辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)

尚兵兵+劉江明+王利梅+王龍

摘 要 辦公自動(dòng)化Office Automation縮寫(xiě)OA，是利用現(xiàn)代辦公工具與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能相結(jié)合的一種辦公方式。企業(yè)辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)將最新的管理理念、管理思想植入其中，使企業(yè)在面對(duì)復(fù)雜的和易變的外界環(huán)境時(shí)，突破了傳統(tǒng)的嚴(yán)格分工的方式，打破了企業(yè)在快速發(fā)展的過(guò)程中受時(shí)間、地理、部門之間限制的影響，使得在多項(xiàng)目、跨地區(qū)、集團(tuán)化的發(fā)展的趨勢(shì)中，信息共享、協(xié)同辦公任務(wù)、即時(shí)通訊、項(xiàng)目文檔的管理及安排、無(wú)紙化辦公等，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的快速運(yùn)轉(zhuǎn)和交流，進(jìn)而有效的提高企業(yè)辦公效率。因此，辦公自動(dòng)化管理成了企業(yè)辦公發(fā)展的一種必然的趨勢(shì)，在現(xiàn)代企業(yè)推行辦公自動(dòng)化更有其重要性。

關(guān)鍵詞 辦公自動(dòng)化；工作流程；信息發(fā)布平臺(tái)；內(nèi)部通訊；知識(shí)管理；信息集成

中圖分類號(hào) TP2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼 A 文章編號(hào) 1674-6708（2016）166-0078-01

1 背景

目前，隨著計(jì)算機(jī)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的普及，以及現(xiàn)代辦公自動(dòng)化理念的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)辦公愈來(lái)愈多的成為辦公的基本形式，但是傳統(tǒng)的復(fù)雜的、繁瑣的辦公方式，已經(jīng)很難滿足現(xiàn)代的辦公的需要，因此，更加便捷的、高效的、科學(xué)化的、現(xiàn)代化的自動(dòng)化辦公的發(fā)展迫在眉睫。

2 系統(tǒng)目標(biāo)

辦公自動(dòng)化的需求的不斷增長(zhǎng)，辦公人員對(duì)自動(dòng)化辦公的要求也在不斷的提升，這使得需要建立一個(gè)高質(zhì)量、智能化的辦公管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)工作流程的自動(dòng)化，實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理的自動(dòng)化，建立信息發(fā)布平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公，搭建個(gè)人事務(wù)平臺(tái)，內(nèi)部通訊，信息系統(tǒng)集成，辦公無(wú)紙化，資源信息化的自動(dòng)化辦公管理平臺(tái)，從而提高效率，減輕辦公人員的工作負(fù)擔(dān)，節(jié)約辦公開(kāi)支。

3 總體方案

辦公自動(dòng)化管理軟件是企業(yè)級(jí)的辦公管理平臺(tái)，由五大應(yīng)用，兩個(gè)支持平臺(tái)組成，分別為工作流程，知識(shí)管理，溝通交流，輔助辦公，集成解決方案及基礎(chǔ)支撐平臺(tái)、應(yīng)用支撐平臺(tái)，總體架構(gòu)如圖1所示。

3.1 工作流程

變革了企業(yè)辦公人員拿著各種文件、申請(qǐng)、單據(jù)奔波在各部門之間，等待審批、簽字、蓋章等繁瑣的傳統(tǒng)紙質(zhì)文件辦公模式，企業(yè)內(nèi)部的檔案管理，公文管理，會(huì)議通知等采用了審批、歸檔、會(huì)簽等電子化流程管理模式，有效的提高了辦公效率，節(jié)約了成本，實(shí)現(xiàn)了電子化辦公。

3.2 知識(shí)管理

搭建企業(yè)知識(shí)庫(kù)，為知識(shí)的沉淀、共享、學(xué)習(xí)、應(yīng)用、創(chuàng)新提供了基礎(chǔ)。

3.3 溝通交流

搭建了員工與員工、上級(jí)與下級(jí)單位之間的溝通橋梁，提升了企業(yè)的快速應(yīng)變能力。

3.4 輔助辦公

提供了個(gè)人事務(wù)管理、人事管理及行政后勤管理，像車輛管理、圖書(shū)管理、辦公用品管理等與我們?nèi)粘＾k公相結(jié)合的各種輔助辦公，有效組織和管理企業(yè)的員工，以及他們的工作。

3.5 集成解決方案

現(xiàn)代企業(yè)中已存在HR系統(tǒng)、外部郵件、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、ERP軟件、CRM系統(tǒng)等存儲(chǔ)著企業(yè)一些管理數(shù)據(jù)，對(duì)企業(yè)的發(fā)展有著關(guān)鍵性的作用，但他們都是相互獨(dú)立的、靜態(tài)的，我們將各管理系統(tǒng)通過(guò)統(tǒng)一平臺(tái)以CA認(rèn)證的方式單點(diǎn)登錄帶各系統(tǒng)，有效的將各系統(tǒng)集成起來(lái)。

3.6 基礎(chǔ)支撐平臺(tái)

系統(tǒng)可運(yùn)行在windows、linux、unix等多種操作系統(tǒng)上、支持tomcat、ORACLE weblogic、IBM websphere等、支持oracle、mysql、sqlserver、DB2、sybase等多種關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)。

3.7 應(yīng)用支撐平臺(tái)

提供組織機(jī)構(gòu)、用戶、角色、權(quán)限管理體系及日志與系統(tǒng)安全體系，并設(shè)計(jì)有豐富的第三方系統(tǒng)接口。

4 結(jié)論

本文介紹了自動(dòng)化辦公平臺(tái)化設(shè)計(jì)，易用性設(shè)計(jì)和整體化設(shè)計(jì)，描述了辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)的總體架構(gòu)，并分析的系統(tǒng)中各個(gè)功能。電子化，資源信息化，集成化的自動(dòng)化辦公，對(duì)提高企業(yè)辦公效率有著重要的理論意義。

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