新時(shí)期提高文書(shū)檔案年度整理歸檔質(zhì)量的策略

楊晶晶 胡詩(shī)琴

摘 要：文書(shū)檔案年度整理歸檔工作是事業(yè)單位日常工作的重要組成部分，可有效幫助管理人員及時(shí)發(fā)現(xiàn)單位日常運(yùn)營(yíng)過(guò)程中的問(wèn)題并采取措施加以解決，為實(shí)現(xiàn)單位的有效管理與發(fā)展提供了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)與支持。本文將針對(duì)目前文書(shū)檔案年度整理歸檔過(guò)程中存在的問(wèn)題展開(kāi)探討，并相應(yīng)提出提高整理歸檔質(zhì)量的策略。

關(guān)鍵詞：辦公室業(yè)務(wù)；文書(shū)檔案；年度整理歸檔；檔案管理

文書(shū)檔案年度整理歸檔工作是事業(yè)單位檔案業(yè)務(wù)的重要組成部分，是單位工作水平的主要體現(xiàn)，對(duì)提升單位管理質(zhì)量具有重要意義。近年來(lái)國(guó)家對(duì)事業(yè)單位文書(shū)檔案年度整理歸檔工作的開(kāi)展日趨重視，并出臺(tái)了相關(guān)規(guī)章與要求，推進(jìn)年度整理歸檔工作的有效進(jìn)行，而這同樣需要單位自身與管理人員的共同努力。

1 目前文書(shū)檔案年度整理歸檔過(guò)程中存在的問(wèn)題

目前文書(shū)檔案年度整理歸檔工作中存在的問(wèn)題主要包括事業(yè)單位對(duì)文書(shū)檔案整理歸檔工作缺乏重視、文書(shū)檔案管理人員綜合素質(zhì)及工作水平有限，以及文書(shū)檔案整理歸檔工作現(xiàn)代化程度較低等方面，具體將在下文詳述。

1.1 事業(yè)單位對(duì)文書(shū)檔案整理歸檔工作缺乏重視

目前部分事業(yè)單位對(duì)文書(shū)檔案年度整理歸檔工作依舊缺乏有效重視，表現(xiàn)在“重運(yùn)營(yíng)、輕檔案”，對(duì)文書(shū)檔案整理歸檔方面的資金與技術(shù)等投入不到位，從而影響了文書(shū)檔案年度整理歸檔工作的有效開(kāi)展。

1.2 文書(shū)檔案管理人員綜合素質(zhì)及工作水平有限

由于事業(yè)單位對(duì)文書(shū)檔案管理工作缺乏重視等原因，檔案管理人員綜合素質(zhì)及工作水平相對(duì)有限、且工作積極性較低，態(tài)度消極，對(duì)業(yè)內(nèi)相關(guān)的新技術(shù)缺乏了解，實(shí)際采用的管理技術(shù)與方法難以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展與事業(yè)單位管理技術(shù)發(fā)展的需要；且因相關(guān)培訓(xùn)較少、培訓(xùn)質(zhì)量難以保證等問(wèn)題，進(jìn)一步制約了管理人員綜合素質(zhì)和工作水平的提升。

1.3 文書(shū)檔案整理歸檔工作現(xiàn)代化程度較低

目前事業(yè)單位的文書(shū)檔案整理歸檔工作現(xiàn)代化程度普遍偏低，工作效率與工作質(zhì)量低下，在信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等不斷充實(shí)當(dāng)代事業(yè)單位管理技術(shù)體系的現(xiàn)今，已難以適應(yīng)事業(yè)單位管理工作的需要，不利于事業(yè)單位管理水平的進(jìn)一步提升[1]。

2 新時(shí)期提高文書(shū)檔案整理歸檔質(zhì)量的策略

為在事業(yè)單位管理技術(shù)與信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得以迅速發(fā)展的現(xiàn)今，切實(shí)提高文書(shū)檔案整理歸檔質(zhì)量，要求事業(yè)單位相關(guān)部門(mén)積極重視文書(shū)檔案整理歸檔工作、提升文書(shū)檔案管理人員的綜合素質(zhì)及工作水平，并積極采用先進(jìn)技術(shù)，提升文書(shū)檔案管理工作的現(xiàn)代化程度，具體將在下文詳述。

2.1 積極重視文書(shū)檔案整理歸檔工作

為提高文書(shū)檔案整理歸檔工作的整體質(zhì)量，要求事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層首先對(duì)該工作的重要性和意義加以重視，并將提高檔案管理歸檔工作水平作為提高公司整體管理水平的重要方法和途徑，通過(guò)積極進(jìn)行宣傳教育，使事業(yè)單位員工切實(shí)意識(shí)到文書(shū)檔案的重要作用，并及時(shí)提交相關(guān)文件檔案、進(jìn)行歸檔工作。

同時(shí)，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層也應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)針對(duì)文書(shū)檔案整理歸檔工作方面的資金投入與技術(shù)投入，積極組織相關(guān)人員素質(zhì)培訓(xùn)，并積極制定、完善相應(yīng)的事業(yè)單位管理規(guī)章制度，加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案整理歸檔工作的審核與監(jiān)督。通過(guò)完善事業(yè)單位相關(guān)管理制度與體系，可切實(shí)為文書(shū)檔案整理歸檔工作提供資金經(jīng)費(fèi)、技術(shù)設(shè)備和制度規(guī)定上的支持與引導(dǎo)，積極幫助文書(shū)檔案管理人員解決工作過(guò)程中遇到的問(wèn)題，從而從管理層面有效促進(jìn)事業(yè)單位文書(shū)檔案整理歸檔工作的進(jìn)一步開(kāi)展，為事業(yè)單位在新時(shí)期的積極發(fā)展提供助力。

2.2 提升文書(shū)檔案管理人員的綜合素質(zhì)及工作水平

為促進(jìn)事業(yè)單位文書(shū)檔案整理歸檔工作整體質(zhì)量的有效提升，事業(yè)單位管理部門(mén)與檔案管理部門(mén)應(yīng)積極采取措施，通過(guò)積極組織人員培訓(xùn)，進(jìn)一步提升文書(shū)檔案管理人員的綜合素質(zhì)及工作水平。具體包括轉(zhuǎn)變檔案管理人員的消極工作態(tài)度，加強(qiáng)文書(shū)檔案管理人員對(duì)現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、云端存儲(chǔ)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)與管理技術(shù)等文件數(shù)據(jù)管理技術(shù)的認(rèn)知與整體接受能力，有效將網(wǎng)絡(luò)信息化相關(guān)技術(shù)引入事業(yè)單位文書(shū)檔案整理歸檔工作之中。

對(duì)此，事業(yè)單位應(yīng)積極組織、鼓勵(lì)文書(shū)檔案管理人員參與相關(guān)專業(yè)知識(shí)和具體操作技能的培訓(xùn)與強(qiáng)化訓(xùn)練，并通過(guò)制定、實(shí)行相應(yīng)的激勵(lì)制度，鼓勵(lì)事業(yè)單位檔案管理人員積極參與，使文書(shū)檔案管理人員熟悉計(jì)算機(jī)基本操作，并可熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文書(shū)檔案整理歸檔工作，從而使文書(shū)檔案管理人員的綜合素質(zhì)與技術(shù)水平能夠及時(shí)適應(yīng)事業(yè)單位發(fā)展新時(shí)期的實(shí)際需要。

在加強(qiáng)文書(shū)檔案管理人員相關(guān)技術(shù)培訓(xùn)的同時(shí)，事業(yè)單位也應(yīng)致力于引進(jìn)文書(shū)檔案管理方面的人才，積極與業(yè)內(nèi)相關(guān)人士和專家進(jìn)行交流，學(xué)習(xí)、汲取文書(shū)檔案管理相關(guān)的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，并結(jié)合單位的實(shí)際需要加以靈活應(yīng)用；通過(guò)使事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理總體水平與社會(huì)需要和新時(shí)期的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)有效接軌，可有效實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化與網(wǎng)絡(luò)化，幫助事業(yè)單位提高文書(shū)檔案整理歸檔工作的效率與質(zhì)量[2]。

在致力于加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員工作能力的培訓(xùn)、積極做好相關(guān)優(yōu)秀人才的引進(jìn)工作過(guò)程中，事業(yè)單位應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案管理人員職業(yè)道德、工作責(zé)任感和對(duì)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)認(rèn)識(shí)程度的培養(yǎng)，促使檔案管理人員擺正對(duì)文書(shū)檔案整理歸檔工作的認(rèn)識(shí)，及時(shí)對(duì)文書(shū)檔案整理歸檔工作的重要性、必要性和意義加以正確認(rèn)識(shí)，并嚴(yán)格遵守國(guó)家出臺(tái)的相關(guān)規(guī)章要求，認(rèn)真對(duì)待文書(shū)檔案整理與歸檔的工作內(nèi)容與流程，從而在事業(yè)單位發(fā)展的新時(shí)期進(jìn)一步提高文書(shū)檔案整理歸檔工作的效率與質(zhì)量，推動(dòng)事業(yè)單位管理整體水平的進(jìn)一步提升。

2.3 積極采用先進(jìn)技術(shù)，提升文書(shū)檔案管理工作的現(xiàn)代化程度

為有效提升文書(shū)檔案整理歸檔工作的效率與質(zhì)量，事業(yè)單位應(yīng)積極引入并采用網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等，有效提升文書(shū)檔案管理工作的現(xiàn)代化程度。

目前，基于網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)云端技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)的信息數(shù)據(jù)管理技術(shù)可使文書(shū)檔案信息隨時(shí)與網(wǎng)絡(luò)云端數(shù)據(jù)庫(kù)信息的寫(xiě)入與修改保持同步更新，為進(jìn)行系統(tǒng)化的檔案管理工作提供了便利，已經(jīng)在事業(yè)單位的實(shí)際文書(shū)檔案管理工作過(guò)程中發(fā)揮出顯著的優(yōu)越性，并依舊具備了充足的發(fā)展?jié)摿?。通過(guò)將文書(shū)檔案轉(zhuǎn)換為電子數(shù)據(jù)文件形式、在數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)進(jìn)行即時(shí)保存，可有效防范紙質(zhì)文書(shū)檔案遺失、損毀等問(wèn)題，進(jìn)一步提升了文書(shū)檔案管理的安全性；同時(shí)，采用信息化、網(wǎng)絡(luò)化的工作方式，也為文書(shū)檔案管理人員開(kāi)展整理與歸檔工作提供了便利。此類技術(shù)在節(jié)約了保存、整理文書(shū)檔案所需的時(shí)間成本、人員精力和資金投入的同時(shí)，可有效縮短文書(shū)檔案管理人員的工作耗時(shí)，降低具體操作的難度，從而有效提升了文書(shū)檔案管理工作的整體工作效率與質(zhì)量，進(jìn)一步提升了文書(shū)檔案管理工作的現(xiàn)代化程度，使得該工作的發(fā)展趨勢(shì)能夠更好地適應(yīng)新時(shí)期事業(yè)單位管理發(fā)展的需要[3]。

3 結(jié)語(yǔ)

為使檔案年度整理歸檔工作水平的發(fā)展與提高積極適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展需要和新時(shí)期事業(yè)單位管理的具體要求，單位管理層和檔案管理人員應(yīng)對(duì)文書(shū)檔案整理歸檔工作給予足夠重視，提升人員綜合素質(zhì)及工作水平、扭轉(zhuǎn)人員工作態(tài)度，積極采用信息與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以促進(jìn)文書(shū)檔案年度整理歸檔工作質(zhì)量的有效提升。

參考文獻(xiàn)

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[3]徐莉.新時(shí)期提高文書(shū)檔案年度整理歸檔質(zhì)量的策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（04）：59.