檔案機(jī)構(gòu)的數(shù)字轉(zhuǎn)型研究

周文泓 邢琳悅 王俊慧 石心怡

摘? 要：本文以文本分析的方法對(duì)美國(guó)檔案與文件署的《戰(zhàn)略計(jì)劃2018-2022》進(jìn)行梳理與總結(jié)，從其政策內(nèi)容中識(shí)別檔案機(jī)構(gòu)數(shù)字轉(zhuǎn)型的要點(diǎn)?；诜治觯疚奶岢鑫覈?guó)檔案機(jī)構(gòu)的數(shù)字轉(zhuǎn)型可從如下方面予以深入：基于信息深化檔案資源建設(shè)、優(yōu)化信息與通訊技術(shù)的應(yīng)用、依托公眾參與優(yōu)化主體協(xié)同機(jī)制、將創(chuàng)新與學(xué)習(xí)理念融合于檔案機(jī)構(gòu)整體建設(shè)中。

關(guān)鍵詞：檔案機(jī)構(gòu);數(shù)字轉(zhuǎn)型;國(guó)家戰(zhàn)略

Abstract： The paper took the method of discourse analysis to investigate into FY 2018 - FY 2022 Strategic Plan by NARA and conclude its points related to digital transformation. Based on the analysis， the paper proposed that the digital transformation of archives institutions of China should include deepening archives resource construction based on the information， optimization of the use of information and communication technology， establishment of collaboration mechanism relying on the public participation， and embedding innovation and learning concept in the whole construction of archival institutions.

Keywords： archival institutions; digital transformation; national strategy

1 引言

在信息通訊技術(shù)的驅(qū)動(dòng)下，檔案管理理論、方法與實(shí)踐在數(shù)字轉(zhuǎn)型的進(jìn)程中。研究層面，專家學(xué)者呼吁管理從主體、對(duì)象到方法的變化。例如，我國(guó)學(xué)者馮惠玲、安小米、劉越男等從電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理、電子文件國(guó)家戰(zhàn)略、數(shù)字資源整合與服務(wù)等展開(kāi)前沿的理論構(gòu)建與實(shí)證，從中識(shí)別文件管理數(shù)字轉(zhuǎn)型的要素、進(jìn)程與方向[1-4]，在這其中，檔案機(jī)構(gòu)作為關(guān)鍵主體是檔案領(lǐng)域數(shù)字轉(zhuǎn)型的重要方面，美國(guó)ERA項(xiàng)目、英國(guó)數(shù)字連續(xù)性項(xiàng)目、澳大利亞信息治理框架，以及我國(guó)積極推進(jìn)的“存量數(shù)字化、增量電子化”信息化戰(zhàn)略[5]無(wú)一不是在檔案機(jī)構(gòu)引領(lǐng)下進(jìn)行。

然而，數(shù)字轉(zhuǎn)型是過(guò)程性的事務(wù)，將伴隨技術(shù)、社會(huì)、文化的發(fā)展而持續(xù)，目前的研究尚未全面深入地預(yù)測(cè)和闡釋檔案管理數(shù)字轉(zhuǎn)型的方向與內(nèi)容，實(shí)踐亦難以一蹴而就。因此，本文將以文獻(xiàn)調(diào)研的方式總結(jié)當(dāng)前在檔案管理位處世界前沿的美國(guó)檔案與文件署（NARA）面向未來(lái)的戰(zhàn)略即《戰(zhàn)略計(jì)劃2018-2022》，以文本分析方法識(shí)別美國(guó)當(dāng)下倡導(dǎo)檔案機(jī)構(gòu)數(shù)字轉(zhuǎn)型的背景、方向和具體內(nèi)容，以期立足我國(guó)情境提出相應(yīng)的發(fā)展建議。

2 NARA《戰(zhàn)略計(jì)劃2018-2022》概覽

《戰(zhàn)略計(jì)劃2018-2022》是NARA用來(lái)指導(dǎo)未來(lái)工作的重要指南，在明確自身定位與方向的前提下設(shè)定具體的目標(biāo)與相應(yīng)的任務(wù)以及路徑。NARA《戰(zhàn)略計(jì)劃2018-2022》將其定位為通過(guò)檔案信息資源和文件管理推進(jìn)開(kāi)放、參與和民主的國(guó)家建構(gòu)的核心機(jī)構(gòu)，由此將協(xié)作、創(chuàng)新、學(xué)習(xí)作為NARA的核心價(jià)值觀，其具體內(nèi)容主要從四大目標(biāo)呈現(xiàn)[6]：

2.1 目標(biāo)1：實(shí)現(xiàn)利用。該目標(biāo)是指為實(shí)現(xiàn)檔案利用的拓展與深化，NARA將進(jìn)一步開(kāi)展數(shù)字化工作，并開(kāi)發(fā)新方法幫助公民通過(guò)網(wǎng)上國(guó)家檔案館目錄查找文件，主要任務(wù)包括：

（1）到2021財(cái)年，NARA擁有的82%的館藏將被處理，以便公眾發(fā)現(xiàn)和獲取，主要策略為部署標(biāo)準(zhǔn)、開(kāi)發(fā)新程序、探索尖端技術(shù)。

（2）到2024財(cái)年，NARA將數(shù)字化5億頁(yè)文件，并在網(wǎng)上通過(guò)國(guó)家檔案目錄向公眾提供，主要策略為與新伙伴合作、將數(shù)字化作為檔案單位職責(zé)、在整個(gè)組織架構(gòu)內(nèi)提供數(shù)字化設(shè)備、實(shí)現(xiàn)檔案目錄現(xiàn)代化。

（3）到2025財(cái)年，NARA將為國(guó)家檔案目錄中描述的95%的館藏提供數(shù)字化的下一代檢索工具，主要策略為了解用戶需求、在不同平臺(tái)使用檢索工具、開(kāi)發(fā)新檢索工具。

2.2 目標(biāo)2：與用戶建立聯(lián)系。該目標(biāo)旨在提高以用戶為中心的服務(wù)水平，把用戶當(dāng)作客戶，培養(yǎng)公眾參與度，并且重新認(rèn)識(shí)檔案在民主國(guó)家中的重要性，主要任務(wù)包括：

（1）到2020財(cái)年，將在承諾的時(shí)間內(nèi)完成93%的用戶要求，主要策略為規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、開(kāi)發(fā)基準(zhǔn)的新指標(biāo)、將請(qǐng)求遷移到在線解決方案。

（2）到2020財(cái)年，NARA將在參與博物館、外展、教育和公共節(jié)目活動(dòng)方面獲得90%的滿意度，主要策略為擴(kuò)大眾包工具的使用、制定全國(guó)宣傳計(jì)劃。

（3）到2025財(cái)年，NARA將通過(guò)公民捐助使國(guó)家檔案目錄的文件增加到100萬(wàn)條，主要策略為擴(kuò)大眾包工具的使用、構(gòu)建設(shè)計(jì)和用戶體驗(yàn)的功能。

（4）到2020財(cái)年，NARA將制定相關(guān)政策和流程來(lái)支持聯(lián)邦機(jī)構(gòu)向完全的電子文件保管的轉(zhuǎn)變，主要策略為業(yè)務(wù)流程再造、提供管理電子文件數(shù)字化的指導(dǎo)、制定聯(lián)邦檔案管理要求。

2.3 目標(biāo)3：最大限度地實(shí)現(xiàn)NARA對(duì)國(guó)家的價(jià)值。該目標(biāo)是要對(duì)聯(lián)邦政府的檔案管理政策和實(shí)踐進(jìn)行改革和現(xiàn)代化，支持向數(shù)字政府轉(zhuǎn)變，通過(guò)推動(dòng)政府?dāng)?shù)據(jù)和文件的再利用以創(chuàng)造可觀的經(jīng)濟(jì)效益，主要任務(wù)包括：

（1）到2019財(cái)年，NARA每年將對(duì)聯(lián)邦機(jī)構(gòu)10%的文件管理實(shí)踐進(jìn)行檢查，以確保聯(lián)邦電子郵件和其他永久性電子文件以電子格式進(jìn)行管理，主要策略包括復(fù)審檢查到的問(wèn)題、根據(jù)未來(lái)檢查的需要修改基準(zhǔn)、開(kāi)發(fā)評(píng)估程序、建立檢查單位。

（2）到2022年12月31日，NARA將盡最大可能不再接收傳統(tǒng)格式的文件的轉(zhuǎn)移，僅以電子格式和適當(dāng)?shù)脑獢?shù)據(jù)接收文件，主要策略包括建立評(píng)估流程、重新設(shè)計(jì)文件管理培訓(xùn)、制定永久文件數(shù)字化和模擬原件適當(dāng)處置的政策、培養(yǎng)模擬文件的大規(guī)模數(shù)字化能力，轉(zhuǎn)移臨時(shí)模擬文件存儲(chǔ)。

（3）到2025財(cái)年，至少有15個(gè)外部來(lái)源將把國(guó)家檔案目錄的NARA數(shù)集作為主要來(lái)源，主要策略包括增強(qiáng)NARA的應(yīng)用程序編程接口（API）、建立新的公私伙伴關(guān)系、發(fā)展與其他文化機(jī)構(gòu)的合作關(guān)系，吸引新的私人投資。

2.4 目標(biāo)4：通過(guò)我們的員工建設(shè)我們的未來(lái)。該目標(biāo)是指NARA將建立一個(gè)包容的、賦權(quán)的工作環(huán)境，注重培養(yǎng)員工，打造具有完成機(jī)構(gòu)目標(biāo)所需技能的多元化員工隊(duì)伍，主要任務(wù)包括：

（1）各級(jí)職員參加正式的領(lǐng)導(dǎo)力發(fā)展計(jì)劃活動(dòng)，主要策略為重新設(shè)計(jì)NARA的主管發(fā)展計(jì)劃、定期進(jìn)行培訓(xùn)、增強(qiáng)NARA的交叉培訓(xùn)、提供擴(kuò)展課程、制定標(biāo)準(zhǔn)和指標(biāo)評(píng)估計(jì)劃。

（2）填補(bǔ)空缺職位，主要策略為改善人力資本業(yè)務(wù)流程、調(diào)整人力資本辦公室的服務(wù)、確保經(jīng)理和人力資源人員經(jīng)過(guò)適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)。

（3）為員工提供清晰的職業(yè)發(fā)展途徑，主要策略為重新設(shè)計(jì)前線職位、調(diào)整主管與員工的比率、發(fā)展新職位、解決職業(yè)發(fā)展障礙，建立包容的工作環(huán)境。

（4）制定職業(yè)發(fā)展計(jì)劃支持向電子文件的轉(zhuǎn)變，主要策略為確定職業(yè)能力和要求、轉(zhuǎn)變技能培訓(xùn)計(jì)劃、擴(kuò)大NARA的交叉培訓(xùn)計(jì)劃、制定發(fā)展計(jì)劃，培養(yǎng)專業(yè)能力。

3 檔案機(jī)構(gòu)數(shù)字轉(zhuǎn)型要點(diǎn)識(shí)別：解析NARA《戰(zhàn)略計(jì)劃2018-2022》

3.1 多元化的轉(zhuǎn)型理念。NARA旨在將其升級(jí)為動(dòng)態(tài)和現(xiàn)代的機(jī)構(gòu)，它的轉(zhuǎn)型理念并不限定于某個(gè)維度，而是從社會(huì)、文化、技術(shù)等方面全面體現(xiàn)，由此豐富了檔案機(jī)構(gòu)數(shù)字轉(zhuǎn)型的內(nèi)涵。從NARA的戰(zhàn)略計(jì)劃來(lái)看，轉(zhuǎn)型理念表現(xiàn)為：

第一，以開(kāi)放政府為導(dǎo)向與框架。NARA認(rèn)為開(kāi)放政府是美國(guó)重要的建設(shè)內(nèi)容，擁有海量信息資源且對(duì)聯(lián)邦機(jī)構(gòu)的文件管理有著關(guān)鍵監(jiān)督與指導(dǎo)作用的NARA是開(kāi)放建設(shè)中不可或缺的組成，也是NARA積極參與社會(huì)建構(gòu)的契機(jī)，NARA應(yīng)當(dāng)作為引領(lǐng)者來(lái)推進(jìn)美國(guó)聯(lián)邦政府的開(kāi)放政府構(gòu)建。由此，NARA需以開(kāi)放政府的透明、參與、協(xié)作為原則，以開(kāi)放政府的主體內(nèi)容為框架確定NARA的定位、目標(biāo)以及具體任務(wù)。

第二，創(chuàng)新理念的全面融合。NARA將創(chuàng)新視作核心價(jià)值之一，認(rèn)為創(chuàng)新是應(yīng)對(duì)各方面挑戰(zhàn)的必備要素，因而需貫穿于檔案機(jī)構(gòu)建設(shè)各項(xiàng)內(nèi)容中。例如，NARA要求將提升員工的創(chuàng)造力和創(chuàng)新中心的建設(shè)作為重點(diǎn)。

第三，技術(shù)的前沿追蹤與應(yīng)用。在NARA看來(lái)，技術(shù)既是檔案機(jī)構(gòu)的轉(zhuǎn)型動(dòng)因也是解決方案。因而，電子文件管理、檔案數(shù)字化、各類數(shù)字平臺(tái)和工具的利用都在戰(zhàn)略中得到凸顯。

3.2 基于檔案資源的全面數(shù)字化深化利用。深化檔案利用被NARA設(shè)定為四大目標(biāo)之一，其余三個(gè)目標(biāo)也是要實(shí)現(xiàn)檔案資源更優(yōu)質(zhì)的開(kāi)發(fā)利用，因而利用被NARA設(shè)定為檔案機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)型的核心，這是在于檔案信息資源是NARA最為顯著的資本，也是NARA引領(lǐng)開(kāi)放政府的根本所在。因而，NARA的數(shù)字轉(zhuǎn)型圍繞開(kāi)放利用的對(duì)象、主體、方式展開(kāi)，顯著表現(xiàn)為檔案資源的全面數(shù)字化。為了應(yīng)用先進(jìn)的信息與通訊技術(shù)，檔案資源的數(shù)字化能夠支持深度精準(zhǔn)的挖掘與利用，這在戰(zhàn)略中體現(xiàn)為：一是歷史檔案資源的數(shù)字化，這要求在盡可能開(kāi)放歷史檔案資源的同時(shí)實(shí)現(xiàn)線上線下的雙重建設(shè)，因而從充實(shí)與優(yōu)化目錄到檔案整體內(nèi)容的上線都在戰(zhàn)略中凸顯。二是現(xiàn)行文件均要求以數(shù)字格式形成、管理和接收。為了與數(shù)字技術(shù)同步，更好地融入當(dāng)前的數(shù)字環(huán)境，從檔案機(jī)構(gòu)倒逼文件形成機(jī)構(gòu)的數(shù)字辦公環(huán)境建設(shè)已成為重要趨勢(shì)。三是深入探索數(shù)據(jù)技術(shù)與檔案利用。隨著技術(shù)的發(fā)展，數(shù)據(jù)層級(jí)的檔案利用也得到關(guān)注，如何應(yīng)用數(shù)據(jù)技術(shù)開(kāi)發(fā)利用檔案也在戰(zhàn)略中顯現(xiàn)。

3.3 多層次的主體協(xié)同機(jī)制構(gòu)建。協(xié)作亦是NARA的數(shù)字轉(zhuǎn)型中倡導(dǎo)的精神，從中融合于管理主體的拓展之中，將文件與檔案管理有效銜接，在文件的全生命周期中實(shí)現(xiàn)各利益相關(guān)的多層次協(xié)同。這主要表現(xiàn)為：第一，檔案機(jī)構(gòu)內(nèi)部的有效整合與協(xié)作。NARA強(qiáng)調(diào)轉(zhuǎn)型的重要成果是NARA作為整體的升級(jí)而非只是各部分優(yōu)化。因而，在戰(zhàn)略中，NARA號(hào)召優(yōu)化組織架構(gòu)，更多地基于工作目標(biāo)設(shè)定組織模塊和層級(jí)，從官僚的組織架構(gòu)導(dǎo)向扁平的與業(yè)務(wù)密切關(guān)聯(lián)更具交流與共享能力的網(wǎng)絡(luò)。第二，檔案機(jī)構(gòu)與聯(lián)邦機(jī)構(gòu)的合作實(shí)現(xiàn)文件檔案管理的無(wú)縫連接。檔案機(jī)構(gòu)要將文件檔案管理的前沿理念與方法嵌入聯(lián)邦機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)運(yùn)行中，通過(guò)文件管理對(duì)機(jī)構(gòu)效率的提升以獲取聯(lián)邦機(jī)構(gòu)對(duì)文件管理政策的了解與落實(shí)，從而保障真實(shí)、可靠且符合檔案機(jī)構(gòu)要求的文件在前端得到形成與維護(hù)。第三，檔案機(jī)構(gòu)與公眾的廣泛合作。公眾參與作為NARA轉(zhuǎn)變工作模式的重要方向在戰(zhàn)略中凸顯，在滿足公眾檔案需求的前提下吸納公眾的集體智慧和投入從而幫助NARA完成繁重復(fù)雜的工作。通過(guò)建立與不同主體在不同方面與流程的合作，NARA能夠更好地應(yīng)對(duì)數(shù)字轉(zhuǎn)型中不同類型的挑戰(zhàn)。

3.4 多措施優(yōu)化檔案人才培養(yǎng)。檔案專業(yè)人員發(fā)展未能及時(shí)滿足數(shù)字轉(zhuǎn)型帶來(lái)的一系列管理要求成為檔案機(jī)構(gòu)面臨的重要挑戰(zhàn)，因而NARA提倡要將人才培養(yǎng)納入到數(shù)字轉(zhuǎn)型的重要構(gòu)件中，從而為持續(xù)且不斷變化的數(shù)字轉(zhuǎn)型提供充分的智力支持。這主要從以下方面體現(xiàn)：第一，領(lǐng)導(dǎo)理念的培養(yǎng)與貫徹。與以往將檔案管理人員視作相對(duì)被動(dòng)或追隨其他機(jī)構(gòu)要求的狀態(tài)不同，NARA將檔案機(jī)構(gòu)作為政府升級(jí)建設(shè)中引領(lǐng)者的理念同樣嵌入到人才培養(yǎng)中，要求雇員要有更加主動(dòng)積極的領(lǐng)導(dǎo)理念，并貫徹于內(nèi)部的工作以及與外部的協(xié)同中，既做專業(yè)領(lǐng)域的領(lǐng)先者，也要做社會(huì)建構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)者。第二，將雇員的職業(yè)發(fā)展與檔案機(jī)構(gòu)的發(fā)展相融合。NARA提倡要針對(duì)不同職能、業(yè)務(wù)與職位的雇員設(shè)計(jì)不同的發(fā)展規(guī)劃，在整體發(fā)展的框架下提倡雇員個(gè)人的職業(yè)發(fā)展。第三，培養(yǎng)數(shù)字背景下的綜合技能。NARA倡導(dǎo)要為雇員提供不同方面的培訓(xùn)，不僅要有傳統(tǒng)的檔案管理基礎(chǔ)，更要有人文、技術(shù)等方面的學(xué)習(xí)精神與相關(guān)培訓(xùn)，從而形成立足于數(shù)字轉(zhuǎn)型中的綜合性人才。

4 啟示：檔案機(jī)構(gòu)數(shù)字轉(zhuǎn)型策略

信息與通訊技術(shù)已是人類世界向前推進(jìn)的重要驅(qū)動(dòng)力，隨著人工智能、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、區(qū)塊鏈等技術(shù)應(yīng)用的成熟乃至新技術(shù)的出現(xiàn)，信息環(huán)境相應(yīng)發(fā)生變革，為了適應(yīng)不同變量在數(shù)字轉(zhuǎn)型中的變化，檔案機(jī)構(gòu)的數(shù)字轉(zhuǎn)型需持續(xù)推進(jìn)。這也是我國(guó)檔案機(jī)構(gòu)所面臨的挑戰(zhàn)與契機(jī)，在當(dāng)下著力于數(shù)字檔案館、電子文件管理、新媒體應(yīng)用的情況下，我國(guó)亦形成了一系列數(shù)字轉(zhuǎn)型成果，構(gòu)建應(yīng)對(duì)數(shù)字挑戰(zhàn)的綜合能力，但對(duì)比美國(guó)等發(fā)達(dá)國(guó)家的前瞻性戰(zhàn)略，我國(guó)在管理理念、對(duì)象、主體、技術(shù)方面尚有需優(yōu)化之處?；贜ARA《戰(zhàn)略計(jì)劃2018-2022》的統(tǒng)籌、布局與規(guī)劃，可從如下方面構(gòu)建數(shù)字轉(zhuǎn)型的策略：

4.1基于信息深化檔案資源建設(shè)。數(shù)字技術(shù)有助于將檔案作為信息資源予以挖掘，從中深度呈現(xiàn)其背景、形式與內(nèi)容信息，因而在數(shù)字轉(zhuǎn)型中檔案機(jī)構(gòu)需從簡(jiǎn)單的整理和保管檔案轉(zhuǎn)向深度開(kāi)發(fā)，將檔案作為信息資源的核心組成予以認(rèn)識(shí)、理解、管理、保存與利用，借助技術(shù)整合檔案以成為更具開(kāi)發(fā)與應(yīng)用性的信息資源。通過(guò)數(shù)字技術(shù)的支持，文件所形成的信息資源無(wú)論是作為整體還是深度的部分挖掘，都將有著豐富的體系，所開(kāi)發(fā)的產(chǎn)品與服務(wù)在內(nèi)容和形式上都會(huì)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出現(xiàn)有的想象力，用于支持未來(lái)數(shù)字世界的運(yùn)轉(zhuǎn)，例如為人工智能、大數(shù)據(jù)等產(chǎn)業(yè)提供豐富可靠的信息資源及其管理方法。

4.2優(yōu)化信息與通訊技術(shù)的應(yīng)用。在檔案保管、開(kāi)發(fā)與利用的一系列流程中積極應(yīng)用數(shù)字技術(shù)的工具屬性：第一，打造數(shù)字檔案館為檔案機(jī)構(gòu)數(shù)字轉(zhuǎn)型提供全面支持。一方面是通過(guò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案的全面數(shù)字化。這既要求通過(guò)數(shù)字化工具與技術(shù)將紙質(zhì)、模擬等格式的檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字格式，且充分描述好數(shù)字化資源，也要求與形成機(jī)構(gòu)達(dá)成共識(shí)，以數(shù)字形式形成、保存、管理與接收檔案。另一方面，數(shù)字資源要通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)上線，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的在線利用。第二，充分應(yīng)用數(shù)字技術(shù)，在檔案管理活動(dòng)中應(yīng)用各種數(shù)字工具、系統(tǒng)與平臺(tái)等。第三，以信息與通訊技術(shù)深化檔案的開(kāi)發(fā)與利用，借助技術(shù)檔案信息資源開(kāi)發(fā)與利用從內(nèi)容到形式實(shí)現(xiàn)了巨大升級(jí)。

4.3 依托公眾參與優(yōu)化主體協(xié)同機(jī)制。數(shù)字轉(zhuǎn)型中透明、參與、協(xié)作是管理變革的重要方向，因而除了優(yōu)化檔案機(jī)構(gòu)與業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)的協(xié)同外，公眾參與是需要拓展與深入考量與落實(shí)的。公眾參與檔案機(jī)構(gòu)的建設(shè)可從如下方面予以升級(jí)：第一，檔案數(shù)字化。這是從公眾可作為志愿者來(lái)充實(shí)檔案工作隊(duì)伍的視角展開(kāi)，既包括公眾可到檔案機(jī)構(gòu)中參與檔案的掃描，亦涵蓋公眾對(duì)檔案內(nèi)容予以整合例如對(duì)檔案背景信息的補(bǔ)充、主題詞的優(yōu)化等。這意味著檔案數(shù)字化的外包可以將部分工作轉(zhuǎn)向基于集體智慧的眾包。第二，公眾可幫助補(bǔ)充檔案資源。公眾作為社會(huì)活動(dòng)的實(shí)踐者，擁有同政府等官方機(jī)構(gòu)不同的檔案資源，公眾可依據(jù)檔案機(jī)構(gòu)的需求共享相應(yīng)的資源，例如家庭、社區(qū)的發(fā)展記錄。第三，公眾參與檔案政策的制定與實(shí)施，這是社會(huì)治理框架下必然實(shí)現(xiàn)的管理方式，檔案機(jī)構(gòu)的戰(zhàn)略、目標(biāo)、職能、工作任務(wù)等都可以引入公眾的監(jiān)督和參與。尤其是在數(shù)字轉(zhuǎn)型中面對(duì)多方面的挑戰(zhàn)及時(shí)借助公眾來(lái)自不同領(lǐng)域的經(jīng)驗(yàn)和優(yōu)勢(shì)，既能夠更好地考慮多方面的需求，也能利用好公眾在不同方面與層次的智慧來(lái)解決不同的困難。

4.4 將創(chuàng)新與學(xué)習(xí)理念融合于檔案機(jī)構(gòu)整體建設(shè)中。數(shù)字技術(shù)引發(fā)檔案機(jī)構(gòu)運(yùn)營(yíng)的理念與方法產(chǎn)生變革，且這樣的變革是持續(xù)進(jìn)行的，因而創(chuàng)新與學(xué)習(xí)的理念要全方面融合于檔案機(jī)構(gòu)的整體建設(shè)中。第一，管理主體層面，一方面組織機(jī)構(gòu)要進(jìn)行調(diào)整從而保障創(chuàng)新與學(xué)習(xí)得以落實(shí)，可借鑒NARA在高層設(shè)立創(chuàng)新主管的做法來(lái)領(lǐng)銜與貫徹創(chuàng)意工作與文化建設(shè)。另一方面，實(shí)現(xiàn)檔案人才綜合能力的持續(xù)構(gòu)建和拓展，這意味著檔案機(jī)構(gòu)的人才隊(duì)伍建設(shè)并非一蹴而就的，而是要根據(jù)機(jī)構(gòu)目標(biāo)和外部環(huán)境的變化而不斷識(shí)別所需能力，在引入新人才的同時(shí)升級(jí)原有人才的能力構(gòu)建。第二，管理對(duì)象要跟隨技術(shù)的變化而相應(yīng)調(diào)整，例如在當(dāng)前倡導(dǎo)數(shù)據(jù)治理的趨勢(shì)下，從數(shù)據(jù)角度理解、管理、開(kāi)發(fā)與利用檔案是必然要求，因而在開(kāi)放數(shù)據(jù)和大數(shù)據(jù)的框架下開(kāi)展工作也是必須的。第三，管理技術(shù)的創(chuàng)新應(yīng)用，信息與通訊技術(shù)處于日新月異的發(fā)展中，這要求檔案機(jī)構(gòu)要及時(shí)追蹤前沿技術(shù)，深入理解技術(shù)的內(nèi)容，思考技術(shù)能用于檔案管理的哪些方面以及怎么用。例如，在人工智能熱的今天，檔案機(jī)構(gòu)與人工智能的相互關(guān)系就需要得到及時(shí)的探索。

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