以細分，更加能夠適應(yīng)每個人的需求，使得檔案中的潛在價值轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實的生產(chǎn)力，為促進科研及帶動經(jīng)濟發(fā)展方面發(fā)揮積極的效用。

1 以檔案數(shù)字化建設(shè)為基礎(chǔ)，才能實現(xiàn)文檔一體化管理，更加實現(xiàn)方便快捷服務(wù)群眾的目的

檔案數(shù)字化的模式下，使得傳統(tǒng)的依靠紙張、錄像帶為載體的方式轉(zhuǎn)化為硬件存儲的方式。此種模式下，文檔信息更加能夠依靠一體化的管理方式，再次實現(xiàn)分模塊細化管理的模式，且展示的方式更加多樣化，即有圖片的形式，又有視頻、聲音的形式。使得人們對于自身所需的知識點方面，能夠更加便利化與細致化去做相應(yīng)的了解工作。且查核的過程中，通過關(guān)鍵字、詞的檢索，則可以得到自己所需的知識點，避免了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需要花費大量時間去找尋的不足之處。

檔案數(shù)字化管理的目的，在于發(fā)揮檔案的可利用功能，只有功能方面更加全面化，達到大部分人的供需，且能夠使得大眾通過簡單的檢索，實現(xiàn)對于資源的再次或多次利用的目的，則能夠極大地調(diào)動起大眾的興趣度。且通過數(shù)字化的模式，進一步減少資料混放及資料出錯的幾率，管理效率方面更是人力的數(shù)倍，管理的范圍則更加能夠達到廣泛化的目的。

2 實現(xiàn)文檔一體化管理的重要意義

1）提高檔案信息的利用效率。數(shù)字化的模式下，對于檔案進行的管理，則使得檔案能夠依靠網(wǎng)絡(luò)、信息化的力量，傳輸面積更為廣闊化，將更加能夠達到快捷化服務(wù)群眾的目的，使得文檔信息的利用率方面得到極大的提升。

2）保護歷史檔案。歷史檔案，對于人們了解特殊年代與時代下的人物、經(jīng)濟、文化等方面的信息點，產(chǎn)生的影響意義方面重大。歷史檔案，由于存放年代久遠的原因，紙質(zhì)方面必然變得比較脆弱化，如管理方法不當(dāng)或環(huán)境管控不恰當(dāng)，則極容易引起檔案遭受破壞的問題點產(chǎn)生，待引入了數(shù)字化的模式后，通過將檔案儲存于存儲載體的方式，則進一步有效地避免了歷史檔案遭受破壞的風(fēng)險。

3）規(guī)避安全風(fēng)險。通過對于檔案資料進行數(shù)字化的管理模式，避免了因自然或人為原因?qū)е碌馁Y料損壞與丟失的問題點，檔案資料的安全工作可以極大化得到保障。且針對某些檔案的管理，實施相應(yīng)的加密工作，則可以最大化規(guī)避檔案的使用安全風(fēng)險。

4）緩解庫房空間的緊張。伴隨文檔資料的增多，一味地實施紙件化的管理，則需要占用大量的空間，且使得檔案管理的庫房空間處于緊張化的狀態(tài)，待引入數(shù)字化的管理模式后，依靠存儲硬件的力量，即可以便利化地實現(xiàn)對于檔案資料進行存儲的工作，庫房存儲空間不足的問題點也可以相應(yīng)得到解決。

5）便于檔案移交工作。數(shù)字化檔案管理的模式，更加有利于檔案移交工作的進行，通過對于各管理模塊的了解，再針對各模塊下的各文檔實施梳理，即可以實現(xiàn)一目了然地對于檔案進行管理與移交的工作。而傳統(tǒng)化的模式下，面對繁雜化的檔案庫，移交的過程中，檔案缺失或移交不清的狀況更是時有發(fā)生，給予檔案的管理工作造成困難，且新的檔案管理者更需要經(jīng)過一段時間的磨合，才能夠理清各文件之間的聯(lián)系及不同之處。

6）在數(shù)字環(huán)境下，文檔實現(xiàn)一體化管理。在數(shù)字化的環(huán)境下，電子文件更是處于形式多樣化及數(shù)量繁多的境況下。為此，檔案工作者，針對電子文件的管理方面，需從文件的輸入段開始，就做提前性的介入工作，在充分性了解文件的基礎(chǔ)上，做好入口與滯后的控制及歸檔管理的工作，才更加能夠使得文檔資料處于有序化，一體化的管控下。

3 加快數(shù)字化檔案建設(shè)，有利于實現(xiàn)檔案信息服務(wù)社會化

信息化的時代，利用數(shù)字化的技術(shù)，加快與完善數(shù)字化檔案建設(shè)工作的開展，不光是當(dāng)下，更是未來一段時間內(nèi)，檔案建設(shè)工作所要面臨的重任。發(fā)揮數(shù)字化平臺的作用，使得檔案的存儲管理、查詢、信息發(fā)布等工作，更加實現(xiàn)一體化的管理模式。一體化的模式下，檔案在查閱的頻次，方便服務(wù)群眾的方面，才能夠?qū)崿F(xiàn)更加快捷化，更加便利化的目的。

1）檔案管理自動化。針對檔案的管理方面，只有建立在自動化的模式下，才能夠達到節(jié)約管理人力、物力方面的支出，提升管理效率的目的。且自動化的模式下，出錯的幾率則可以大幅度減少。從檔案的管理與方便大眾查閱兩方面進行考量，都是非常有利化的方面，從檔案管理工作的長期性方面考量，更是推動檔案管理工作再次向前開拓的基礎(chǔ)。且當(dāng)其中的某一部分，在自動化的模式下取得了一定的成果，則可以利用此部分的成果及經(jīng)驗，向其他方面進行開拓，以使得各方面能夠發(fā)展的更加完善化[1]。

2）檔案信息管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。針對檔案的信息管理方面，更加需要規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，只有實現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)上，大眾在查閱的過程中，才可以實現(xiàn)便利化檢索的目的，檢索的效率方面也能夠?qū)崿F(xiàn)提高的目的，檢索的效率提升了，大眾使用的興趣、使用的頻次方面才能夠提升，則將會開創(chuàng)良性循環(huán)的檔案利用模式[2]。

3）檔案信息存儲海量化。檔案信息數(shù)字化的管理工作中，則更加需要海量的存儲系統(tǒng)及存儲技術(shù)做支持，只有此兩部分都切實性發(fā)揮各自功效，且能夠相互配合，共同作用的前提下，檔案信息存儲海量化的目標(biāo)才可以實現(xiàn)。通過海量存儲工作的實施，將有力地促進檔案存儲工作進一步的完善化[3]。

4）檔案信息社會化。傳統(tǒng)模式下的檔案管理，只能實現(xiàn)一對一式的查閱，其他人員如想查閱，必須排隊等待。當(dāng)對于檔案實施信息化的管理后，相應(yīng)的查閱者即可實現(xiàn)隨時查閱的功能，檔案則可以實現(xiàn)真正意義上的共享，以達到實現(xiàn)檔案信息服務(wù)社會化的功能，且引入了信息化的管理模式后，檔案則可以實現(xiàn)永久性保存，避免了紙質(zhì)檔案保管的過程中，所占空間大及搬運困難，且查閱難的弊端，切實化實現(xiàn)便捷化服務(wù)群眾的作用[4]。

4 結(jié)束語

檔案數(shù)字化管理的模式，是一項長期性的工作，從目前的結(jié)果來看，也取得了一部分的成績，但成績的背后，我們更應(yīng)該深入化地看到其中的不足之處，堅持依靠創(chuàng)新的力量，使得管理模式方面更加能夠向世界先進管理模式的方面看齊。堅持以孜孜不倦、追求卓越的心態(tài)，使得檔案管理工作能夠向更加廣泛化方向發(fā)展，時刻以全新的面貌，達到更全、更細化服務(wù)群眾的目的，為打造良好的群眾服務(wù)窗口而共同努力。

參考文獻

[1]眉山市檔案局.加快檔案數(shù)字化，方便快捷服務(wù)群眾[J].四川檔案，2018（5）.

[2]沈田曄，孫沿.淺談如何提高檔案數(shù)字化的質(zhì)量和安全保密控制[J].卷宗，2017（4）.

[3]王閱.以滿足人民群眾需求為導(dǎo)向做好館藏檔案數(shù)字化工作[J].黑龍江檔案，2014（4）.

[4]于瑛甫.加強館藏檔案數(shù)字化建設(shè)的方針、方法與原則[J].西安檔案，2004（2）：26-27.

作者簡介

李國華（1983-），男，河南省鶴壁市浚縣，檔案學(xué)碩士研究生，檔案館員。