知識管理背景下企業(yè)檔案收集工作模式創(chuàng)新研究

蔣永芳

摘 要：本文闡述了企業(yè)檔案知識管理對企業(yè)整體發(fā)展的重要性，依據(jù)知識管理理念的要求，從文件形成和捕獲兩方面提出企業(yè)檔案收集工作創(chuàng)新管理具體措施，增加企業(yè)的知識儲備，為企業(yè)檔案“資源”建設(shè)提供有力保障，一方面對企業(yè)內(nèi)部管理進(jìn)行維護(hù)、協(xié)調(diào)、增加效率，另一方面對企業(yè)戰(zhàn)略管理提供支持。

關(guān)鍵詞：知識管理；企業(yè)檔案管理；檔案收集

1 知識管理在企業(yè)管理中的重要性

知識管理是在知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代產(chǎn)生的一種新型管理模式，知識管理作為一種新管理模式在世界范圍內(nèi)得到廣泛關(guān)注。根據(jù)Anne.P.Massey 2002[1]年提出知識管理的內(nèi)涵：知識管理總目標(biāo)是使知識資產(chǎn)資本化并帶來可以得到的最大商業(yè)表現(xiàn)。知識管理是在知識經(jīng)濟(jì)下，企業(yè)為適應(yīng)發(fā)展而做的有效反饋，是企業(yè)集體智慧的結(jié)晶，一方面通過運(yùn)用集體智慧增強(qiáng)企業(yè)應(yīng)變和創(chuàng)新的能力，另一方面是實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部顯性和隱性知識的新途徑、新方法。

2 企業(yè)檔案知識管理在企業(yè)管理中的重要性

檔案和知識密切聯(lián)系，不可分割。按照檔案管理理論，檔案是知識中具有保存價(jià)值各種形式的歷史記錄。在知識管理背景下企業(yè)檔案管理是運(yùn)用知識管理理念和方法進(jìn)行企業(yè)檔案管理。

在企業(yè)管理中，企業(yè)檔案知識管理的作用主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一個(gè)方面是支撐企業(yè)內(nèi)部運(yùn)營管理，為企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營各方面業(yè)務(wù)開展提供有力支撐，進(jìn)一步增加企業(yè)效益；另一方面是對企業(yè)戰(zhàn)略管理進(jìn)行支持，為企業(yè)戰(zhàn)略決策提供支持，確保能夠長遠(yuǎn)發(fā)展。

3 企業(yè)檔案知識管理的檔案收集工作創(chuàng)新點(diǎn)

企業(yè)檔案知識能夠有效高質(zhì)保證企業(yè)整體運(yùn)營發(fā)展，并對企業(yè)整體戰(zhàn)略發(fā)展提供有力支撐，需要加強(qiáng)企業(yè)檔案收集工作，進(jìn)一步充實(shí)檔案資源。企業(yè)檔案收集工作對象包含企業(yè)所產(chǎn)生文件的形成和捕獲，這些環(huán)節(jié)與外部系統(tǒng)關(guān)聯(lián)性強(qiáng)，是企業(yè)檔案工作與外界環(huán)境進(jìn)行物質(zhì)、能量、信息交換的窗口。檔案收集過程產(chǎn)生信息流，檔案工作如何與外界環(huán)境進(jìn)行信息，物質(zhì)、能量交換，過程集成就是運(yùn)用知識管理理論解決這一問題的方法。

3.1 文件的形成

企業(yè)文件來源眾多，有來自企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)人員，上級單位等。各類文件形成背景也不盡一致，有經(jīng)營管理、產(chǎn)品研發(fā)、建設(shè)項(xiàng)目等，這些文件有處于文件流轉(zhuǎn)系統(tǒng)，有處于業(yè)務(wù)活動系統(tǒng)，很多散落在企業(yè)員工個(gè)人之手。傳統(tǒng)檔案管理方式對文件生命周期的這兩個(gè)階段關(guān)注不多，有的是提簡單的要求，例如各業(yè)務(wù)制度或程序有歸檔相關(guān)的規(guī)定，但是這些要求往往很難落到實(shí)處。企業(yè)各類業(yè)務(wù)體系不是獨(dú)立運(yùn)作，而是相關(guān)的。針對這些問題，需要通過知識管理理論系統(tǒng)明確檔案收集的范圍。不能把思路局限于檔案嚴(yán)格意義上的歸檔范圍，要根據(jù)企業(yè)發(fā)展建設(shè)需要，重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)“資源”建設(shè)，將有價(jià)值的文件進(jìn)行收集。在具體實(shí)現(xiàn)過程中要根據(jù)文件形成和捕獲階段各業(yè)務(wù)運(yùn)動的相關(guān)性，有效建立文件與文件形成者、與形成文件的業(yè)務(wù)背景之間的關(guān)聯(lián)。文件形成階段的控制，重點(diǎn)和難點(diǎn)在于確立標(biāo)準(zhǔn)。如何將企業(yè)文件規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)確切落實(shí)在文件形成者的業(yè)務(wù)活動中，這要求檔案人員在前端控制上要比以往更進(jìn)一步，同時(shí)要對企業(yè)其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)開展行動跟蹤。

1）對于企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)流程產(chǎn)生的文件，可與相關(guān)業(yè)務(wù)部門溝通，要求各個(gè)流程中設(shè)置歸檔環(huán)節(jié)，由檔案員協(xié)助分析流程所規(guī)定業(yè)務(wù)活動產(chǎn)生的記錄，對其進(jìn)行識別，確定其是否需歸檔，以何種形式何時(shí)歸入何種門類，避免企業(yè)有價(jià)值的記錄得不到妥善保管。同時(shí)增強(qiáng)了檔案人員對企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)運(yùn)行背景的了解和對記錄產(chǎn)生環(huán)境的認(rèn)識，對檔案工作的自身的流程進(jìn)行反饋，以持續(xù)改進(jìn)歸檔范圍和歸檔要求。

2）對于外部來源文件，在業(yè)務(wù)開展前要求相關(guān)業(yè)務(wù)部門對外部單位進(jìn)行宣貫，使外部單位嚴(yán)格按照企業(yè)的檔案歸檔規(guī)范移交文件。例如基建檔案的前端管理，就在建設(shè)施工過程中，深入項(xiàng)目現(xiàn)場，查看施工資料形成情況，在過程中進(jìn)行把關(guān)；堅(jiān)持每周參加項(xiàng)目監(jiān)理周例會，在會上通報(bào)有關(guān)檢查情況與整改要求，督促企業(yè)基建主管部門與管理企業(yè)、監(jiān)理企業(yè)下發(fā)整改工作聯(lián)系單，切實(shí)落實(shí)整改。通過具體的措施，切實(shí)深化了檔案管理的前端控制，改變了原來要求無法落地的局面，節(jié)約了大量用于衡量成效和糾正偏差的工作量，增加了企業(yè)知識儲備，為企業(yè)檔案“資源”建設(shè)提供有力保障，為后續(xù)檔案利用服務(wù)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3.2 文件的捕獲

文件的捕獲是文件形成后的推送、提交、收集等歸檔形式的統(tǒng)稱。由于文件來源途徑多樣性，適合采取分散控制形式，從不同角度或?qū)哟卧u估文件形成階段要求的落實(shí)效果。檔案人員在捕獲階段最終選取了兩個(gè)維度進(jìn)行控制，一是事由，一是文件類型，相應(yīng)完善了兩套文件捕獲機(jī)制。

1）基于事由捕獲機(jī)制。一個(gè)典型是設(shè)備儀器檔案的管理。研制保障類項(xiàng)目是由基建或設(shè)備采購子項(xiàng)目構(gòu)成的，采購是企業(yè)非常常見的業(yè)務(wù)流程，檔案人員通過對企業(yè)采購流程的了解，對其業(yè)務(wù)時(shí)間軸進(jìn)行了階段分解。

圖1.采購的一般流程

設(shè)備采購的周期視設(shè)備類型、金額而定，短則數(shù)周，長則數(shù)月，每一個(gè)采購項(xiàng)目各自也成為規(guī)模不一的系統(tǒng)。由于有的項(xiàng)目周期太長，甚至有實(shí)施過程中主責(zé)人員發(fā)生變更的情況，這對于文件的收集捕獲是一個(gè)極為不利的因素。為確保采購項(xiàng)目記錄完整性，避免企業(yè)檔案遺失，可以采取了分階段收集歸檔的制度，即采購項(xiàng)目的每一階段結(jié)束后即觸發(fā)歸檔動作，并針對項(xiàng)目的不同規(guī)模細(xì)分了收集要求，例如有的信息化建設(shè)項(xiàng)目劃分了數(shù)個(gè)里程碑，如當(dāng)前里程碑的文件資料未收集齊全，則該里程碑無法驗(yàn)收通過。檔案人員也可協(xié)調(diào)企業(yè)法務(wù)、財(cái)務(wù)、合同管理部門，對于合同驗(yàn)收必須有檔案人員簽字確認(rèn)，否則不予驗(yàn)收付款。階段歸檔結(jié)合檔案驗(yàn)收的控制方法可最大限度地確保了采購項(xiàng)目文件收集的完整性和規(guī)范性，對于維護(hù)企業(yè)利益，降低法律風(fēng)險(xiǎn)起到了非常重要的作用。

2）基于文件類型的捕獲機(jī)制?，F(xiàn)代企業(yè)信息化程度日益增高，各種業(yè)務(wù)開展均依賴于信息化系統(tǒng)，業(yè)務(wù)活動的記錄一經(jīng)形成便以數(shù)字化形式存在，如辦公自動化系統(tǒng)中發(fā)布的公文，在產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)中撰寫的技術(shù)文件等，這些類型文件的管理模式已經(jīng)基本成熟。通過與信息化部門協(xié)調(diào)溝通，在信息化系統(tǒng)項(xiàng)目立項(xiàng)之初，即將歸檔環(huán)節(jié)固化為立項(xiàng)報(bào)告編制的一部分，在信息化項(xiàng)目實(shí)施過程中予以開發(fā)，并通過檔案人員的確認(rèn)，從而實(shí)現(xiàn)有各類業(yè)務(wù)的信息化系統(tǒng)與檔案信息系統(tǒng)無縫對接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)自動推送，保證從各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件能夠得以保存，擴(kuò)充企業(yè)的知識儲備，為企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動提供支撐。對于一部分過程記錄，例如一些業(yè)務(wù)功能相對不復(fù)雜的企業(yè)管理運(yùn)營審批流程，運(yùn)行產(chǎn)生的各類過程記錄本身并不是有特定形式的電子文件，是信息化系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中一條條孤立的數(shù)據(jù)，對于此類文件，不屬于傳統(tǒng)意義上的檔案歸檔范圍，從知識管理的角度出發(fā)，也應(yīng)納入檔案收集的范疇內(nèi)，作為企業(yè)的知識進(jìn)行歸檔，檔案人員可對其進(jìn)行梳理，按照流程所涉及業(yè)務(wù)識別出未設(shè)置歸檔環(huán)節(jié)的流程，并告知流程所有人對信息化需求進(jìn)行完善，增加歸檔環(huán)節(jié)，明確歸檔要求。同時(shí)在此基礎(chǔ)上協(xié)調(diào)信息化部門將此類文件設(shè)定為固定電子文件格式。隨流程產(chǎn)生的電子文件作為同一條目，自動推送至檔案信息系統(tǒng)。對業(yè)務(wù)流程的控制和糾正，確保了以固定格式的文件保存流程記錄，與電子文件建立起了聯(lián)系，充實(shí)了電子文件的業(yè)務(wù)背景，極大地避免了因后續(xù)流程變更導(dǎo)致的記錄錯亂或業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)丟失導(dǎo)致的記錄滅失風(fēng)險(xiǎn)，完善企業(yè)的知識庫，確保了企業(yè)數(shù)字記憶的完整性。

4 結(jié)語

在當(dāng)今知識經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展形勢下，檔案管理模式也需要與時(shí)俱進(jìn)，檔案管理從實(shí)體管理、信息管理逐步向知識管理過渡是未來發(fā)展的大勢所趨， 檔案管理部門應(yīng)在原有傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上，結(jié)合知識管理的理念，進(jìn)一步加強(qiáng)企業(yè)檔案信息資源收集、開發(fā)、利用能力， 重點(diǎn)關(guān)注知識收集、知識共享和知識交流，從而為企業(yè)發(fā)展提供有力支撐，進(jìn)一步提升企業(yè)的核心競爭力。

參考文獻(xiàn)

[1]徐擁軍.企業(yè)檔案知識服務(wù)的理論依據(jù)與實(shí)際方法[J].檔案學(xué)研究，2010（5）：55