談高校采購管理

劉星辰

[提要] 隨著高校采購規(guī)模的日益擴(kuò)大，高校政府采購工作中暴露出來的問題也日漸增多。本文試圖對(duì)此類問題進(jìn)行匯總梳理，并提出相關(guān)對(duì)策建議。

關(guān)鍵詞：高校采購；典型問題；優(yōu)化方案

中圖分類號(hào)：C939 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

一、當(dāng)前物資采購中存在的問題

（一）管理制度有待完善，制度執(zhí)行有待加強(qiáng)。目前，一些學(xué)校在物資采購方面沒有構(gòu)建完善的物資采購管理制度體系，沒有形成規(guī)范高效、監(jiān)督有力的內(nèi)控體系，沒有制定“分類實(shí)施”的采購工作全流程規(guī)范；有些學(xué)校有相關(guān)的院物資采購管理辦法，制度涵蓋內(nèi)容很多、很全面、指導(dǎo)性較強(qiáng)，但實(shí)際執(zhí)行中尚需細(xì)化，需制定相關(guān)配套制度。

（二）管理層級(jí)程序增多，采購程序周期偏長。根據(jù)調(diào)查研究，一般高校現(xiàn)行的采購程序是由使用部門提出請(qǐng)購申請(qǐng)，本單位負(fù)責(zé)人簽字→資產(chǎn)處簽字→分管院領(lǐng)導(dǎo)審批→分管財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審批→大宗物資報(bào)集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)審批，然后交給資產(chǎn)處，資產(chǎn)處進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查或組織論證、招標(biāo)等一系列程序后才能確定中標(biāo)供應(yīng)商。繁冗的程序與環(huán)節(jié)導(dǎo)致學(xué)校物資采購的不及時(shí)，也一定程度上影響了物資采購的效率，最終影響教育經(jīng)費(fèi)的使用效益。

（三）教學(xué)設(shè)備專業(yè)性強(qiáng)，導(dǎo)致采購意向風(fēng)險(xiǎn)。由于高校教學(xué)科研需求，長期需購置大量各種類的貴重儀器和專業(yè)設(shè)備，較為突出的問題是在選擇設(shè)備、物資的方式上存在傾向性采購意向。客觀上物資采購品種繁多、專業(yè)性強(qiáng)，同一種名稱的儀器設(shè)備規(guī)格、技術(shù)指標(biāo)等存在著一些差異，根據(jù)科研及專業(yè)教學(xué)的實(shí)際要求，很容易使選擇的結(jié)果變得競(jìng)爭(zhēng)性降低，即使招標(biāo)也會(huì)出現(xiàn)虛假招標(biāo)的情況。特別是使用部門會(huì)出現(xiàn)既是采購物資的需求主體，又同時(shí)是學(xué)術(shù)或?qū)I(yè)負(fù)責(zé)主體，一旦存在傾向性采購意向，在公開招標(biāo)時(shí)，會(huì)對(duì)標(biāo)書內(nèi)容的公開程度及評(píng)標(biāo)結(jié)果產(chǎn)生影響，有可能造成投標(biāo)人串標(biāo)或圍標(biāo)，并且挫傷部分潛在投標(biāo)人的積極性，給學(xué)校造成不同程度的不良影響。

（四）評(píng)標(biāo)方式較為單一，招標(biāo)文件亟待規(guī)范。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，高校物資采購一般采用最低價(jià)評(píng)標(biāo)法，從理論上講，這是一種完善的評(píng)標(biāo)方法，能最大限度地節(jié)約采購資金，使學(xué)校收到最佳的投資效益。但最低價(jià)評(píng)標(biāo)法也有自身缺陷，如造成中標(biāo)人的利潤小，有些項(xiàng)目甚至虧本，有些中標(biāo)人在簽訂合同時(shí)才發(fā)現(xiàn)漏洞、缺項(xiàng)等錯(cuò)誤，為按要求簽約、履行合同帶來一系列的問題，如延誤時(shí)間、造成流標(biāo)，造成資源浪費(fèi)。

（五）低價(jià)競(jìng)標(biāo)時(shí)有發(fā)生，影響采購工作公正。低價(jià)競(jìng)標(biāo)是把價(jià)格定在邊際成本以下的定價(jià)行為，是生產(chǎn)能力過剩和過度競(jìng)爭(zhēng)引起的。有的供應(yīng)商為了能得到項(xiàng)目、打開局面，不惜以低成本的價(jià)格競(jìng)標(biāo)，如果這樣的供應(yīng)商中標(biāo)，很有可能在合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)如下問題：項(xiàng)目中途無法執(zhí)行下去，不得不變更合同，追加預(yù)算；即使勉強(qiáng)完成，質(zhì)量可能無法保障。

（六）采購人員專業(yè)素質(zhì)有待提高。由于高校采購物資所涉及的范圍廣、專業(yè)知識(shí)比較繁雜，在客觀上需要一支專業(yè)化的采購團(tuán)隊(duì)。團(tuán)隊(duì)成員還需具備市場(chǎng)營銷、產(chǎn)品質(zhì)量把關(guān)等方面的知識(shí)，及商業(yè)談判、人際交往等方面的經(jīng)驗(yàn)。然而，部分學(xué)校負(fù)責(zé)物資采購的人員缺乏社會(huì)經(jīng)驗(yàn)，從業(yè)時(shí)間短，缺乏相應(yīng)的談判經(jīng)驗(yàn)，在招標(biāo)、質(zhì)量把關(guān)上缺乏相關(guān)的專業(yè)知識(shí)。隨著學(xué)校辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大、辦學(xué)層次的提高，采購工作日益復(fù)雜，采購人員的學(xué)習(xí)能力、業(yè)務(wù)能力也會(huì)制約采購的順利進(jìn)行，阻礙教育教學(xué)和服務(wù)質(zhì)量的提高。

（七）物資計(jì)劃不夠明確，下達(dá)計(jì)劃不夠規(guī)范。有的部門計(jì)劃提報(bào)的嚴(yán)肅性、準(zhǔn)確性差，臨時(shí)性和應(yīng)急性采購多；采購計(jì)劃中物資技術(shù)指標(biāo)不明確，給采購帶來困擾；采購規(guī)模小，數(shù)量少，頻度高，計(jì)劃期短，加大采購成本，影響采購效果。

（八）缺乏對(duì)供應(yīng)商的評(píng)價(jià)和管理。有少部分供應(yīng)商以臨時(shí)的或短期的合作機(jī)制為主，與采購人員打交道時(shí)心懷不軌，往往通過“短斤少兩”和“質(zhì)次價(jià)高”等不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)手段破壞供應(yīng)秩序，“蒙騙”采購人員，擾亂采購行為。如果采購人員未能把握市場(chǎng)脈搏，缺乏對(duì)供應(yīng)商的評(píng)價(jià)和管理，可能會(huì)使學(xué)校蒙受巨大的損失。

（九）驗(yàn)收程序不夠規(guī)范，專業(yè)化程度有所欠缺。驗(yàn)收前，未預(yù)先將驗(yàn)收物資的相關(guān)技術(shù)指標(biāo)、使用檢測(cè)報(bào)告等材料交驗(yàn)收小組成員預(yù)閱，驗(yàn)收小組成員無法充分準(zhǔn)備。驗(yàn)收時(shí)，資產(chǎn)處組織使用部門參加、無財(cái)務(wù)人員參加，缺乏財(cái)務(wù)把關(guān)。使用部門對(duì)驗(yàn)收不重視，專業(yè)把關(guān)不夠，甚至出現(xiàn)一些貴重設(shè)備的關(guān)鍵部件、軟件等未經(jīng)檢測(cè)、使用，卻同意驗(yàn)收。

（十）監(jiān)督機(jī)制不夠健全，內(nèi)控制度不夠明確。目前，部分高校的資產(chǎn)處在接到采購命令之后，就直接自行采購，采購?fù)瓿珊髮⑽镔Y分發(fā)到相關(guān)的所需部門，后續(xù)工作程序缺失。這樣的操作使得資產(chǎn)處在這個(gè)過程中既充當(dāng)了運(yùn)動(dòng)員又充當(dāng)了裁判員，既是實(shí)施者又是管理者，這樣購買產(chǎn)品的質(zhì)量和財(cái)務(wù)流向就缺乏真正意義上的監(jiān)督，會(huì)導(dǎo)致物資采購?fù)该鞫炔粔蚝唾Y金的不合理使用，最終會(huì)影響資產(chǎn)處對(duì)學(xué)校的服務(wù)和采購物資對(duì)學(xué)校狀況的改善。

二、改進(jìn)物資采購管理的對(duì)策措施

（一）健全機(jī)構(gòu)，建章立制。學(xué)校成立物資招標(biāo)采購管理領(lǐng)導(dǎo)組，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)物資招標(biāo)采購工作。招標(biāo)采購管理領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)招標(biāo)采購小組、評(píng)標(biāo)小組、監(jiān)察小組，明確各小組職責(zé)。招標(biāo)采購小組根據(jù)市場(chǎng)信息提出招標(biāo)方式、分包原則、時(shí)間安排、初步提出邀標(biāo)單位名單，同時(shí)對(duì)擬邀標(biāo)單位的資格進(jìn)行審查，必要時(shí)組織招標(biāo)采購小組成員對(duì)投標(biāo)單位進(jìn)行實(shí)地考察。評(píng)標(biāo)小組根據(jù)招標(biāo)文件的要求對(duì)不同投標(biāo)單位投標(biāo)書中物資的技術(shù)指標(biāo)、配置、報(bào)價(jià)、售后服務(wù)承諾、付款要求等內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真評(píng)審和排序。專業(yè)性較強(qiáng)項(xiàng)目、重大項(xiàng)目的技術(shù)評(píng)標(biāo)應(yīng)組織專家組進(jìn)行評(píng)審。監(jiān)察小組編制招標(biāo)文件，擬定評(píng)標(biāo)專家名單，組織公開招標(biāo)，確定中標(biāo)單位，跟蹤合同擬定及執(zhí)行。資產(chǎn)處負(fù)責(zé)與中標(biāo)單位技術(shù)或商務(wù)談判，簽訂合同。

學(xué)校需制定招標(biāo)采購管理制度、非招標(biāo)采購管理制度、合同管理制度、驗(yàn)收管理制度、各主要環(huán)節(jié)責(zé)任制度、采購監(jiān)督制度等，使物資采購有章可循，有章可依，職責(zé)分明，各行其責(zé)。

（二）精簡(jiǎn)環(huán)節(jié)，提高效率。由于采購的環(huán)節(jié)較多，為了保證物資采購及時(shí)到位，對(duì)物資的審批、撥款和采購等環(huán)節(jié)要提高效率，明確辦事程序，提高辦事速度。對(duì)一次能夠辦理的物資采購，可以進(jìn)行集中辦理，對(duì)資產(chǎn)處能夠直接決定的物資給予決定權(quán)利，對(duì)比較重大的物資購買可以采取聯(lián)合辦公，同時(shí)資產(chǎn)處要提早了解市場(chǎng)行情，做好市場(chǎng)調(diào)查，縮短物資從購入到分發(fā)的時(shí)限。

（三）審核立項(xiàng)，科學(xué)論證。物資使用部門要對(duì)待購物資做充分的調(diào)查和論證，作出詳細(xì)的項(xiàng)目可行性分析報(bào)告。特別要明確采購物資的品種、等級(jí)、主要技術(shù)指標(biāo)或質(zhì)量要求、規(guī)格、型號(hào)、臺(tái)套數(shù)及配套設(shè)施設(shè)備。主管部門要嚴(yán)格審核論證項(xiàng)目的科學(xué)性，充分考慮學(xué)校的實(shí)際情況，并做到資源的合理利用，考慮是否符合預(yù)算條件和經(jīng)費(fèi)要求，項(xiàng)目技術(shù)指標(biāo)和參數(shù)是否帶有傾向性和排斥性意向，以保證項(xiàng)目的可行性和招投標(biāo)的公平和可操作性。

（四）量化體系，規(guī)范管理。應(yīng)盡量將評(píng)標(biāo)內(nèi)容或評(píng)標(biāo)因素進(jìn)行量化，以定量比較取代定性比較，避免因人為的主觀因素造成評(píng)標(biāo)尺度的偏差。在評(píng)標(biāo)小組成員評(píng)標(biāo)時(shí)要注意評(píng)標(biāo)小組成員不能相互商量打分，要彼此獨(dú)立評(píng)標(biāo)，杜絕人為造成的評(píng)標(biāo)不公平現(xiàn)象發(fā)生，切實(shí)做到優(yōu)價(jià)中標(biāo)，使定標(biāo)價(jià)格既符合市場(chǎng)行情，又符合學(xué)校的效益目標(biāo)。

招標(biāo)檔案管理工作，是招投標(biāo)過程的見證。招標(biāo)檔案記錄著公開、公平、公正和誠實(shí)信用原則的真實(shí)情況，反映著招標(biāo)工作的管理水平。招標(biāo)檔案應(yīng)包括：設(shè)備使用部門的申請(qǐng)及領(lǐng)導(dǎo)的審批簽字、招標(biāo)文件、補(bǔ)充材料、開標(biāo)記錄、合同變更的有關(guān)材料、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告單等材料。

（五）資質(zhì)建設(shè)，提高素質(zhì)。物資采購是一項(xiàng)政策性和專業(yè)性很強(qiáng)的工作，涉及金額較大，工作瑣碎復(fù)雜，要做好這項(xiàng)工作必須建立一支“思想素質(zhì)過硬，專業(yè)能力突出，服務(wù)意識(shí)良好”的采購隊(duì)伍。資產(chǎn)處對(duì)已有人員要進(jìn)行廉潔自律和職業(yè)道德方面的思想教育，使之了解和掌握采購政策、采購制度、采購程序和工作紀(jì)律，自覺遵守有關(guān)規(guī)定，同時(shí)進(jìn)行定期考核和培訓(xùn)，提高他們的業(yè)務(wù)能力和專業(yè)素質(zhì)。管理人員首先應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)研究政府采購的有關(guān)法規(guī)及財(cái)政部門有關(guān)物資招投標(biāo)的實(shí)施細(xì)則，掌握政策法規(guī)，提高依法辦事的能力和水平；其次，要認(rèn)真學(xué)習(xí)招投標(biāo)的有關(guān)理論知識(shí)，懂得市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)理論、價(jià)格理論和管理理論。如，當(dāng)采購項(xiàng)目部門提出的技術(shù)指標(biāo)很多卻不知何輕何重時(shí)，就需要從業(yè)人員的幫助才能分析出哪些是關(guān)鍵指標(biāo)，剔除傾向性指標(biāo)，保留核心關(guān)鍵參數(shù)，既維護(hù)了學(xué)校的利益，又確保所采購貨物“物有所值”；最后，要加強(qiáng)事業(yè)心和責(zé)任心，把做好招投標(biāo)工作和合理設(shè)定標(biāo)底作為崗位的重要職責(zé)對(duì)待，做到盡心盡力；特別要加強(qiáng)廉潔自律、嚴(yán)格按章辦事，力戒以權(quán)謀私和腐敗現(xiàn)象的發(fā)生。

對(duì)新人員的招聘，要嚴(yán)格按照招聘規(guī)則和程序，杜絕違規(guī)進(jìn)入，同時(shí)重視招聘人員的素質(zhì)，聘任具有較高政治思想覺悟，能以廉潔自律、遵紀(jì)守法為準(zhǔn)則，熟悉國家相關(guān)政策法規(guī)和市場(chǎng)情況，具有在采購和市場(chǎng)調(diào)查方面專業(yè)能力的人員從事物資采購工作。

（六）加強(qiáng)管理，建立誠信。為保證供貨及時(shí)、質(zhì)量合格、價(jià)格合理、減少流通環(huán)節(jié)、降低采購成本，就必須選好供貨商。高?？赏ㄟ^對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)調(diào)查，全面、具體了解和掌握其社會(huì)環(huán)境、信譽(yù)、企業(yè)性質(zhì)、注冊(cè)資金、供應(yīng)能力、供貨質(zhì)量、價(jià)格狀況、售后服務(wù)等。要按照“公開、公平、公正，優(yōu)勝劣汰”的原則，嚴(yán)格進(jìn)行篩選，宜精不宜粗，宜少不宜多，建立考核評(píng)價(jià)體系，完善考核辦法。對(duì)供應(yīng)商的表現(xiàn)還要從品質(zhì)、價(jià)格、交貨期、服務(wù)等方面進(jìn)行動(dòng)態(tài)評(píng)定。

通過加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理，與主要供應(yīng)商建立一種長期的相對(duì)穩(wěn)定的合作關(guān)系，從而穩(wěn)定物資采購資源市場(chǎng)，穩(wěn)定供應(yīng)渠道。這種長期的相對(duì)穩(wěn)定關(guān)系的建立必須以互相信任為基礎(chǔ)，而信任又必須以為學(xué)校提供高質(zhì)量的產(chǎn)品、合理的價(jià)格、供應(yīng)的及時(shí)性、完善的售后服務(wù)為條件。同時(shí)，在大宗商品的供應(yīng)商的選擇上應(yīng)盡量減少中間環(huán)節(jié)，原則上應(yīng)該是直接廠商、總代理商或者區(qū)域主渠道商家。

（七）驗(yàn)收管理，嚴(yán)格把關(guān)。加強(qiáng)采購物資驗(yàn)收的管理，不僅是經(jīng)濟(jì)管理的要求，也是對(duì)供應(yīng)商、采購人員和驗(yàn)收人員工作的三維考核與監(jiān)督。因此，做好采購物資驗(yàn)收工作是加強(qiáng)物資采購管理的重要環(huán)節(jié)。要設(shè)立專門人員對(duì)采購物資進(jìn)行全面的驗(yàn)收。（1）對(duì)采購物資質(zhì)量進(jìn)行檢查驗(yàn)收，凡屬應(yīng)提供產(chǎn)品檢驗(yàn)合格證、市場(chǎng)準(zhǔn)入標(biāo)識(shí)，均要求供應(yīng)商提供，對(duì)包裝不全、破損的物資、標(biāo)識(shí)不清、無產(chǎn)品合格證的物資，可拒絕接收；（2）對(duì)采購物資的質(zhì)量等級(jí)、價(jià)格進(jìn)行驗(yàn)收，防止以劣充優(yōu)；（3）對(duì)采購物資的數(shù)量、金額進(jìn)行核實(shí)驗(yàn)收，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。驗(yàn)收時(shí)出現(xiàn)不符合結(jié)果按以下順序承擔(dān)責(zé)任：供應(yīng)商按合同承擔(dān)違約責(zé)任、法律責(zé)任，甚至刑事責(zé)任；使用部門承擔(dān)驗(yàn)收責(zé)任；采購部門承擔(dān)監(jiān)督驗(yàn)收責(zé)任。

（八）相互制衡，監(jiān)督檢查。建立采購、使用、財(cái)務(wù)各司其職、相互制約的內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制。資產(chǎn)處執(zhí)行采購的職能，同時(shí)接受使用部門的監(jiān)督，聽取使用部門的意見和建議。使用部門執(zhí)行計(jì)劃和驗(yàn)收的職能，提出采購的品種和數(shù)量，及時(shí)與物資采購部門溝通情況。財(cái)務(wù)部門履行審核付款的職能，從而形成采購、使用、財(cái)務(wù)部門之間相互制衡的監(jiān)督機(jī)制，真正做到具體采購與使用相分離，具體采購與驗(yàn)收相分離，具體采購與給付貨款相分離。

（九）高度重視，加大宣傳?！胺彩骂A(yù)則立，不預(yù)則廢”，這里的“預(yù)”說的就是規(guī)劃之意。所謂采購規(guī)劃是指為實(shí)現(xiàn)學(xué)校建設(shè)和發(fā)展的既定方針?biāo)匦璧挠嘘P(guān)采購目標(biāo)、政策、程序、規(guī)則、任務(wù)分配、執(zhí)行步驟、使用資源以及其他要素的復(fù)合體。采購規(guī)劃編制和實(shí)施過程中應(yīng)著重注意解決以下幾個(gè)問題：一是采購規(guī)劃目標(biāo)的構(gòu)成。采購規(guī)劃的目標(biāo)是指學(xué)校在一定時(shí)期內(nèi)所要達(dá)到的采購效果，通常應(yīng)包括指導(dǎo)教育資源最合理的分配，充分發(fā)揮教職員工的積極性和潛力，達(dá)到教育活動(dòng)的最佳效果等三個(gè)部分。制定目標(biāo)時(shí)應(yīng)以學(xué)?？傮w發(fā)展規(guī)劃為依據(jù)，考慮學(xué)校的辦學(xué)方向、辦學(xué)規(guī)模、特色建設(shè)和教育市場(chǎng)的情況，與學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展保持協(xié)調(diào)。據(jù)此而形成一套完整的采購目標(biāo)體系，并實(shí)行目標(biāo)管理，這樣才有利于對(duì)物資采購活動(dòng)進(jìn)行有效控制，避免盲目、重復(fù)采購；二是確定采購規(guī)劃的執(zhí)行步驟。目前，一般高校在人、財(cái)、物在內(nèi)的資源總體上還是有限的，滿足不了學(xué)?？焖侔l(fā)展和辦學(xué)層次上升的需求，加上采購項(xiàng)目本身的建設(shè)周期性，安排時(shí)應(yīng)考慮與可用資源的協(xié)調(diào)，分輕重緩急逐年分步實(shí)施。為此，可根據(jù)規(guī)劃年度的教學(xué)、科研工作需求計(jì)劃和財(cái)力狀況，在綜合平衡的基礎(chǔ)上首先保證和服務(wù)于重點(diǎn)學(xué)科與特色項(xiàng)目建設(shè)；三是健全采購規(guī)劃的實(shí)施機(jī)制。隨著學(xué)校采購規(guī)模的擴(kuò)大，需要溝通的問題也會(huì)增多，從采購項(xiàng)目的申報(bào)、立項(xiàng)、審批到驗(yàn)收各環(huán)節(jié)，不同層次和部門間的協(xié)調(diào)會(huì)越來越復(fù)雜。因此，規(guī)劃的統(tǒng)一協(xié)調(diào)、剛性約束和采購信息溝通等機(jī)制顯得越來越重要。

綜上所述，高校物資采購的高效、廉潔、和諧發(fā)展是新時(shí)代各大院所和科研單位共同面對(duì)的問題和挑戰(zhàn)，如何運(yùn)用科學(xué)發(fā)展觀，結(jié)合新時(shí)代中國特色社會(huì)主義思想，推進(jìn)依法治國，依法采購，對(duì)高校采購而言，應(yīng)不斷地思考如何創(chuàng)新工作模式、提高采購效率和質(zhì)量，促使高校招標(biāo)工作穩(wěn)步發(fā)展，逐步做到陽光采購，全程留痕，是我們新時(shí)代招標(biāo)人應(yīng)擔(dān)負(fù)的歷史使命。

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