人事檔案工作發(fā)展思路分析

孫朗

摘 要：人事檔案是組織進(jìn)行人事管理工作的必備工具和途徑。人事檔案需要在組織充分了解人員資料，全面考察人才品德能力，進(jìn)一步掌握人員經(jīng)歷，合理篩選確定錄用人選的基礎(chǔ)上留檔保存。人事檔案管理工作為了更好適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)持續(xù)高速發(fā)展，人員流動(dòng)速度加快，人事檔案管理效率低下，越來(lái)越難以適應(yīng)和服務(wù)于現(xiàn)代社會(huì)組織行政機(jī)關(guān)等單位人員管理需要。為改變這一不利局面，亟需改進(jìn)人事檔案管理的工作思路和工作方法，保障人事檔案工作適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展要求，為人才選取、使用、合理流動(dòng)、優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)和人員配置做出貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：人事檔案工作；發(fā)展思路；檔案意識(shí)

引言：人事檔案是人們基本資料、生活學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、品行能力的記錄，是由專門的人事管理單位或部門負(fù)責(zé)建立和保存的，也是單位和組織重要的檔案資料組成內(nèi)容。在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展新形勢(shì)下，人員檔案管理工作出現(xiàn)的新問(wèn)題新情況，傳統(tǒng)的組織內(nèi)部人事檔案管理工作體制機(jī)制僵化死板，缺少革新，桎梏不前。因此，人事檔案工作改革需要考慮周全，準(zhǔn)備嚴(yán)密，不僅要使新鮮人事管理制度適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)不斷發(fā)展導(dǎo)致人員流動(dòng)頻率和范圍持續(xù)加快的的現(xiàn)實(shí)情況，更要考慮到提高人事檔案管理效率和水平，實(shí)現(xiàn)人員優(yōu)化配置，促進(jìn)組織內(nèi)部人才合理流動(dòng)。

一、 人事檔案工作發(fā)展現(xiàn)狀

我國(guó)人事檔案工作從建國(guó)六十余年在黨和國(guó)家正確領(lǐng)導(dǎo)下開(kāi)始著手規(guī)劃，確立，并取得快速發(fā)展，取得的成績(jī)舉世矚目，值得肯定。但長(zhǎng)期以來(lái)，特別是改革開(kāi)放以來(lái)，由于經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，經(jīng)濟(jì)體制的變革，企業(yè)人事制度的改革等諸多原因，一成不變的人事檔案制度缺陷日益暴露和顯現(xiàn)，成為阻礙人才管理和社會(huì)發(fā)展的絆腳石，也是亟需改革的重點(diǎn)內(nèi)容。要改革首先要對(duì)癥下藥，找出問(wèn)題癥結(jié)所在，就現(xiàn)行人事檔案的工作存在問(wèn)題而言主要包括：

1、 人事檔案作用減小，大多數(shù)人普遍對(duì)人事檔案知之甚少，檔案意識(shí)薄弱。

2、 人事檔案管理人才儲(chǔ)備不足，質(zhì)量不高，加上社會(huì)飛速發(fā)展人事檔案數(shù)量持續(xù)成幾何倍數(shù)增加使得檔案管理者不足的矛盾更加尖銳突出。人事檔案管理者的專業(yè)水平底下，檔案內(nèi)容造假、不完善；檔案文字、圖像等資料匱乏過(guò)時(shí)或單一等原因減弱人事檔案的真實(shí)度和可信度，無(wú)法如實(shí)反映人才品德和才能 [1]。

3、 人事檔案的應(yīng)用領(lǐng)域不斷被壓縮。傳統(tǒng)的人事檔案制度無(wú)法滿足當(dāng)今社會(huì)需要就有可能終有一天被社會(huì)淘汰。

二、人事檔案工作發(fā)展途徑

1.提高社會(huì)人事檔案意識(shí)

事實(shí)上，在我國(guó)人事檔案還是特別重要的，尤其是對(duì)于有學(xué)歷的大學(xué)生而言，人事檔案關(guān)乎其職業(yè)發(fā)展，但是在現(xiàn)代社會(huì)，由于人們更多接觸現(xiàn)代化電子設(shè)備、對(duì)較為傳統(tǒng)的人事檔案缺乏概念和最基本了解，人們對(duì)人事檔案缺少應(yīng)有的重視程度，因此需要加強(qiáng)宣傳引導(dǎo)，充分利用報(bào)刊、廣播電視、網(wǎng)絡(luò)等媒體媒介宣傳人事檔案工作的基本知識(shí)、重要意義、改革前景。人事部門自身和政府也要進(jìn)一步重視人事檔案工作重要意義，加強(qiáng)對(duì)從事者培訓(xùn)指導(dǎo)不斷提升專業(yè)水平，根據(jù)社會(huì)新型勢(shì)、新需要系統(tǒng)整理、深入開(kāi)發(fā)人事檔案信息，做到工作細(xì)致、認(rèn)真、靈活[2]。利用人事檔案可以根據(jù)掌握的資料和人才需求現(xiàn)狀及人才配置方針進(jìn)行合理預(yù)測(cè)，為政府決策提供依據(jù)，有力提升政府決策準(zhǔn)確性、科學(xué)性。人事檔案工作才更能體現(xiàn)其價(jià)值，人們才會(huì)認(rèn)可人事檔案工作并提升人們?nèi)耸聶n案意識(shí) 。

2.提高人事檔案工作者的素質(zhì)

對(duì)于大多數(shù)部門而言，然是檔案管理相關(guān)工作都是在人力資源與社保局實(shí)施的，而這些工作相對(duì)而言更偏于專業(yè)業(yè)務(wù)，往往就不容易上升高度，相關(guān)工作人員忙于處理各類檔案問(wèn)題，在實(shí)際工作中往往也不能確保自身的專業(yè)程度更加完善，總結(jié)而言，人事檔案工作者的整體素質(zhì)是有待提升的。人事檔案工作管理隊(duì)伍是人事檔案工作的發(fā)展基礎(chǔ)，只有管理者提高整體水平，才能從根本上提高人事檔案工作效率和水平。人事工作更加需要優(yōu)秀的人才隊(duì)伍，實(shí)際操作時(shí)要著重考慮以下幾個(gè)方面。人事檔案從業(yè)者要及時(shí)學(xué)習(xí)掌握黨和政府的最新政策方針，堅(jiān)持以正確政治理念信仰武裝頭腦，指導(dǎo)人事檔案工作管理實(shí)踐。同時(shí)工作人員必須要注意對(duì)接觸到的隱私性較強(qiáng)的個(gè)人信息嚴(yán)格保密，提升個(gè)人道德修養(yǎng)。同樣值得重視的是政府加強(qiáng)對(duì)從事者業(yè)務(wù)培訓(xùn)指導(dǎo)，人事檔案工作者也應(yīng)在學(xué)習(xí)工作中刻苦鉆研專業(yè)知識(shí)，不斷提升工作能力，

3.保持人事檔案的真實(shí)性

人事檔案如果不能如實(shí)客觀地反映人員的基本資料、經(jīng)歷信息就失去了其存在的意義，真實(shí)性是人事檔案一條最根本要求。人事檔案的真實(shí)性應(yīng)該從根源上嚴(yán)格把關(guān)防止檔案中摻混入不實(shí)資料，注意把控材料審核，強(qiáng)化材料監(jiān)督管理，在管理監(jiān)督等每個(gè)程序?qū)嵭胸?zé)任制，嚴(yán)格落實(shí)到人，從根本上保證入庫(kù)人事檔案真實(shí)可靠。同時(shí)注意針對(duì)多發(fā)易發(fā)造假環(huán)節(jié)和方式有的放矢開(kāi)展防范工作，重點(diǎn)進(jìn)行年齡、工齡、黨齡和學(xué)歷的“ 三齡一歷”真實(shí)性考察，這幾項(xiàng)指標(biāo)可以有效提高人事檔案的可信度 ，以防弄虛作假[3]。

4，改革人事檔案的管理體制機(jī)制

隨著現(xiàn)代化人力資源管理的逐步提升，人事檔案改革管理體制機(jī)制也需要有效變革，從而更好地服務(wù)于現(xiàn)代社會(huì)的人才，人事檔案體制機(jī)制的改革迫在眉睫，意義重大，是當(dāng)前人事檔案工作重點(diǎn)，人事檔案體制指的是整合利用人事檔案數(shù)據(jù)，建立區(qū)域性人事檔案中心和國(guó)家級(jí)人事檔案網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)一步做大規(guī)模效益 ，實(shí)現(xiàn)資源有效利用，實(shí)現(xiàn)效益的最大化。建立區(qū)域性檔案中心集中整理、研究、分析行政區(qū)域內(nèi)的各單位、團(tuán)體和組織人事檔案，將相關(guān)信息資料在區(qū)域內(nèi)人事檔案研究中有效開(kāi)發(fā)、整合和利用。使本區(qū)域人力資源獲得有關(guān)部門重視并有針對(duì)性地制定決策，有利于優(yōu)化政策決策機(jī)制。同時(shí)也應(yīng)積極考慮建設(shè)更大范圍內(nèi)人事檔案中心以覆蓋更廣區(qū)域，獲得更多規(guī)模效益，提高資源的整合利用率，減少工作失誤[4]。 通過(guò)檔案代理制度和紙質(zhì)等實(shí)體檔案只整理不裝訂等方法改進(jìn)人事檔案管理制度。人事代理制度在推動(dòng)事業(yè)單位人事檔案管理方式變革方面大有作為，大量減少事業(yè)單位人事檔案者的管理工作量及由此造成的人力、 物力、 財(cái)力浪費(fèi)。通過(guò)將搜集的信息研究分析推動(dòng)人力資源的合理開(kāi)發(fā)、合理分配。 實(shí)施人事檔案實(shí)體整理且不裝訂的方法分析人事檔案信息，不裝訂可以給工作帶來(lái)許多便利，減少工作量和不必要的麻煩，不僅有效保護(hù)檔案，也方便檔案歸檔和隨時(shí)選取使用 。

三、結(jié)束語(yǔ)

人事檔案工作經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期制度變革和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)總結(jié)取得一定成績(jī)，對(duì)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展做出了巨大貢獻(xiàn)，但由于近年來(lái)人事檔案工作的實(shí)際情況及出現(xiàn)的一系列問(wèn)題降低社會(huì)對(duì)其信任度，導(dǎo)致該工作一度居于可有可無(wú)的尷尬境地。然而人事檔案是如實(shí)記錄人員經(jīng)歷和德才原貌的重要手段，作用巨大，無(wú)可取代。檔案工作需要主動(dòng)適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展需要，為加強(qiáng)檔案工作作用，更好實(shí)現(xiàn)其社會(huì)效用，應(yīng)努力提升社會(huì)整體人事檔案意識(shí)，加強(qiáng)人事檔案工作人才培養(yǎng)，把人事檔案的真實(shí)性放在首位，穩(wěn)步提高人事檔案工作水平。加快建成人事檔案中心，加大人事檔案中的信息資源研究開(kāi)發(fā)力度，為黨和政府提供技術(shù)支持和信息服務(wù)人才政策。提高國(guó)家出臺(tái)的相關(guān)人才政策科學(xué)性，有效性。人事檔案制度變革變革是循序漸進(jìn)的過(guò)程，是一個(gè)需要長(zhǎng)期堅(jiān)持的努力，在不斷探索中改進(jìn)，堅(jiān)持進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)總結(jié)以促進(jìn)人事檔案工作不斷發(fā)展的過(guò)程。

參考文獻(xiàn)：

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[3]新常態(tài)下加強(qiáng)高校干部人事檔案工作的幾點(diǎn)思考[J].邢玉莉.中國(guó)管理信息化. 2015（24）

[4]人事檔案工作在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中的作用[J]. 張娟.黑龍江史志.2015（14）