淺議辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文書檔案管理

張?chǎng)?/p>

摘 要：在辦公自動(dòng)化潮流蓬勃興起的時(shí)代，應(yīng)當(dāng)及時(shí)重視到強(qiáng)化文書檔案管理工作的重要性，并且在日常工作中不斷著手實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的一體化及規(guī)范化?；诖藭r(shí)代發(fā)展的大背景，本文首先分析辦公自動(dòng)化環(huán)境下文書檔案管理工作呈現(xiàn)出的新特征，與此同時(shí)分析現(xiàn)階段文書檔案管理工作的不足之處，接著綜合論述結(jié)果，深度剖析在辦公自動(dòng)化環(huán)境下優(yōu)化文書檔案管理工作的策略，以期具備參考價(jià)值。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化；文書檔案管理；安全防護(hù)措施

隨著科學(xué)技術(shù)水平的升級(jí)發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)始終在不斷的創(chuàng)新演變，極大的更新了社會(huì)生產(chǎn)及社會(huì)生活的常規(guī)模式，不僅推動(dòng)了辦公自動(dòng)化的廣泛應(yīng)用，同時(shí)還促使文書檔案管理工作迎來(lái)了新的時(shí)代。在現(xiàn)代化的辦公自動(dòng)化環(huán)境當(dāng)中，傳統(tǒng)的文書檔案管理模式已經(jīng)發(fā)生了天翻地覆的變革，為社會(huì)生產(chǎn)提供了新的發(fā)展渠道，同時(shí)也帶來(lái)一系列不容忽視的嚴(yán)峻問(wèn)題，亟待在日常管理工作時(shí)加以關(guān)注并解決。

一、淺析辦公自動(dòng)化環(huán)境下文書檔案管理的特點(diǎn)

（一）文書檔案管理更加便捷

在以往的辦公環(huán)境下，最難以處理的環(huán)節(jié)就是文書檔案信息的檢索環(huán)節(jié)，畢竟以人力分析處理大量的文書檔案信息，明顯會(huì)感到吃力，容易增加管理工作的出錯(cuò)率。在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，檔案管理人員完全可以憑借辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)的智能性優(yōu)勢(shì)，自動(dòng)進(jìn)行對(duì)于文書檔案資料的處理和流轉(zhuǎn)，順利完成文書檔案資料從辦公自動(dòng)化系統(tǒng)到檔案管理系統(tǒng)的傳達(dá)，日后就可以憑借檢索到的信息便捷調(diào)取所需的文書檔案資料[1]。

（二）文書檔案管理更加智能

在以往的文書檔案管理工作當(dāng)中，由于保存的文書檔案基本以紙質(zhì)檔案的形式存在，因此具有龐大的檔案文件數(shù)量，導(dǎo)致檔案管理人員時(shí)常面臨著巨大的檔案管理壓力。而辦公自動(dòng)化技術(shù)的發(fā)展，能夠改善以往依靠人力按照規(guī)范要求整合歸納文書檔案的不足之處，使得檔案管理人員只需借助辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理端，就可以輕松的從檔案庫(kù)里調(diào)取指定的文書檔案，快速查看到紙質(zhì)文書檔案記載的相關(guān)資料，具有智能化的特征，極大的縮短了在文書檔案整合以及檢索環(huán)節(jié)所耗費(fèi)的時(shí)間周期。

（三）文書檔案管理更加順暢

辦公自動(dòng)化環(huán)境的發(fā)展，有效的提升了文書檔案一體化管理的效率。在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，檔案管理人員可以及時(shí)將整合到的文書檔案資料按照某種規(guī)律，上傳登記到辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)中，建立具有智能化檢索特征的目錄或者信息標(biāo)簽，日后在查閱的時(shí)候，只需要輸入關(guān)鍵信息，系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)就可以自動(dòng)調(diào)取文檔資料，使得文檔資料的整個(gè)利用環(huán)節(jié)變得順暢有序。

二、淺析辦公自動(dòng)化環(huán)境下文書檔案管理的不足

（一）文書檔案管理具有獨(dú)立性

目前來(lái)看，很多企事業(yè)單位所管理的文書檔案都具有獨(dú)立性的特征。具體表現(xiàn)為管理文書檔案的部門相對(duì)比較分散，不同部門對(duì)于檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范也有所區(qū)別，使得文書管理和檔案管理逐漸實(shí)現(xiàn)了脫節(jié)。再加上部門之間尚未建立協(xié)同合作關(guān)系，使得文書檔案資料難以被管理人員及時(shí)整合為系統(tǒng)的資料文件，不利于文書檔案的重要資料信息得到及時(shí)的利用[2]。

（二）文書檔案保密具有疏漏性

辦公自動(dòng)化環(huán)境不僅為文書檔案的管理帶來(lái)了便利，同時(shí)也增加了電子文檔管理的風(fēng)險(xiǎn)性。再加上文秘工作人員要通過(guò)電腦流轉(zhuǎn)文件，可能存在著攜帶有互聯(lián)網(wǎng)病毒的情況，很容易導(dǎo)致文件在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下被盜取或者被更改，極大的增加了文書檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)性，亟待通過(guò)技術(shù)手段加固企業(yè)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)管理網(wǎng)絡(luò)，保證文書檔案的資料信息不被泄露。

（三）文書檔案管理具有過(guò)時(shí)性

隨著辦公自動(dòng)化發(fā)展腳步的加快，文書檔案的管理工作存在的過(guò)時(shí)性因素逐漸暴露了出來(lái)。一方面在于文書檔案管理人員對(duì)于時(shí)代形勢(shì)的變化不夠敏感，難以及時(shí)學(xué)習(xí)先進(jìn)的文書檔案管理技術(shù)或者理念，導(dǎo)致應(yīng)用的傳統(tǒng)文書檔案管理手段難以滿足辦公自動(dòng)化發(fā)展的需要。還有一方面就是先進(jìn)管理技術(shù)在實(shí)施過(guò)程中總是面臨著各種阻礙，像是容易發(fā)生的信息泄露的問(wèn)題，還沒(méi)有及時(shí)更新能夠加以解決的技術(shù)手段，導(dǎo)致企業(yè)的文書檔案資料面臨著被盜取的風(fēng)險(xiǎn)。

三、淺析辦公自動(dòng)化環(huán)境下文書檔案管理的策略

（一）促使部門協(xié)同管理文書檔案

隨著辦公自動(dòng)化在國(guó)際范圍的逐漸推廣壯大，各行各業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)模式都在不斷隨之升級(jí)和創(chuàng)新，這也使得辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文書檔案管理工作，面臨著跟隨時(shí)代發(fā)展提出的新要求，盡快實(shí)現(xiàn)管理方式創(chuàng)新的要求。在辦公自動(dòng)化環(huán)境當(dāng)中，每一個(gè)辦公室或者每一個(gè)臺(tái)站都屬于我局機(jī)關(guān)的有機(jī)分支，這些獨(dú)立的個(gè)體共同構(gòu)成了我局總體的管理系統(tǒng)，因此文書檔案不會(huì)再以“卷”作為管理的單位，而且轉(zhuǎn)變?yōu)榱恕拔募睘閱挝坏淖酉到y(tǒng)[3]。這就要求臺(tái)辦室要將每份文書檔案按照標(biāo)注的作者、歸檔日期、獨(dú)立編號(hào)等信息，借助局域網(wǎng)進(jìn)行整合，之后再直接載入到臺(tái)站的檔案庫(kù)中，建立基于辦公自動(dòng)化環(huán)境下全新的文書檔案管理順序及目錄，日后按照文書檔案登記的順序直接進(jìn)行管理即可，真正做到將文書檔案轉(zhuǎn)化為自動(dòng)化的電子文件檔案，反過(guò)來(lái)促進(jìn)各臺(tái)站間辦公效率的提升，同時(shí)強(qiáng)化文書檔案管理部門及技術(shù)部門的協(xié)同合作關(guān)系，逐步構(gòu)建具有多部門有機(jī)配合、協(xié)同合作特征的辦公自動(dòng)化文書檔案管理模式。

（二）確保文書檔案管理的規(guī)范化

在如今的辦公自動(dòng)化環(huán)境下，文書檔案歸檔管理工作的覆蓋范圍和目標(biāo)對(duì)象都有了很大的擴(kuò)充，一定程度上為文書檔案的規(guī)范化管理帶來(lái)了挑戰(zhàn)，這要求文書檔案管理人員及時(shí)跟進(jìn)文書檔案的全流程工作，推動(dòng)文檔資料的一體化管理。例如，辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文書檔案，存在形式主要變成了紙質(zhì)文件檔案以及電子文件檔案兩大類，常規(guī)的紙質(zhì)檔案管理起來(lái)相對(duì)容易，但要注意將電子文件歸檔到指定的系統(tǒng)當(dāng)中。同時(shí)，在將電子文件轉(zhuǎn)入到檔案庫(kù)的時(shí)候，需要確保管理流程的符合規(guī)定，統(tǒng)一為電子文件制定規(guī)范化的著錄標(biāo)準(zhǔn)，輔助相關(guān)部門按照規(guī)定的歸檔職責(zé)、范圍以及管理權(quán)限，配合檔案管理人員的管理工作。至于文書檔案的具體管理流程，要從文件的產(chǎn)生、運(yùn)轉(zhuǎn)處理以及歸檔處理三大主要方面入手，在歸檔到檔案庫(kù)的前期就嚴(yán)格把控好電子文件資料及紙質(zhì)文件資料，力爭(zhēng)處理好每一項(xiàng)細(xì)節(jié)和每一項(xiàng)流程，以完善的前期管理工作來(lái)確保后期歸入數(shù)據(jù)庫(kù)工作的周到，最終從細(xì)節(jié)處落手真正考慮到文書檔案管理工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)，有效推動(dòng)文書檔案的規(guī)范化管理。

（三）落實(shí)文書檔案安全防護(hù)管理

對(duì)于辦公自動(dòng)化的發(fā)展來(lái)說(shuō)，對(duì)于文書檔案進(jìn)行有效的安全防護(hù)管理，有利于維護(hù)臺(tái)站機(jī)密性文書檔案的安全性，最終促進(jìn)臺(tái)站內(nèi)部整個(gè)文書檔案管理系統(tǒng)的高效運(yùn)行，因此需要從多個(gè)方面入手開展安全管理工作。例如，臺(tái)站可以首先從文檔管理系統(tǒng)的軟硬件設(shè)施入手，切實(shí)運(yùn)用防病毒、防攻擊以及具有高度保密性能的安全防護(hù)技術(shù)，率先強(qiáng)化對(duì)于管理系統(tǒng)軟硬件設(shè)施的安全保護(hù)。接著，臺(tái)站還需要在辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)及外部網(wǎng)絡(luò)做好安全隔離設(shè)置，并且注意在電臺(tái)內(nèi)部的辦公自動(dòng)化管理網(wǎng)絡(luò)和外部網(wǎng)絡(luò)之間采取物理隔離措施，徹底將辦公自動(dòng)化的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)和外部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)隔離防護(hù)。另外，各臺(tái)站還應(yīng)當(dāng)積極完善能夠?yàn)檗k公自動(dòng)化環(huán)境保駕護(hù)航的文檔安全管理制度，促使辦公室負(fù)責(zé)檔案的職工樹立高度的安全意識(shí)，抽調(diào)業(yè)務(wù)能力及安全防護(hù)技術(shù)都過(guò)硬的檔案管理人員組建安全管理團(tuán)隊(duì)，專門負(fù)責(zé)落實(shí)單位的文書檔案管理制度，輔助技辦室等相關(guān)部門嚴(yán)格落實(shí)文書檔案的規(guī)范化收集及整合，以此確保單位的文檔安全管理制度得到有效的落實(shí)。

（四）轉(zhuǎn)變辦公文書檔案管理思想

無(wú)論是在以往的辦公環(huán)境下，還是在新型的辦公自動(dòng)化環(huán)境下，文書檔案管理工作始終都是企業(yè)開展經(jīng)營(yíng)管理工作的基礎(chǔ)，只是需要檔案管理人員與時(shí)俱進(jìn)積極轉(zhuǎn)變文檔的管理思想。例如，臺(tái)站可以多次開展針對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，首先進(jìn)一步鍛煉強(qiáng)化檔案管理人員的專業(yè)技能，促使管理人員在崗?fù)瓿衫^續(xù)教育，在此環(huán)節(jié)還要注意培養(yǎng)提高檔案管理人員的政治覺悟，使其在工作實(shí)踐當(dāng)中能夠懷著高度的責(zé)任心，積極落實(shí)文書檔案管理的細(xì)節(jié)性工作，成為能夠被領(lǐng)導(dǎo)信得過(guò)的檔案管理人才。其次，各臺(tái)站要督促檔案管理人員積極學(xué)習(xí)辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文書檔案管理方式，改善已經(jīng)過(guò)時(shí)的管理觀念和管理方式，主動(dòng)借鑒學(xué)習(xí)國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的檔案管理技能，從而顯著提升自己在收集、整合以及鑒別、歸納文書檔案方面的專業(yè)程度，最終為電臺(tái)辦公自動(dòng)化文書檔案管理提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，現(xiàn)階段辦公自動(dòng)化環(huán)境向全社會(huì)范圍內(nèi)的逐漸覆蓋，一定程度上為文書檔案管理工作的開展帶來(lái)了革新的動(dòng)力，但同時(shí)也對(duì)文書檔案管理涉及到的各方面工作帶來(lái)了壓力。針對(duì)這種矛盾的客觀情況，應(yīng)當(dāng)注意不斷實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作方式的升級(jí)，使之能夠適應(yīng)辦公自動(dòng)化環(huán)境的發(fā)展需要，最終確保文書檔案能夠?yàn)檗k公自動(dòng)化的發(fā)展提供保障，促進(jìn)辦公人員工作效率及工作質(zhì)量的全面提高。

參考文獻(xiàn)：

[1]嚴(yán)文枝.基于辦公自動(dòng)化環(huán)境下文書檔案管理的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（24）：181.

[2]丁海霞.自動(dòng)化辦公環(huán)境下企業(yè)文書檔案管理探討[J].現(xiàn)代國(guó)企研究，2017（16）：38.

[3]李莉.在辦公自動(dòng)化環(huán)境下如何做好電子文書檔案管理工作[J].城建檔案，2016（02）：51-52.