高校團(tuán)員檔案管理問(wèn)題研究

孫潤(rùn)

【摘要】本文從高校團(tuán)員檔案入手，研究高校團(tuán)員檔案對(duì)共青團(tuán)改革的重要意義，并發(fā)現(xiàn)高校團(tuán)員檔案存在的三點(diǎn)問(wèn)題，內(nèi)容簡(jiǎn)單信息較少，不便于團(tuán)員整體情況的了解；管理方式的落伍，使得信息老化不能及時(shí)更新；缺乏專(zhuān)業(yè)人員的管理，無(wú)法調(diào)動(dòng)信息的真正價(jià)值。提出對(duì)應(yīng)的四點(diǎn)建議，豐富團(tuán)員檔案內(nèi)容，增添個(gè)性化定制內(nèi)容；團(tuán)員檔案納入大數(shù)據(jù)管理，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)更新；培養(yǎng)一批專(zhuān)業(yè)管理人才，提高團(tuán)員檔案利用率；增強(qiáng)團(tuán)員檔案意識(shí)，自主建立成長(zhǎng)檔案。

【關(guān)鍵詞】團(tuán)員檔案；共青團(tuán)改革；檔案意識(shí)

團(tuán)員檔案是高校團(tuán)建中的基本元素之一，構(gòu)成團(tuán)員信息庫(kù)的重要組成部分，是上級(jí)團(tuán)組織了解團(tuán)員整體情況的重要抓手，高校團(tuán)員檔案的建設(shè)與管理具有不言而喻的重要意義。尤其是在《高校共青團(tuán)改革實(shí)施方案》下發(fā)后，團(tuán)員檔案管理內(nèi)容、管理形式的變革已經(jīng)成為必然，只有用好管理好團(tuán)員檔案才能為共青團(tuán)改革提供有力的保障。

一、高校團(tuán)員檔案管理存在的問(wèn)題

（一）內(nèi)容簡(jiǎn)單信息較少，不便于團(tuán)員整體情況的了解?，F(xiàn)行的團(tuán)員檔案主要包括入團(tuán)申請(qǐng)書(shū)、入團(tuán)志愿書(shū)和團(tuán)員證。兩書(shū)一證的團(tuán)員檔案形式在中國(guó)已經(jīng)有幾十年的歷史，在這幾十年中無(wú)論是青年團(tuán)員的生活環(huán)境還是思維方式都已經(jīng)發(fā)生了翻天覆地的變化，而團(tuán)員檔案的老三樣卻從未變革，已經(jīng)不能滿(mǎn)足時(shí)代高速發(fā)展的需求。檔案信息量匱乏，缺少個(gè)性化內(nèi)容，不便于獲取高校團(tuán)員的整體情況及團(tuán)員個(gè)性素質(zhì)信息。從而導(dǎo)致在高校共青團(tuán)改革的進(jìn)程中無(wú)法掌握有效的團(tuán)員信息數(shù)據(jù)，使得團(tuán)內(nèi)政策的制定及變革方向的確定存在一定的偏差。此外，由于團(tuán)員檔案信息的單一，使得上級(jí)團(tuán)組織無(wú)法及時(shí)發(fā)現(xiàn)團(tuán)員的自身優(yōu)勢(shì)及個(gè)性差異，不利于調(diào)動(dòng)團(tuán)員自身的活力，也無(wú)法落實(shí)差異化的團(tuán)員教育，制約著高校共青團(tuán)思想引導(dǎo)作用的落實(shí)與發(fā)展。

（二）管理方式的落伍，使得信息老化不能及時(shí)更新。目前大多數(shù)高校的團(tuán)員檔案仍是以紙質(zhì)的方式保存，尚未建立數(shù)據(jù)庫(kù)錄入互聯(lián)網(wǎng)，這種傳統(tǒng)的檔案管理方式不僅不利于檔案信息的保管，易造成信息的滅失，在檔案的調(diào)取與信息的查閱時(shí)也是極為不便利的。這也就造成很多高校在統(tǒng)計(jì)團(tuán)員檔案信息時(shí)成了一次性工作，一次性統(tǒng)計(jì)，一次性收取，事后再無(wú)更新補(bǔ)充，每年的團(tuán)證注冊(cè)成了唯一的年檢方式，使得團(tuán)員信息不能及時(shí)更新，這也大大降低了團(tuán)證信息的時(shí)效性與真實(shí)性，使得團(tuán)員信息喪失了其內(nèi)在價(jià)值。尤其是在大數(shù)據(jù)時(shí)代的今天，信息以其時(shí)效性發(fā)揮著巨大的價(jià)值，管理方式的落伍，信息更新的遲緩，嚴(yán)重制約的團(tuán)員檔案真正價(jià)值的發(fā)揮。

（三）缺乏專(zhuān)業(yè)人員的管理，無(wú)法調(diào)動(dòng)信息的真正價(jià)值。高校團(tuán)員檔案一般由高校團(tuán)委進(jìn)行管理，管理人員多為輔導(dǎo)員教師或?qū)W生團(tuán)干部，管理人員隊(duì)伍性質(zhì)較為單一，缺乏具有專(zhuān)業(yè)檔案管理技能的管理人才，無(wú)法挖掘團(tuán)員檔案的深層信息。團(tuán)員檔案蘊(yùn)含著巨大的信息價(jià)值，由團(tuán)員檔案不僅可以分析出團(tuán)員的年齡、分布的基礎(chǔ)信息，更可以根據(jù)年齡、性別等因素分析出青年人的價(jià)值觀與政治信仰。但這需要一定的統(tǒng)計(jì)及計(jì)算機(jī)技能，普通管理人員通常缺乏這些專(zhuān)業(yè)技能，從而影響團(tuán)員檔案信息價(jià)值的發(fā)揮。

二、高校團(tuán)員檔案管理的改進(jìn)措施

（一）豐富團(tuán)員檔案內(nèi)容，增添個(gè)性化定制內(nèi)容。在新時(shí)期團(tuán)員檔案建設(shè)上，必須要符合時(shí)代的內(nèi)容，增添新的符合青年團(tuán)員成長(zhǎng)需求的檔案內(nèi)容。在傳統(tǒng)入團(tuán)申請(qǐng)書(shū)、入團(tuán)志愿書(shū)、團(tuán)證這三樣的基礎(chǔ)上添加諸如團(tuán)員成長(zhǎng)檔案、團(tuán)員榮譽(yù)體系、團(tuán)員教育手冊(cè)、第二課堂成績(jī)單等形式多樣內(nèi)容豐富的新的檔案形式。同時(shí)，構(gòu)建完備的團(tuán)員檔案體系，深入挖掘團(tuán)員的綜合素質(zhì)，以冰山模型、洋蔥模型為基本理論，探尋每個(gè)團(tuán)員的個(gè)性素質(zhì)，用檔案來(lái)記錄青年團(tuán)員自身優(yōu)勢(shì)與性格特質(zhì)，以便更好地培育與開(kāi)發(fā)青年團(tuán)員的潛能。

（二）團(tuán)員檔案納入大數(shù)據(jù)管理，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)更新。由于大學(xué)團(tuán)員檔案管理系統(tǒng)的管理內(nèi)容比較復(fù)雜，涉及的部門(mén)多，往往需要按行政隸屬關(guān)系進(jìn)行管理和統(tǒng)計(jì)，所以對(duì)大學(xué)團(tuán)員檔案管理的信息化顯得十分重要。為了以方便、快捷、費(fèi)用低的優(yōu)勢(shì)將管理人員從傳統(tǒng)的檔案管理模式中解脫出來(lái)，需要開(kāi)發(fā)一套高校團(tuán)員檔案的管理系統(tǒng)。將高校團(tuán)員信息納入大數(shù)據(jù)進(jìn)行分析統(tǒng)計(jì)，實(shí)現(xiàn)在線數(shù)據(jù)的更新，及時(shí)將錯(cuò)誤或遺漏的數(shù)據(jù)進(jìn)行更改補(bǔ)充，充分體現(xiàn)團(tuán)員檔案信息的時(shí)效性，發(fā)揮其更大價(jià)值。

（三）培養(yǎng)一批專(zhuān)業(yè)管理人才，提高團(tuán)員檔案利用率。檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)也是團(tuán)員檔案能否發(fā)揮其功用與價(jià)值的重要影響因素之一。由于高校性質(zhì)的特殊性，管理梯隊(duì)人員穩(wěn)定性較強(qiáng)，所以需要定期對(duì)相關(guān)檔案管理人員進(jìn)行技能的培訓(xùn)，通過(guò)講座附帶考核等有效手段，提高相關(guān)人員的管理技能，使之掌握一定的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析及運(yùn)用能力，熟練操作數(shù)據(jù)庫(kù)等計(jì)算機(jī)軟件。通過(guò)對(duì)團(tuán)員檔案管理人員的技能培訓(xùn)，提高團(tuán)員檔案的應(yīng)用率與信息的轉(zhuǎn)化率。

（四）增強(qiáng)團(tuán)員檔案意識(shí)，自主建立成長(zhǎng)檔案。團(tuán)員自身的檔案意識(shí)也是不可或缺的，空有完備的檔案體系卻不能調(diào)動(dòng)團(tuán)員的主觀能動(dòng)性，再好的體系也是徒勞。所以在青年團(tuán)員日常教育中就灌輸檔案意識(shí)，鼓勵(lì)團(tuán)員主動(dòng)參與到自身檔案的建立中來(lái)，將自己的優(yōu)勢(shì)與長(zhǎng)處記載下來(lái)，并隨時(shí)更新檔案資源，積極配合校方完善自我的團(tuán)員檔案。真正讓團(tuán)員檔案起到引領(lǐng)青年團(tuán)員成長(zhǎng)、記錄青年團(tuán)員成長(zhǎng)的作用。

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