如何做好基建檔案的收集與整理

摘 要：基建檔案的收集與整理工作是一項(xiàng)繁雜而十分重要的工作，要搞好基建檔案收集與整理離不開專門人員的重視，我們首先應(yīng)該具備較強(qiáng)的檔案收集與整理意識(shí)，將基建檔案收集與整理工作列入到基建檔案的重要位置，建設(shè)項(xiàng)目中具有獨(dú)立設(shè)計(jì)文件、可獨(dú)立組織施工，但建成后可以獨(dú)立發(fā)揮生產(chǎn)能力或工程效益的工程，所以要配備專門人員和制訂嚴(yán)格的管理制度。

關(guān)鍵詞：基建檔案；檔案收集；檔案整理

基建檔案是建筑建設(shè)活動(dòng)中形成的原始的、圖物相等的、有保存價(jià)值的真實(shí)記錄和實(shí)際反映，它記載著建筑物、構(gòu)筑物、地下管線敷設(shè)等建設(shè)活動(dòng)，是建設(shè)項(xiàng)目管理如投資計(jì)劃、設(shè)計(jì)、施工、使用、維修及改擴(kuò)建等活動(dòng)中形成的檔案文件。基建檔案的收集管理工作是一項(xiàng)繁雜而十分重要的工作，要搞好基建檔案收集管理離不開領(lǐng)導(dǎo)的重視，領(lǐng)導(dǎo)首先應(yīng)該具備較強(qiáng)的檔案收集意識(shí)，將基建檔案收集工作列入到檔案收集管理的重要位置，同時(shí)配備專門人員和制訂嚴(yán)格的管理制度?；n案不僅是檔案工作的需要，也是整理規(guī)劃、建筑質(zhì)量安全、建設(shè)發(fā)展的需要。

檔案是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，不論是在收集還是整理過程中都非常重要。在接收一項(xiàng)工程項(xiàng)目時(shí)往往收集檔案會(huì)遇到一些問題，我們就針對(duì)收集檔案時(shí)探討一下存在的問題并提出一些措施進(jìn)行處理。

1 基建檔案收集存在的問題

目前基建檔案在收集管理工作中主要存在以下一些問題：

1）前期資料收集不完善；2）忽略文字材料的收集；3）每年移交的建設(shè)項(xiàng)目類檔案比較多，未注重平時(shí)收集的累積工作；4）一些施工單位往往注重紙質(zhì)資料，忽略了電子文件的清晰度與丟頁(yè)少章之類的重要環(huán)節(jié)。

2 加強(qiáng)基建檔案收集管理工作的一些措施

針對(duì)以上基建檔案收集管理工作中存在的問題，我認(rèn)為應(yīng)采取如下方面措施。

2.1 加強(qiáng)基建檔案收集的一些措施

2.1.1 注意工程前期資料的收集

每一個(gè)完整的基建項(xiàng)目檔案不僅要記錄工程的施工管理，還應(yīng)涵蓋工程前期的資料。建設(shè)項(xiàng)目在施工中，對(duì)工程局部進(jìn)行變更、優(yōu)化是不可避免的。但凡工程項(xiàng)目有變更，設(shè)計(jì)單位都會(huì)提供設(shè)計(jì)變更圖紙或在竣工驗(yàn)收資料上加以說明。一個(gè)基建項(xiàng)目不論它周期的長(zhǎng)與短，都是以項(xiàng)目為單位進(jìn)行建設(shè)的，其檔案表現(xiàn)出顯著的整體性、成套性和不重復(fù)性。只有將基本建設(shè)前期、后期的歸檔材料收集齊全，才能確?；n案的完整統(tǒng)一。

2.1.2 要注意文字材料的收集

從某種意義上講基本建設(shè)是設(shè)計(jì)圖紙的具體體現(xiàn)，圖紙?jiān)诨ㄖ械淖饔梅浅Ｖ匾?，但同時(shí)我們也不能忽視文字材料的收集。它對(duì)辦理后續(xù)的手續(xù)、處理各種糾紛、應(yīng)對(duì)各種檢查和工程的維修維護(hù)起著至關(guān)重要的作用。因此，檔案工作人員應(yīng)重視基本建設(shè)檔案文字材料的收集。通常采取的收集方法有：根據(jù)基本建設(shè)文字材料形成的時(shí)間順序，分為前期、中期、后期三個(gè)不同階段進(jìn)行收集；根據(jù)文字材料形成的不同渠道，分為上級(jí)機(jī)關(guān)批文、業(yè)務(wù)部門的批文、自身形成的文字材料、協(xié)作單位形成的文字材料等進(jìn)行收集；根據(jù)建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位、跟蹤審計(jì)單位形成的材料，分類進(jìn)行收集。只有既重視基建圖紙又重視建設(shè)文字材料的收集，才能確?；窘ㄔO(shè)檔案材料的齊全與完整。

2.1.3 注意平時(shí)材料的積累

由于建設(shè)項(xiàng)目專業(yè)性強(qiáng)、工作量大，單靠集中的收集是不夠。為了做到基建工作檔案收集的不缺、不漏和不重，平時(shí)收集就顯得尤為重要。要做好建設(shè)項(xiàng)目類檔案的平時(shí)收集工作應(yīng)處理好兩個(gè)關(guān)系：一是處理好與基建工作人員的關(guān)系?；üぷ魅藛T最清楚哪些基本建設(shè)資料最重要。因此，檔案工作人員應(yīng)經(jīng)常與他們溝通，取得他們的信任與支持。將檔案工作人員的被動(dòng)收集變?yōu)榛üぷ魅藛T的主動(dòng)提供。二是處理好歸檔與日常使用的關(guān)系。對(duì)有正副本的資料存正本，平時(shí)使用副本；對(duì)存檔的文件，使用重份件或復(fù)印件平時(shí)使用建立借閱制度，盡可能為利用提供方便。

2.1.4 進(jìn)一步做好電子檔案的收集、歸檔工作

基建檔案管理人員要熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)及其他辦公自動(dòng)化設(shè)備，提高檔案建設(shè)管理中的數(shù)字化水平，為檔案的檢索、開發(fā)利用創(chuàng)造良好的條件。這方面要加強(qiáng)培訓(xùn)，有待進(jìn)一步提高。如上所述的電子檔案全部收集、歸檔齊全，那么沒有對(duì)應(yīng)電子檔案產(chǎn)生的紙質(zhì)、實(shí)物基建檔案，均能通過掃描、拍攝數(shù)碼照片的形式轉(zhuǎn)換成對(duì)應(yīng)的電子檔案，從而形成與實(shí)物、紙質(zhì)檔案一一對(duì)應(yīng)的完整電子檔案，給基建檔案的檢索和開發(fā)、利用帶來極大的便利，并能有效地保護(hù)紙質(zhì)、實(shí)物檔案，這是基建檔案建設(shè)管理數(shù)字化的初級(jí)階段。

2.2 加強(qiáng)基建檔案管理的一些措施

基建檔案整理工作就是將從各相關(guān)單位收集的各種形式的原始記錄，進(jìn)行分類、組卷、排列和編目，組成有序體系的過程。其原則是尊重文件的形成規(guī)律，保持文件間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管利用。基建檔案整理一般可分為分類、組卷、卷內(nèi)文件整理、編寫卷內(nèi)目錄與備考表、填寫案卷封面、裝訂、編制檢索工具等步驟。

2.2.1 組卷基建檔案的紙質(zhì)材料一般可分為管理性文件、基礎(chǔ)資料、圖紙

管理性文件一般按問題組卷；基礎(chǔ)資料組卷時(shí)應(yīng)首先將材料性質(zhì)如開工報(bào)告、質(zhì)量評(píng)定表、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、技術(shù)聯(lián)系單、原材料試驗(yàn)記錄、竣工報(bào)告等分開，然后同一性質(zhì)材料可按工程部位劃分或時(shí)間順序組卷；圖紙一般按專業(yè)的順序組卷，每個(gè)專業(yè)組成一卷。

2.2.2 給與檔號(hào)

每一工程項(xiàng)目組卷合格后，檔案人員應(yīng)按照文字材料在先、圖紙?jiān)诤蟮捻樞颍淮谓o與整個(gè)項(xiàng)目的檔號(hào)。

2.2.3 裝盒、貼標(biāo)簽上架

采用建設(shè)項(xiàng)目相應(yīng)規(guī)定的檔案卷套，按著檔號(hào)的先后順序一次裝入盒內(nèi)，在盒脊上貼上標(biāo)簽，進(jìn)入建設(shè)項(xiàng)目類檔案庫(kù)房。

2.2.4 項(xiàng)目檔案的整理

在接收項(xiàng)目的同時(shí)，必須要求每個(gè)項(xiàng)目資料的完整性，這樣進(jìn)入庫(kù)房后，方便借閱人員的查找。

總而言之，做好基建檔案文件材料的收集與整理，是確?；窘ㄔO(shè)檔案成套性的重要前提，是考核基本建設(shè)檔案完整體的重要指標(biāo)，是豐富和優(yōu)化檔案館藏的重要標(biāo)志，要搞好這項(xiàng)工作除了需要領(lǐng)導(dǎo)重視，制定相應(yīng)的管理制度以及配備具有基本專業(yè)知識(shí)且責(zé)任心強(qiáng)的專門人員之外，還要依靠各個(gè)相關(guān)部門齊心協(xié)力，共同來收集、整理好基建檔案，使基建檔案能發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

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作者簡(jiǎn)介

王雪瑩（1987-），女，黑龍江大慶，2009年畢業(yè)于江西贛州大學(xué)，現(xiàn)從事檔案工作。