新時期檔案數(shù)字化管理與建設(shè)的實踐研究

賈姍姍

摘 要：檔案數(shù)字化管理是社會進步的標志，是檔案發(fā)展的必然選擇。利用信息化技術(shù)，將檔案信息進行整合，借助信息技術(shù)，實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。本文將針對檔案數(shù)字化管理與建設(shè)的實踐進行分析，闡述檔案數(shù)字化管理的有效舉措，為我國檔案管理提供有效的建議與幫助。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化 信息技術(shù) 管理 舉措

前 言

我國檔案管理事業(yè)正在不斷的進步與發(fā)展過程中，現(xiàn)代社會的發(fā)展與進步要求著檔案事業(yè)必須朝向信息化、數(shù)字化方向發(fā)展。因此，要深入分析檔案數(shù)字化管理與建設(shè)的有效舉措，結(jié)合當前我國檔案發(fā)展的實際情況，實現(xiàn)我國檔案現(xiàn)代化發(fā)展的新路徑。

一、檔案數(shù)字化建設(shè)的主要內(nèi)容

我國檔案在管理過程中主要包括以下幾點內(nèi)容：

第一點，要實現(xiàn)數(shù)字化的檔案管理建設(shè)，需要提供相應(yīng)的設(shè)備支持，包括掃描儀、相機、聲音圖片采集系統(tǒng)等。

第二點，要對檔案數(shù)據(jù)庫進行完善，包括各種資源的整合，以及按照檔案年份、代碼、檔案數(shù)據(jù)交換粘度等各種信息進行分類，并錄入電腦中，為后續(xù)查詢工作提供便捷的服務(wù)。

第三點，要對檔案數(shù)字化管理制定相應(yīng)的規(guī)范與標準。數(shù)字化檔案建設(shè)屬于系統(tǒng)的工程，要在可靠的環(huán)境下才能順利運行，并需要制度與標準的約束，才能實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理的有效建設(shè)[1]。

二、檔案數(shù)字化管理與建設(shè)的實踐研究

（一）構(gòu)建專題網(wǎng)站

按照檔案的基本內(nèi)容，將檔案的有關(guān)信息錄入其中，并指定管理人員為該網(wǎng)頁的管理者與使用者。網(wǎng)站采用的是“互聯(lián)網(wǎng)+網(wǎng)頁”的管理模式，將互聯(lián)網(wǎng)思維與傳統(tǒng)檔案管理相結(jié)合，為館員提供管理的平臺與搜索的平臺。網(wǎng)站內(nèi)將上傳云端數(shù)據(jù)庫，以及根據(jù)檔案類型所建立的類型檔案信息。網(wǎng)站用戶的角色可分為：游客、管理人員、注冊人員、終端管理人員四種，游客主要可以瀏覽網(wǎng)頁中的公開信息；注冊用戶可瀏覽網(wǎng)頁內(nèi)的公開檔案外，還可以在自己的空間內(nèi)實施下載、上傳等各種操作。管理人員可通過賬號，登錄到網(wǎng)頁后臺，可對檔案數(shù)據(jù)、用戶管理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計等模塊進行操作。而終端管理人員則具有所有權(quán)限以外的，注銷賬號權(quán)限、創(chuàng)建賬號權(quán)限等。該網(wǎng)站服務(wù)架應(yīng)以最先進的編程語言進行開發(fā)，并利用SQL作為數(shù)據(jù)庫。

（二）集成系統(tǒng)的建立

檔案數(shù)字化管理的建設(shè)過程中，必然要以數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)，為檔案的搜索、建立、分類等操作提供便利的條件，進而在集成系統(tǒng)內(nèi)，對各類數(shù)字檔案的信息進行收集，整理，分類，上傳至云端系統(tǒng)中。以檔案集成系統(tǒng)的管理方式，借鑒檔案歸檔要求，將檔案按照時間、使用年限等具有標志性特定的屬性進行分類，且每一大類別下，應(yīng)細化小類別，并自由設(shè)置二級分類。

檔案集成系統(tǒng)的管理與構(gòu)建，可利用管理員的賬號開展相關(guān)活動。同時，也可以通過群眾的力量，在系統(tǒng)內(nèi)將設(shè)置相應(yīng)的檔案類別，讓用戶自行選擇，并直接填寫檔案的有關(guān)信息。并將檔案按照公開、私密兩種形式加以保存，公開檔案在公共平臺中可以被大眾審閱，而私密信息只能用戶自行查看，自行編輯。

通過該程序與流程，管理人員僅需要對已有檔案進行查閱，按照檔案的內(nèi)容再次進行審批，分類即可。將大大節(jié)省檔案管理的時間，提升檔案管理效率。

（三）建立后臺管理模塊

檔案綜合管理系統(tǒng)中應(yīng)構(gòu)建綜合管理模塊，即管理員管理、維護平臺的可視化端口。在網(wǎng)頁中，后臺功能可分為用戶管理、檔案管理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計等眾多模塊，管理員只需要通過后臺的權(quán)限，便能夠?qū)撁娴脑L問等操作進行監(jiān)管。當用戶在建立空間，并在空間內(nèi)上傳有關(guān)檔案的過程中，管理員可對此進行管理與審批。若其中存在違法操作，或違規(guī)操作，管理人員可對其進行駁回處理。且管理人員可直接刪除違規(guī)的檔案，并對存在嚴重違法違規(guī)的用戶給予永久的凍結(jié)與暫時凍結(jié)賬號的處理方式。而用戶在注冊、填寫有關(guān)信息、上傳檔案時所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，都將在管理員后臺模塊進行統(tǒng)計，并根據(jù)預(yù)先設(shè)計的分類系統(tǒng)，將檔案按照屬性直接進行分類[2]。

該操作方式，大大縮短了操作時間，提升工作效率。且管理員通過可視化平臺，有效掌握用戶的以及檔案的有關(guān)數(shù)據(jù)與信息，而利用數(shù)字化管理又能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的直接分類。減少管理人員的工作量，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化與信息化。

（四）建設(shè)交流模塊

在網(wǎng)頁中設(shè)置交流模塊，注冊用戶以及游客可以在網(wǎng)頁中提出相關(guān)意見與建議。并設(shè)置敏感字符，對用戶的言論進行一定的限制。管理人員根據(jù)用戶所提出的有關(guān)要求與意見，直接在后臺進行管理與維護，并直接給出相對應(yīng)的回答。建設(shè)瀏覽板塊，將不再是單純的檔案信息化管理與建設(shè)，而是一種社交平臺。用戶在使用的過程中，將受到檔案理念的影響，進而推進檔案管理的信息化建設(shè)，增加社會曝光率，提升檔案的管理力度。

同時，利用交流模塊，實現(xiàn)信息的共享。以免檔案形成信息孤島現(xiàn)象，影響數(shù)字檔案建設(shè)的活力。交流模塊中增加檔案共享區(qū)域，用戶可通過該區(qū)域，實現(xiàn)檔案的上傳，分享操作，極大的推進了數(shù)字化檔案信息資源的建設(shè)與管理。

結(jié)論：綜上所述，本文主要分析了檔案數(shù)字化管理與建設(shè)的有關(guān)問題，得出要建立檔案數(shù)字化信息平臺，并在平臺中增加管理員管理模塊，以及管理員后臺可視化端口。通過對用戶行為的管理，實現(xiàn)檔案的自動分類，自動上傳，而管理員僅需要對違規(guī)的操作以及存在敏感信息的行為嚴加看管即可。實現(xiàn)了高效的自動化管理方式，數(shù)字化檔案建設(shè)。

參考文獻：

[1] 李春剛.檔案數(shù)字化建設(shè)實踐的探討[J].電子測試，2016（01）：69-70.

[2] 胡紅霞，王俊程.西南地區(qū)縣級綜合檔案館館藏檔案數(shù)字化工作現(xiàn)狀調(diào)查及對策分析[J].現(xiàn)代情報，2014，34（10）：83-87.