吳楊
摘 要:推動(dòng)醫(yī)院檔案管理模式改革,是新時(shí)期提升醫(yī)院檔案管理效率的重中之重,有助于充分發(fā)揮醫(yī)院檔案管理的效能,對(duì)提升醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量,具有重要幫助。本文在對(duì)醫(yī)院檔案管理的重要意義進(jìn)行綜合闡述的基礎(chǔ)上,分析了檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題,論述了醫(yī)院檔案管理模式改革的有效對(duì)策,以期為相關(guān)人士提供借鑒和參考。
關(guān)鍵詞:檔案管理;信息化;電子檔案
隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展和社會(huì)生產(chǎn)力水平的進(jìn)一步提升,醫(yī)院檔案管理工作的重要性日漸凸顯,現(xiàn)階段,我國(guó)部分醫(yī)院檔案管理過(guò)程中還存在電子檔案建設(shè)不規(guī)范和檔案信息化程度低的問(wèn)題,限制了醫(yī)院檔案管理價(jià)值的充分發(fā)揮,不利于實(shí)現(xiàn)“一站式”的檔案管理目標(biāo)。因此,探討醫(yī)院檔案管理改革的有效對(duì)策,具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。
一、醫(yī)院檔案管理模式改革的重要性
(一)有利于提升存儲(chǔ)的安全性
在以往的檔案管理過(guò)程中,通常將紙質(zhì)檔案作為主要形式,紙質(zhì)檔案受溫度和濕度的影響較大,容易發(fā)生文字模糊的現(xiàn)象,不利于提升醫(yī)療檔案的整體質(zhì)量,對(duì)診療工作形成了消極影響。因此,醫(yī)院應(yīng)積極實(shí)行檔案管理改革,充分發(fā)揮數(shù)字化檔案的價(jià)值,消除外界因素對(duì)檔案管理的不利影響,防止檔案因受潮而無(wú)法辨認(rèn),為檔案存儲(chǔ)的安全性提供必要保障。
(二)有利于提高辦公的效率
傳統(tǒng)檔案管理過(guò)程中,需要對(duì)紙質(zhì)檔案收集、整理和分類(lèi)歸檔,工作任務(wù)較重,需要投入較多的人力物力資源,無(wú)法提升檔案管理的實(shí)際效率。同時(shí),由于醫(yī)院科室較為復(fù)雜,對(duì)醫(yī)院檔案管理工作提出了挑戰(zhàn),因此,充分發(fā)揮信息化檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的優(yōu)勢(shì),完成檔案的分類(lèi)和歸檔工作,具有重要作用。
(三)有利于促進(jìn)檔案信息共享
基于信息化建設(shè)的大環(huán)境下,微信和QQ等社交軟件也成為電子信息傳遞的常用工具,通過(guò)構(gòu)建完善的檔案信息傳輸機(jī)制,能夠強(qiáng)化檔案管理工作的規(guī)范性,加之檔案檢索軟件在醫(yī)院檔案管理過(guò)程中的運(yùn)用,能夠有效克服人工檢索檔案信息的弊端,提升對(duì)信息檢索的效率和水平,有利于促進(jìn)檔案信息的共享。
二、醫(yī)院檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題
(一)未能建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理體系
目前,我國(guó)部分醫(yī)院尚未建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理體系,加劇了醫(yī)院檔案管理的難度,由于不同級(jí)別的醫(yī)院使用的檔案管理軟件具有較大的差異性,不利于提升軟件的兼容性,限制了檔案信息的共享。同時(shí),在檔案管理過(guò)程中,醫(yī)院的各個(gè)部門(mén)溝通較差,不能夠及時(shí)共享檔案資源。此外,受建設(shè)資金有效的影響,醫(yī)院不能及時(shí)更新檔案管理設(shè)備,未能建立獨(dú)立的檔案室和閱檔室,對(duì)檔案管理工作未給予充分的關(guān)注度,檔案管理人員只能夠采用手工編輯的方式對(duì)檔案信息進(jìn)行檢索和記錄,阻礙了檔案管理效率的提升[1]。
(二)檔案規(guī)范管理意識(shí)欠缺
隨著醫(yī)療改革的不斷進(jìn)行,我國(guó)各大醫(yī)院的檔案管理工作呈現(xiàn)了職能細(xì)化的特點(diǎn),各個(gè)科室的檔案數(shù)量顯著增多,但由于醫(yī)院將臨床診療業(yè)務(wù)作為核心,對(duì)檔案管理工作存在輕視現(xiàn)象,使得檔案資源遺失現(xiàn)象屢見(jiàn)不鮮,由于未能設(shè)置專(zhuān)門(mén)人員負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行管理,只是從部門(mén)抽調(diào)醫(yī)務(wù)人員管理檔案,不能充分發(fā)揮檔案管理人員的主觀能動(dòng)性,加劇了醫(yī)院檔案管理的混亂現(xiàn)象[2]。
(三)電子檔案建設(shè)不完善
電子檔案建設(shè)不完善是現(xiàn)階段各大醫(yī)院檔案管理過(guò)程中的突出問(wèn)題,由于各大醫(yī)院尚未引進(jìn)與電子檔案管理軟件配套的硬件設(shè)備,對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)形成挑戰(zhàn),部分單位沒(méi)有配備掃描儀,不能實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)化,不能夠?yàn)樵\療工作提供充分的電子檔案和紙質(zhì)檔案。同時(shí),部分醫(yī)院未能及時(shí)引進(jìn)具有先進(jìn)檔案管理知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的復(fù)合型人才,檔案管理人員年齡較大,對(duì)新技術(shù)的掌握程度不足[3]。
(四)檔案信息化管理人才缺乏
綜合素質(zhì)較強(qiáng)的檔案管理人才缺乏是醫(yī)院發(fā)展過(guò)程中面臨的典型問(wèn)題。醫(yī)院的檔案管理人員存在老齡化的發(fā)展趨勢(shì),對(duì)檔案管理的新技術(shù)不甚了解,部分檔案管理人員甚至不能掌握計(jì)算機(jī)的基本操作技能,降低了檔案管理的實(shí)際效率。同時(shí),醫(yī)院未指定完善的招聘計(jì)劃,不能通過(guò)有吸引力的薪酬福利制度吸引專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才加入,使得檔案檢索和歸檔工作量較大。
三、醫(yī)院檔案管理模式改革的有效對(duì)策
(一)完善數(shù)字化檔案管理體系建設(shè)
完善數(shù)字化檔案管理體系建設(shè)是醫(yī)院檔案管理工作的基礎(chǔ)和核心?,F(xiàn)階段,我國(guó)已經(jīng)全面步入數(shù)字化時(shí)代,受醫(yī)院檔案管理模式老化的影響,部分醫(yī)院還未建立專(zhuān)門(mén)的檔案室,未能根據(jù)人員的流動(dòng)性進(jìn)行及時(shí)更新,無(wú)法充分滿足醫(yī)療需求。因此,醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化建設(shè)的認(rèn)知程度,完善數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)建設(shè),定期對(duì)檔案管理軟件和硬件設(shè)施進(jìn)行維護(hù),促進(jìn)資源的有機(jī)整合,將辦公網(wǎng)絡(luò)與業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行隔離,對(duì)醫(yī)務(wù)人員的職位變動(dòng)情況進(jìn)行及時(shí)更新,引進(jìn)迎合時(shí)代需求的管理設(shè)備,建立數(shù)字化操作系統(tǒng),提升檔案存儲(chǔ)的可靠性,實(shí)現(xiàn)各個(gè)科室檔案管理系統(tǒng)的有效銜接。
例如,A醫(yī)院斥資328萬(wàn),完善了數(shù)字化醫(yī)院檔案信息管理平臺(tái)建設(shè),在醫(yī)院內(nèi)部安裝了辦公自動(dòng)化系統(tǒng),具有檔案信息自動(dòng)更新的功能,各個(gè)科室在對(duì)人員流動(dòng)情況進(jìn)行錄入和上傳后,在檔案管理系統(tǒng)中即可顯示最新檔案信息,實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院信息系統(tǒng)、醫(yī)學(xué)圖像檔案管理和通信系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享,有效簡(jiǎn)化了檔案的管理流程,充分體現(xiàn)了醫(yī)院檔案管理工作的效力。
(二)著力提升檔案管理人員素質(zhì)
加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn),著力提升檔案管理人員素質(zhì),促使檔案管理能夠直接參與檔案的收集、整理和歸檔,對(duì)提升醫(yī)院檔案管理的實(shí)際效果,具有重要幫助?,F(xiàn)階段,各大醫(yī)院紛紛認(rèn)識(shí)到,加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)是提升檔案管理效率的決定性因素,然而,醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀是,本科及以上學(xué)歷的檔案管理人才缺乏,且檔案管理人員大多非科班出身,檔案丟失和遺漏現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。因此,為了挖掘和培養(yǎng)檔案管理人才,醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理重要性的宣傳工作,提升檔案管理人員的責(zé)任感,著力提升檔案管理人員的綜合素質(zhì),提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平,實(shí)現(xiàn)對(duì)信息化檔案管理流程的良好掌握。醫(yī)院可通過(guò)定期開(kāi)展培訓(xùn)的方式,提升檔案管理人員對(duì)專(zhuān)業(yè)技能的掌握程度,將檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題作為基本著眼點(diǎn),開(kāi)辦經(jīng)驗(yàn)交流會(huì),采用講課和現(xiàn)場(chǎng)演示的形式,對(duì)檔案管理人員技能進(jìn)行培養(yǎng),提升檔案管理人員的檔案管理水平。
(三)建立健全檔案管理機(jī)制
完善檔案管理機(jī)制建設(shè)是提升檔案管理效率的重要舉措。在醫(yī)院的以往經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中,存在重業(yè)務(wù)輕檔案的現(xiàn)象,醫(yī)院管理人員未予以檔案管理工作充分的關(guān)注度,限制了檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展步伐,因此,各大醫(yī)院需要在明確檔案管理重大意義的基礎(chǔ)上,加強(qiáng)對(duì)檔案信息的采集,定期對(duì)檔案信息進(jìn)行升級(jí)和更新,根據(jù)醫(yī)院的人員流動(dòng)特點(diǎn),建立與之契合的檔案管理制度,將其作為檔案管理人員工作的指導(dǎo)依據(jù),實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理人員行為的有效約束。
(四)創(chuàng)新檔案管理體制
充分發(fā)揮創(chuàng)新意識(shí),對(duì)檔案管理體制進(jìn)行創(chuàng)新,能夠有效克服傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端,對(duì)發(fā)揮檔案管理的根本價(jià)值,具有重要作用。醫(yī)院應(yīng)對(duì)各個(gè)科室檔案分散化管理進(jìn)行整合,建立統(tǒng)一的檔案管理室,選取具備豐富檔案管理經(jīng)驗(yàn)的人員擔(dān)任主任,各個(gè)科室的主任負(fù)責(zé)部分檔案管理工作。檔案管理室應(yīng)加強(qiáng)對(duì)各科室檔案的備份,實(shí)現(xiàn)對(duì)各個(gè)科室檔案管理情況的有效監(jiān)管,實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案統(tǒng)一管理和分級(jí)管理的有機(jī)結(jié)合,針對(duì)具有專(zhuān)業(yè)性的檔案,應(yīng)采取集中管理的方法,防止檔案發(fā)生丟失。針對(duì)與各個(gè)科室日常工作較為密切的檔案,應(yīng)在備份后,交由各個(gè)科室管理。例如,某醫(yī)院的會(huì)計(jì)部分和財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)設(shè)定專(zhuān)門(mén)的檔案管理負(fù)責(zé)人,對(duì)原始憑證、單據(jù)和賬簿等進(jìn)行管理,在防止檔案遺失的同時(shí),為科室日常查閱和檢索提供方便。此外,由于醫(yī)院的檔案數(shù)量較多,實(shí)行統(tǒng)一管理模式對(duì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)提出了較高的要求,因此,在各個(gè)科室中應(yīng)設(shè)立兼職檔案管理人員,使兼職檔案管理人員明確自身的職責(zé)范圍,加強(qiáng)對(duì)文件審閱和歸檔的把關(guān),提升檔案管理的規(guī)范性。
例如,B醫(yī)院充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要意義,成立了由檔案管理人員和各科室主任構(gòu)成的檔案管理小組,定期對(duì)科技檔案管理的質(zhì)量進(jìn)行抽查,實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案管理過(guò)程問(wèn)題的及時(shí)糾正,實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案丟失和竊取現(xiàn)象的有效預(yù)防。同時(shí),B醫(yī)院各個(gè)科室安排專(zhuān)人開(kāi)展問(wèn)卷調(diào)查,了解了檔案管理制度在實(shí)際運(yùn)行過(guò)程中存在的困境,并在探尋存在問(wèn)題原因的基礎(chǔ)上,提出了有效的整改措施,有效提升了檔案管理的效率。此外,該醫(yī)院還制定了完善的責(zé)任制度,規(guī)定專(zhuān)人負(fù)責(zé)具體的檔案管理任務(wù),增強(qiáng)了檔案管理人員的責(zé)任意識(shí),促進(jìn)了醫(yī)院檔案管理質(zhì)量的提升。
四、結(jié)論
綜上所述,在醫(yī)院檔案管理過(guò)程中,通過(guò)完善數(shù)字化檔案管理體系建設(shè),著力提升檔案管理人員素質(zhì),有利于確保醫(yī)院檔案管理的科學(xué)性。在此基礎(chǔ)上,提升建立健全檔案管理機(jī)制,能夠增強(qiáng)檔案管理的規(guī)范性。創(chuàng)新檔案管理體制,完善電子檔案建設(shè),有利于簡(jiǎn)化檔案資料的查閱流程。因此,在改革醫(yī)院檔案管理模式的過(guò)程中,可以借鑒上述方法。
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