文書檔案整理對(duì)事業(yè)單位效能化發(fā)展的重要意義

摘 要：文書檔案是事業(yè)單位記錄行政事務(wù)的重要文件，也是單位整體發(fā)展軌跡體現(xiàn)的重要形式，為其下一步發(fā)展提供依據(jù)。本文根據(jù)以往工作經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)了文書檔案整理對(duì)事業(yè)單位效能化發(fā)展的重要意義，并從事業(yè)單位對(duì)文書檔案工作不夠重視、文書檔案管理的科學(xué)化水平較低、數(shù)字檔案資源建設(shè)、提升工作人員的管理素質(zhì)四方面，論述了事業(yè)單位文書檔案管理中存在的問題及解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞：文書檔案；事業(yè)單位；效能化發(fā)展

文書檔案主要是在事業(yè)單位行政管理活動(dòng)之中產(chǎn)生，以文書形式為主對(duì)檔案信息進(jìn)行保存，這其中還包括命令、指示、報(bào)告等內(nèi)容。在文書檔案管理過程中，需要按照相關(guān)規(guī)定和科學(xué)管理要求對(duì)其內(nèi)容進(jìn)行有效劃分，最終實(shí)現(xiàn)文書檔案的系統(tǒng)化和條理化。所以說，文書檔案管理工作在事業(yè)單位發(fā)展過程中具有重要作用，并為其績(jī)效和效益提升創(chuàng)造有利條件。

1 文書檔案整理對(duì)事業(yè)單位效能化發(fā)展的重要意義

1.1 文書檔案管理是構(gòu)建檔案管理流程的關(guān)鍵

整體來看，文書檔案管理在所有檔案管理之中占據(jù)重要地位，再加上檔案管理流程的健全，為文書檔案的完整性提供了充分保障。另外，文書檔案管理系統(tǒng)的規(guī)范，可以確保各種檔案的有效分類和編排，并通過該過程對(duì)文書方案內(nèi)容進(jìn)行理解，在確保各類檔案質(zhì)量的同時(shí)，將各種問題情況突顯出來，為后續(xù)檔案收集、整理工作的開展奠定基礎(chǔ)條件?？偟膩碚f，事業(yè)單位檔案管理工作以文書檔案管理為基礎(chǔ)，利用相關(guān)程序?qū)挝恢械母鞣N文件進(jìn)行辨別，最終對(duì)文書檔案的存儲(chǔ)價(jià)值進(jìn)行判斷。

1.2 對(duì)檔案信息資源進(jìn)行有效開發(fā)

在文書檔案管理工作開展過程中，主要是為了讓文書檔案中的內(nèi)容得到充分利用。另外，文書檔案具有較強(qiáng)的分散性，為了實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化管理，相關(guān)工作人員需要做好分類和編目工作，為后續(xù)查找工作的開展提供有利條件，并將文書檔案的作用全面突顯出來。因此，各個(gè)事業(yè)單位應(yīng)提升對(duì)文書檔案整理工作的重視程度，只有規(guī)范化的文書檔案管理形式，才能將事業(yè)單位的發(fā)展網(wǎng)絡(luò)整合在一起，為后續(xù)查閱工作提供便利條件。為了進(jìn)一步將信息庫的使用效率提升，事業(yè)單位檔案管理工作顯得極為重要。如果在文書檔案整體過程中過于分散，將會(huì)為檔案質(zhì)量帶來巨大影響。因此，為了實(shí)現(xiàn)文件內(nèi)容的順序化發(fā)展，將文檔內(nèi)容明確，相關(guān)事業(yè)單位可以對(duì)信息庫進(jìn)行全面構(gòu)建，并做好信息分類工作，避免后續(xù)信息資源開發(fā)工作受到嚴(yán)重影響。

1.3 有利于事業(yè)單位檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展

在文書檔案整理時(shí)，可以對(duì)其他檔案的收集工作進(jìn)行監(jiān)督。因此，文書檔案的整理工作在工作質(zhì)量提升上具有重要意義。各個(gè)事業(yè)單位可以通過對(duì)文書檔案的有效整理，利用編目將不同文書檔案價(jià)值展示出來，并做到分類保存，與此同時(shí)，建立起檔案檢索體系，避免其他檔案管理工作出現(xiàn)嚴(yán)重問題。除此之外，在文書檔案整理工作的作用下，檔案收集工作的效率也得到了全面提升。在經(jīng)過系統(tǒng)化的編排和操作之后，文檔的保存價(jià)值便會(huì)得到全面突顯，相關(guān)管理人員可以根據(jù)價(jià)值的不同，建立起完善的文檔檢索系統(tǒng)。站在事業(yè)單位效能發(fā)展角度來說，文書檔案整理很容易對(duì)事業(yè)單位未來發(fā)展產(chǎn)生巨大影響。因此，各個(gè)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)自身硬提高對(duì)文書檔案整理工作的重視程度，將其整體效果全面激發(fā)出來，在確保各項(xiàng)工作流程完善的同時(shí)，為事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展奠定有效基礎(chǔ)[1]。

2 事業(yè)單位文書檔案管理中存在的問題及解決對(duì)策

2.1 事業(yè)單位文書檔案管理中存在的問題

2.1.1 事業(yè)單位對(duì)文書檔案工作不夠重視

從事業(yè)單位實(shí)際發(fā)展情況來看，對(duì)文書檔案整體工作的不重視情況十分普遍，更沒有將文書檔案管理的重要性突顯出來，導(dǎo)致相關(guān)管理工作無法得到有效開展，各類文檔價(jià)值無法得到有效突顯。文書檔案是事業(yè)單位中信息資源庫的主要類型，如果相關(guān)工作人員將信息收集工作忽略，將會(huì)對(duì)事業(yè)單位整體發(fā)展帶來嚴(yán)重影響?？偟膩碚f，文書檔案收集和整理工作主要以檔案管理工作為基礎(chǔ)，如果該項(xiàng)工作受到影響，會(huì)對(duì)整個(gè)管理流程產(chǎn)生影響，更無法形成一個(gè)健全的管理體系和制度，最終引發(fā)文書檔案缺失現(xiàn)象的出現(xiàn)。

2.1.2 文書檔案管理的科學(xué)化水平較低

由于信息化技術(shù)的飛速發(fā)展，事業(yè)單位中的文書檔案整理工作也需要將現(xiàn)代化和科學(xué)化體現(xiàn)出來，尤其是在電子文檔及文件出現(xiàn)之后，可以在一定程度上對(duì)原有的文書檔案管理體系進(jìn)行改善。截止到目前，文書檔案的整理已經(jīng)無法與事業(yè)單位整體的效能發(fā)展相適應(yīng)，這從以下兩方面之中體現(xiàn)的尤為明顯：首先，事業(yè)單位從文件的起草到印發(fā)均可以利用計(jì)算機(jī)來實(shí)現(xiàn)，但這種工作形式無法將文檔的發(fā)展軌跡有效顯示出來。其次，相比于紙質(zhì)文檔，電子文檔更具優(yōu)勢(shì)，而且不易被損壞，但在安全性維護(hù)上，電子文檔依然存在很多不足之處。因此。在電子文檔管理過程中，為了實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位效能化發(fā)展，需要對(duì)相關(guān)管理理念進(jìn)行深入創(chuàng)新，只有這樣，才能做到紙質(zhì)檔案的全面替代，并為事業(yè)單位未來發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

2.2 事業(yè)單位文書檔案管理中存在問題的解決對(duì)策

2.2.1 數(shù)字檔案資源建設(shè)

在數(shù)字檔案資源建設(shè)過程中，屬于信息化建設(shè)過程中的核心內(nèi)容。整體來看，數(shù)字化檔案資源主要來源于三個(gè)方面，首先是將傳統(tǒng)文書檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字檔案，其次是將傳統(tǒng)中的電子文檔形式和文件文檔形式轉(zhuǎn)變成數(shù)字化文檔。最后，事業(yè)單位相關(guān)工作人員需要做好數(shù)字信息資源的采集工作，為后續(xù)文書檔案的整理工作奠定基礎(chǔ)。另外，為了給數(shù)字檔案資源建設(shè)提供有利條件，事業(yè)單位還應(yīng)該做好文書檔案管理軟件的有效開發(fā)，將計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代科技應(yīng)用到實(shí)際檔案管理工作之中，最終實(shí)現(xiàn)管理效果的全面提升。從這里也可以看出，文書檔案管理工作不能脫離硬件技術(shù)的有效支持，這其中還包括一些服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備等的應(yīng)用。

2.2.2 提升工作人員的管理素質(zhì)

一般來說，事業(yè)單位的檔案管理人才錄用具備很高標(biāo)準(zhǔn)和要求，在此過程中，相關(guān)工作人員的個(gè)人素質(zhì)顯得尤為重要，為了維護(hù)各項(xiàng)工作的正常開展，人們需要對(duì)管理機(jī)制進(jìn)行有效健全。與此同時(shí)，事業(yè)單位還可以采取有效制度對(duì)工作人員的工作自信心進(jìn)行提升，以創(chuàng)新工作精神的培養(yǎng)為主，鼓勵(lì)工作人員投入到文書檔案整體工作之中，最終實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位發(fā)展效能的全面提升。另外，在獲得更多專業(yè)的檔案管理人才之后，相關(guān)部門還要定期開展技能、技術(shù)培訓(xùn)工作，在提升工作人員檔案管理水平的同時(shí)，對(duì)你相關(guān)管理規(guī)則和內(nèi)容進(jìn)行全面了解，最終實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作的有效開展。無論科技如何發(fā)展，各項(xiàng)工作的開展主體依然以人為主。因此，除了上述措施之外，事業(yè)單位還要將以人為本的發(fā)展理念突顯出來，并融入到各項(xiàng)工作之中[2]。

3 總結(jié)

綜上所述，文書檔案整體工作本身具有十分重要的價(jià)值，其工作的穩(wěn)定開展對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展具有重要意義。另外，檔案整理工作涉及到很多細(xì)節(jié)問題，如何將這些價(jià)值整理在一起，是各個(gè)單位和工作人員重要的工作職責(zé)。在檔案管理體系構(gòu)建上，文書檔案具有重要意義，可實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]龔盛儒.從檔案利用角度探討人大工作軌跡——對(duì)人大史料展示室史料征集利用工作的啟發(fā)[J].人大研究，2018（05）：31-35.

[2]張強(qiáng).檔案管理先期介入：規(guī)范農(nóng)村承包地確權(quán)登記頒證工作之需要[J].檔案與建設(shè)，2018（01）：89-92.

作者簡(jiǎn)介

余志勇（1978—）廣東臺(tái)山人，職稱：檔案專業(yè)館員，研究方向：檔案管理