高中電子檔案與紙質(zhì)檔案并存管理的思考

張文杰

摘 要：當(dāng)前高中學(xué)校在電子檔案和紙質(zhì)檔案并存管理中仍然存在一些問題，對工作的開展造成一些不利影響。因此，高中檔案管理工作人員應(yīng)對電子檔案與紙質(zhì)檔案并存管理進行積極的研究與分析，改進管理模式等，將存在的問題合理解決，從而更好地銜接電子檔案和紙質(zhì)檔案的管理工作。

關(guān)鍵詞：高中；電子檔案；紙質(zhì)檔案；并存管理

中圖分類號：G63 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1673-9132（2018）21-0183-02

DOI：10.16657/j.cnki.issn1673-9132.2018.21.118

電子檔案的產(chǎn)生改變了存儲檔案的介質(zhì)，逐漸由電子檔案代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案。當(dāng)前高中的檔案管理工作正處于過渡階段，而且兩種檔案管理方式并存容易出現(xiàn)一些問題。因此具體研究高中電子檔案與紙質(zhì)檔案并存管理具有非常重要的現(xiàn)實意義[1]。

一、電子檔案的特點

1.高密度性和共享性。電子檔案通過對計算機中多媒體技術(shù)的利用，將人類的社會活動全面記錄和完整復(fù)活，通過融合文字和聲音等將紙質(zhì)文件無法表達出的信息內(nèi)容生動的展現(xiàn)出來。而且，與傳統(tǒng)的信息介質(zhì)相比，其具有更大的信息儲存空間，不但更加方便存放，同時可以將存儲空間節(jié)省下來。

2.依賴性和不可識別性?，F(xiàn)代化檔案的重要標(biāo)志主要就是電子檔案，其也是信息技術(shù)發(fā)展中的必然產(chǎn)物，其主要是通過對計算機進行利用的存儲于特定介質(zhì)上的檔案，存儲的形式主要是代碼[2]。只有通過計算機軟硬件和數(shù)據(jù)庫等相關(guān)技術(shù)才能夠識別出電子檔案，如果缺少相應(yīng)的技術(shù)設(shè)備和技術(shù)條件，則電子檔案就無法存在，因此說其具有一定的依賴性和不可識別性。

3.信息與載體的可分離性。從電子檔案的角度來說，可以將其信息和載體分開，其拷貝工作可以在不同的介質(zhì)之間進行，可以將其信息和記錄方式、載體完全的分離開。但是，這種可分離性會將修改和銷毀信息的風(fēng)險性大大提升。與電子檔案相比，紙質(zhì)檔案具有實質(zhì)的載體，其穩(wěn)定性比較強，由此可知就信息穩(wěn)定性方面而言，紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢要強于電子檔案的。

二、高中電子檔案和紙質(zhì)檔案并存管理中的不足

1.沒有足夠的認(rèn)識到電子檔案管理的重要性。許多高校在正式的文件中并沒有包含電子檔案，沒有將其作為重要的信息資料來對待，這樣使其在管理中的規(guī)范嚴(yán)重缺乏[3]。另外，在形成電子檔案的過程中，軟件管理的標(biāo)準(zhǔn)化目標(biāo)并沒有實現(xiàn)，相應(yīng)的檔案管理工作人員對收集和積累電子檔案的工作并不重視，在檔案的編制和積累中缺乏規(guī)范性，在完成電子檔案的處理程序以后法定的身份存在，更多的是將打印的文件作為憑證，從而會無法有效的保管系統(tǒng)中的電子檔案。

2.電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化不完善。雖然，我國對與電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和方法進行了頒布，但是具有很少的數(shù)量，而且具有較差的配套性和較弱的操作性，因此其在高校檔案管理中并沒有取得理想的執(zhí)行效果。另外，由于電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)性沒有統(tǒng)一，各個地區(qū)的高中在管理規(guī)范和方法的制定中一般都是根據(jù)自身的理解和技術(shù)水平進行的，同時對大量的異構(gòu)電子檔案管理系統(tǒng)進行了研發(fā)，因此各個地區(qū)高中電子檔案管理中使用不同的檔案格式和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)等，加上系統(tǒng)平臺互補性，出現(xiàn)了更多的孤立存在的電子檔案，使電子檔案資源共享的目標(biāo)無法實現(xiàn)，從而造成割據(jù)信息的現(xiàn)象，這樣將電子檔案信息孤島性的風(fēng)險大大提升。

3.電子檔案落后的管理模式。相互對應(yīng)的電子檔案和紙質(zhì)檔案是雙套制和雙軌制得以實施的基礎(chǔ)和前提，而且檔案辦理和管理模式各自為政的分段式管理為兩者的實質(zhì)。但是，當(dāng)前在高中檔案管理機構(gòu)內(nèi)部并沒有真正形成文檔一體化的管理理念和管理模式，依然對傳統(tǒng)的管理模式進行使用。

三、高中并存管理電子檔案和紙質(zhì)檔案的對策

1.檔案管理人員要將傳統(tǒng)思想觀念及時轉(zhuǎn)變。高中檔案管理人員要將自己傳統(tǒng)的思想觀念及時轉(zhuǎn)變，充分意識到電子檔案管理的重要性，要在同一高度上看待紙質(zhì)檔案和電子檔案，對整合管理電子檔案和紙質(zhì)檔案的方法合理實施，將三統(tǒng)一（統(tǒng)一分類方案、統(tǒng)一排列順序和統(tǒng)一編號）的目標(biāo)在操作過程中實現(xiàn)[4]。首先并存管理電子檔案和紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)主要是分類方案的統(tǒng)一；其次是排列順序的統(tǒng)一，當(dāng)前在檔案查準(zhǔn)率和快速檢索方面的應(yīng)用計算機處理功能的優(yōu)勢是無法比擬的，因此高中檔案管理人員可以根據(jù)印發(fā)的時間順序排列同一保管時間和年度的紙質(zhì)文件，將電子檔案利用系統(tǒng)制法形成，將兩者真正統(tǒng)一起來；最后是編號的統(tǒng)一，將相應(yīng)的章蓋到紙質(zhì)檔案首頁上方的空白處，同時將其位置及時固定。

2.將電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系積極構(gòu)建。要妥善保管電子檔案和將其合理使用，需要將規(guī)范的制度和統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)體系不斷的建立和完善，主要體現(xiàn)在以下幾點：（1）將管理性標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)的力度不斷加強，主要是及時確認(rèn)管理電子檔案人員的職責(zé)和義務(wù)等。（2）將業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)的力度不斷加強，其中電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、電子檔案的保管期限以及電子檔案的術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)等都是其包括的內(nèi)容。（3）將技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)力度要加強，其中移交電子檔案技術(shù)要求以及存儲壓縮數(shù)據(jù)格式規(guī)范等都是其包括的內(nèi)容。在對這些標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范制定的過程中，要統(tǒng)一協(xié)調(diào)各個標(biāo)準(zhǔn)，使其能夠組成相應(yīng)的體系，使聯(lián)系性的整體結(jié)構(gòu)得以形成，為管理電子檔案各個環(huán)節(jié)提供保障，使其標(biāo)準(zhǔn)化和制度化的目標(biāo)逐漸實現(xiàn)。

3.將管理模式及時改進。（1）高中檔案管理人員要從一開始參與設(shè)計電子檔案，將計算機軟硬件的配置以及檔案格式等相關(guān)的要求及時的提出來，這樣可以根據(jù)規(guī)定要求規(guī)范的歸檔相應(yīng)的電子檔案。（2）在保管和歸檔的過程中，檔案管理人員要將設(shè)備環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)及時的登記，同時要進行備份，同時歸檔電子檔案和具有相同內(nèi)容的紙質(zhì)檔案以及生成電子檔案的專用軟件。（3）要通過嚴(yán)格的制度和有效的技術(shù)措施，為已經(jīng)歸檔電子檔案的真實性和原始性提供保障。

參考文獻：

[1] 徐麗偉.紙質(zhì)檔案與電子檔案并存時期檔案管理若干問題的思考[J].科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新，2016（24）：161.

[2] 張翠翠.電子文件與紙質(zhì)文件并存期檔案管理工作的思考[J].黑龍江檔案，2015（5）：55.

[3] 宋敏，白麗娟.電子檔案與紙質(zhì)檔案并存時期的檔案管理工作辨析[J].蘭臺內(nèi)外，2014（1）：55.

[4] 朱煥芝.信息時代高校電子檔案與紙質(zhì)檔案并存管理的思考[J].河北聯(lián)合大學(xué)學(xué)報（醫(yī)學(xué)版），2012（2）：278.