辦公自動(dòng)化中計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的應(yīng)用

秦艷

摘要：在信息時(shí)代，社會(huì)的各行各業(yè)都開始受到計(jì)算機(jī)技術(shù)的影響，計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的發(fā)展，不僅改變了社會(huì)生活方式，也讓企業(yè)或單位的辦公模式發(fā)生了變化。隨著辦公自動(dòng)化概念的提出，如何利用計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)更好地為企業(yè)服務(wù)，成為許多人思考的重點(diǎn)。本文就通過概述辦公自動(dòng)化發(fā)展特點(diǎn)，論述計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化的應(yīng)用，提出未來的發(fā)展方向。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化 計(jì)算機(jī)信息處理 技術(shù)應(yīng)用

中圖分類號(hào)：TP317.1 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1007-9416（2016）09-0116-01

在信息時(shí)代，社會(huì)的各行各業(yè)都開始受到計(jì)算機(jī)技術(shù)的影響，無論是生活?yuàn)蕵愤€是工作學(xué)習(xí)，計(jì)算機(jī)儼然成為人們的左膀右臂。而在計(jì)算機(jī)技術(shù)影響下得社會(huì)企業(yè)，也開始將其利用起來，用以提高工作效率和質(zhì)量。因此現(xiàn)代企業(yè)中普遍都引入了辦公自動(dòng)化技術(shù)，期望實(shí)現(xiàn)新的發(fā)展突破。上世紀(jì)50年代辦公自動(dòng)化在美國(guó)和日本首先興起，但是最初的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)只有電子數(shù)據(jù)處理的記錄功能，到了60年代被管理信息系統(tǒng)取代，直到70年代辦公自動(dòng)化（OA）概念才正式形成。1985年第一次全國(guó)辦公自動(dòng)化規(guī)劃會(huì)議召開，拉開了我國(guó)辦公自動(dòng)化建設(shè)的序幕。但是無論辦公自動(dòng)化如何發(fā)展，它都是以計(jì)算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)的，因此要優(yōu)化辦公自動(dòng)化，計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的發(fā)展才是關(guān)鍵。

1 辦公自動(dòng)化概述

辦公自動(dòng)化，即Office Automation（OA）是一種將辦公和計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行融合的新型辦公方式。它的概念范圍非常廣泛，凡是在辦公過程中采用了計(jì)算機(jī)技術(shù)均可納入辦公自動(dòng)化。在我國(guó)的第一次辦公自動(dòng)化規(guī)劃會(huì)議上，將辦公自動(dòng)化定義為人—機(jī)信息處理系統(tǒng)?？梢哉f在OA中，“以人為本”是人機(jī)工作協(xié)同的精髓。OA強(qiáng)調(diào)辦公的高效率和方便快捷，因此辦公自動(dòng)化中的計(jì)算機(jī)應(yīng)用均有以下特點(diǎn)。

第一，易用性。辦公自動(dòng)化是針對(duì)企業(yè)或單位的所有人員，因此辦公自動(dòng)化中使用的硬件和軟件都要具有容易使用的特點(diǎn)。以國(guó)內(nèi)著名的辦公軟件WPS為例，1988年WPS求伯君寫出WPS（Word Processing System）1.0，開創(chuàng)了中文字處理時(shí)代。6年后，WPS占領(lǐng)了國(guó)內(nèi)文字處理市場(chǎng)的90%。雖然WPS在隨后的幾年中，因?yàn)槟承┰蜻M(jìn)入發(fā)展低谷，但是在2001年WPS更名為WPS Office，并進(jìn)行了軟件上的更新升級(jí)，將信息安全和強(qiáng)大功能作為發(fā)展重點(diǎn)，更以其易用簡(jiǎn)潔、體積小的特點(diǎn)，得到國(guó)內(nèi)許多用戶的認(rèn)可。

第二，穩(wěn)定性。在企業(yè)或單位的辦公過程中，因?yàn)橹v求效率，所以對(duì)于硬件和軟件的穩(wěn)定性要求很高。尤其是針對(duì)一些集團(tuán)新企業(yè)，辦公應(yīng)用軟件必須具備超大用戶集合應(yīng)用的穩(wěn)定性，否則一旦出現(xiàn)問題，就會(huì)對(duì)企業(yè)造成難以估量的損失。同時(shí)在一些政府部門，辦公自動(dòng)化軟件的穩(wěn)定性可能會(huì)影響到信息安全。

第三，實(shí)用性。辦公自動(dòng)化之所以能夠?qū)崿F(xiàn)，最主要的原因就是辦公過程中，所應(yīng)用的新技術(shù)新設(shè)備具有可操作性和實(shí)用性。但是，現(xiàn)在一些辦公軟件為了對(duì)抗激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，將軟件功能愈來愈趨向復(fù)雜化，實(shí)現(xiàn)所謂的“大而全”，導(dǎo)致軟件體積龐大，不適用于個(gè)人電腦辦公。比如microsoft office2007就因?yàn)榘惭b和體積龐大等問題，遭到不少老MS office用戶的詬病。另外，辦公軟件要適合企業(yè)管理要求，否則不但不能夠?qū)崿F(xiàn)管理高效化，反而會(huì)出現(xiàn)副作用。

2 計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化的應(yīng)用

2.1 網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)

網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)是現(xiàn)代社會(huì)實(shí)現(xiàn)移動(dòng)互聯(lián)的技術(shù)保障，在辦公過程中，網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)同樣功不可沒。就目前的技術(shù)發(fā)展而言，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)主要包括了多媒體技術(shù)、移動(dòng)通信、寬帶網(wǎng)絡(luò)。多媒體技術(shù)使原本比較復(fù)雜的辦公交流形式，變得更加經(jīng)濟(jì)有效。除了傳統(tǒng)的語(yǔ)言傳輸以外，還整合了文字、圖像、視頻等，使得信息傳輸?shù)膬?nèi)容更加豐富具體，因此非常適合企業(yè)信息的傳輸和發(fā)布。移動(dòng)通信是計(jì)算機(jī)技術(shù)和通訊技術(shù)的有機(jī)結(jié)合，并且在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下開創(chuàng)了多種形式，比如微信（公眾平臺(tái)）為企業(yè)量身打造的企業(yè)號(hào)功能，其主要目的就是幫助企業(yè)、機(jī)關(guān)政府、學(xué)校等單位建立內(nèi)部的通訊互聯(lián)，實(shí)現(xiàn)管理的暢通高效。寬帶網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)滲透到社會(huì)的各個(gè)角落，對(duì)于辦公自動(dòng)化而言，它是基礎(chǔ)的基礎(chǔ)。

2.2 文字處理技術(shù)

文字是人們交流和記錄的工具，因此從古至今對(duì)于文字處理，人們都在需求一種更加高效快捷的方式。自文字誕生以來，人們對(duì)于文字的處理經(jīng)歷了最原始的寫字和刻字階段。直到隋朝時(shí)期，人們從刻印章中得到啟發(fā)，發(fā)明了雕版印刷書，這是我國(guó)最早的印刷術(shù)。而到了北宋時(shí)期，畢昇發(fā)明了活字印刷術(shù)，大大提高了文字處理的效率。到了1808年一個(gè)意大利人發(fā)明了機(jī)械式打字機(jī)，這又使人類的文字處理能力上升了一個(gè)臺(tái)階。到了信息時(shí)代，伴隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展計(jì)算機(jī)文字處理應(yīng)運(yùn)而生。因?yàn)橛?jì)算機(jī)文字處理能夠規(guī)范文字編輯和輸出，被認(rèn)為是辦公自動(dòng)化中的核心技術(shù)。目前比較流行的辦公軟件有WPS Office、Microsoft office，這些軟件能夠進(jìn)行文檔合并、編輯、格式化和打印等基本辦公操作，實(shí)現(xiàn)工作效率的高效化和高質(zhì)化。

2.3 數(shù)據(jù)管理技術(shù)

正如馬云在2015年的杭州云棲大會(huì)上說的：“未來將是DT時(shí)代”，直言大數(shù)據(jù)時(shí)代已經(jīng)到來，并強(qiáng)調(diào)大數(shù)據(jù)對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要性。正因如此，在這種時(shí)代背景下，許多企業(yè)在實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的過程中，開始將數(shù)據(jù)管理技術(shù)納入發(fā)展重點(diǎn)。數(shù)據(jù)管理技術(shù)的主要作用在于對(duì)數(shù)據(jù)的規(guī)范搜集和分析，為企業(yè)實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)辦公提供數(shù)據(jù)支持。

3 辦公自動(dòng)化中計(jì)算機(jī)處理技術(shù)的發(fā)展方向

3.1 網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)議技術(shù)的發(fā)展

當(dāng)前視頻會(huì)議技術(shù)廣泛應(yīng)用于企業(yè)、政府內(nèi)部會(huì)議，因此根據(jù)使用重點(diǎn)不同可以分為硬件視頻會(huì)議系統(tǒng)、軟件視頻會(huì)議系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)議系統(tǒng)。硬件視頻會(huì)議系統(tǒng)是利用專門的設(shè)備來實(shí)現(xiàn)視頻通話，這種方式最常用，但是造價(jià)昂貴。軟件視頻會(huì)議系統(tǒng)是利用軟件實(shí)現(xiàn)視頻會(huì)議功能，它對(duì)計(jì)算機(jī)的性能要求較高，但總體造價(jià)略低。而網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)議系統(tǒng)是利用互聯(lián)網(wǎng)來實(shí)現(xiàn)視頻會(huì)議，這種方式不需要專門的硬、軟件，并且造價(jià)很低，但是視頻質(zhì)量有待提高。在未來的辦公自動(dòng)化發(fā)展中，網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)議技術(shù)必將是視頻會(huì)議使用的主要方式。因此，如何提高視頻質(zhì)量，保障企業(yè)或單位內(nèi)部協(xié)同辦公，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，是辦公自動(dòng)化中計(jì)算機(jī)處理技術(shù)的發(fā)展方向之一。

3.2 無線網(wǎng)絡(luò)技術(shù)

無線網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是現(xiàn)在使用最廣的一種無線網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)，無論是在日常休閑還是辦公，無線網(wǎng)絡(luò)讓人們實(shí)現(xiàn)了更加方便的上網(wǎng)體驗(yàn)。當(dāng)然，在企業(yè)或單位中，無線網(wǎng)絡(luò)也是基本實(shí)現(xiàn)全覆蓋，因此有人斷言今后將會(huì)進(jìn)入無線辦公時(shí)代。但是現(xiàn)在無線網(wǎng)絡(luò)技術(shù)還存在一些安全漏洞，比如不法分子通過無線網(wǎng)絡(luò)鏈接釣魚網(wǎng)站或者主動(dòng)攻擊無線服務(wù)器等，造成信息泄露。信息泄露問題對(duì)于企業(yè)而言是致命的，因此今后要實(shí)現(xiàn)無線辦公，首先就要提升技術(shù)的安全級(jí)別，防止發(fā)生信息泄露事件，損害企業(yè)或單位利益。

3.3 信息傳輸技術(shù)

信息傳輸?shù)哪康氖菍?shí)現(xiàn)遠(yuǎn)距離信號(hào)傳遞，譬如古代的烽火狼煙或者是飛鴿傳書，到了近現(xiàn)代出現(xiàn)的電話、傳真等，這些都是信息傳輸技術(shù)。而在信息技術(shù)發(fā)展的今天，各類依托網(wǎng)絡(luò)的信息傳輸手段也開始廣泛使用，如移動(dòng)智能電話、無線網(wǎng)絡(luò)通話、各類聊天軟件等。這些技術(shù)不光在人們的日常生活中得到應(yīng)用，在實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化辦公中也發(fā)揮著重要作用。但是，隨著信息傳輸技術(shù)的發(fā)展，對(duì)于信息安全的關(guān)注度也開始上升。就像從前的電報(bào)會(huì)被截獲、電話被人監(jiān)聽一樣，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息傳輸?shù)倪^程中，同樣會(huì)遭遇類似的問題，所以今后企業(yè)在進(jìn)行信息傳輸時(shí)要引入更加安全的信息加密技術(shù)，保證信息傳輸安全。

4 結(jié)語(yǔ)

計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的發(fā)展，為未來辦公自動(dòng)化的發(fā)展提供了技術(shù)保障。實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，不僅降低了員工的勞動(dòng)強(qiáng)度，而且提高了工作質(zhì)量效率。因此可以預(yù)見，計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)必將在辦公自動(dòng)化中占據(jù)更加重要的位置。

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