加強(qiáng)開(kāi)展高校電子檔案管理工作探析

楊東燕

【摘要】隨著高校加快數(shù)字化校園建設(shè)的步伐，無(wú)紙化辦公進(jìn)程持續(xù)推進(jìn)，越來(lái)越多的電子文檔亟待歸檔，電子檔案逐漸變成高校檔案館的主流館藏。鑒于此。如何開(kāi)展好電子檔案管理工作是高校檔案館面臨的重要課題，下面對(duì)加強(qiáng)開(kāi)展高校電子檔案管理工作的重要性與措施進(jìn)行探討，助力高校檔案館提高檔案管理水平。

【關(guān)鍵詞】高校；檔案管理；電子檔案；工作措施

當(dāng)今時(shí)代，基于現(xiàn)代信息技術(shù)的辦公自動(dòng)化與電子政務(wù)高速發(fā)展，掀開(kāi)產(chǎn)生電子文件、管理電子檔案工作的新篇章。在高校的辦公過(guò)程中，電子文件已經(jīng)是主要資料，是政務(wù)信息管理與數(shù)字化校園建設(shè)的主要部分，加強(qiáng)開(kāi)展高校電子檔案管理工作需要檔案館和檔案人員不斷探索和鉆研。

一、開(kāi)展高校電子檔案管理的重要性

電子檔案指的是利用計(jì)算機(jī)、磁盤、軟盤、硬盤等設(shè)備存儲(chǔ)的各類電子文件，并通過(guò)磁盤或網(wǎng)絡(luò)在線、離線傳輸歸檔，由檔案管理軟件進(jìn)行管理并提供利用，通常都有對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案。在網(wǎng)絡(luò)化、信息化環(huán)境下，開(kāi)展高校電子檔案管理至關(guān)重要，其重要性主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：一是加強(qiáng)高校檔案數(shù)字資源建設(shè)。高校不斷加快建設(shè)數(shù)字化校園的步伐，建設(shè)檔案數(shù)字資源有助于檔案館及時(shí)接收形成于各部門的電子檔案，實(shí)現(xiàn)數(shù)字整合，大大豐富檔案信息資源，方便教職工查看、利用。二是節(jié)約高校檔案管理成本。保管電子檔案的條件以及運(yùn)作成本都明顯低于紙質(zhì)檔案，在節(jié)約成本的同時(shí)統(tǒng)一收集、集中管理各部門電子檔案。三是增強(qiáng)檔案維護(hù)安全。和紙質(zhì)檔案相比，電子檔案更能維護(hù)信息安全，防止檔案泄密。

二、加強(qiáng)開(kāi)展高校電子檔案管理工作的措施建議

（一）采取可行措施，做好電子檔案管理基礎(chǔ)工作。為確保高校電子檔案的完整、安全及其管理工作的科學(xué)與高效，檔案館必須制定標(biāo)準(zhǔn)與制度，支持基礎(chǔ)工作的開(kāi)展。其中主要涉及有關(guān)于電子文件、網(wǎng)絡(luò)的制度，保證網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)滿足驗(yàn)收要求，密級(jí)不同的電子文件的計(jì)算機(jī)管理、著錄、傳輸?shù)纫?guī)定，還有應(yīng)用軟件與計(jì)算機(jī)的兼容性標(biāo)準(zhǔn)、存放電子檔案的濕度與溫度等要求。與此同時(shí)，要自動(dòng)上傳電子文件，及時(shí)完整地收集形成于單機(jī)上的電子文件。高校的檔案館應(yīng)在網(wǎng)頁(yè)上建立自動(dòng)上傳電子文件的窗口，方便各部門及人員及時(shí)上傳文件，并第一時(shí)間收集，在服務(wù)器上進(jìn)行歸檔，提高電子檔案管理工作的效率。

（二）加強(qiáng)安全管理，有效保證電子檔案的安全性。因高校電子檔案管理工作使用的是現(xiàn)代技術(shù)，確立其法律地位和保密工作也應(yīng)具有技術(shù)保障，安全則是一直以來(lái)的技術(shù)性難題。這就要求檔案館采取防火墻技術(shù)、加密技術(shù)等加強(qiáng)對(duì)電子檔案的安全管理，保證其安全性。防火墻技術(shù)能通過(guò)隔離網(wǎng)絡(luò)、限制訪問(wèn)等途徑控制訪問(wèn)網(wǎng)絡(luò)的權(quán)限，保護(hù)好網(wǎng)絡(luò)里的電子檔案資源；加密技術(shù)則能對(duì)網(wǎng)絡(luò)里傳輸?shù)碾娮訖n案實(shí)施加密處理，到達(dá)目的地之后解密、還原，預(yù)防非法用戶截取信息、盜用信息，是一種主動(dòng)的、保證資源安全的基礎(chǔ)防御技術(shù)。檔案館必須建立電子檔案安全保證體系，健全檔案信息安全管理體制，并做到高校局域網(wǎng)和任何外網(wǎng)的物理隔離，加強(qiáng)密鑰管理與身份認(rèn)證，依賴校園網(wǎng)絡(luò)安全傳輸電子檔案，保證檔案信息安全。

（三）促進(jìn)檔案利用，發(fā)揮電子檔案的價(jià)值與效益。對(duì)電子檔案的收集與保管的終極目的在于迅速獲取信息并利用，檔案管理的服務(wù)性正是高校檔案工作賴以生存、發(fā)展的基礎(chǔ)，只有做好電子檔案的利用工作，發(fā)揮出電子檔案的經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益，才能促進(jìn)高校電子檔案管理工作朝著有益方向發(fā)展。高校檔案館有大量信息資源，應(yīng)根據(jù)學(xué)校實(shí)際選擇有較高利用價(jià)值的電子檔案資料，深入挖掘其內(nèi)涵，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索、整理、編研、開(kāi)發(fā)，建立專題索引、組織沿革、大事記等，提高檔案管理水平。同時(shí)，通過(guò)校園網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)、檔案館的網(wǎng)頁(yè)等實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案信息的及時(shí)更新，共享信息資源，提高利用檔案信息的效率，方便各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)查閱、掌握高校開(kāi)展各項(xiàng)工作的情況，優(yōu)化檔案信息的查詢與檢索等服務(wù)，提高服務(wù)質(zhì)量。

（四）堅(jiān)持雙規(guī)模式，不斷提升高校電子檔案功能。加強(qiáng)開(kāi)展電子檔案管理工作并非表示不再需要實(shí)物檔案、紙質(zhì)檔案。相比之下，實(shí)物檔案、紙質(zhì)檔案具有電子檔案無(wú)法比擬的優(yōu)越性，不但表現(xiàn)形式更直觀，且保存壽命更長(zhǎng)，更容易把握安全性。所以高校的檔案管理應(yīng)實(shí)行雙軌制，不僅要管理好電子檔案，還要管理好實(shí)體檔案，以便在網(wǎng)絡(luò)不通時(shí)提供實(shí)體檔案應(yīng)急，或遇到特殊情況時(shí)基于實(shí)體檔案再生電子檔案，或在無(wú)法確定電子檔案的法律地位時(shí)發(fā)揮原始檔案的作用，不斷提升檔案的功能。一是高校檔案館必須把現(xiàn)有實(shí)物檔案、紙質(zhì)檔案保存好，留住學(xué)校珍貴的史料，并加強(qiáng)開(kāi)展檔案的編研與利用。二是檔案館要及時(shí)升級(jí)現(xiàn)有電子檔案的文件版本，并完善分類代碼，統(tǒng)一實(shí)體檔案號(hào)、電子檔案號(hào)。三是檔案館要促使電子檔案信息資源庫(kù)和實(shí)體檔案相互關(guān)聯(lián)，提高檔案查詢速度。

三、結(jié)語(yǔ)

在網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，虛擬數(shù)字文件、無(wú)紙辦公室、辦公自動(dòng)化、電子檔案、數(shù)字檔案館等是不容忽視的問(wèn)題，每個(gè)人都得益于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展，也應(yīng)當(dāng)承擔(dān)起解決它所引發(fā)的復(fù)雜問(wèn)題。在實(shí)踐中，高校檔案館必須充分認(rèn)識(shí)加強(qiáng)電子檔案管理的重要性，并采取做好基礎(chǔ)工作、加強(qiáng)安全保密管理、促進(jìn)檔案利用以及電子檔案、紙質(zhì)檔案雙軌管理等措施加強(qiáng)開(kāi)展電子檔案管理工作，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要。

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