醫(yī)院文書檔案收集存在的問題及解決

潘攀　李保強(qiáng)

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2018）4-183-01

摘要 醫(yī)院文書檔案管理水平的高低在一定程度上體現(xiàn)了醫(yī)院檔案管理的水平。目前，隨著衛(wèi)生改革的逐步深化，醫(yī)院多實(shí)行分級(jí)管理，醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量和醫(yī)療質(zhì)量大幅提高，所產(chǎn)生的文書檔案也越來越多樣，文書檔案管理成為一項(xiàng)重要工作?；诖?，本文從醫(yī)院文書檔案的特點(diǎn)入手，在分析醫(yī)院文書檔案收集存在問題的基礎(chǔ)上，提出醫(yī)院文書檔案收集完善策略，希望能對(duì)我國(guó)醫(yī)院文書檔案收集工作提供一些有益的參考和借鑒。

關(guān)鍵詞 醫(yī)院管理 文書檔案 檔案收集

醫(yī)院文書檔案管理水平的高低直接關(guān)乎醫(yī)院檔案資料的質(zhì)量和完整性。文書處理工作與檔案管理工作具有不同的工作任務(wù)，兩者之間既相互獨(dú)立，又有著密切的聯(lián)系，可以說檔案是文書的歸宿，文書是檔案的來源。在新形勢(shì)下，強(qiáng)化醫(yī)院文書檔案收集管理具有重要的意義。

一、醫(yī)院文書檔案的特點(diǎn)

一是文書檔案載體多樣，內(nèi)容豐富。文書檔案真實(shí)反映和記錄了醫(yī)院各方面工作，包括黨群管理、行政管理、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、各種載體檔案等多個(gè)方面，具有豐富的檔案內(nèi)容。文書檔案還涉及醫(yī)院簽訂的各種協(xié)議、合同、責(zé)任書，民主選舉的選票和選民登記，醫(yī)院印發(fā)的各種“紅頭文件”，錄音、照片、錄像，電子檔案等。二是文書檔案與文書工作關(guān)系密切。文書工作包括文件的催辦、登記、承辦、運(yùn)轉(zhuǎn)及收集、整理、鑒定、保管、檢索、提供利用等，是檔案形成的基礎(chǔ)。檔案主要來自文書，檔案工作的基礎(chǔ)和前提條件是文書工作。三是文書檔案管理的重點(diǎn)是保存、收集資料，記錄“歷史”。文書檔案管理主要以記錄人事、事件的文件為管理對(duì)象，管理的方法是利用電子或紙質(zhì)載體記錄信息，同時(shí)將這些資料分類別保存于檔案室，并做好檔案的管理、收集、保存、編目編冊(cè)、借閱等工作。

二、醫(yī)院文書檔案收集存在的問題

（一）收集不及時(shí)

對(duì)于醫(yī)院而言，病例檔案有著非常重要的作用，其不僅是醫(yī)院教學(xué)的最佳教案、醫(yī)療主要依據(jù)，也是良好的科研素材。所以，醫(yī)院應(yīng)重視病例檔案保管工作，相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)整理、收集、歸檔各類材料，并健全相關(guān)制度。但目前，醫(yī)院對(duì)文書檔案的管理卻不夠重視，沒有像管理病例檔案那樣進(jìn)行管理，不能在第一時(shí)間及時(shí)收集歸檔，影響到了文書檔案的系統(tǒng)性、連續(xù)性和科學(xué)性。

（二）范圍不明確

部分檔案管理人員缺乏相關(guān)檔案管理知識(shí)，對(duì)《檔案法》學(xué)習(xí)不夠，法制意識(shí)不強(qiáng)，不明確文書檔案應(yīng)收集的范圍，導(dǎo)致很多重要的文件資料不能被及時(shí)收集，造成珍貴文件的丟失，或者文件殘缺不全等情況出現(xiàn)。也有部分文書檔案在各職能部門分散存放，沒有被及時(shí)整理、統(tǒng)一歸檔，導(dǎo)致文書檔案資料的收集存在不安全性和不完整性，制約了文書檔案的有效利用。

（三）缺乏協(xié)調(diào)統(tǒng)籌

醫(yī)院的文書工作與檔案工作通常是分開的，由于兩者缺乏協(xié)調(diào)統(tǒng)籌安排，導(dǎo)致文書工作與檔案工作出現(xiàn)脫節(jié)。部分文書人員對(duì)檔案管理工作相關(guān)要求不了解，且不愿接受檔案人員的指導(dǎo)監(jiān)督，在收集文書檔案時(shí)會(huì)出現(xiàn)文書資料裝訂不規(guī)范、文種使用不正確、原稿不齊全等問題，嚴(yán)重影響了文書檔案管理的質(zhì)量。

三、醫(yī)院文書檔案收集的完善策略

（一）統(tǒng)一管理

《檔案法》規(guī)定，對(duì)文書資料的行文、收文程序進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范，從文件的產(chǎn)生到起草、核稿、送審、簽發(fā)、用印、分發(fā)等程序進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)定。對(duì)于文件格式，應(yīng)根據(jù)《國(guó)家機(jī)關(guān)公文處理辦法》統(tǒng)一制定，從文件選用、標(biāo)題制作、文號(hào)編發(fā)、正文提煉、主題詞標(biāo)示等都應(yīng)嚴(yán)格統(tǒng)一。對(duì)上級(jí)來文，應(yīng)實(shí)行統(tǒng)一管理，做到登記、立卷、傳閱、歸檔，手續(xù)齊全，環(huán)環(huán)相扣。

（二）明確范圍與類型

所有文書檔案都應(yīng)辦公室把關(guān)，明確文書檔案收集范圍和類型，規(guī)范字跡載體，根據(jù)文書檔案類目進(jìn)行組卷、整理，確保案卷質(zhì)量?？茖W(xué)建立檢索系統(tǒng)，目錄編號(hào)。在完善專題目錄、案卷目錄等檢索系統(tǒng)的同時(shí)，進(jìn)一步完善光盤、計(jì)算機(jī)等檢索工具。借助網(wǎng)絡(luò)擴(kuò)大信息來源，利用各種方式不斷加強(qiáng)對(duì)文書檔案的管理。

（三）完善相關(guān)制度

建立“三卡關(guān)”、“三納入”、“四同步”檔案收集管理制度。“三卡關(guān)”指：一是對(duì)需歸檔文件簽署意見，加以審查；二是對(duì)科研成果等驗(yàn)收、鑒定時(shí)須有檔案管理人員參加；三是對(duì)不準(zhǔn)確、不完整項(xiàng)目、文件材料不予上報(bào)成果、不予驗(yàn)收?！叭{入”指：一是將文書檔案管理工作納入醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)議事日程；二是納入科研、教學(xué)、管理人員職責(zé)；三是納人年度計(jì)劃和發(fā)展規(guī)劃?！八耐健?，即在檢查、布置、驗(yàn)收、總結(jié)、申報(bào)等工作中同時(shí)檢查、布置、驗(yàn)收、總結(jié)文書檔案工作。

（四）提高檔案利用率

以件為單位對(duì)文書檔案進(jìn)行組卷，借助計(jì)算機(jī)加強(qiáng)立卷管理，提高文書檔案利用率。對(duì)具有全引目錄且基礎(chǔ)好的案卷，在著錄時(shí)應(yīng)分類標(biāo)引在全引目錄上，對(duì)形式特殊的檔案，應(yīng)借助計(jì)算機(jī)程序把地址、人名、時(shí)間用案卷目錄直接錄入，再通過計(jì)算機(jī)統(tǒng)一進(jìn)行分類編號(hào)，以有效提高著錄速度，提升檔案管理水平。

四、結(jié)語(yǔ)

做好醫(yī)院文書檔案收集工作對(duì)于提高醫(yī)院管理工作水平具有重要作用，因此要高度重視醫(yī)院文書檔案收集工作，做到收集合理、歸檔合理、利用合理，不斷提高醫(yī)院文書檔案管理工作質(zhì)量。