政府督查檔案收集整理的幾點(diǎn)思考

摘 要：自2014年以來，國務(wù)院以及中共中央辦公廳陸續(xù)出臺了一系列關(guān)于加強(qiáng)督查工作的意見，體現(xiàn)出了國家層面對督查工作的重視力度。在我國十九大的順利召開的大背景下，堅(jiān)定有力有效的抓好督察檢查工作，強(qiáng)調(diào)工作落實(shí)的重要性，是政府督查工作的內(nèi)在要求。政府在督查工作開展過程中會產(chǎn)生一系列的信息，這些信息主要是反映督查的情況、督查中發(fā)現(xiàn)的問題、督查的結(jié)果。隨著督查工作的深入開展，對這些信息進(jìn)行歸檔收集顯得尤為必要。當(dāng)前，我國在政府督查檔案收集整理中存在著管理部門界定不清、社會重視程度不夠、督查檔案管理體制不完善等諸多困境，阻礙了督查工作的步伐，筆者立足于我國基本國情，結(jié)合自身督查工作經(jīng)驗(yàn)，就完善政府督查檔案收集整理提出相關(guān)建議，以期為政府督查工作的開展提供些許助益。

關(guān)鍵詞：政府督查；檔案收集；必要性；困境；整理

目前，我經(jīng)過多年的探索和實(shí)踐，我國政府督查體系以及逐步健全。但是在政府督查檔案收集整理上，缺乏相關(guān)的經(jīng)驗(yàn)，制約了我國政府督查體系的進(jìn)一步發(fā)展。管理好政府督查檔案不僅能夠承上啟下，而且能夠記錄政府督查的歷史進(jìn)程。

1 政府督查的的必要性

政府督查作為政府工作大系統(tǒng)中的重要部分，不僅可以促進(jìn)政府依法行政，提高政府的行政執(zhí)行能力，而且可以保障宏觀決策得到貫徹落實(shí)。[1]同時(shí)，有些地方存在著干部人浮于事、庸政懶政等現(xiàn)象，這就需要借助政府督查的力量來解決。政府督查工作在落實(shí)發(fā)展理念，解放干部思想方面具有顯著的導(dǎo)向作用。開展政府督查工作建設(shè)，主要有以下幾個(gè)層面的必要性：

1.1 推動(dòng)政策執(zhí)行的內(nèi)在要求

政策需要貫徹落實(shí)來實(shí)現(xiàn)目的，政府督查能夠催化和推動(dòng)政策的執(zhí)行，同時(shí)也能夠協(xié)調(diào)和控制政策的執(zhí)行，評估與反饋政策執(zhí)行的結(jié)果。政策的執(zhí)行不是一蹴而就的，需要經(jīng)歷一個(gè)從提出問題到解決問題的過程，從決策制定到落地生根，是一個(gè)系統(tǒng)化、全局化的過程。如果缺乏政府進(jìn)行督查，就可能導(dǎo)致政策執(zhí)行的走樣變形。只有長期對執(zhí)行情況進(jìn)行嚴(yán)密監(jiān)督，才能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)執(zhí)行過程中有違政策的問題，預(yù)測危害結(jié)果，及時(shí)采取補(bǔ)救措施。

1.2 強(qiáng)化組織協(xié)調(diào)、提高工作人員辦事效率的必然要求

政府組織之間協(xié)調(diào)與溝通的質(zhì)量高低會對工作效率以及政策執(zhí)行造成影響。我國政府組織采取的是專業(yè)分工加層級節(jié)制的模式。縱向上的上下兩級是領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，協(xié)調(diào)難度不大。但橫向上的政府組織之間，是相對獨(dú)立的兩個(gè)個(gè)體，協(xié)調(diào)難度較大。較為常見的情形如：某項(xiàng)政策的執(zhí)行需要多個(gè)政府組織之間溝通與協(xié)調(diào)，但政府的各個(gè)組織往往出于自身利益等各方面因素的考量，互相之間相互扯皮、推諉拖延、矛盾突出。同時(shí)，由于行政機(jī)構(gòu)改革進(jìn)入到深水區(qū)，政府統(tǒng)籌利益工作難度增強(qiáng)。因此，就需要督查工作加入其中。推進(jìn)疑難工作的進(jìn)程，利用其權(quán)威性協(xié)調(diào)各個(gè)組織之間的關(guān)系。

1.3 提高政府公信力的必然舉措

政府督查工作主要是解決政府管理工作、政策執(zhí)行工作等工作中存在的缺陷。暴露在實(shí)際中的缺陷一定程度上影響了政府在人民群眾中的良好印象，損害了政府的公信力。相反，政府督查工作通過及時(shí)糾正并解決問題，可以讓人民群眾看到政府建設(shè)法治政府、廉潔政府的決心，提高了政府的信譽(yù)。首先，政府督查工作通過向人民群眾展示督查整改效果可以廣泛贏得民心、贏得人民群眾對政府的支持。其次，政府督查工作能夠解決政府對民生實(shí)事沒兌現(xiàn)的問題，從而取信于民，樹立良好的政府形象。最后，黨的十九大繼續(xù)釋放出重磅的反腐信號，全面從嚴(yán)治黨要求政府工作人員轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)。通過督查，可以一定程度上消除形式主義、官僚主義，形成務(wù)實(shí)為民的良好風(fēng)氣。

2 政府督查檔案收集整理中存在的困境

一方面，隨著政府督查工作的不斷深入加強(qiáng)，督查工作人員在工作中發(fā)現(xiàn)的問題、總結(jié)并創(chuàng)造的經(jīng)驗(yàn)、實(shí)現(xiàn)的效果都需要?dú)w檔進(jìn)行整理收集，這樣可以暢通信息的交流，夯實(shí)督查工作的基礎(chǔ)。例如：督查工作人員通過對督查工作了解到的政策實(shí)施情況，傾聽到的民意、意見、要求進(jìn)行整理分析后，提出相關(guān)建議給決策部門，使得決策部門能夠更好的結(jié)合實(shí)際進(jìn)行政策改良；督查工作人員通過對督查過程中發(fā)現(xiàn)的先進(jìn)典型案例進(jìn)行整理分析后，可以推廣先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)。[2]反之，督查工作人員發(fā)現(xiàn)的后進(jìn)典型案例，可以進(jìn)行通報(bào)批評，鞭策后進(jìn)。另一方面，我國在政府督查檔案管理領(lǐng)域經(jīng)驗(yàn)少、重視力度不大，導(dǎo)致現(xiàn)階段政府督查檔案收集整理中存在著些許困境，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)層面：

2.1 政府督查檔案收集整理部門界定不清

目前，我國沒有明確規(guī)定哪個(gè)機(jī)構(gòu)存儲管理政府督查檔案。實(shí)踐中，有些地區(qū)是由檔案館對政府督查檔案進(jìn)行管理，有些地區(qū)是由政府督查部門自身進(jìn)行檔案收集管理，也有政府的專門檔案室對政府督查檔案進(jìn)行管理的情形。首先，宏觀上沒有規(guī)定政府督查檔案收集整理的具體部門，致使檔案管理工作在實(shí)踐中混亂不清。其次，由政府督查部門自身進(jìn)行檔案收集管理既有優(yōu)點(diǎn)，又有缺點(diǎn)。優(yōu)點(diǎn)在于政府督查部門是最了解督查工作的部門，能夠很好的甄別信息的有效性，也能最大限度的對督查工作進(jìn)行保密。缺點(diǎn)則在于政府督查部門不是專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，政府督查工作人員也沒有經(jīng)過系統(tǒng)的檔案管理知識學(xué)習(xí)，其并不是專業(yè)的檔案管理人員，缺乏相應(yīng)的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，勢必會對政府督查檔案管理的效率造成影響。同時(shí)，政府督查工作才是政府督查部門的核心工作，將政府督查檔案管理納入到督查人員的日常工作中，無疑是增加了政府督查工作人員的工作負(fù)擔(dān)。最后，無論是由檔案館還是政府專門的檔案管理機(jī)構(gòu)對政府督查檔案進(jìn)行管理。首要解決的都是保密的問題，既要確保部分涉密的督查工作不會遭受泄露，其次要解決的就是檔案管理工作部門與政府督查部門之間的溝通協(xié)調(diào)問題。

2.2 政府督查檔案收集整理工作沒有得到應(yīng)有的重視

政府督查部門對督查檔案的管理關(guān)注度不高，涉及到督查工作信息管理，很難引起重視，也很難取得突出的工作業(yè)績。部分人深受“重督查工作、輕檔案管理”的觀念誤導(dǎo)，認(rèn)為該類檔案收集整理的技術(shù)量低、含金量低。同時(shí)，在部分領(lǐng)導(dǎo)看來，督查工作信息管理屬于事務(wù)性的操作，不能夠直接提升督查工作的質(zhì)量和效率，從而沒有組織相應(yīng)的財(cái)力、人力對督查工作信息進(jìn)行相應(yīng)管理，致使無法將政府督查檔案的價(jià)值挖掘出來。

2.3 缺乏對督查檔案的有效開發(fā)利用

政府督查檔案中包括了政府督查工作的人事安排、內(nèi)容、流程、督查結(jié)果等等一系列有價(jià)值的信息。這些信息被整理歸檔之后，如果不對其進(jìn)行有效開發(fā)利用，則不能夠挖掘潛在的信息價(jià)值，就不能“變廢為寶”。目前，我國對督查工作信息進(jìn)行整理歸檔后，除非需要查閱相關(guān)信息，否則不會主動(dòng)翻閱該部分內(nèi)容。政府督查檔案堆積之后只起到了一個(gè)備忘錄的作用。

2.4 督查檔案管理體制不完善

現(xiàn)階段對督查檔案進(jìn)行管理，大多數(shù)都是參照人事檔案、工作檔案的管理體制進(jìn)行管理。督查檔案管理部門缺乏相應(yīng)的督查檔案管理制度和規(guī)范，導(dǎo)致工作人員對督查檔案進(jìn)行收集整理時(shí)，出現(xiàn)各種紕漏，檔案損毀、丟失、泄密情形時(shí)有發(fā)生。例如，督查檔案管理制度僅僅對檔案種類以及如何操作管理進(jìn)行簡單的規(guī)定，在管理流程細(xì)化體系、安全保障體系、責(zé)任體系、懲戒獎(jiǎng)勵(lì)體系、檔案銷毀體系等方面存在空白。督查檔案管理工作呈現(xiàn)出不規(guī)范、不適應(yīng)、不高效的特點(diǎn)。

3 完善政府督查檔案收集整理的建議

3.1 界定政府督查檔案收集整理部門

國家可以出臺相關(guān)的文件，在文件中對具體負(fù)責(zé)政府督查檔案管理工作的部門進(jìn)行規(guī)定，明晰責(zé)任主體。在對管理主體進(jìn)行規(guī)定時(shí)，要要立足于我國政府督查工作的具體實(shí)際，把握政府督查工作的特殊性，既要使得政府督查檔案管理工作能夠有效落實(shí)，又要確保督查檔案的安全。[3]筆者認(rèn)為，應(yīng)當(dāng)成立專門的政府督查檔案管理工作機(jī)構(gòu)，原因有以下幾點(diǎn)：1.政府督查工作人員的核心工作內(nèi)容仍應(yīng)當(dāng)放在督查工作上，由這部分群體對檔案進(jìn)行收集整理，無疑是加大了督查工作人員的工作總量，影響督查工作的進(jìn)展和工作效率，從而“撿了芝麻丟了西瓜”。2.成立專門的政府督查檔案管理工作，可以更好的保障涉密信息的安全性，可以在源頭上控制好知情范圍，從而發(fā)生泄密事件時(shí)能夠迅速的找到涉密主體，防止涉密現(xiàn)象的發(fā)生。3.招聘專門的檔案管理工作人員進(jìn)行督查檔案管理工作，可以在提高督查檔案管理工作的效率的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步對督查檔案進(jìn)行分析利用。

3.2 社會上要加強(qiáng)對政府督查檔案收集整理工作的關(guān)注

一方面，有關(guān)部門要進(jìn)行政府督查工作必要性的宣傳，使人民群眾能夠意識到政府督查工作的順利開展事關(guān)國家利益以及公共利益。從而進(jìn)一步重視并支持政府督查檔案收集整理工作。另一方面，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對這一領(lǐng)域的重視力度，加大對這一領(lǐng)域的資金投入以及人力投入。例如，在資金投入上，要打造打造科學(xué)的督查檔案信息管理硬件設(shè)備，購置相應(yīng)的計(jì)算機(jī)以及電子存儲設(shè)備對相關(guān)的督查信息進(jìn)行保存，增強(qiáng)信息保存壽命和保存效率。在人力投入上，要引進(jìn)專業(yè)技術(shù)人才，聘請專業(yè)的檔案管理人才對政府督查檔案進(jìn)行收集與整理。

3.3 對督查檔案進(jìn)行有效開發(fā)利用

首先，政府督查工作人員要定期對督查檔案內(nèi)容進(jìn)行分析，找出當(dāng)前督查工作中是否存在著漏洞、工作上有哪些事項(xiàng)需要注意并完善。[4]其次，對有關(guān)單位進(jìn)行再次督查時(shí)，可以通過檔案記載的內(nèi)容與有關(guān)單位現(xiàn)狀進(jìn)行對比，督查其是否進(jìn)行相應(yīng)整改，增強(qiáng)監(jiān)督的效果。再次，對于檔案中高頻率出現(xiàn)的問題，可以將問題歸納出來之后寫成建議書報(bào)送給政策制定部門，方便政策制定部門制定政策時(shí)能夠更加與實(shí)際相契合。最后，可以將檔案信息中的典型案例進(jìn)行案例匯編，發(fā)給被督查機(jī)構(gòu)，提高被督查機(jī)構(gòu)的自覺性與警惕性。

3.4 建立健全督查檔案管理體制

督查檔案管理部門要立足于督查工作實(shí)際，建立健全督查檔案管理體制。首先，對督查檔案進(jìn)行管理要符合“標(biāo)準(zhǔn)化、質(zhì)量化”的要求，將督查檔案管理工作的工作流程不斷進(jìn)行細(xì)化，安排具體的負(fù)責(zé)人對各個(gè)流程進(jìn)行負(fù)責(zé)。其次，要建立相應(yīng)的懲戒獎(jiǎng)勵(lì)制度，對于工作懶散、不負(fù)責(zé)的工作人員予以相應(yīng)處罰，對于勤勤懇懇做事，扎扎實(shí)實(shí)做人的工作人員要予以相應(yīng)獎(jiǎng)勵(lì)，激發(fā)工作人員的工作積極性。最后，要建立督查檔案安全管理機(jī)制以及銷毀機(jī)制，嚴(yán)格控制涉密信息的知情范圍，防止涉密檔案中的信息泄密。此外，對于到期該銷毀的督查檔案要進(jìn)行相應(yīng)銷毀，確保檔案信息的有效性。

4 結(jié)語

“空談?wù)`國，實(shí)干興邦”是我們黨的一個(gè)優(yōu)良傳統(tǒng)，而要做到強(qiáng)調(diào)實(shí)干、反對空談，就必須要加強(qiáng)政府督查工作建設(shè)。同時(shí)，國家宏觀上的政策、決策要從“紙面”變成“現(xiàn)實(shí)”，也離不開政府督查工作的建設(shè)。筆者認(rèn)為，隨著有關(guān)督查工作條例、督查細(xì)則的出臺，政府督查工作會越來越法治化、程序化、科學(xué)化。與此相對應(yīng)的是，督查工作中產(chǎn)生的重要工作信息也會呈現(xiàn)出紛繁復(fù)雜的趨勢。因此，更應(yīng)該完善對政府督查檔案的收集整理，重視對政府督查檔案的收集整理。從而使政務(wù)督查機(jī)制更加長效，使政府督查的作用得到更完美的發(fā)揮，為我國社會進(jìn)步、經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供助力。

參考文獻(xiàn)

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[3]肖希明.信息資源建設(shè)[M].武漢：武漢大學(xué)出版社，2008：76-82.

[4]胡知榮.暢通督查渠道 促進(jìn)決策落實(shí)[J].秘書工作，2009（1）：25-29.

作者簡介

張甦（1983-），江蘇徐州，漢族，本科，畢業(yè)于福建仰恩大學(xué)；現(xiàn)有職稱：檔案管理助理館員；研究方向：效能督查檔案收集及管理；