文書檔案電子化管理的措施分析

李玉梅

摘 要：文書檔案管理的信息化、電子化建設(shè)是時代發(fā)展的趨勢和要求，文書檔案是單位運營管理中的真實客觀的記錄，對于單位管理有不可忽視的重大意義和作用。在當前計算機信息化技術(shù)普及的趨勢下，單位辦公自動化生成的各種文書都要采用電子化的管理模式和方法，進行電子化流轉(zhuǎn)、歸檔、存儲和利用，要充分發(fā)揮文書檔案電子化管理的優(yōu)勢特點，確保文書檔案信息的準確、完整和系統(tǒng)化，采用切實有效的文書檔案電子化管理措施和方法，全面發(fā)揮文書檔案的現(xiàn)實應(yīng)用價值和效能。

關(guān)鍵詞：文書檔案；電子化；管理；措施

中圖分類號：G270.7；G275.2 文獻標識碼：A 文章編號：1009 — 2234（2018）04 — 0147 — 03

文書檔案是單位發(fā)展活動的重要載體，如何實現(xiàn)文書檔案電子化管理和應(yīng)用，使之更為準確、完整、高效和安全，是當前思考的重要課題和內(nèi)容。在當前計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)迅猛發(fā)展的背景下，文書檔案要逐漸由傳統(tǒng)的管理模式向電子化、數(shù)字化的管理模式轉(zhuǎn)變，在充分理解和把握文書檔案電子化管理的理論基礎(chǔ)的前提下，利用文書檔案電子化管理的優(yōu)勢，較好地實現(xiàn)文書檔案電子化管理的采集、整理、歸檔、存儲和利用，最大化地發(fā)揮出文書檔案電子化管理的效能，突顯文書檔案的現(xiàn)代化、電子化管理價值。

一、文書檔案電子化的理論基礎(chǔ)分析

文書檔案電子化管理是由傳統(tǒng)紙質(zhì)的文件管理方式向電子化管理方式轉(zhuǎn)變的一種趨勢和方向，要結(jié)合計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)，將繁復(fù)的辦公行為轉(zhuǎn)變?yōu)楸阌诓樵?、存儲和利用的電子文件，實現(xiàn)由手工檔案管理模式向智能檔案管理模式的轉(zhuǎn)變。由于文書檔案涉及國家、社會生活的各個方面的內(nèi)容，覆蓋面極其寬泛，表現(xiàn)出極其豐富的內(nèi)容和多樣化的形式，因而文書檔案體現(xiàn)出綜合性的特點，并且由于大多數(shù)文書檔案都局限于單位內(nèi)部使用，并沒有較高的開放性，顯示出其相對保密性的特點。簡言之，文書檔案是單位各類管理活動中辦理完畢且具有保存價值的文書形式，具有自身的屬性特點和規(guī)律性。在文書檔案電子化的過程中，要進行觀念的更新，并充分認識到文書檔案電子化的理論基礎(chǔ)和依據(jù)，具體包括以下方面：

1.文件生命周期理論

這一理論關(guān)注文書檔案形成的全部過程，包括文件產(chǎn)生到銷毀的全部流程和環(huán)節(jié)，也即文件的歷史價值永久保存或消失的整個運動過程，文件生命周期理論側(cè)重于對文件的基本屬性及管理者主體行為之間的關(guān)系的研究，是對文書檔案運動全程的特點和規(guī)律性的一種客觀描述和闡釋，在這個理論觀點之下，認為文書檔案電子化管理可以從三個階段來認識和理解，即：現(xiàn)行階段、暫行保存階段、永久保存階段，顯現(xiàn)出文書檔案電子化管理的動態(tài)化過程和狀態(tài)。

2.前端控制理論

這一理論強調(diào)全程控制的原則和理念，針對文書檔案電子文件的生成全程進行統(tǒng)一規(guī)整化的設(shè)計、部署和要求，使電子文件在由生成到歸檔的整個運動過程中統(tǒng)歸于預(yù)先設(shè)定的系統(tǒng)之中，并使文書檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）及其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)相鏈接和嵌合，成為一體化的電子化管理系統(tǒng)，還要對文書檔案整個業(yè)務(wù)流程加以重組和優(yōu)化，同時進行文書檔案電子文件的超前控制和監(jiān)督，確保文書檔案管理電子化流程全程處于可控的管理狀態(tài)之下。

3.文檔一體化理論

這一理論以文件的生命周期理論為基礎(chǔ)前提，借助于計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息化技術(shù)，將文件處理流程與檔案管理流程相互鏈接和整合，使之成為有機的整體，成為文書檔案電子化管理系統(tǒng)工程中的兩大子模塊，并且為了使文書處理與檔案管理更好地銜接，還要從組織制度、機構(gòu)、管理方式、工作流程等方面入手，對其進行科學(xué)化、自動化的管理，使電子化文件在整個系統(tǒng)之中處于全面控制和綜合管理的狀態(tài)，在規(guī)范化、電子化的公文處理前提下，實現(xiàn)對文書檔案的超前控制和監(jiān)督管理，使電子文件在經(jīng)由規(guī)范化的處理之后，成為具有存儲和利用價值的文書檔案電子化文件，從而更為便捷地實現(xiàn)對文書檔案的查詢和檢索，也使文書檔案卷宗更為系統(tǒng)化和科學(xué)化。

二、文書檔案電子化管理的優(yōu)勢分析

從文書檔案電子化管理的信息采集來看，它可以充分利用電子化的方式實現(xiàn)檔案信息的采集和保存，將紙質(zhì)的文件轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的存儲文件，極大地提升了信息采集的工作效率，降低了文書檔案信息采集的成本，拓寬了文書檔案信息的來源。同時，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書檔案要受到環(huán)境的制約和約束，對于環(huán)境的保管要求也較高，如：溫度條件、濕度條件等，還要經(jīng)受可能出現(xiàn)的蟲蛀、腐蝕等現(xiàn)象，在頻繁多次的檔案借閱和使用過程中還不可避免地受到損壞。因此，文書檔案電子化管理可以較好地規(guī)避傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的保管缺陷，具有占用空間小、存儲量大、易于保管和存儲且可以持久性保存的優(yōu)勢。

從文書檔案電子化管理的整理來看，文書檔案信息由采集進入到整理階段，要進行各種流程，如：檔案的分類、創(chuàng)建索引信息等，要進行科學(xué)合理的電子化處理，才能更好地彰顯文書檔案電子化管理的價值和效能。

三、文書檔案電子化管理建設(shè)進程中存在的問題分析

在辦公自動化技術(shù)的應(yīng)用之下，衍生出文書檔案電子化管理的相關(guān)概念和內(nèi)容，在當前科學(xué)技術(shù)突飛猛進的趨勢下，文書檔案管理實現(xiàn)了自身較大的突破，然而，在實踐發(fā)展進程中也顯示出以下幾個方面的問題和不足：

1.辦公自動化應(yīng)用程度與文書檔案電子化管理尚未完全對接

部分單位由于受到資金等條件的限制，配置的辦公自動化設(shè)備極為有限，還有大多數(shù)部門在采用紙質(zhì)文件傳遞信息，并沒有達到全面足夠的辦公自動化普及程度，缺乏各部門、各層級之間的良好、通暢交流和配合，這就無法使辦公自動化應(yīng)用與文書檔案電子化管理相對接，制約了文書檔案電子化管理的發(fā)展進程，成為了文書檔案電子化管理的阻滯，降低了檔案電子化管理的效率和質(zhì)量。

2.觀念缺乏更新導(dǎo)致文書檔案電子化利用率較低

在文書檔案電子化建設(shè)過程中，部分人員還仍舊沿襲傳統(tǒng)的觀念和管理思維，習(xí)慣于采用人工手動操作的方式進行文書檔案的借閱和檢索，而沒有將文書檔案管理的電子化納入到管理全程之中，僅僅是在檔案文字的錄入、整理、編輯等過程中采用計算機自動化操作和運用，然而并沒有將計算機信息化技術(shù)融入到文書檔案電子化管理全程，這就使文書檔案電子化利用率不高，導(dǎo)致出現(xiàn)文書檔案電子化管理中的資源浪費現(xiàn)象。

3.文書檔案軟硬件的通用性存在問題

由于不同組織機構(gòu)的文書檔案管理工作中的計算機系統(tǒng)存在不相容的問題，計算機型號、規(guī)格等硬件存在差異性較大的現(xiàn)象，軟件的應(yīng)用也存在一定的差異，不同的辦公自動化軟件難以通用，對于文檔資料的信息檢索、利用和管理也顯現(xiàn)出不相契合的狀態(tài)，這就使文書檔案錄入、編輯、整理等環(huán)節(jié)要耗費更多的時間和精力，降低了文書檔案電子化管理的效率。

4.文書檔案電子化管理標準不夠健全

原先的文書檔案電子化管理存在卷宗質(zhì)量較低、著錄細則相容性較差等問題，并缺乏健全的電子化管理標準，這就使文書檔案電子化管理的效率相對較低。另外，還有部分文件出于某種特殊原因而無法直接錄入到計算機電子化管理系統(tǒng)之中，而需要依賴于人工手動完成，為此，有必要推廣和應(yīng)用標準專業(yè)系統(tǒng)，以確保文書檔案的全面電子化管理。

四、文書檔案電子化管理的提升措施分析

1.提升文書檔案電子化管理意識，完善電子化管理制度

單位領(lǐng)導(dǎo)者要提升對文書檔案電子化管理的意識，充分認識到文書檔案電子化管理的現(xiàn)實應(yīng)用價值和功能，意識到文書檔案電子化管理對于單位管理決策的重要性，應(yīng)當在單位的日常發(fā)展規(guī)劃部署中納入文書檔案電子化管理內(nèi)容，使之成為單位的重要議事日程之一，能夠按規(guī)劃、有條不紊地開展和進行，較好地促進單位文書檔案電子化建設(shè)。

在提升文書檔案電子化管理意識的前提下，要從制度入手，完善和健全文書檔案電子化管理的相關(guān)制度體系，包括文書檔案的文件保密制度、收集整理制度、檢索制度、歸檔制度、統(tǒng)計制度等，使這些制度相互整合和鏈接，為文書檔案的電子化管理奠定制度基礎(chǔ)。同時，在文書檔案電子化管理的制作、編輯和歸檔等環(huán)節(jié)之中，還要統(tǒng)一和規(guī)范其標準，避免相互之間銜接不夠緊密甚至脫節(jié)的現(xiàn)象，更好地健全文書檔案電子化管理的標準化和規(guī)范性。另外，還要重視文書檔案電子化管理的專人負責制，要從文書檔案電子化管理的連續(xù)性和完整性的角度考慮，盡量減少文書檔案電子化管理人員的組織調(diào)整或崗位異動，這主要是由于文書檔案管理工作需要定期整理并歸檔分類，這就要求有專業(yè)人員在較長的時間內(nèi)保持穩(wěn)定，以便于他們進行定期、有序的文書檔案電子化管理工作，更為妥善完整地整理和保管文書檔案，以免引起文書檔案資料的損壞，充分體現(xiàn)文書檔案電子化管理的系統(tǒng)性和完整性特點。

2.強化文書檔案電子化管理的日常工作

文書檔案電子化管理的日常管理工作是極其重要而基礎(chǔ)的內(nèi)容，要加強對文書檔案形成過程中的管理、歸檔利用中的管理，要全面把握標準行文的具體要求，對擬定的標題、檔案密級、檔案保管時限等方面進行標注，并及時記錄文件每次修改的時間、簽發(fā)信息等內(nèi)容。同時，還要做好文書電子檔案的歸檔日常管理工作，要確保檔案在規(guī)定的時間內(nèi)及時歸檔，不得延誤，以較好地確保文書電子檔案的完整性和時效性。另外，文書檔案電子化管理工作人員還要勤于收集相關(guān)信息，整理單位日常活動中形成的檔案資料，及時細致地進行篩選、編輯、整理和綜合分析，豐富和完善文書檔案信息，切實發(fā)揮出文書檔案電子化信息功能。

3.促進文檔一體化建設(shè)和管理

基于當前的文書檔案管理的現(xiàn)狀，電子檔案文件完全取代紙質(zhì)檔案文件畢竟是不現(xiàn)實的，因而還要注重做好文書檔案的電子文件和紙質(zhì)文件同步歸檔的管理工作，必須使文書檔案的電子文件與紙質(zhì)文件之間形成一種相互鏈接關(guān)系，通過文本方式和映像方式形成電子文件與紙質(zhì)文件的“通道”，使之成為切合實際的管理方式和制度，能夠較好地實現(xiàn)文書檔案的文檔一體化共存管理，達到優(yōu)勢互補和資源共享的管理目標，并使之成為單位管理決策的憑證和依據(jù)。

4.注重文書檔案電子化管理的方法創(chuàng)新

（1）文書檔案電子文件的收集與歸檔管理。要在文書檔案電子化管理的過程中，加強文書檔案電子文件的收集與歸檔管理的方法創(chuàng)新，由于文檔一體化管理模式要依賴于計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，對于文書檔案電子文件的收集工作要求更高，加之電子文件的形成到歸檔之間有一定的時間間隔，極有可能存在電子文件被修改和刪除的風(fēng)險，因而要做好文書檔案電子文件的及時采集、歸檔和集中保管等工作，盡量避免電子文件由個人分散保管的現(xiàn)象，以較好地保證文書檔案電子文件完整性和集中化管理。同時，在電子文件歸檔管理流程之中，不僅包涵靜態(tài)數(shù)據(jù)信息，而且還有諸多的動態(tài)數(shù)據(jù)信息，如：文件屬性信息、存儲格式、處理工具、版本等靜態(tài)數(shù)據(jù)信息；動態(tài)數(shù)據(jù)信息則是指文件創(chuàng)建、校審、歸檔接收、變更、下載利用等相關(guān)信息，可以實現(xiàn)系統(tǒng)自動提取和錄入，避免受到人為主觀因素的影響和干擾。

（2）文書電子檔案的存儲與備份。文書電子化檔案對于計算機設(shè)備的依賴性極強，它是現(xiàn)代科技的產(chǎn)物，要在計算機技術(shù)和系統(tǒng)的支撐之下實現(xiàn)對不同類型文件的歸檔、存儲和備份管理，并主要采取通用的主流存儲格式，如果采用的是非通用格式的電子檔案文件，則要將其進行必要的格式轉(zhuǎn)換才能進行存儲和備份。另外，鑒于電子檔案文件存儲設(shè)備的成熟性和變更性，還要對不公開的機密電子檔案文件實施脫機保管，以確保電子文件的安全存儲和備份，確保文書檔案文件資料的機密性。另外，對于文書電子檔案的備份、恢復(fù)管理也是極其重要的安全保障，為了確保文書電子檔案的安全性，要建構(gòu)不同層級的備份系統(tǒng)，包括系統(tǒng)備份、數(shù)據(jù)庫備份、網(wǎng)絡(luò)備份、電子原件備份等，使之成為相互補充和完善的電子檔案文件備份及恢復(fù)系統(tǒng)，增強文書檔案管理的電子化水平。

（3）文書電子檔案雙套制保管。電子文書檔案具有自身的優(yōu)勢特點，然而也存在便于修改、拷貝的特點，這就使人們對電子文書檔案的真實性和原始性失去了信任，并因電子檔案傳遞中存在的信息丟失、失真、泄密等情況而對電子檔案文件存有懷疑，認為原始性的紙質(zhì)檔案更具有真實性和說服力。因而，當前的文書檔案電子化管理還要實施“雙軌制”的管理模式，形成多種介質(zhì)并存在的狀態(tài)。

5.加大文書檔案電子化管理的物質(zhì)基礎(chǔ)建設(shè)

要以信息化、電子化為文書檔案建設(shè)管理的標志，加大對文書檔案硬件設(shè)備的投入，使之具有統(tǒng)一的型號和規(guī)格，并開發(fā)使用統(tǒng)一的信息化管理軟件系統(tǒng)，引入具有現(xiàn)代化信息技術(shù)和檔案專業(yè)知識的復(fù)合型人才，從硬件、軟件、人才等方面加強建設(shè)，確保文書電子檔案的信息化傳遞和共享，以堅實的物質(zhì)、人員保障較好地提升文書電子檔案的利用率。

6.強化文書檔案電子化安全管理

文書檔案電子化安全管理還要從系統(tǒng)和員工管理兩個層面加強，從員工管理來說，要通過有效的網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控方式，杜絕和規(guī)避文書檔案電子管理中的人為破壞和侵害行為。從系統(tǒng)管理來看，可以在電子文書檔案傳輸網(wǎng)絡(luò)中設(shè)置隔離帶，使文書檔案電子文件在局域網(wǎng)內(nèi)限制使用，避免文書檔案電子文件流入外網(wǎng)。另外，還要做好文書檔案電子文件的定期殺毒工作，及時發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中存在的安全隱患，確保文書檔案電子文件的安全性。

綜上所述，文書檔案電子化管理是檔案管理與利用的發(fā)展方向和趨勢，在當前網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)滲透和普及的背景下，文書檔案電子化管理要充分利用先進的電子設(shè)備和現(xiàn)代化技術(shù)，促進文書檔案電子化管理的高效性實現(xiàn)。

〔參 考 文 獻〕

〔1〕張巖.淺議文印工作中電子文檔的安全問題〔J〕.改革與開放，2016，（13）.

〔2〕楊紅英.淺談電子文件的歸檔管理工作〔J〕.辦公室業(yè)務(wù)，2013，（17）.

〔3〕劉萌.文書與檔案管理〔M〕.北京：電子工業(yè)出版社，2014.

〔4〕盧竹蘭.關(guān)于文書檔案管理辦公自動化應(yīng)用的幾點思考〔J〕.管理觀察，2013，（22）.

〔5〕周宏云.探討文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用〔J〕.黑龍江史志，2013，（19）.

〔6〕馬玉英.關(guān)于文書檔案管理辦公自動化應(yīng)用的幾點思考〔J〕.黑龍江科技信息，2011，（29）.

〔責任編輯：譚 蕊〕