分析文書(shū)檔案的現(xiàn)代化管理策略

楊海燕

【摘要】文書(shū)檔案管理是機(jī)關(guān)單位日常工作的重要內(nèi)容，在機(jī)關(guān)單位的發(fā)展中具有不可替代的作用，隨著近些年信息技術(shù)的發(fā)展，人們的工作方式和生活方式發(fā)生了很大的改變，機(jī)關(guān)單位的文書(shū)檔案管理工作轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化管理成為必然的趨勢(shì)。本文對(duì)文書(shū)檔案采用現(xiàn)代化管理策略的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行了分析，對(duì)如何實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案現(xiàn)代化管理提出了一些意見(jiàn)和看法，希望對(duì)機(jī)關(guān)單位的文書(shū)檔案管理工作水平的提高有所幫助。

【關(guān)鍵詞】文書(shū)檔案 現(xiàn)代化管理 管理優(yōu)勢(shì)

文書(shū)檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，由通用文書(shū)轉(zhuǎn)化而來(lái)的那一部分檔案的習(xí)慣稱(chēng)謂，包括命令、指示、決定、布告、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、計(jì)劃和總結(jié)等。文書(shū)檔案在各機(jī)關(guān)單位的日?；顒?dòng)中起著重要的作用，但隨著文書(shū)檔案數(shù)量的逐漸增加，利用傳統(tǒng)的檔案管理方式會(huì)影響文書(shū)檔案的管理和使用效率，而采用現(xiàn)代化的管理技術(shù)和管理方式，則可以提高文書(shū)檔案的管理水平，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的有效利用。

一、文書(shū)檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）管理工作不規(guī)范

一直以來(lái)，各機(jī)關(guān)單位的文書(shū)檔案管理工作不規(guī)范是一個(gè)普遍存在的問(wèn)題，很多機(jī)關(guān)單位只是將文書(shū)檔案管理作為普通的檔案保管工作來(lái)進(jìn)行，對(duì)日常的文書(shū)檔案管理工作和建設(shè)工作沒(méi)有給予足夠的重視，導(dǎo)致文書(shū)檔案管理工作不夠規(guī)范，工作效率低下，查詢(xún)和使用功能落實(shí)難度較大。在日常的文書(shū)檔案管理工作中，很多機(jī)關(guān)單位的文書(shū)檔案保存時(shí)分類(lèi)不明確，各種不同種類(lèi)的文書(shū)檔案被存放一起，再加上編寫(xiě)文書(shū)檔案目錄時(shí)比較簡(jiǎn)單，不夠科學(xué)和詳細(xì)，導(dǎo)致檢索難度較大，在檢索和使用時(shí)就無(wú)法方便快捷地找出所需的文書(shū)檔案。

（二）現(xiàn)代化建設(shè)水平低

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展，人們的工作和生活方式發(fā)生了很大的改變，科學(xué)合理地利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)能搞極大地提高文書(shū)檔案管理工作的效率。但在一些機(jī)關(guān)單位，由于受工作體制和傳統(tǒng)觀念等因素的影響，仍在使用傳統(tǒng)的管理制度和方法，導(dǎo)致現(xiàn)代化建設(shè)水平比較差。在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，如果不能用先進(jìn)的技術(shù)和管理方法加強(qiáng)文書(shū)檔案的現(xiàn)代化建設(shè)，就難以滿(mǎn)足單位持續(xù)發(fā)展的需要，限制了機(jī)關(guān)單位服務(wù)工作水平的提高和進(jìn)步。

二、文書(shū)檔案實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的優(yōu)勢(shì)

（一）提高文書(shū)檔案管理人員的工作效率

改變傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案現(xiàn)代化管理，運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息機(jī)技術(shù)對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行科學(xué)的管理和歸檔，能夠加快檔案資料的收集、分類(lèi)、存放進(jìn)度，使管理工作更加快捷和方便，提高了文書(shū)檔案管理工作的效率，還能減輕管理人員的工作量，使文書(shū)檔案管理工作更加規(guī)范、高效。

（二）提高文書(shū)檔案的查閱和利用效率

利用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行文書(shū)檔案管理，可以很快捷、科學(xué)地設(shè)置文件目錄，進(jìn)行有效的分類(lèi)，查詢(xún)和管理都比較方便，檢索速度快，能夠提高檔案查詢(xún)和管理的速度。而且通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)打破了時(shí)空限制，檔案管理者通過(guò)計(jì)算機(jī)和智能手機(jī)隨時(shí)隨地都可以進(jìn)行檔案查詢(xún)，能夠提高文書(shū)檔案的利用率。

（三）提高文書(shū)檔案的安全性

文書(shū)檔案在日常的管理工作中，在使用和傳遞過(guò)程中很容易發(fā)生損壞或丟失的狀況，造成信息遺失。而通過(guò)現(xiàn)代信息技術(shù)，文書(shū)檔案可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，既提高了傳遞速度，文件信息又不易損壞或遺失，提高了文書(shū)檔案的安全性。而且通過(guò)計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)可以對(duì)檔案進(jìn)行加密，設(shè)置不同層級(jí)的操作權(quán)限，保證了文書(shū)檔案信息的安全和有效利用。

三、加強(qiáng)文書(shū)檔案現(xiàn)代化管理的策略

（一）建立健全文書(shū)檔案現(xiàn)代化管理制度

要想加強(qiáng)機(jī)關(guān)單位的文書(shū)檔案現(xiàn)代化管理，必須建立健全文書(shū)檔案現(xiàn)代化管理的制度，才有可能提高文書(shū)檔案管理工作的效率。在建立健全文書(shū)檔案現(xiàn)代化管理制度時(shí)，應(yīng)摒棄落后、過(guò)時(shí)的傳統(tǒng)的管理制度和管理理念，以文書(shū)檔案管理的基本原則為指導(dǎo)，以現(xiàn)代化信息技術(shù)為手段，結(jié)合機(jī)關(guān)單位的實(shí)際情況，建立科學(xué)、合理的管理制度。制度的制定不是一成不變的，而是根據(jù)時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)和需要不斷做出調(diào)整，使得文書(shū)檔案管理工作能夠與時(shí)俱進(jìn)，促進(jìn)機(jī)關(guān)單位服務(wù)工作不斷進(jìn)步和發(fā)展。用現(xiàn)代化的技術(shù)去管理文書(shū)檔案并不是完全摒棄了紙質(zhì)檔案，而是將紙質(zhì)檔案和電子檔案共存，提高檔案的安全性和使用效率，所以建立現(xiàn)代化的管理制度還應(yīng)當(dāng)重視文書(shū)檔案編修制度的健全，確保文書(shū)檔案管理工作的質(zhì)量。

（二）加強(qiáng)文書(shū)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)

加強(qiáng)文書(shū)檔案的現(xiàn)代化管理，還需要專(zhuān)業(yè)的管理人員，不但要有扎實(shí)的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)和理論知識(shí)，有與時(shí)俱進(jìn)的管理理念，還要對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)有一定的了解，能熟練使用計(jì)算機(jī)辦公軟件，但當(dāng)前很多的文書(shū)檔案管理人員還存在各種缺陷，所以機(jī)關(guān)單位必須加強(qiáng)文書(shū)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)。單位一方面可以引進(jìn)專(zhuān)業(yè)的技術(shù)人員，年輕的工作人員思想和理念比較先進(jìn)，對(duì)計(jì)算機(jī)辦公軟件的使用也比較熟練，因此能夠擔(dān)負(fù)起檔案現(xiàn)代化管理的責(zé)任。另一方面，單位還應(yīng)對(duì)現(xiàn)有的文書(shū)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，包括對(duì)管理理念、管理技能各方面的培訓(xùn)，使得他們認(rèn)識(shí)到現(xiàn)代化管理的重要性，能夠不斷地學(xué)習(xí)和進(jìn)步，提高文書(shū)檔案管理的工作水平。

（三）利用先進(jìn)的現(xiàn)代化手段提高文書(shū)檔案管理工作效率和利用率

當(dāng)前社會(huì)，辦公自動(dòng)化已經(jīng)得到普及，文書(shū)檔案管理也是如此，有很多類(lèi)型的辦公軟件都可以進(jìn)行文書(shū)檔案管理，單位應(yīng)根據(jù)自身實(shí)際狀況，選擇合適的辦公軟件進(jìn)行文書(shū)檔案管理。文書(shū)檔案管理人員應(yīng)轉(zhuǎn)變管理理念，合理利用現(xiàn)代化管理軟件，通過(guò)計(jì)算機(jī)對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行收集、整理、儲(chǔ)存和查詢(xún)使用，同時(shí)還要將辦公軟件和檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，使得檔案的電子文件信息能夠通過(guò)辦公軟件進(jìn)入管理系統(tǒng)，完成及時(shí)歸檔，還能夠保證電子文檔和紙質(zhì)檔案的一致性。在通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行管理時(shí)，應(yīng)按照制度和標(biāo)準(zhǔn)對(duì)文件檔案進(jìn)行命名，能夠突出主題，還能夠方便快捷的查詢(xún)和檢索，這樣才能夠使文書(shū)檔案使用者以最快的速度查找到自己需要的信息和資料，提高文書(shū)檔案的利用率，實(shí)現(xiàn)其價(jià)值。

四、結(jié)束語(yǔ)

機(jī)關(guān)單位的文書(shū)檔案管理水平能夠反映單位整體的管理水平，所以在新時(shí)代背景下，機(jī)關(guān)單位應(yīng)重視現(xiàn)代化管理的重要性，加強(qiáng)本單位文書(shū)檔案的現(xiàn)代化管理，制定完善的制度、采用先進(jìn)的信息技術(shù)、加強(qiáng)管理隊(duì)伍的建設(shè)，促進(jìn)本單位的文書(shū)檔案工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化和規(guī)范，化，提高工作效率，為本單位的持續(xù)發(fā)展提供有力保障。