檔案庫房管理的現(xiàn)代化建設(shè)初探

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代化技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用于生活的方方面面，行政事業(yè)單位若想進(jìn)一步提升內(nèi)部管理水平，就必須重視檔案庫房管理的現(xiàn)代化建設(shè)工作。目前，傳統(tǒng)的檔案庫房管理方式已經(jīng)不能滿足行政事業(yè)單位現(xiàn)代化建設(shè)的需求，不僅會(huì)影響檔案的安全性和完整性，同時(shí)也會(huì)影響檔案的使用效率。本文對(duì)檔案庫房管理的現(xiàn)狀進(jìn)行深度剖析，從而有針對(duì)性的得出提升檔案庫房管理現(xiàn)代化水平的有效途徑，利用信息化手段將檔案資料進(jìn)行優(yōu)化整合，不斷提升檔案的利用率和使用率，為行政事業(yè)單位的科學(xué)化管理夯實(shí)基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：檔案；庫房管理；現(xiàn)代化建設(shè)

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和成熟，對(duì)于行政事業(yè)單位自身而言，運(yùn)用現(xiàn)代化手段提升內(nèi)部管理的水平已經(jīng)是迫在眉睫，尤其是要將信息化建設(shè)融入到行政事業(yè)單位建設(shè)的方方面面，不斷提升行政事業(yè)單位現(xiàn)代化的管理水平。檔案庫房管理作為行政事業(yè)單位管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，具有內(nèi)容繁多、專業(yè)性強(qiáng)、流程嚴(yán)謹(jǐn)?shù)忍攸c(diǎn)，尤其是行政事業(yè)單位的檔案涉及紙質(zhì)、視頻、照片等等，對(duì)于檔案的管理與運(yùn)用要求也不斷提高，傳統(tǒng)的檔案庫房管理方式已經(jīng)不能滿足當(dāng)前行政事業(yè)單位的管理需要。對(duì)此，就需要在檔案管理中引6入信息化建設(shè)手段，進(jìn)一步整合和優(yōu)化檔案資料，不斷提升檔案資料的使用率，為行政事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。

1 檔案庫房管理現(xiàn)代化建設(shè)的重要性

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”的普及和應(yīng)用，大數(shù)據(jù)時(shí)代已經(jīng)飛速到來。行政事業(yè)單位為了實(shí)現(xiàn)自身的科學(xué)化管理，都在大力推進(jìn)內(nèi)部的信息化建設(shè)。對(duì)于檔案管理而言，傳統(tǒng)的人工模式已經(jīng)無法滿足新形勢的要求，這就需要引進(jìn)信息化手段，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化和數(shù)據(jù)化，不斷提升檔案庫房管理水平。

1.1 有利于提升使用效率

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和成熟，行政事業(yè)單位進(jìn)行科學(xué)化管理的需求也越來越迫切。如果仍然采用傳統(tǒng)的人工管理模式，則會(huì)影響整體的準(zhǔn)確度、安全度和專業(yè)度，尤其是有限的人手無法對(duì)冗多的資料進(jìn)行高效管理，直接影響到了檔案的使用效率。對(duì)此，行政事業(yè)單位必須要引入信息化技術(shù)手段，運(yùn)用“互聯(lián)網(wǎng)+”和大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代化方式，對(duì)檔案管理進(jìn)行進(jìn)一步規(guī)范，克服傳統(tǒng)人工效率低的弊端，運(yùn)用大數(shù)據(jù)的方式提升檔案管理的水平和效率，通過引入專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)在最短時(shí)間內(nèi)搜索到最多的信息，為行政事業(yè)單位的發(fā)展提供及時(shí)有效的信息，為科學(xué)分類、及時(shí)調(diào)取提供有力支撐，不斷提升行政事業(yè)單位的管理水平。

1.2 有利于降低管理成本

檔案庫房管理具有針對(duì)性強(qiáng)、內(nèi)容繁多等特點(diǎn)，如果在傳統(tǒng)的管理模式當(dāng)中，想實(shí)現(xiàn)條理清晰，規(guī)范有序的管理，就需要?jiǎng)佑么罅康娜肆臀锪?，就?huì)增加行政事業(yè)單位的管理成本。與此同時(shí)，受到人工限制的原因，會(huì)出現(xiàn)檔案破損、紙質(zhì)資料無法長期保存等問題，這將影響到行政事業(yè)單位對(duì)于檔案的使用質(zhì)量與效率。對(duì)此，在檔案管理中引入信息化建設(shè)手段尤為必要，比如：將每一份檔案資料利用掃描儀進(jìn)行掃描，可以實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)版與電子版的同時(shí)存儲(chǔ)，在調(diào)閱檔案時(shí)利用信息化系統(tǒng)隨時(shí)查閱電子版資料，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的安全高效管理。更為重要的是，現(xiàn)代化的檔案管理方式是依托于電子設(shè)備與技術(shù)，僅需要少量工作人員操作和管理即可，這就為行政事業(yè)單位節(jié)約了管理成本，使行政事業(yè)單位的檔案庫房管理水平得到顯著提升。

2 檔案庫房管理現(xiàn)代化建設(shè)的途徑

隨著信息化手段在各行各業(yè)中的普及，行政事業(yè)單位推進(jìn)現(xiàn)代化管理進(jìn)程變得尤為重要，尤其是對(duì)于行政事業(yè)單位的檔案管理環(huán)節(jié)，傳統(tǒng)的人工管理模式弊端已經(jīng)逐漸顯現(xiàn)，這就需要建立信息化管理系統(tǒng)，不斷提升檔案管理的現(xiàn)代化水平。

2.1 提升檔案庫房管理現(xiàn)代化建設(shè)的意識(shí)

檔案管理屬于行政事業(yè)單位管理的重要內(nèi)容之一，雖然涉及內(nèi)容繁多，卻因?yàn)殚L期執(zhí)行的傳統(tǒng)管理模式，使得管理方式無法及時(shí)得到更新，因此長期受到忽視。這也導(dǎo)致部分行政事業(yè)單位在檔案管理過程中仍然缺乏專業(yè)性、系統(tǒng)性。也缺乏足夠的人才、設(shè)備支撐，自然也無法保證檔案管理的真實(shí)有效。要改變這種局面，首先，行政事業(yè)單位要轉(zhuǎn)變觀念，積極學(xué)習(xí)和引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理方式，加大對(duì)檔案管理的資金投入，購買先進(jìn)的設(shè)備、引進(jìn)專業(yè)人才，從而形成從上到下的良好氛圍，不斷提升檔案管理水平。其次，要建立獎(jiǎng)懲機(jī)制，通過考核、培訓(xùn)教育等方式強(qiáng)化對(duì)檔案工作人員的管理，激勵(lì)他們不斷提升自身專業(yè)素質(zhì)，定期邀請(qǐng)專家進(jìn)行講座培訓(xùn)，培養(yǎng)檔案工作的專業(yè)人才，為檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程夯實(shí)基礎(chǔ)。

2.2 建立規(guī)范的現(xiàn)代化檔案庫房管理制度

正所謂“無規(guī)矩不能成方圓”，現(xiàn)代化的檔案庫房管理需要依托于完善的制度建設(shè)，這樣才能實(shí)現(xiàn)檔案管理有據(jù)可依、有規(guī)可循。首先，要明確責(zé)任分工，檔案管理涉及行政事業(yè)單位的方方面面，需要檔案部門牽頭、其他部門通力配合，通過制度的建立明確相關(guān)的責(zé)任分工，將責(zé)任層層傳導(dǎo)到人。其次，要明確崗位職責(zé)，現(xiàn)代化的檔案管理是基于信息化建設(shè)的手段，這就要求工作人員必須要具有專業(yè)水平與強(qiáng)烈的責(zé)任心，通過對(duì)崗位職責(zé)的進(jìn)一步明確，避免流程上出現(xiàn)漏洞。最后，要明確工作流程?，F(xiàn)代化檔案管理將每一個(gè)環(huán)節(jié)都進(jìn)行了細(xì)化，比如在合同存檔時(shí)需要提交電子版和紙質(zhì)版，同時(shí)做好交接手續(xù)，這樣才能確保檔案的完整性和真實(shí)性，為行政事業(yè)單位夯實(shí)資料基礎(chǔ)。

2.3 配備現(xiàn)代化檔案管理設(shè)施

隨著大數(shù)據(jù)的普及和應(yīng)用，真正實(shí)現(xiàn)了便捷與效率，對(duì)于行政事業(yè)單位的檔案管理而言，加快現(xiàn)代化建設(shè)的步伐正是適應(yīng)當(dāng)前新形勢所需。首先，要加大資金投入，檔案管理的信息化處理需要依托高效的設(shè)備、穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境與專業(yè)的人才。這就需要行政事業(yè)單位要加大相關(guān)方面的資金投入，購買專業(yè)設(shè)備、招聘高素質(zhì)人才，搭建現(xiàn)代化管理體系；其次，要引進(jìn)專業(yè)系統(tǒng)。現(xiàn)代化的檔案管理需要引進(jìn)信息化的管理系統(tǒng)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案資料管理的實(shí)時(shí)性與高效性。比如：相關(guān)部門可以通過系統(tǒng)上傳檔案資料，相關(guān)人員進(jìn)行審閱，確保資料管理的完整性與系統(tǒng)性；需要調(diào)閱資料時(shí)只需要在系統(tǒng)上提交申請(qǐng)，經(jīng)過主管領(lǐng)導(dǎo)的批示后方可登錄查閱，每一次的查閱與借閱都將在系統(tǒng)上形成痕跡，有利于檔案管理的安全性，同時(shí)與傳統(tǒng)紙質(zhì)存檔相比，更能保證檢索的準(zhǔn)確與使用的高效。

2.4 提升檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)

如果將檔案管理比作金字塔，那么高素質(zhì)的專業(yè)人才就是金字塔的奠基石。與傳統(tǒng)的人工檔案管理而言，現(xiàn)代化的檔案管理雖然簡化了人工的程序，卻提高了對(duì)專業(yè)水平的要求，這就需要行政事業(yè)單位進(jìn)一步強(qiáng)化檔案人員的專業(yè)素質(zhì)。首先，要強(qiáng)化培訓(xùn)力度，檔案管理的信息化建設(shè)處于實(shí)時(shí)更新的時(shí)代，這就需要工作人員能夠保持持續(xù)學(xué)習(xí)的熱情，行政事業(yè)單位提供更多的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的平臺(tái)，組織工作人員開展實(shí)地考察、模擬練習(xí)等，不斷強(qiáng)化實(shí)踐能力。其次，要優(yōu)化人員配置。信息化的檔案管理不僅需要全職人員進(jìn)行實(shí)時(shí)管理，更需要專業(yè)的技術(shù)人員做好配合。在面對(duì)專業(yè)的技術(shù)問題時(shí)，行政事業(yè)單位可以聘請(qǐng)計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，維護(hù)好網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性，輔助行政事業(yè)單位提升檔案的管理水平。

2.5 結(jié)合實(shí)際推動(dòng)檔案庫房管理的現(xiàn)代化進(jìn)程

推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，依托于信息化技術(shù)的引進(jìn)與大數(shù)據(jù)的應(yīng)用，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案資料的高效運(yùn)用，為行政事業(yè)單位的科學(xué)有效管理提供有力支撐。對(duì)此，行政事業(yè)單位的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)樹立起先進(jìn)的管理理念，不僅要推動(dòng)檔案管理的信息化建設(shè)，同時(shí)也要將檔案管理與行政事業(yè)單位的方方面面相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)行政事業(yè)單位數(shù)據(jù)信息的充分利用。

3 結(jié)語

隨著信息化技術(shù)手段的普及，行政事業(yè)單位也必須認(rèn)識(shí)到信息化管理的必要性。檔案管理作為行政事業(yè)單位管理當(dāng)中的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，還需要行政事業(yè)單位的管理者進(jìn)一步轉(zhuǎn)變思維，引進(jìn)現(xiàn)代化信息手段，建立科學(xué)的管理系統(tǒng)，為行政事業(yè)單位檔案庫房管理的現(xiàn)代化進(jìn)程奠定基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

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[2]許衛(wèi)凡.檔案館檔案管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D].東北大學(xué)，2016

作者簡介

趙海榮（1976-）.女，山東莘縣人，莘縣檔案局工作人員，大學(xué)本科，研究方向?yàn)闄n案管理。