淺談新疆電信財務(wù)集中下的往來款管理

張玉梅

【摘 要】 新疆電信 2012年7月實(shí)現(xiàn)全業(yè)務(wù)財務(wù)集中核算，2015年5月集中MSS系統(tǒng)上線，往來款管理由手工沖銷轉(zhuǎn)變?yōu)橄到y(tǒng)自動沖銷，受多系統(tǒng)業(yè)務(wù)場景復(fù)雜性因素影響，部分虛擬供應(yīng)商及客戶不能實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)自動清賬。為強(qiáng)化公司內(nèi)部管理，防范企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險，財務(wù)共享服務(wù)中心（以下簡稱SSC）成立了往來款管理專項(xiàng)工作團(tuán)隊(duì)，建立按季通報制度，針對發(fā)現(xiàn)問題，下發(fā)文件并明確整改時限及要求，提升新疆電信往來款管理水平。

【關(guān)鍵詞】往來款管理；集中MSS系統(tǒng)；無發(fā)票掛賬；虛擬供應(yīng)商；基礎(chǔ)管理；工作流程；相關(guān)要求

新疆電信自2012年7月實(shí)現(xiàn)全業(yè)務(wù)財務(wù)集中核算以來，各單位負(fù)責(zé)往來款手工清賬工作。2015年5月集中MSS系統(tǒng)上線后，實(shí)體供應(yīng)商及客戶實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)自動清賬，部分虛擬供應(yīng)商及客戶受跨系統(tǒng)業(yè)務(wù)場景復(fù)雜性因素影響，只能由SSC賬套員執(zhí)行手工清賬相關(guān)操作。新系統(tǒng)上線運(yùn)營過程中，新疆電信陸續(xù)發(fā)現(xiàn)部分單位未在新系統(tǒng)注冊供應(yīng)商信息，部分單位虛擬供應(yīng)商應(yīng)付往來余額異常等問題?；谝陨犀F(xiàn)狀，新疆電信SSC成立了往來款管理虛擬工作團(tuán)隊(duì)，建立按月溝通反饋，按季出具工作通報制度，防范資金風(fēng)險，提升新疆電信財務(wù)管理水平。

一、往來款管理過程中常見問題

1.無發(fā)票掛賬問題

（1）跨系統(tǒng)無發(fā)票掛賬

集中MSS系統(tǒng)上線后，采購部通過集中MSS物料系統(tǒng)材料入庫，計劃建設(shè)部通過集中MSS計劃建設(shè)系統(tǒng)依訂單進(jìn)行服務(wù)確認(rèn)，網(wǎng)運(yùn)部通過集中MSS運(yùn)維系統(tǒng)計列當(dāng)期成本，均存在未及時從供應(yīng)商處取得發(fā)票，且出現(xiàn)跨年未取得發(fā)票事項(xiàng)。

（2）財輔系統(tǒng)無發(fā)票掛賬

為有效防范無發(fā)票支付風(fēng)險，區(qū)公司設(shè)了新疆無發(fā)票掛賬專用供應(yīng)商，專門用于處理無發(fā)票掛賬業(yè)務(wù)，各單位對符合掛賬依據(jù)和要求的無發(fā)票業(yè)務(wù)，按暫估金額掛賬，無發(fā)票掛賬出現(xiàn)超期限仍未取得發(fā)票問題。

2.系統(tǒng)割接遺留問題

2015年集中MSS系統(tǒng)上線，供應(yīng)商/客戶往來余額從M8系統(tǒng)遷轉(zhuǎn)到SAP系統(tǒng)，由于部分單位未及時在集中MSS采購輔助系統(tǒng)中注冊并完善供應(yīng)商信息，個別單位通過本地賬戶付款，錯選供應(yīng)商信息導(dǎo)致應(yīng)付往來信息不對應(yīng)影響往來款沖銷。

3.虛擬供應(yīng)商/客戶余額異常問題

通過營收稽核系統(tǒng)核算供應(yīng)商/客戶信息調(diào)整事項(xiàng)時，出現(xiàn)虛擬供應(yīng)商/客戶信息前后不一致，導(dǎo)致供應(yīng)商/客戶余額異常。

4.股份墊付存續(xù)款項(xiàng)往來問題

因存續(xù)縣級分公司未開立基本賬戶無法單獨(dú)繳納社保，需通過股份公司代墊社?？?，墊付款項(xiàng)在股份和存續(xù)之間往來款供應(yīng)商、客戶及列賬科目未統(tǒng)一，使得往來款信息不對應(yīng)，給往來款核銷增加復(fù)雜度。

5.不規(guī)則攤銷預(yù)付款出現(xiàn)供應(yīng)商攤銷數(shù)大于原值問題

集中MSS系統(tǒng)上線后，通過劃小系統(tǒng)核算事項(xiàng)與財輔系統(tǒng)對接，“預(yù)付賬款-*-*（手工）”科目屬于供應(yīng)商統(tǒng)馭科目，因預(yù)付與實(shí)際發(fā)生時明細(xì)科目不同，二者無法往來挑對，系統(tǒng)也不能自動控制預(yù)付費(fèi)（手工）總金額，出現(xiàn)部分供應(yīng)商出現(xiàn)攤銷數(shù)大于預(yù)付原值現(xiàn)象。

二、建立制度，夯實(shí)往來賬管理基礎(chǔ)

1.梳理經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)，統(tǒng)一財務(wù)核算規(guī)則

SSC要求核算環(huán)節(jié)嚴(yán)格依照國家財經(jīng)法律、法規(guī)和中國電信會計核算辦法規(guī)范核算，對應(yīng)付購買貨物、進(jìn)行工程建設(shè)、接受勞務(wù)應(yīng)付供應(yīng)商單位款項(xiàng)與應(yīng)付省間、網(wǎng)間話費(fèi)結(jié)算款等經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)往來科目進(jìn)行梳理，規(guī)范往來款掛賬明細(xì)科目，逐步統(tǒng)一全區(qū)財務(wù)核算規(guī)則。

2.設(shè)置賬套檢查崗，提高賬套往來信息質(zhì)量

SSC將賬套檢查作為日常核算管理的重要工作，賬套管理員及時向責(zé)任單位反饋各賬套檢查發(fā)現(xiàn)的問題，持續(xù)督促、跟進(jìn)問題的整改落實(shí)情況。要求賬套員按月檢查應(yīng)收/應(yīng)付往來的邏輯性，根據(jù)報賬單位提供的虛擬供應(yīng)商往來核銷清單，及時在SAP系統(tǒng)手工核銷往來。

3.規(guī)范無發(fā)票業(yè)務(wù)掛賬，防范企業(yè)稅務(wù)風(fēng)險

為加強(qiáng)對無發(fā)票掛賬業(yè)務(wù)的管控，SSC下發(fā)文件明確無發(fā)票掛賬的依據(jù)及要求，規(guī)范業(yè)務(wù)處理標(biāo)準(zhǔn)。為確保各單位順利開展無發(fā)票掛賬經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)專項(xiàng)清理工作，SSC編制無發(fā)票往來賬查詢操作指引，用于指導(dǎo)各單位查詢追溯無發(fā)票業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門與人員；整理新疆公司員工SAP 賬號信息，便于確定SAP系統(tǒng)中無發(fā)票掛賬經(jīng)辦人員的對應(yīng)關(guān)系，形成閉環(huán)。

4.組建專業(yè)工作團(tuán)隊(duì)，實(shí)時監(jiān)控異常數(shù)據(jù)

在SSC成立往來款管理虛擬工作團(tuán)隊(duì)，聚焦無發(fā)票掛賬、供應(yīng)商余額異常、虛擬供應(yīng)商往來清理等事項(xiàng)，常態(tài)化開展工作，按月整理相關(guān)數(shù)據(jù)，按季出具工作通報，針對清理中發(fā)現(xiàn)的問題，下發(fā)文件或郵件，明確整改時限及要求。協(xié)調(diào)SAP一線工程師按利潤中心組提取往來款明細(xì)，逐筆分析異常數(shù)據(jù)形成原因，提出解決方案。

5.規(guī)范結(jié)算業(yè)務(wù)，有效支撐業(yè)務(wù)發(fā)展

梳理全區(qū)內(nèi)外部合作類業(yè)務(wù)結(jié)算，分別從供應(yīng)商、業(yè)務(wù)、稅率等維度，從區(qū)公司、專業(yè)分公司、事業(yè)部、分公司4個層面進(jìn)行分析，有效解決暫估進(jìn)項(xiàng)稅差異，輸出新疆公司合作類業(yè)務(wù)處理規(guī)范，指導(dǎo)全區(qū)規(guī)范處理結(jié)算類業(yè)務(wù)。

6.規(guī)范墊付往來核算，確保財務(wù)數(shù)據(jù)真實(shí)有效

為解決墊付款項(xiàng)在股份和存續(xù)之間列賬科目、客戶和供應(yīng)商不統(tǒng)一問題，SSC下發(fā)文件，明確股份墊付存續(xù)款項(xiàng)列支范圍、核算、結(jié)算及往來核銷等要求，確保股份、存續(xù)主體應(yīng)收應(yīng)付往來的真實(shí)、準(zhǔn)確和完整。

7.明確調(diào)列賬業(yè)務(wù)范圍，提高往來款相關(guān)信息質(zhì)量

為防范因超范圍使用調(diào)列賬流程處理業(yè)務(wù)、附件不規(guī)范等問題而產(chǎn)生的財務(wù)風(fēng)險，SSC行文明確調(diào)列賬業(yè)務(wù)范圍及虛擬客戶/供應(yīng)商轉(zhuǎn)實(shí)體附件要求。同時要求賬務(wù)調(diào)整事項(xiàng)必須通過原系統(tǒng)進(jìn)行差錯更正，確保業(yè)財數(shù)據(jù)一致。

8.梳理不規(guī)則攤銷業(yè)務(wù)，提出預(yù)付款解決方案

鑒于集中MSS財輔系統(tǒng)不能自動控制不規(guī)則攤銷手工預(yù)付費(fèi)總金額，為能定期清理供應(yīng)商不規(guī)則預(yù)付款余額為零數(shù)據(jù)，SSC編制手工臺賬，要求各單位按要求填報余額為零數(shù)據(jù)資料，SSC負(fù)責(zé)定期清理，杜絕供應(yīng)商預(yù)付款余額異常。

三、往來款管理工作流程及相關(guān)要求

1.無發(fā)票掛賬業(yè)務(wù)事項(xiàng)

各單位應(yīng)嚴(yán)格文件要求進(jìn)行無發(fā)票業(yè)務(wù)掛賬，自掛賬之月起3個月內(nèi)取得發(fā)票，對于跨年度的無發(fā)票掛賬經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)，必須在次年所得稅匯算清繳前取得發(fā)票，有效防范經(jīng)營風(fēng)險。

業(yè)務(wù)部門通過集中MSS系統(tǒng)已完成收貨、服務(wù)確認(rèn)，存在尚未從供應(yīng)商處取得發(fā)票、業(yè)務(wù)未實(shí)質(zhì)發(fā)生或取得發(fā)票未及時發(fā)起流程進(jìn)行發(fā)票校驗(yàn)等問題。建議相關(guān)業(yè)務(wù)及時向供應(yīng)商索取發(fā)票，對2016年及以前年度無發(fā)票事項(xiàng)需進(jìn)一步核實(shí)業(yè)務(wù)是否真實(shí)發(fā)生。

2.供應(yīng)商余額異常事項(xiàng)

對于應(yīng)付款項(xiàng)及應(yīng)收保證金，相關(guān)單位應(yīng)按供應(yīng)商緯度核實(shí)異常數(shù)據(jù)形成原因，對于因供應(yīng)商名稱不一致造成的余額異常數(shù)據(jù)，應(yīng)及時進(jìn)行賬務(wù)調(diào)整；對于核實(shí)確為重復(fù)支付的事項(xiàng)，應(yīng)及時收回資金；對供應(yīng)商往來調(diào)整時，應(yīng)關(guān)注供應(yīng)商名稱、金額等關(guān)鍵信息。

涉及區(qū)級結(jié)算類業(yè)務(wù)，按“誰發(fā)起、誰負(fù)責(zé)清理往來” 的原則，發(fā)起單位承擔(dān)虛擬供應(yīng)商往來的清理工作。

通過“調(diào)列賬業(yè)務(wù)”入口發(fā)起虛擬供應(yīng)商/客戶轉(zhuǎn)實(shí)體流程時，關(guān)注系統(tǒng)勾挑往來信息。

3.長賬齡債權(quán)債務(wù)事項(xiàng)

對于應(yīng)付款項(xiàng)，相關(guān)業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門應(yīng)認(rèn)真清理，符合條件需要支付的款項(xiàng)及時聯(lián)系供應(yīng)商，發(fā)起支付流程。

對于應(yīng)收款及預(yù)付款項(xiàng)，積極組織人員進(jìn)行清理，落實(shí)責(zé)任人，確保企業(yè)資產(chǎn)不流失。

建議各單位核實(shí)超長賬齡往來款，屬確實(shí)無法收回的進(jìn)行報損，屬無需支付的履行內(nèi)部審批結(jié)轉(zhuǎn)。

4.預(yù)付款事項(xiàng)

對于預(yù)付賬款，相關(guān)單位應(yīng)核實(shí)預(yù)付事項(xiàng)供應(yīng)商名稱前后的一致性，不一致的及時進(jìn)行賬務(wù)調(diào)整，確保賬套數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確完整。

對不規(guī)則攤銷預(yù)付款，發(fā)起攤銷流程前，先進(jìn)入SAP系統(tǒng)查詢相關(guān)供應(yīng)商未清項(xiàng)，如未清項(xiàng)合計金額大于零，則按差額發(fā)起預(yù)付款流程，剩余部分列供應(yīng)商應(yīng)付往來。

5.虛擬供應(yīng)商往來核銷事項(xiàng)

相關(guān)單位嚴(yán)格按文件要求，及時在集中MSS采購輔助系統(tǒng)中注冊并完善供應(yīng)商信息，發(fā)起供應(yīng)商調(diào)整流程，及時核銷虛擬供應(yīng)商往來，防范資金風(fēng)險。

四、結(jié)束語

往來款管理從表面上看，只涉及會計核算、往來沖銷，其實(shí)質(zhì)在企業(yè)經(jīng)營管理過程中，發(fā)揮舉足輕重的作用，管理者應(yīng)重視往來款管理工作。加快往來款的周轉(zhuǎn)速度能給企業(yè)帶來一定的經(jīng)濟(jì)效益；關(guān)注度不夠可能形成管理漏洞，并給企業(yè)造成損失。新疆電信能將往來款管理工作融入到日常財務(wù)工作全過程，勢必會降低企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險。