淺談如何提高檔案信息化的開發(fā)與利用

劉軼男

摘 要：在信息化時(shí)代，提高檔案信息化開發(fā)與利用一直是各個(gè)企業(yè)與部門的熱門話題。隨著時(shí)代的不斷發(fā)展和進(jìn)步，人類從原始的竹板檔案，布料檔案，紙質(zhì)檔案過渡到如今的數(shù)字化檔案。只有在信息化時(shí)代做好檔案管理工作的創(chuàng)新與合理開發(fā)，才能夠最大程度的體現(xiàn)檔案的價(jià)值，這也是檔案管理信息化變革的意義所在。本文提高檔案信息化的開發(fā)與利用提出一些個(gè)人建議。

關(guān)鍵詞：檔案信息化 檔案開發(fā) 檔案利用

在數(shù)字化，信息化時(shí)代下，文件管理正在變得越來越便捷和智能。可以說檔案存儲(chǔ)管理面臨著重要的轉(zhuǎn)型與變革。做好檔案信息化的合理開發(fā)能夠有效地方便人們的檔案錄入、保存和利用。檔案是國(guó)家的重要資源和寶貴財(cái)富，所以說，在檔案信息化的同時(shí)，做好保密和存儲(chǔ)也是開發(fā)的重點(diǎn)難點(diǎn)所在。

一、目前檔案信息化建設(shè)工作面對(duì)的大環(huán)境

隨著我國(guó)信息技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，信息化建設(shè)在人們的生活與工作之中發(fā)揮了十分重要的作用。在檔案管理過程中，不難發(fā)現(xiàn)過去的紙質(zhì)檔案存在著保存困難，更改費(fèi)事費(fèi)力的現(xiàn)狀。使用最先進(jìn)的信息化技術(shù)進(jìn)行檔案信息化的開發(fā)與利用能夠大大的方便檔案管理人員的日常工作，提升檔案調(diào)動(dòng)和管理的便捷性。隨著電子載體和檔案信息數(shù)量的劇增，檔案信息化開發(fā)是必然也是必須的。在未來，檔案的信息化存儲(chǔ)除了有書面資料的存儲(chǔ)，還會(huì)融入視頻或者是音頻的存儲(chǔ)，檔案內(nèi)容將更加豐富多元，檔案信息化建設(shè)工作將迎來一個(gè)高速發(fā)展的時(shí)代，其發(fā)展空間也是巨大的。

二、檔案信息化的利用優(yōu)勢(shì)

將檔案進(jìn)行信息化存儲(chǔ)和開發(fā)有利于檔案的保護(hù)和調(diào)動(dòng)。以往檔案的調(diào)動(dòng)和查詢手續(xù)十分繁瑣且困難，但是，將檔案進(jìn)行信息化后，在后期調(diào)動(dòng)檔案時(shí)就只需要在電腦上自己操作申請(qǐng)，進(jìn)行身份認(rèn)證就可以了。這就是檔案信息化管理給人們帶來的便捷之處。另外，將檔案進(jìn)行信息化存儲(chǔ)和保存的安全性是遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)檔案管理存儲(chǔ)。以往的紙質(zhì)書籍檔案存儲(chǔ)且不說容易受到環(huán)境的影響，例如潮濕，洪澇，就連最基本的保存年限都是未知的。很多紙質(zhì)檔案會(huì)因?yàn)闆]有保養(yǎng)而產(chǎn)生泛黃，報(bào)廢等現(xiàn)象，這樣就容易導(dǎo)致社會(huì)資源的隕滅。

三、檔案信息化開發(fā)與利用的幾點(diǎn)建議

想要進(jìn)行檔案信息化開發(fā)與利用必須要有幾點(diǎn)前提基礎(chǔ)，否則即使完成了開發(fā)工作，在后期也需要不斷地進(jìn)行體制更改，甚至需要進(jìn)行重新建設(shè)，容易造成資源浪費(fèi)。筆者就檔案信息化開發(fā)與利用提出幾點(diǎn)個(gè)人建議。

2.1 加強(qiáng)檔案開發(fā)信息化人才建設(shè)

檔案的信息化開發(fā)與利用離不開專業(yè)化人才的支持與設(shè)計(jì)。由于檔案管理方式，管理系統(tǒng)發(fā)生了改變，這就需要檔案管理人員和開發(fā)人員提高自身的信息化素質(zhì)，適應(yīng)新時(shí)代下檔案管理工作的新要求。從業(yè)者不僅需要具備檔案管理的相關(guān)專業(yè)知識(shí)，還需要對(duì)信息技術(shù)有一定的了解。這種復(fù)合型人才的培養(yǎng)可以通過加強(qiáng)專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)、開展區(qū)域檔案信息化交流活動(dòng)等形式進(jìn)行，讓每一個(gè)檔案管理工作者融入到信息化環(huán)境之中。只有基礎(chǔ)人才建設(shè)到位了，在系統(tǒng)的開發(fā)和利用方面才能夠有一個(gè)堅(jiān)硬的基石。

2.2 加強(qiáng)檔案信息化管理制度建設(shè)

信息化基礎(chǔ)上的檔案管理工作與傳統(tǒng)檔案管理有著很大的區(qū)別，建立一套科學(xué)合理的檔案信息化管理制度對(duì)于檔案信息化管理工作是十分必要的。要讓每一個(gè)人分配到具體的權(quán)限。防止檔案泄露等現(xiàn)象的發(fā)生。目前我國(guó)很多私人信息得不到安全保障，甚至在移動(dòng)或者電信營(yíng)業(yè)廳中的客戶電話號(hào)碼有時(shí)候都會(huì)存在泄露現(xiàn)象。因此，一定要加強(qiáng)檔案信息化管理的制度建設(shè)，追責(zé)到個(gè)人。信息化時(shí)代下，檔案管理需要集中統(tǒng)一管理。不能像以往一樣分散各個(gè)地區(qū)進(jìn)行管理。要加強(qiáng)集中管理力度，建設(shè)一個(gè)系統(tǒng)，避免重復(fù)建設(shè)造成的浪費(fèi)，提升中央系統(tǒng)的軟硬件能力?？梢詫⒏鱾€(gè)地區(qū)的檔案資源上傳到統(tǒng)一檔案資料庫之中，如果有需要時(shí)再?gòu)馁Y料庫之中進(jìn)行調(diào)閱查詢。這樣更加方便了檔案的管理，也減少了人力、物力、財(cái)力的

浪費(fèi)。

2.3 做好信息化檔案建設(shè)的安全存儲(chǔ)工作

信息化檔案與傳統(tǒng)檔案的存儲(chǔ)安全工作大不相同。以往的傳統(tǒng)檔案可能就是鎖在保險(xiǎn)庫之中。但是，新型的信息化存儲(chǔ)檔案是存儲(chǔ)在云盤之上?；蛘呤抢么鎯?chǔ)介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)。無論是與網(wǎng)絡(luò)連接的云存儲(chǔ)還是不與網(wǎng)絡(luò)連接的介質(zhì)存儲(chǔ)，都需要定期的進(jìn)行檢查和維護(hù)。網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)的優(yōu)點(diǎn)是能夠長(zhǎng)久保存并且調(diào)動(dòng)方便，但是缺點(diǎn)是容易遭到黑客襲擊，造成信息泄露、介質(zhì)存的優(yōu)點(diǎn)是不容易被盜取，存儲(chǔ)體積小，存儲(chǔ)量大，但是依舊調(diào)動(dòng)不方便，且介質(zhì)對(duì)于環(huán)境的要求相對(duì)較高，介質(zhì)存在著一定的報(bào)廢風(fēng)險(xiǎn)。因此，筆者建議可以將檔案進(jìn)行劃分，將不重要的類別存儲(chǔ)到網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)之上，將機(jī)密數(shù)據(jù)進(jìn)行多份介質(zhì)存儲(chǔ)。這樣既可以防止機(jī)密泄露，又能夠最大限度的保證資源的存儲(chǔ)安全。

2.4 建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫，促進(jìn)資源共享

檔案信息化建設(shè)的最大優(yōu)勢(shì)在于其共享的便捷性，不受時(shí)間和空間的限制。進(jìn)行檔案信息化開發(fā)的時(shí)候，可以建設(shè)檔案中心數(shù)據(jù)庫，將所有地方的檔案信息匯總于中心數(shù)據(jù)庫之中。地區(qū)需要使用其余地區(qū)的檔案進(jìn)行調(diào)動(dòng)的時(shí)候可以直接向中央數(shù)據(jù)庫申請(qǐng)，這樣能夠促進(jìn)地區(qū)間的資源共享。對(duì)于企業(yè)數(shù)據(jù)同樣也可以建設(shè)企業(yè)檔案信息的數(shù)據(jù)庫，為員工設(shè)置賬號(hào)和密碼并配置相應(yīng)的訪問權(quán)限，能夠更好地幫助員工利用好公司的信息資源。同時(shí)，建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫也能夠集中力量進(jìn)行數(shù)據(jù)保護(hù)，減少了地區(qū)人力，物力，財(cái)力的重復(fù)浪費(fèi)。

結(jié)束語

在信息化時(shí)代下，對(duì)于檔案管理工作的開發(fā)和利用也需要進(jìn)行創(chuàng)新和變革。只有創(chuàng)新才能夠滿足時(shí)代的需要，才能夠更好地維護(hù)人民的利益，保護(hù)好社會(huì)的資源。做好檔案信息化的開發(fā)和利用工作是必須也是必要的大工程。

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