淺析Office Excel軟件在辦公自動化中的應(yīng)用問題

唐春 王應(yīng)邦 宋芝蘭

摘要：結(jié)合當(dāng)前的辦公自動化發(fā)展情況，在分析Office Excel 軟件概述的基礎(chǔ)上，分析了Office Excel 軟件應(yīng)用特性，并結(jié)合應(yīng)用實(shí)踐分析了Office Excel 軟件在辦公自動化中的應(yīng)用問題，希望對于今后的辦公自動化發(fā)展具有一定幫助。

關(guān)鍵詞：Office Excel軟件；辦公自動化；辦公室應(yīng)用；軟件功能

在信息技術(shù)背景下，計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)給人們的生活和學(xué)習(xí)帶來翻天覆地的變化，在各個行業(yè)中的辦公自動化則是發(fā)展的必然趨勢，能夠有效降低人們的勞動強(qiáng)度，Office Excel 軟件由于其在數(shù)據(jù)處理方面的優(yōu)勢，具有非常廣泛的應(yīng)用空間，能夠使辦公水平以及效率進(jìn)一步提升。這就要求相關(guān)的辦公人員應(yīng)該熟練掌握相關(guān)的Office Excel 軟件的應(yīng)用，以便解決實(shí)際問題。

1、Office Excel 軟件概述

在應(yīng)用Office Excel 軟件中，大量數(shù)據(jù)都是通過電子表格的形式展示，還能配合大量的計(jì)算公式、函數(shù)運(yùn)算等使用，改變了傳統(tǒng)人們的利用算盤進(jìn)行記錄的方式，能夠使得數(shù)據(jù)處理效率大大提升，并能結(jié)合相關(guān)的函數(shù)處理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)分析能力的大大提升，實(shí)現(xiàn)工作效率的進(jìn)一步提升。同時(shí)，結(jié)合相關(guān)的實(shí)際不同用途，Office Excel 軟件能夠?qū)崿F(xiàn)相關(guān)的表格功能的設(shè)置，劃分為數(shù)字型、文本型、日期型等類型，能符合人們使用習(xí)慣，進(jìn)行相關(guān)的編輯、運(yùn)算等操作，結(jié)合實(shí)際需求來進(jìn)行相關(guān)的單元格、列、行等刪除或者插入操作，另外，還能有效結(jié)合實(shí)際需求進(jìn)行文字大小、色彩的設(shè)置[1，2]。所以，應(yīng)該充分利用好Office Excel 軟件的靈活編輯功能，以實(shí)現(xiàn)高效辦公的需求。

2、Office Excel 軟件應(yīng)用特性

2.1協(xié)同性

互聯(lián)網(wǎng)辦公要求下，這要求相關(guān)的協(xié)作辦公的有效性進(jìn)一步提升，通過Office Excel 軟件的優(yōu)勢，能滿足數(shù)據(jù)的快速處理，按照相關(guān)需求進(jìn)行數(shù)據(jù)信息的檢索，進(jìn)一步提升辦公效率。

2.2監(jiān)控性

具體的工作人員的辦公時(shí)間中，利用Office Excel 軟件的優(yōu)勢，能進(jìn)行有目的、有針對性的分析數(shù)據(jù)，保證滿足工作流程、工作狀態(tài)得到有效控制和監(jiān)督，保證協(xié)同工作的流暢性。

2.3溝通性

通過應(yīng)用Office Excel 軟件，能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的交流和貢獻(xiàn)，保證及時(shí)有效地處理數(shù)據(jù)，并能通過網(wǎng)絡(luò)傳輸實(shí)現(xiàn)相關(guān)的數(shù)據(jù)共享和處理，便于開展日?；k公。

2.4鏈接性

部分大型企業(yè)存在著大量的下屬企業(yè)，利用Office Excel 軟件的功能，能夠?qū)⒉煌貐^(qū)的下屬企業(yè)的數(shù)據(jù)進(jìn)行相互關(guān)聯(lián)，在相關(guān)的業(yè)務(wù)往來的數(shù)據(jù)資料中，能夠結(jié)合實(shí)際需求進(jìn)行數(shù)據(jù)的共享、查詢以及傳輸，便于實(shí)現(xiàn) 相關(guān)的辦公需求。

3、Office Excel 軟件在辦公自動化中的應(yīng)用

3.1數(shù)據(jù)處理

（1）數(shù)據(jù)篩選

利用Office Excel 軟件能實(shí)現(xiàn)篩選數(shù)據(jù)的功能，能結(jié)合實(shí)際需要進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)的處理，隱藏不需要的數(shù)據(jù)，而將更為價(jià)值的數(shù)據(jù)突出在表格中，能進(jìn)一步保證數(shù)據(jù)管理的較強(qiáng)針對性和較高的效率。工作人員可以從實(shí)際需要出發(fā)，結(jié)合不同條件要求來具體的設(shè)定處理，保證滿足自動處理的要求，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)篩選的功能。

（2）分類匯總

在辦公自動化的處理中，往往涉及到大量的數(shù)據(jù)信息整理，通過Office Excel 軟件的優(yōu)勢，能有效利用表格化方式來進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)以及匯總分析，能夠更加體現(xiàn)出數(shù)據(jù)的重要性，利用這種功能強(qiáng)大的分類匯總能進(jìn)一步提升工作效率。

（3）數(shù)據(jù)排序

Office Excel 軟件還具有較強(qiáng)的數(shù)據(jù)處理功能，能結(jié)合辦公需要來進(jìn)行排序處理。一般來說，可以結(jié)合相應(yīng)的數(shù)據(jù)大小來進(jìn)行操作，比如，在進(jìn)行工資表單的處理中，能夠結(jié)合相關(guān)的工序、序號、成績、工資等進(jìn)行相關(guān)的降序排列，更有利于各個階段的相關(guān)分析比較。另外，利用軟件的強(qiáng)大功能，還能有效根據(jù)文本、字母或者筆畫情況進(jìn)行排序，能更為方便來處理相關(guān)的工作人員、部門、家庭住址等方面的信息，進(jìn)行相似內(nèi)容的合理化歸類，便于日后進(jìn)行相關(guān)的查閱以及處理[3]。

3.2函數(shù)運(yùn)算

在Office Excel 軟件中，還能結(jié)合相關(guān)的實(shí)際需求，來插入功能豐富的函數(shù)公式，基本能涵蓋所有的辦公應(yīng)用的范疇，能進(jìn)一步結(jié)合各個行業(yè)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)較為復(fù)雜的公式編輯，有效處理相關(guān)較為復(fù)雜的數(shù)據(jù)運(yùn)算。大量的計(jì)算公式本身就在Office Excel 軟件中包含，應(yīng)用者只需要掌握相關(guān)的語法知識來調(diào)用即可，通過相關(guān)的參數(shù)合理化確定，能夠?qū)崿F(xiàn)將各種函數(shù)輸入在Office Excel 軟件的表格編輯欄中，滿足函數(shù)運(yùn)算的要求。

3.3數(shù)據(jù)匯總

數(shù)據(jù)運(yùn)算操作功能的便利化則是Office Excel 軟件的有一大優(yōu)勢，在相關(guān)的公式編輯中，鞥能夠包含相應(yīng)的多個運(yùn)算符以及單元格，避免了實(shí)際應(yīng)用過程中的大量數(shù)據(jù)的運(yùn)算情況，能保證數(shù)據(jù)處理的效率以及準(zhǔn)確性的有效提升。

3.4函數(shù)常用格式

在辦公應(yīng)用中，最為常用的則是SUM（）公式，能過進(jìn)行單元格的求和，具有非常方便你的作用，比如，在單元格中設(shè)置SUM（1，2，3） ，在回車的情況下，就可得到結(jié)果6，對于數(shù)據(jù)表單來說，輸入“=SUM（B1：B7）”，能夠?qū)崿F(xiàn)連續(xù)的表格數(shù)據(jù)的求和運(yùn)算，通過輸入回車即可得到相關(guān)的運(yùn)算結(jié)果。由此可見，Office Excel 軟件具有非常廣泛的運(yùn)算函數(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)功能強(qiáng)大的運(yùn)算要求。對財(cái)務(wù)工作人員來說，如果能充分發(fā)揮Office Excel 軟件的優(yōu)勢，能實(shí)現(xiàn)大量數(shù)據(jù)運(yùn)算的簡化，保證工作效率的進(jìn)一步提升。

4、結(jié)束語

綜上所述，Office Excel 軟件具有豐富的強(qiáng)大功能，能夠滿足現(xiàn)代化辦公中的數(shù)據(jù)處理要求，如果相關(guān)的工作人員能有效利用好Office Excel 軟件功能，定能進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)辦公效率的提升。

參考文獻(xiàn)：

[1]李飔.OFFICE辦公軟件技巧研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017，17.

[2]馬倩.電子表格在商務(wù)辦公中的拓展應(yīng)用研究[J].價(jià)值工程，2012，17.

[3]黃波.Office Excel軟件在辦公自動化中的應(yīng)用[J].電腦迷，2017，11.