新時代檔案資源建設(shè)

曹繼玲

摘 要：檔案資源建設(shè)在新時代的環(huán)境中發(fā)生了巨大的變化，實現(xiàn)了信息化管理模式，更好的保證資源的完整性和真實性，并以其便捷性不斷的延伸用戶的發(fā)展空間，拓展其發(fā)展方向，將數(shù)據(jù)基石的作用得以進(jìn)一步的發(fā)揮。與此同時，新時代所倡導(dǎo)的新思想、新理念也對該項工作提出了更高的要求和標(biāo)準(zhǔn)，預(yù)示著該工作所面臨的發(fā)展前景充滿了挑戰(zhàn)性。但由于新舊體制磨合的并不徹底，很多制度、理念并不適用與目前的建設(shè)工作中，導(dǎo)致建設(shè)過程中還存在很多的問題，影響了管理工作的質(zhì)量和效率。在此，文章通過闡述了檔案資源建設(shè)面臨的新要求，分析了存在的主要問題，并提出了有效措施，為加強建設(shè)提供參考。

關(guān)鍵詞：檔案資源；新要求；問題；建議

1 引言

隨著經(jīng)濟體制的改革，加大了對檔案資源建設(shè)的力度。加之信息化時代的來臨，它們在工作內(nèi)容和領(lǐng)域上的擴大使得檔案信息資源及其載體呈現(xiàn)出多樣化和復(fù)雜化的特點，加之信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，也催化了該項工作的信息化建設(shè)力度，對檔案資源的整合也也成為了現(xiàn)階段檔案信息化管理工作中的重要內(nèi)容。因此傳統(tǒng)陳舊的思維和工作模式已經(jīng)不能再適用現(xiàn)代社會的需求，單位也要正視現(xiàn)狀，采取積極有效的創(chuàng)新措施，完善工作制度，壯大隊伍力量，加強檔案資源的建設(shè)，以此來迎接挑戰(zhàn)，推動單位的可持續(xù)發(fā)展。

2 檔案資源建設(shè)面臨的新要求

2.1 新形勢

每項工作的開展都是以當(dāng)前的社會環(huán)境為依托，檔案資源建設(shè)工作作為企業(yè)管理活動中的核心內(nèi)容，要從思想上認(rèn)識到時代的發(fā)展要求，突出人本原則，解決工作中出現(xiàn)的不平等、不平衡的弊端，以便更好的服務(wù)社會、服務(wù)人民。因此新時代要求檔案資源建設(shè)工作要向全面性、科技性、服務(wù)性和數(shù)字化方向發(fā)展，建立起科學(xué)、系統(tǒng)、便捷的體系，提高用戶的體驗度和滿意度。

2.2 新任務(wù)

檔案資源建設(shè)工作要打破傳統(tǒng)的紙質(zhì)體系，構(gòu)建線上與線下相結(jié)合的完整體系，掌握住檔案安全體系建設(shè)的主導(dǎo)權(quán)。同時要落實服務(wù)原則，將檔案的被動建設(shè)轉(zhuǎn)化成主動建設(shè)，尤其是隨著社會的變化和用戶需求的多樣化，檔案建設(shè)人員要主動出擊，探尋和了解市場、行業(yè)、用戶的各種需求，以此選擇合適的載體和形式開展建設(shè)工作，提高工作高效性，從而應(yīng)對新時代帶來的挑戰(zhàn)。

2.3 新思路

檔案資源建設(shè)工作要樹立超前意識，實現(xiàn)工作的現(xiàn)代化。除了推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)外，還要加強信息化頂層建設(shè)，構(gòu)建統(tǒng)一的管理系統(tǒng)，建立共享信息平臺。更重要的是對人員的建設(shè)，讓管理人員接受本職知識和技能的再教育以及其他相關(guān)的信息技術(shù)、政治理論、經(jīng)濟和法律常識等方面的內(nèi)容，打造高效、優(yōu)質(zhì)、全能的團(tuán)隊，從而為人民、社會提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

3 檔案資源建設(shè)面臨的問題

3.1 缺乏關(guān)聯(lián)性

受傳統(tǒng)經(jīng)濟體制的束縛，各個部門的管理內(nèi)容一般在單位中都是各自為戰(zhàn)，互不牽扯，尤其是檔案管理部門，只是將人員資料、單位信息等按照規(guī)定予以登記、整理、存檔等，沒有與現(xiàn)代階段的市場需求、用戶需求等結(jié)合起來，使得單位在面對市場前景、技術(shù)開發(fā)與應(yīng)用等方面缺乏科學(xué)、系統(tǒng)的認(rèn)知，無法制定出有效的決策部署，不利于單位自身的發(fā)展和市場的開拓。另外，部門之間的獨立，也會導(dǎo)致檔案信息資源得不到共享，由于檔案的機密性，只能是專門人員進(jìn)行保管，由此在單位發(fā)展計劃、人員的聘用、薪資待遇等與職企自身利益相關(guān)的問題和制度上則無法實現(xiàn)透明和公開，無端會引起單位內(nèi)部矛盾。

3.2 缺乏對科學(xué)技術(shù)的監(jiān)督和學(xué)習(xí)

隨著網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用，單位已經(jīng)基本實現(xiàn)了信息化管理，但正因如此，網(wǎng)絡(luò)中的信息、弊端也會在管理中呈現(xiàn)出來，不僅體現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)信息的良莠不齊，也體現(xiàn)在工作制度上缺乏統(tǒng)一、規(guī)范的細(xì)則標(biāo)準(zhǔn)，對單位的發(fā)展產(chǎn)生負(fù)面影響，甚至?xí)痪W(wǎng)絡(luò)黑客竊取單位機密，削弱了檔案管理的安全性。另外在職管理人員大多對專業(yè)知識和技能不熟練，尤其是對信息技術(shù)的使用上，不具備專業(yè)的計算機、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)等專業(yè)知識，以致于在遇到問題時無法及時有效的解決。

3.3 檔案的復(fù)雜性和多樣性導(dǎo)致建設(shè)工作困難

檔案涉及的內(nèi)容和領(lǐng)域非常廣泛，但對于它的重要性并沒有得到單位整體上的重視，而是將其作為一項可有可無的工作，一些細(xì)小的檔案資料往往會被忽視，造成整體檔案資源的短缺；另外現(xiàn)階段的檔案資料形式和載體多種多樣，尤其是檔案信息化的管理，很多紙質(zhì)檔案、圖片等都因為各種因素而丟失，給檔案管理人員帶來了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。

4 加強檔案資源建設(shè)的建議

4.1 合理利用網(wǎng)絡(luò)平臺，建立信息開放服務(wù)中心，對資源信息開發(fā)利用，實現(xiàn)信息資源的安全共享

通過各類媒體終端、手機、平板等，利用各類聊天和應(yīng)用軟件，創(chuàng)造全方位的服務(wù)工作，單位也要及時監(jiān)管網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的健康性，避免不利信息的傳播，和本單位信息的被盜外流現(xiàn)象，不僅可以針對客戶的實際需要快捷的查詢所需信息，也利于單位的遠(yuǎn)程掌控和服務(wù)；其次單位以全局出發(fā)，結(jié)合競爭和服務(wù)并存意識，出具一定的工作制度和文件，以規(guī)范服務(wù)行為和思想，將服務(wù)模式納入到績效考核中，以便綜合評價，從而為服務(wù)人員提供了一定的激勵和約束。

4.2 加強管理隊伍建設(shè)，提升管理水平

單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該通過發(fā)揮帶頭模范作用，加強對從業(yè)人員的培訓(xùn)，采取用”請進(jìn)來 走出去“的方式，擴大員工的對外交流和學(xué)習(xí)平臺，從根本上轉(zhuǎn)變從業(yè)人員的思想。另外單位在選拔和任用人才初期，對其的思想覺悟和專業(yè)知識進(jìn)行嚴(yán)格的考核和審查，擇優(yōu)錄取。后期也要定期的進(jìn)行專業(yè)的知識和技能的培訓(xùn)，以適應(yīng)更新速度較快的科學(xué)技術(shù)，提高從業(yè)人員對分析、判斷、實踐和應(yīng)急能力，打造一支高素質(zhì)、高水準(zhǔn)、的全新的信息化管理隊伍，同時培養(yǎng)一批科技人員，在運用計算機進(jìn)行管理工作時，設(shè)置安全保密系統(tǒng)，嚴(yán)格監(jiān)管計算機發(fā)布的內(nèi)容，從而能夠有效的避免計算機被入侵的現(xiàn)象，確保信息資源的安全性從整體上提升檔案隊伍的管理水平。

4.3 完善工作機制，加大宣傳力度

首先單位要結(jié)合自身的實際情況，在法律范圍內(nèi)建立屬于自己特色的工作機制，完善檔案工作信息化安全管理體系，落實責(zé)任到人，從而約束從業(yè)人員的行為準(zhǔn)則，同時輔以一些激勵機制，做到賞罰分明，確保管理工作的有效進(jìn)行。其次，在檔案資源建設(shè)中，通過各種平臺和形式予以廣泛的的宣傳，可以通過單位內(nèi)部網(wǎng)站、公告欄、廣播站等對檔案資源建設(shè)所具有的重要性進(jìn)行宣傳。相關(guān)檔案管理人員在為其他員工服務(wù)過程中，應(yīng)抓住有利時間對其他文件材料及時進(jìn)行收集和歸檔，并言傳身教幫助其他員工從意識上認(rèn)識到檔案管理的現(xiàn)實意義和作用，促進(jìn)檔案資源建設(shè)全民化的發(fā)展。

5 結(jié)語

新時代我們要摒棄傳統(tǒng)觀念和思維，調(diào)整管理工作內(nèi)容，加強隊伍建設(shè)，創(chuàng)新工作方式，合理利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，樹立正確的管理意識，并結(jié)合自身實際，制定出科學(xué)規(guī)范、獨具特色的檔案資源建設(shè)機制，推動檔案資源建設(shè)工作水平的提升，為單位的發(fā)展?fàn)I造堅固的后盾。

參考文獻(xiàn)

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