當(dāng)前企業(yè)檔案管理發(fā)展趨勢(shì)思考

葉伊林

摘 要：

隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，企業(yè)檔案管理呈現(xiàn)出了新的發(fā)展趨勢(shì)，如何把握好這些發(fā)展趨勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的順利轉(zhuǎn)變，成為了企業(yè)檔案管理領(lǐng)域的一個(gè)重要課題。本文基于企業(yè)檔案管理這一課題相關(guān)研究成果，結(jié)合自身的理解，對(duì)于未來(lái)企業(yè)檔案管理發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行了探討，并圍繞這些發(fā)展趨勢(shì)，探討了企業(yè)應(yīng)該采取何種措施來(lái)進(jìn)一步提升檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：檔案管理；發(fā)展趨勢(shì)；應(yīng)對(duì)策略

引言

進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代以后，企業(yè)檔案管理的重要性進(jìn)一步凸顯，同時(shí)企業(yè)檔案管理工作內(nèi)容以及工作環(huán)境都發(fā)生了很大的變化，由此導(dǎo)致了檔案管理呈現(xiàn)出來(lái)了很多不同以往的發(fā)展特點(diǎn)。主動(dòng)去適應(yīng)檔案管理發(fā)展趨勢(shì)，這有助于企業(yè)進(jìn)一步的去提升檔案管理水平，進(jìn)一步發(fā)揮檔案管理工作的重要價(jià)值。

一、企業(yè)檔案管理發(fā)展趨勢(shì)

1.信息化趨勢(shì)

企業(yè)檔案管理發(fā)展呈現(xiàn)出了信息化發(fā)展趨勢(shì)，出現(xiàn)這種情況的現(xiàn)實(shí)背景是信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用范圍在不斷擴(kuò)大，應(yīng)用程度在不斷加深。信息技術(shù)與傳統(tǒng)檔案管理融合之后，極大地提升了檔案管理工作的效率，改變了傳統(tǒng)的手工主導(dǎo)的檔案管理模式。檔案管理信息化體現(xiàn)在兩個(gè)方面，一方面就是基于檔案管理信息系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行檔案管理；另一方面就是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案。檔案管理信息化可以對(duì)于各種檔案資料進(jìn)行更加高效的管理，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理價(jià)值的進(jìn)一步發(fā)揮。

2.共享化趨勢(shì)

當(dāng)前企業(yè)檔案管理呈現(xiàn)出了共享化的趨勢(shì)，所謂的共享化是指檔案資料能夠被更多的需求者獲得，檔案走出“深閨”，被更好地利用。當(dāng)然檔案管理共享化是伴隨著信息技術(shù)在此領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用而得以實(shí)現(xiàn)的，各種檔案資料以數(shù)字化形式存儲(chǔ)之后，檔案需求者就可以足不出戶，點(diǎn)擊鼠標(biāo)就能夠獲得各種檔案資料，最大限度地滿足檔案查閱者的各種需求。

3.規(guī)范化趨勢(shì)

企業(yè)檔案管理規(guī)范化趨勢(shì)表現(xiàn)為檔案管理工作更加標(biāo)準(zhǔn)、檔案資料更加統(tǒng)一，企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中形成的檔案資料非常多，這些檔案資料形式不一、數(shù)量不等，例如有的檔案資料就是各種文件，有的檔案資料則是電子文檔，這無(wú)疑會(huì)大大增加檔案管理工作難度。檔案管理的規(guī)范化可以將各種檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一管理，這樣更有利于進(jìn)行資料的整理以及分析。另外檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化也可以改變粗放式的檔案管理模式，可以讓檔案管理各項(xiàng)工作更加規(guī)范，減少人為因素對(duì)于檔案管理工作的不良影響。

4.資產(chǎn)化趨勢(shì)

企業(yè)檔案管理資產(chǎn)化趨勢(shì)是指檔案作為企業(yè)重要的資產(chǎn)之一，其在企業(yè)發(fā)展中價(jià)值越來(lái)越凸顯。其實(shí)在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案作為企業(yè)的知識(shí)資產(chǎn)，開(kāi)發(fā)利用得當(dāng)將會(huì)給企業(yè)帶來(lái)很大的收益。企業(yè)檔案管理本質(zhì)上就是知識(shí)管理，需求企業(yè)將檔案作為重要資產(chǎn)來(lái)加以管理，從而提升這一資產(chǎn)的利用效率，給企業(yè)的發(fā)展注入更多活力。舉例而言，企業(yè)的科技檔案價(jià)值巨大，做好科技檔案管理，有助于企業(yè)科研實(shí)力的進(jìn)一步增強(qiáng)，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的提升。

5.專業(yè)化趨勢(shì)

檔案管理工作的專業(yè)性越來(lái)越強(qiáng)，這使得檔案管理工作呈現(xiàn)出了專業(yè)化的發(fā)展趨勢(shì)，由專業(yè)的人來(lái)做專業(yè)的事情成為了企業(yè)做好檔案管理工作的重要基礎(chǔ)。企業(yè)檔案管理工作越來(lái)越細(xì)化，需要檔案管理人員具有良好的專業(yè)能力，才能夠勝任這一工作，對(duì)于企業(yè)而言，需要根據(jù)檔案管理工作開(kāi)展的需要來(lái)構(gòu)建一支專業(yè)化檔案管理人員隊(duì)伍。

二、企業(yè)檔案管理發(fā)展趨勢(shì)把握

1.轉(zhuǎn)變檔案管理理念

針對(duì)目前檔案管理發(fā)展趨勢(shì)，企業(yè)檔案管理理念需要加以轉(zhuǎn)變，以與時(shí)俱進(jìn)的檔案管理理念來(lái)推動(dòng)這一工作水平的進(jìn)一步提升。首先對(duì)于檔案管理工作需要給予更多的重視，切實(shí)提升檔案管理在企業(yè)內(nèi)部的地位，給檔案管理工作開(kāi)展提供各方面的支持；其次檔案管理需要樹(shù)立不斷創(chuàng)新的理念，避免這一工作陷入故步自封的處境之中，檔案管理需要根據(jù)這一工作內(nèi)外環(huán)境的變化，主動(dòng)去調(diào)整，力爭(zhēng)實(shí)現(xiàn)檔案管理水平的進(jìn)一步提升；三是企業(yè)要將檔案管理看成知識(shí)管理的一部分，把握好二者之間的關(guān)系，利用知識(shí)管理的思維來(lái)進(jìn)行檔案管理，從而推動(dòng)檔案管理更上一個(gè)臺(tái)階。

2.加強(qiáng)檔案管理研究

企業(yè)需要加強(qiáng)檔案管理研究，豐富這一領(lǐng)域的研究成果，更好地了解如何讓檔案管理朝著信息化、共享化等方面發(fā)展，這樣才能減少檔案管理走彎路的可能性。檔案管理的研究方面，企業(yè)可以邀請(qǐng)這一領(lǐng)域的專家學(xué)者進(jìn)行專題討論，充分利用這些專家學(xué)者的經(jīng)驗(yàn)、知識(shí)，給以后企業(yè)檔案管理工作的開(kāi)展提供建議。也可以開(kāi)展一些檔案管理征文活動(dòng)，充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員關(guān)注、思考檔案管理的積極性，集合眾人的智慧，給企業(yè)檔案管理工作的改進(jìn)獻(xiàn)智獻(xiàn)策。

3.儲(chǔ)備檔案管理人才

上述檔案管理發(fā)展趨勢(shì)意味著這一工作的專業(yè)性會(huì)進(jìn)一步提升，如果沒(méi)有檔案管理方面的專業(yè)人才，很難順利實(shí)現(xiàn)檔案管理朝著上述發(fā)展趨勢(shì)不斷前進(jìn)。因此企業(yè)需要儲(chǔ)備檔案管理方面的專業(yè)人才，根據(jù)當(dāng)前檔案管理工作發(fā)展趨勢(shì)對(duì)崗位勝任力的新要求，一方面從外部引進(jìn)專業(yè)人才，例如企業(yè)可以提供有吸引力的薪酬待遇，引進(jìn)一些檔案管理專業(yè)的高校畢業(yè)生，充實(shí)企業(yè)檔案管理人才隊(duì)伍；另一方面則是要加強(qiáng)檔案管理人才的內(nèi)部培養(yǎng)，重點(diǎn)利用好培訓(xùn)這一手段，切實(shí)提升員工做好這一工作的能力，繼而讓其能夠做好檔案管理工作。舉例來(lái)說(shuō)，針對(duì)檔案管理信息化這一趨勢(shì)，重要的是提升檔案管理人員的信息化素養(yǎng)，讓其更好地掌握檔案管理信息系統(tǒng)、掌握檔案資料數(shù)字化轉(zhuǎn)化技術(shù)等等。

結(jié)束語(yǔ)

檔案管理發(fā)展趨勢(shì)不以人的意志為轉(zhuǎn)移，對(duì)于企業(yè)管理者來(lái)說(shuō)，一定要清楚地認(rèn)識(shí)到檔案管理這些發(fā)展趨勢(shì)，積極采取措施來(lái)推動(dòng)檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，圍繞檔案管理發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行這一工作流程、方式的轉(zhuǎn)變，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理水平的提升。當(dāng)然企業(yè)檔案管理發(fā)展模式轉(zhuǎn)變本身難度很大，企業(yè)管理者需要緊緊把握檔案管理發(fā)展基本趨勢(shì)，一方面要轉(zhuǎn)變管理理念，另一方面則是要提升管理能力，從而推動(dòng)檔案管理工作朝著既定的方向不斷前進(jìn)。

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（作者單位：福建省高速公路集團(tuán)有限公司寧德管理分公司，福建 寧德 352100）