采用循序漸進(jìn)方式降低企業(yè)采購成本

王曉娟 王亞勝

【摘 要】在企業(yè)采購工作中，最為重要的就是采購成本管理工作。然而，當(dāng)前很多企業(yè)在采購工作中未能采取合理的方式降低成本，嚴(yán)重影響其工作效果，難以滿足實(shí)際工作需求，甚至?xí)绊懫髽I(yè)的競爭能力。因此，在企業(yè)采購環(huán)節(jié)中，應(yīng)制定完善的成本管理方案，使用循序漸進(jìn)的方式進(jìn)行處理，明確成本管控目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化與合理化的管控目的，充分發(fā)揮循序漸進(jìn)成本管理方式的積極作用。

【Abstract】In enterprise purchasing work， the most important thing is the purchasing cost management. However， at present， many enterprises fail to adopt reasonable methods to reduce costs in their purchasing work， which seriously affects the work effect， and it is difficult to meet the actual work demand， and even affects the competitiveness of the enterprise. Therefore， in the process of enterprise purchasing， we need to make a perfect cost management plan， and adopt gradual and orderly approach to processing， and clear cost control objectives， so as to realize the scientific and reasonable control objective， and give a full play to the positive role of the gradual and orderly cost management method.

【關(guān)鍵詞】項(xiàng)目采購管理；采購成本；成本目標(biāo)

【Keywords】project procurement management； procurement cost； cost objective

【中圖分類號(hào)】F713.36 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A 【文章編號(hào)】1673-1069（2018）09-0043-02

1 采購計(jì)劃與預(yù)算的編制措施

1.1 采購計(jì)劃相關(guān)定義分析

在企業(yè)項(xiàng)目采購環(huán)節(jié)中，工作計(jì)劃的編制，主要將項(xiàng)目采購作為依據(jù)，對(duì)各項(xiàng)采購工作進(jìn)行精細(xì)化分析，并編制最終的文件，描述采購工作的實(shí)施方案，例如：在企業(yè)貨物采購工作中，編制計(jì)劃方案，可明確采購工作方式、招標(biāo)時(shí)間、詢價(jià)與訂貨要求、合同簽訂內(nèi)容、提貨管理依據(jù)、付款時(shí)間等，以便于采購工作人員結(jié)合計(jì)劃內(nèi)容準(zhǔn)確完成任務(wù)，預(yù)防采購方面的風(fēng)險(xiǎn)問題。

1.2 采購計(jì)劃編制目的

編制采購計(jì)劃是整個(gè)采購管理進(jìn)行運(yùn)作的第一步，而計(jì)劃內(nèi)容的合理性與完善性，會(huì)對(duì)整體采購工作造成直接影響。因此，需將計(jì)劃編制的合理性與完善性作為主要目的，具體為：第一，針對(duì)原材料所需使用的時(shí)間與數(shù)量進(jìn)行預(yù)測(cè)處理，預(yù)防出現(xiàn)供應(yīng)中斷現(xiàn)象，促進(jìn)生產(chǎn)與銷售工作的順利實(shí)施。第二，應(yīng)規(guī)避原材料占用過多擠壓資金的問題，并節(jié)約存放空間。同時(shí)還需配合企業(yè)的生產(chǎn)計(jì)劃開展工作，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)資金等調(diào)控目的。第三，采購部門應(yīng)做好準(zhǔn)備工作，選擇最佳的時(shí)機(jī)購買市場(chǎng)中的原材料。且要明確原材料的消耗標(biāo)準(zhǔn)，將成本降到最低，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益的提升目的。

1.3 采購計(jì)劃相關(guān)的內(nèi)容

第一，企業(yè)應(yīng)明確設(shè)備與貨物采購具體數(shù)量與技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，獲取參數(shù)內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容。且在設(shè)備與貨物采購期間，應(yīng)針對(duì)投入使用的階段進(jìn)行詳細(xì)分析與調(diào)查，編制完善的產(chǎn)品采購管理機(jī)制，系統(tǒng)化的開展分析工作。第二，需開展產(chǎn)品采購中分別捆包的研究工作，明確項(xiàng)目內(nèi)容，并從采購環(huán)節(jié)中開展捆包工作的分析活動(dòng)，明確類目內(nèi)容，了解采購、到貨所需要的時(shí)間，并制定完善的時(shí)間表管理機(jī)制，結(jié)合每個(gè)捆包采購時(shí)間表等編制完善的計(jì)劃方案。第三，應(yīng)科學(xué)開展采購工作之間的協(xié)調(diào)管理工作。

1.4 采購計(jì)劃所需解決的問題

第一，企業(yè)在組織開展采購工作期間，應(yīng)創(chuàng)建專業(yè)化的管理機(jī)構(gòu)，提升領(lǐng)導(dǎo)班子的穩(wěn)定性，保證領(lǐng)導(dǎo)工作連續(xù)性，促進(jìn)采購工作的合理實(shí)施。第二，應(yīng)結(jié)合市場(chǎng)情況，全面分析供貨能力與施工特點(diǎn)，了解潛在競爭問題，將其作為依據(jù)明確采購批量與合同段的管理內(nèi)容。第三，在編制采購時(shí)間表的過程中，應(yīng)結(jié)合項(xiàng)目安排特點(diǎn)，了解貨款的成本數(shù)據(jù)信息，如果采購的時(shí)間過早，將會(huì)提前使用貨款，支付的利息增加，如果過晚采購，將會(huì)影響項(xiàng)目執(zhí)行效果。因此，需制定統(tǒng)籌規(guī)劃方案，提升計(jì)劃落實(shí)效果。第四，企業(yè)應(yīng)做好采購的準(zhǔn)備工作。通常情況下，在制定采購計(jì)劃之后，應(yīng)編制招標(biāo)文件內(nèi)容，然后進(jìn)入到采購工作中。為了可以順利地開展采購工作，應(yīng)合理進(jìn)行準(zhǔn)備，在項(xiàng)目準(zhǔn)備階段與評(píng)估階段編制招投文件，同時(shí)進(jìn)行資格預(yù)審，到貸款協(xié)議生效前，落實(shí)開標(biāo)工作與評(píng)標(biāo)工作，在協(xié)議生效之后，可以簽訂工程合同。在一定程度上可以避免采購工作問題。

1.5 采購預(yù)算的完善措施

對(duì)于采購預(yù)算而言，在實(shí)際編制的過程中，應(yīng)開展組織內(nèi)部稀缺資源的分析工作，提升資源配置效果。企業(yè)不僅要將預(yù)算工作作為計(jì)劃活動(dòng)依據(jù)，還需將其作為組織政策的延伸與控制機(jī)制，形成標(biāo)準(zhǔn)化的工作模式。在工作中還需創(chuàng)建資金使用標(biāo)準(zhǔn)模式，提升采購執(zhí)行中資金使用的檢測(cè)控制便利性，保證將采購資金控制在合理范圍之內(nèi)，約束采購預(yù)算行為，提升資金使用效率，保證更好地進(jìn)行采購管理[1]。

2 項(xiàng)目采購招標(biāo)、評(píng)標(biāo)管理，科學(xué)選擇供應(yīng)商

供應(yīng)商屬于企業(yè)采購管理期間較為重要的部分，在采購工作中應(yīng)遵循公平性的競爭原則，為承包商提供平等的機(jī)會(huì)，在維護(hù)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)規(guī)則的情況下，更好的選擇供應(yīng)商，提升成本控制效果，并促進(jìn)項(xiàng)目質(zhì)量的管控與維護(hù)。

2.1 招標(biāo)文件相關(guān)的編制

對(duì)于招標(biāo)文件而言，在實(shí)際編制的過程中，其質(zhì)量對(duì)招標(biāo)工作合理性造成直接影響，甚至?xí)?duì)后續(xù)工作造成制約。因此，在編制過程中，應(yīng)科學(xué)開展管控工作。首先，要進(jìn)行技術(shù)類型招標(biāo)文件的編制工作，在其中提出關(guān)于機(jī)械設(shè)備、材料與其他工藝的技術(shù)條件與標(biāo)準(zhǔn)。其次，需編制商務(wù)類型的招標(biāo)文件，在其中設(shè)置詢價(jià)函、報(bào)價(jià)須知等內(nèi)容，使得投標(biāo)企業(yè)可以更好地了解要求。最后，需在定稿之前對(duì)其進(jìn)行反復(fù)的檢查，結(jié)合市場(chǎng)流通特點(diǎn)與企業(yè)采購工作標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行審查與修改，提升內(nèi)容可行性。

2.2 標(biāo)底的編制與保密措施

對(duì)標(biāo)底而言，不僅是企業(yè)采購的預(yù)測(cè)價(jià)格，還是衡量投標(biāo)單位的標(biāo)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。因此，在實(shí)際編制的過程中，應(yīng)提升信息內(nèi)容的可靠性，保證可以為企業(yè)采購提供財(cái)務(wù)準(zhǔn)備的數(shù)據(jù)信息，更好地進(jìn)行評(píng)標(biāo)處理。在此期間，由于標(biāo)底在開標(biāo)之前具有保密性特點(diǎn)，一旦出現(xiàn)泄露現(xiàn)象，將會(huì)導(dǎo)致投標(biāo)評(píng)比與評(píng)選受到影響，因此，需開展保密工作，選擇科學(xué)化與合理化的方式對(duì)其進(jìn)行管理協(xié)調(diào)。

2.3 評(píng)標(biāo)需要遵循的工作原則

在評(píng)標(biāo)工作中，并非投標(biāo)單位的報(bào)價(jià)越低越好，而是要保證價(jià)格合理且符合市場(chǎng)的發(fā)展規(guī)律，以免出現(xiàn)投標(biāo)企業(yè)惡意降低價(jià)格的現(xiàn)象。首先，在企業(yè)采購成本控制的過程中，需結(jié)合評(píng)標(biāo)價(jià)格特點(diǎn)，全面分析投標(biāo)企業(yè)的產(chǎn)品質(zhì)量與造價(jià)特點(diǎn)，在相互協(xié)調(diào)與綜合探索的基礎(chǔ)上，進(jìn)行嚴(yán)格的分析管理，以此提升評(píng)標(biāo)工作效果。

2.4 評(píng)標(biāo)價(jià)法

目前在實(shí)際發(fā)展的過程中，可以使用的評(píng)標(biāo)價(jià)法主要為：最低價(jià)格類型、綜合評(píng)標(biāo)類型、壽命周期成本類型的內(nèi)容。在采購成本管理工作中，需結(jié)合評(píng)標(biāo)性質(zhì)與特點(diǎn)，針對(duì)性地選擇工作方式。

2.5 資格審核的工作措施

在資格審查環(huán)節(jié)中，應(yīng)實(shí)現(xiàn)投標(biāo)單位等級(jí)內(nèi)容、資質(zhì)情況、人員情況、技術(shù)情況、財(cái)務(wù)情況、設(shè)備情況與信譽(yù)情況等全面分析，了解同類產(chǎn)品制造業(yè)績狀況，將其作為招標(biāo)工作中核心內(nèi)容。且在資格審核的過程中，應(yīng)全面分析投標(biāo)企業(yè)的信譽(yù)度，制定完善的審核方案，保證提升整體工作質(zhì)量與水平[2]。

2.6 選擇供應(yīng)商的數(shù)量

目前，在企業(yè)采購過程中，存在供應(yīng)商數(shù)量選擇問題，主要因?yàn)樵诠?yīng)商份額方面未能制定完善的分擔(dān)管理方案，嚴(yán)重影響工作效果。在采購過程中，如果出現(xiàn)單一貨源的方式會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目資源供應(yīng)方面風(fēng)險(xiǎn)問題加重，不利于開展壓價(jià)工作，難以實(shí)現(xiàn)采購成本的管控。然而，在從多個(gè)供應(yīng)商中采購之后，可以獲取商品折扣支持，降低貨物的成本價(jià)格，在保證貨物充足性的情況下，促進(jìn)商品壓價(jià)戰(zhàn)略的合理落實(shí)。同時(shí)還可以在多個(gè)供應(yīng)商的支持下，提升采購工作質(zhì)量水平，達(dá)到預(yù)期的管理目的。

3 結(jié)論

在企業(yè)采購工作中，需將成本管理作為主要工作內(nèi)容，樹立正確的全過程成本控制觀念，在整個(gè)項(xiàng)目采購工作中將成本降到最低，實(shí)現(xiàn)總承包管理目的，并非單一進(jìn)行貨物采購或是服務(wù)價(jià)格管理。在此期間，企業(yè)應(yīng)結(jié)合采購成本管理工作特點(diǎn)與需求，創(chuàng)建優(yōu)化性與合理性的管理機(jī)制，通過招投標(biāo)環(huán)節(jié)、評(píng)標(biāo)環(huán)節(jié)、采購工作環(huán)節(jié)與成本協(xié)調(diào)環(huán)節(jié)的各方面工作，創(chuàng)建成本控制與協(xié)調(diào)模式，從根源上將企業(yè)的采購成本降到最低，提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，保證在相互協(xié)調(diào)與管控的基礎(chǔ)上，進(jìn)行采購成本的協(xié)調(diào)處理，充分發(fā)揮企業(yè)各方面管理工作的積極作用，滿足時(shí)代發(fā)展需求，達(dá)到預(yù)期工作目的。

【參考文獻(xiàn)】

【1】孫晨. 關(guān)于降低企業(yè)采購成本的思考[J]. 現(xiàn)代營銷（下旬刊），2016（03）：48-50.

【2】何鍇. 降低企業(yè)采購成本途徑的探討[J]. 山東紡織經(jīng)濟(jì)，2012（03）：34-36.