信息化時(shí)代高校檔案管理系統(tǒng)研究

陳方方 何丹

[摘 ? ?要] 信息時(shí)代的到來(lái)，使高校各項(xiàng)管理工作可借助信息化手段優(yōu)化管理流程、提高工作效率。然而，目前高校檔案管理工作存在檔案數(shù)字化程度低、檔案信息分散存儲(chǔ)、檔案管理部門重管理輕服務(wù)等問(wèn)題，導(dǎo)致高校師生不能快速、準(zhǔn)確地獲得檔案信息服務(wù)。文章分析了目前高校檔案管理工作中存在的問(wèn)題，提出構(gòu)建高校檔案管理系統(tǒng)的對(duì)策，以實(shí)現(xiàn)提高檔案管理工作效率，為師生提供有效信息服務(wù)，發(fā)揮檔案資源價(jià)值的目的。

[關(guān)鍵詞] 信息服務(wù);檔案管理;檔案數(shù)字化

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 23. 068

[中圖分類號(hào)] G647;G271 ? ?[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] ?A ? ? ?[文章編號(hào)] ?1673 - 0194（2019）23- 0160- 02

0 ? ? ?引 ? ?言

高校檔案管理為教學(xué)、科研等工作提供了重要的依據(jù)，對(duì)學(xué)校的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。目前，較多高校的檔案管理仍以手工方式為主，但這些紙質(zhì)檔案資料極易丟失或損壞，不利于檔案資料的完整保存，因此無(wú)法為學(xué)校教學(xué)、科研等工作提供強(qiáng)有力的支撐。信息化時(shí)代的到來(lái)，高校越來(lái)越重視借助信息技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的管理，目前各高校也在逐步實(shí)施紙質(zhì)檔案的電子化工作。通過(guò)數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，將紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的數(shù)據(jù)信息，是檔案管理信息化工作的重要前提。

高校的檔案管理往往由專門的檔案管理科室負(fù)責(zé)，學(xué)校的教學(xué)、科研、財(cái)務(wù)、人事等部門將需要?dú)w檔的資料送至檔案管理科保管，資料數(shù)量多，管理耗時(shí)，空間占用也較大。而電子檔案不受空間限制，而且能夠克服紙質(zhì)檔案容易受溫度及濕度的變化使檔案資料損壞的不足，安全性得到了較好保障。通過(guò)檔案管理系統(tǒng)，可實(shí)現(xiàn)對(duì)這些電子檔案的存儲(chǔ)并且通過(guò)索引等方式便于高校檔案管理人員的查閱、管理;高校每年有較多畢業(yè)生或者離校多年的校友，他們需要打印、查閱自己的成績(jī)、獲獎(jiǎng)情況等信息。這些信息可能歸口在不同的部門管理，查閱、獲取時(shí)需要往返不同部門，往往很耗時(shí)甚至得不到有效的資料，使得師生的服務(wù)體驗(yàn)感較差。因此，高校檔案管理系統(tǒng)不僅要滿足檔案管理人員的業(yè)務(wù)需求，同時(shí)也要為教師、學(xué)生提供更有效的信息服務(wù)。

1 ? ? ?信息化時(shí)代高校檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性

1.1 ? 檔案數(shù)字化是確保檔案安全和提高檔案管理效率的重要手段

高校檔案是學(xué)校在各項(xiàng)工作中形成的歸檔保存的各類文件材料，是隨著學(xué)校建設(shè)而產(chǎn)生、隨著學(xué)校的發(fā)展而逐漸積累起來(lái)的。檔案管理是學(xué)校一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，它對(duì)推動(dòng)高校教育改革、提高教學(xué)質(zhì)量、開(kāi)展科學(xué)研究、記錄學(xué)校歷史等都具有非常重要的作用。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案數(shù)字化有利于提高檔案工作效率和現(xiàn)代化水平，有利于確保檔案安全保管與永久存儲(chǔ)，有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享和提高檔案的服務(wù)水平。

1.2 ? 檔案數(shù)字化是國(guó)家政策方針提倡的發(fā)展方向

2008年教育部頒布的第27號(hào)令，明確要求高校檔案管理向信息化和數(shù)字化發(fā)展。加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，把數(shù)字檔案館（室）建設(shè)列入信息化建設(shè)整體規(guī)劃，從人力、物力、財(cái)力上統(tǒng)籌安排，加快推進(jìn)檔案存儲(chǔ)數(shù)字化和利用網(wǎng)絡(luò)化，到2020年，全市各級(jí)國(guó)家綜合檔案館和機(jī)關(guān)檔案室要基本完成館（室）藏檔案數(shù)字化，力爭(zhēng)建成數(shù)字檔案館（室）。

1.3 ? 高校館藏檔案數(shù)量巨大，管理手段較為原始，利用效率較低，存在管理安全風(fēng)險(xiǎn)，數(shù)字化建設(shè)水平落后

高校由于建校時(shí)間長(zhǎng)、檔案庫(kù)存量大，檔案年代跨度大，檔案查閱極為困難。以重慶醫(yī)科大學(xué)為例，現(xiàn)有20世紀(jì)50年代至今的各類綜合檔案，主要包括黨群類（DQ）、行政類（XZ）、教學(xué)類（JX）、科研類（KY）、基本建設(shè)類（JJ）、儀器設(shè)備類（SB）、財(cái)會(huì)類（CK）、聲像類（SX）等，現(xiàn)保管檔案共計(jì)985柜，近4萬(wàn)卷。此外，學(xué)校還留存自20世紀(jì)80、90年代以來(lái)陸續(xù)拍攝形成錄像帶、磁盤、視頻等數(shù)字檔案，總?cè)萘考s6TB。面對(duì)海量的檔案資料，實(shí)現(xiàn)精確查閱難度非常大。

綜上所述，高校開(kāi)展高校檔案數(shù)字化建設(shè)是符合國(guó)家要求、順應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的，有利于高校檔案安全性和利用效率的提高，是檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。

2 ? ? ?目前高校檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 ? 高校檔案信息分散存儲(chǔ)

高校檔案管理工作涉及多個(gè)業(yè)務(wù)部門的，分散存儲(chǔ)在不同部門。教務(wù)處的檔案管理內(nèi)容包括：學(xué)籍變更、基本信息、畢業(yè)信息、成績(jī)記錄等;研究生學(xué)院研究生檔案管理體系，則主要涵蓋畢業(yè)信息、基本科研成果等多種檔案信息;學(xué)生處則負(fù)責(zé)學(xué)生的日常獎(jiǎng)懲記錄、錄取及就業(yè)情況等，這樣就出現(xiàn)高校檔案管理存在著分散管理、多重管理的情況，當(dāng)需要整體情況時(shí)，沒(méi)有一個(gè)部門可以拿出來(lái)。由于這些檔案信息存在不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)，系統(tǒng)間無(wú)法相互訪問(wèn)，導(dǎo)致檔案信息管理出現(xiàn)了“信息孤島”現(xiàn)象。

2.2 ? 高校電子檔案缺失嚴(yán)重

檔案資料雖然由專門的科室管理，但是由于業(yè)務(wù)跨度大，檔案管理科室老師對(duì)教學(xué)、科研、財(cái)務(wù)、人事等的資料類型、內(nèi)容不熟悉，往往通過(guò)其他部門將需要?dú)w檔的資料送至檔案管理科來(lái)管理。因此，教務(wù)部門老師清楚本部門需要?dú)w檔管理的資料，科研、人事等部門同樣熟悉自己部門的歸檔資料。這些資料就存儲(chǔ)在所屬業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，不定期地由該部門的老師將這些電子文件打印成紙質(zhì)文件整理后，送至檔案管理科歸檔。這樣方式當(dāng)業(yè)務(wù)部門的老師沒(méi)有及時(shí)整理自己部門文件時(shí)，這些檔案信息就無(wú)法完全匯集到檔案管理科，造成電子檔案的丟失。不僅效率低下，而且容易出錯(cuò)。

2.3 ? 高校檔案管理系統(tǒng)制度缺乏

高校檔案管理系統(tǒng)制度的不完善，主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面： 首先，高校缺乏對(duì)檔案管理工作的重視，缺乏對(duì)不同環(huán)節(jié)的管理約束，只有將收集、整理、轉(zhuǎn)遞、利用等環(huán)節(jié)制定相關(guān)的管理制度明確下來(lái)并嚴(yán)格執(zhí)行，才能保障檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行。其次，高校檔案管理工作主要以紙質(zhì)檔案管理為主，制定的相關(guān)規(guī)則制度也僅適用于紙質(zhì)檔案的管理工作[1-2]。然而在進(jìn)入信息化時(shí)代后，高校檔案管理體系發(fā)生了巨大的變局，規(guī)章制度上依舊沿用早期的管理制度，進(jìn)而導(dǎo)致現(xiàn)有的管理制度無(wú)法應(yīng)對(duì)高校檔案管理數(shù)字化、信息化的進(jìn)程[2-3]。比如，在對(duì)電子檔案進(jìn)行整理及分類時(shí)，各業(yè)務(wù)部門擁有各自的權(quán)限，當(dāng)操作中出現(xiàn)重復(fù)錄入、無(wú)效錄入等問(wèn)題時(shí)，信息源頭就容易出錯(cuò)。 沒(méi)有制度的約束，很難保證信息能夠準(zhǔn)確流轉(zhuǎn)。

3 ? ? ?構(gòu)建高校檔案管理系統(tǒng)的對(duì)策

針對(duì)目前高校檔案管理存在的問(wèn)題，從提高檔案管理工作效率及師生信息獲取滿意度出發(fā)，可從以下幾方面實(shí)施檔案管理系統(tǒng)。

3.1 ? 檔案信息電子化

將目前檔案管理科室已有的紙質(zhì)文件電子化。首先，將目前大量存儲(chǔ)的紙質(zhì)件，利用檔案電子化公司專業(yè)的掃描設(shè)備，將文件電子化并存儲(chǔ)在虛擬化或硬件設(shè)備上。其次，將這些電子檔案與檔案管理系統(tǒng)對(duì)接，在檔案管理系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)檔案信息管理、檔案信息利用、系統(tǒng)設(shè)置、歸檔管理、工作流管理等功能。

3.2 ? 檔案信息共享

打通不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)，收集不同業(yè)務(wù)部門檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息的交互。在實(shí)現(xiàn)方式上，常采用接口方式。比如，通過(guò)在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中開(kāi)發(fā)電子文件歸檔接口實(shí)現(xiàn)文檔在線歸檔，并根據(jù)規(guī)則生成檔案的實(shí)體分類號(hào)及文件號(hào)，檔案管理系統(tǒng)在線接收至相應(yīng)的業(yè)務(wù)表中，并按要求自動(dòng)生成文件目錄和掛接全文。歸檔到檔案管理系統(tǒng)的文件主要包括辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的發(fā)文管理、收文管理、校內(nèi)請(qǐng)示三個(gè)模塊的文本數(shù)據(jù)。其中，不僅包含正文，而且包含附件、關(guān)鍵字、版本修訂號(hào)等信息。

3.3 ? 制定檔案管理系統(tǒng)規(guī)章制度

首先，對(duì)高校檔案管理進(jìn)行信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，要標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理業(yè)務(wù)規(guī)范，包括檔案處理、檔案術(shù)語(yǔ)、信息資源標(biāo)識(shí)和數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)等方面的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)[4]。其次，要規(guī)范好業(yè)務(wù)部門職責(zé)。不同業(yè)務(wù)部門系統(tǒng)管理員都要參與到檔案管理工作中，及時(shí)進(jìn)入系統(tǒng)，將需要?dú)w檔的信息同步到檔案管理系統(tǒng)中。最后，對(duì)錄入錯(cuò)誤及重復(fù)錄入的情況有相應(yīng)的處置措施。保障檔案管理系統(tǒng)信息的實(shí)時(shí)、準(zhǔn)確。

3.4 ? 對(duì)師生提供檔案信息服務(wù)

師生既可以通過(guò)檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)不同信息的查詢、閱讀，而且可以通過(guò)自助終端等移動(dòng)設(shè)備進(jìn)行打印。簡(jiǎn)化師生對(duì)檔案管理利用的各種手續(xù)，使得檔案信息能夠充分被利用，產(chǎn)生其價(jià)值。同時(shí)，檔案管理工作者，要轉(zhuǎn)變服務(wù)態(tài)度，轉(zhuǎn)變以往僅注重管理工作的做法，通過(guò)對(duì)師生進(jìn)行培訓(xùn)等方式，使其能便捷、有效地找到自己需要的信息資源，提升服務(wù)質(zhì)量。

4 ? ? ?結(jié) ? ?論

信息化時(shí)代，高校要做好檔案管理工作，不僅需要構(gòu)建完善的檔案管理系統(tǒng)，而且要重視對(duì)檔案管理人員自身信息化素養(yǎng)的培訓(xùn)，樹(shù)立為師生提供有效檔案信息服務(wù)的意識(shí)。這樣才能在提高管理工作效率的同時(shí)提高檔案的利用率，實(shí)現(xiàn)檔案信息的價(jià)值，為高校各項(xiàng)工作的開(kāi)展提供有效支持。

主要參考文獻(xiàn)

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