論檔案的重要性及其管理思路

熊燕云

摘 要：檔案管理工作是社會(huì)分工中的重要組成，也是各行業(yè)領(lǐng)域業(yè)務(wù)工作開展的支撐依據(jù)。隨著社會(huì)、經(jīng)濟(jì)各領(lǐng)域的全面發(fā)展，對(duì)檔案管理工作提出了更多、更高的要求。因此，為適應(yīng)現(xiàn)代發(fā)展進(jìn)程，檔案管理工作應(yīng)當(dāng)及時(shí)革新管理思路，開拓管理方法與形式。本文主要論述了檔案管理工作的重要性及實(shí)踐中的常見問題，并結(jié)合當(dāng)前形勢(shì)提出了檔案管理工作的發(fā)展機(jī)遇及優(yōu)化思路，以期有益于檔案管理效率的整體性提升。

關(guān)鍵詞：檔案管理；檔案收集；歸檔問題；管理思路

1 檔案的重要作用

檔案詳細(xì)記錄在了各行各業(yè)企事業(yè)單位的發(fā)展歷程和經(jīng)驗(yàn)成果，是其日后制定目標(biāo)、調(diào)整方針和實(shí)現(xiàn)科學(xué)決策的重要參考依據(jù)。從整體上看，檔案最重要作用即在于參考作用。之所以將檔案視作各企事業(yè)單位各項(xiàng)工作開展的重要依據(jù)，不僅是因?yàn)槠渌休d的內(nèi)容多為第一手資料，未經(jīng)過人為的修改；同時(shí)，還因?yàn)槠渲兴d錄的系列經(jīng)過都是客觀事實(shí)的直接體現(xiàn)，是真憑實(shí)據(jù)，是最可靠的參考材料，能夠?qū)⑦^去事件的發(fā)生經(jīng)過以最客觀、最全面的形式重現(xiàn)，讓人更清晰、直觀地了解到企事業(yè)單位發(fā)展過程中的工作部署、戰(zhàn)略執(zhí)行等各類情況。由此可知，完善與提高檔案管理工作水平與效率，是各企業(yè)單位實(shí)現(xiàn)持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)與前提。

2 檔案管理工作中的常見問題

眾所周知，檔案是各企事業(yè)單位的重要信息庫，而對(duì)于檔案的管理工作即是保障企業(yè)單位工作有序開展、實(shí)現(xiàn)科學(xué)決策的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。然而實(shí)踐中，由于認(rèn)知層面上的差異性，使得部分企業(yè)單位在現(xiàn)實(shí)工作中并沒有對(duì)檔案管理工作投入應(yīng)有的重視，導(dǎo)致檔案管理工作既沒有規(guī)則可尋，也沒有經(jīng)費(fèi)開展工作，最終嚴(yán)重影響到后期檔案的利用，進(jìn)而波及企業(yè)單位的決策管理。具體地說，檔案管理工作常見問題主要如下：

1）材料收集不完整，歸檔不及時(shí)。形成檔案的資料范圍極廣，檔案收集工作任務(wù)相當(dāng)繁重，且極為講究時(shí)效性。但實(shí)踐中，由于認(rèn)知偏差所形成的檔案意識(shí)薄弱問題，使得部分地區(qū)檔案管理工作人員并不重視檔案資料前期的收集工作與后期的登記管理工作，既沒有具體、可行的檔案收集管理制度，也沒有明確、清晰的檔案分類、歸檔制度，在工作中全憑個(gè)人主觀認(rèn)知和經(jīng)驗(yàn)來進(jìn)行檔案資料的整理和收集；且，即便前期按照規(guī)范指引做好了整理分類，但在利用檔案環(huán)節(jié)又未能進(jìn)行及時(shí)登記，導(dǎo)致檔案丟失現(xiàn)象頻現(xiàn)，亟待形成常態(tài)化的管理機(jī)制。

2）檔案保管的設(shè)施條件略有不足?；谥匾暢潭鹊牟蛔?，也就使得檔案管理工作面臨著長期經(jīng)費(fèi)不足的難題，從而導(dǎo)致檔案的保管與存放收到嚴(yán)重限制。實(shí)踐中，很多檔案因存放地點(diǎn)的不合格，出現(xiàn)損毀、殘缺的問題。即便是已經(jīng)進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換的檔案，同樣存在存放保管的安全問題。例如，因經(jīng)費(fèi)不足，未能對(duì)數(shù)字檔案載體進(jìn)行相應(yīng)備份，又或是未能配備專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行安全風(fēng)險(xiǎn)測(cè)算和布控，導(dǎo)致數(shù)字檔案資源時(shí)常發(fā)生丟失現(xiàn)象。現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展迅猛，檔案資料的生成速度愈來愈快，亦愈來愈多，如前期不進(jìn)行有效整理與收集，不進(jìn)行妥善保管與存放，后期帶來的負(fù)面影響將會(huì)是相當(dāng)嚴(yán)重的。

3）檔案管理培訓(xùn)指導(dǎo)延續(xù)性不夠。據(jù)調(diào)研資料顯示，實(shí)踐中仍然普遍存在大量非檔案學(xué)專業(yè)的人員從事檔案管理工作，還有很多多崗兼任的情形存在。而這些人員由于對(duì)檔案管理技術(shù)和專業(yè)知識(shí)的缺乏，使得檔案管理工作效率和水平長期難以提升，嚴(yán)重影響了企事業(yè)單位對(duì)檔案的利用效率。即便是配備了檔案學(xué)專業(yè)人員任職的企業(yè)單位，也存在一定問題，即缺乏在崗繼續(xù)培訓(xùn)，缺乏與時(shí)代發(fā)展相契合、與行業(yè)需求相結(jié)合的檔案管理專業(yè)培訓(xùn)，使得部分檔案管理工作人員仍然延續(xù)傳統(tǒng)單一式、手動(dòng)式的檔案整理與收集方法，不懂得如何運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)操作平臺(tái)進(jìn)行高效管理，與現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展進(jìn)程形成明顯反差。

3 提高檔案管理工作效能的主要思路

1）重視檔案資料的收集管理，提高檔案價(jià)值鑒定技巧。檔案收集工作量相當(dāng)龐大，需要多方協(xié)力合作，方能促成規(guī)范化、科學(xué)化的 檔案收集管理機(jī)制形成。具體地說，即要求檔案管理工作人員在檔案資料的收集和整理工作前期，務(wù)必遵循現(xiàn)有檔案收集規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，以完整性、客觀性作為工作基本準(zhǔn)則。其次，要進(jìn)一步訓(xùn)練和提升對(duì)檔案資料價(jià)值的篩選鑒定能力，要站在宏觀的高度對(duì)檔案內(nèi)容的歷史價(jià)值、社會(huì)價(jià)值和現(xiàn)實(shí)價(jià)值進(jìn)行綜合型分析，以判定不同檔案的不同保存價(jià)值。

2）加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的技術(shù)培訓(xùn)，提高崗位入職門檻。檔案管理工作人員是檔案管理工作的核心所在，人員素質(zhì)高低將直接影響工作成效。因此，要確保檔案管理工作取得高效，實(shí)現(xiàn)檔案管理的積極作用，首要端正對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，摒棄因認(rèn)知偏差所造成的重視度不足等偏見，在物力上給予檔案管理工作應(yīng)有的支持，在人力上加大對(duì)檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)。具體地說，首先要在現(xiàn)有檔案管理專業(yè)隊(duì)伍基礎(chǔ)上，開展專業(yè)知識(shí)摸底考察，根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，并在沒一起培訓(xùn)過后開展階段性的考核，對(duì)于成績優(yōu)異的檔案管理人員給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于未能達(dá)標(biāo)的人員進(jìn)行再度培訓(xùn)，并將成績與工資績效考核指標(biāo)相掛鉤，以此不斷激勵(lì)檔案管理人員的學(xué)習(xí)與工作熱情。其次，在針對(duì)檔案管理工作人員聘用要求上，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格任用專業(yè)對(duì)口的人員從事檔案管理一職，不僅要在專業(yè)技能上進(jìn)行考核，還要對(duì)任職人員的現(xiàn)代信息技術(shù)操作與運(yùn)用能力進(jìn)行考評(píng)，篩選既具備檔案學(xué)專業(yè)知識(shí)，又熟悉計(jì)算機(jī)操作、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的復(fù)合型人才，為檔案管理工作有序開展奠定人才基礎(chǔ)。

3）結(jié)合具體需求和發(fā)展規(guī)劃，適當(dāng)引入信息技術(shù)輔助管理。基于大數(shù)據(jù)、信息化、互聯(lián)網(wǎng)等多種現(xiàn)代信息技術(shù)下的現(xiàn)代社會(huì)，各式各樣的數(shù)據(jù)資源庫不斷涌現(xiàn)，資料產(chǎn)生與更新的可謂是“瞬息萬變”。在這樣的發(fā)展背景下，仍然沿用傳統(tǒng)手動(dòng)式、單一化的檔案管理模式顯然與現(xiàn)實(shí)存在嚴(yán)重脫節(jié)，因此，檔案管理效能要想有所突破，必須借鑒現(xiàn)代管理理念，引入現(xiàn)代信息技術(shù)。具體地說，首先，要按照日常檔案管理流程和現(xiàn)有檔案資源庫，配置與需求相適應(yīng)的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施。其次，要根據(jù)檔案利用需求現(xiàn)狀，結(jié)合信息技術(shù)的智能、高速等特性，以實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化和文檔一體化為目標(biāo)，設(shè)計(jì)糅合人性化的檔案管理信息化系統(tǒng)。例如，在歸檔階段按照不同門類、不同收錄載體，進(jìn)行收集、排序、裝訂等系統(tǒng)的 設(shè)計(jì)；在后期整理階段，配置電子觸摸顯示屏、密集架、特藏檔案資料柜等現(xiàn)代科技設(shè)備，有條件的還可以安裝氣體自動(dòng)消防設(shè)施設(shè)備和報(bào)警系統(tǒng)，設(shè)置電子監(jiān)控系統(tǒng)，確保檔案的存放點(diǎn)符合現(xiàn)代檔案管理建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和信息化要求。此外，還要嘗試探索符合自身需求的數(shù)字檔案云端備份模式、異地備份模式，最大限度提升檔案資源的安全性與持續(xù)利用率。

4 結(jié)語

隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，社會(huì)各行業(yè)領(lǐng)域及市場(chǎng)均呈現(xiàn)出多元化的發(fā)展趨勢(shì)?；跈n案管理自身獨(dú)有特征和積極作用，要想最大限度提升管理水平和使用效率，檔案管理工作人員必須及時(shí)革新管理掛念，在實(shí)踐中不斷探索，積極創(chuàng)新管理形式和手段，以高效完成檔案管理與利用工作。

參考文獻(xiàn)

[1]陳吉良.認(rèn)識(shí)緊迫感，探索檔案管理工作的創(chuàng)新思路[J]. 卷宗， 2017（28）：23-24.

[2]尉京明. 淺析檔案管理規(guī)范化建設(shè)的現(xiàn)狀及構(gòu)建思路[J]. 人力資源管理， 2017（10）：325-325.

[3]林俊. 轉(zhuǎn)變工作思路 提高管理效率——淺談街道辦事處的檔案管理工作[J]. 辦公室業(yè)務(wù)， 2016（22）：130-130.

[4]方海燕. 檔案管理工作中存在的問題和改革思路[J]. 經(jīng)濟(jì)管理：全文版， 2016（7）：00173-00173.