高職院校檔案資料的規(guī)范化管理

許琪瑋

摘 要：隨著國(guó)民經(jīng)濟(jì)和教育事業(yè)的不斷繁榮發(fā)展，高等職業(yè)教育也遍地開花，從數(shù)量到質(zhì)量都得到了迅速提升，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應(yīng)學(xué)校規(guī)范化管理體系的需求。本文簡(jiǎn)要敘述了高職院校檔案資料的規(guī)范化管的重要意義和目的、內(nèi)容、特點(diǎn)與現(xiàn)狀，并提出了加強(qiáng)高職院校檔案資料的規(guī)范化管理的策略與措施。

關(guān)鍵詞：檔案資料；規(guī)范化；管理；策略；

1 前言

高職院校學(xué)生檔案資料是高校檔案管理的重要組成部分，是進(jìn)行科研、教學(xué)、學(xué)工、管理、決策和開展各項(xiàng)活動(dòng)等學(xué)校各個(gè)方面的總結(jié)性資源，并以各種形式，如文字、圖片、圖表、影像資料的真實(shí)載入和記錄，既是學(xué)校發(fā)展歷程的原始資料積淀，又是學(xué)校變遷過程中的勞動(dòng)成果和智慧結(jié)晶。

新時(shí)期高職院校要從意識(shí)到行動(dòng)，充分重視檔案資料的規(guī)范化管理，與時(shí)俱進(jìn)，切實(shí)提升檔案資料規(guī)范化管理水平，推進(jìn)高職院校檔案資料規(guī)范化管理逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、信息化，使其充分發(fā)揮社會(huì)服務(wù)功能，同時(shí)，豐富學(xué)校校史檔案資源，促進(jìn)和諧校園建設(shè)。

2 高職院校檔案資料的規(guī)范化管理的目的和意義

檔案和資料，承載著學(xué)校的發(fā)展歷史和教學(xué)優(yōu)勢(shì)特色的精髓，是學(xué)校重要的信息資源和文化財(cái)富，是維護(hù)學(xué)校歷史真實(shí)面貌的基本憑證，具有重要的歷史價(jià)值。

高職院校檔案規(guī)范化管理水平是檢驗(yàn)其建設(shè)水平高低的有效標(biāo)準(zhǔn)，也是衡量院校層次的重要標(biāo)志，是其先進(jìn)制度和管理水平的重要體現(xiàn)。檔案規(guī)范化管理已引起很多高職院校的重視。細(xì)化翔實(shí)、完善具體的檔案資料是現(xiàn)代高職院校建設(shè)發(fā)展的歷史再現(xiàn)，是高校校園文化發(fā)展的積淀，也是評(píng)估高校發(fā)展水平的重要依據(jù)和載體，更是發(fā)揮高校社會(huì)服務(wù)功能的一個(gè)基點(diǎn)，具有很高的科學(xué)性、社會(huì)性和服務(wù)性，具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。

3 高職院校檔案資料的規(guī)范化管理內(nèi)容、特點(diǎn)與現(xiàn)狀

3.1 高職院校檔案資料的規(guī)范化管理內(nèi)容。

3.1.1 行政管理類。主要包括上級(jí)部門頒布和下發(fā)的行政性、指導(dǎo)性文件，學(xué)校自身發(fā)展規(guī)劃、教學(xué)計(jì)劃、招生計(jì)劃和狀況，以及學(xué)校各項(xiàng)規(guī)章管理制度等。

3.1.2 教學(xué)管理類。包括日常教學(xué)常規(guī)資料，學(xué)生考試資料和教學(xué)活動(dòng)資料等。

3.1.3 師資隊(duì)伍建設(shè)類。主要包括學(xué)校教師業(yè)務(wù)檔案、個(gè)人檔案，以及教師教學(xué)、科研成果等相關(guān)資料。

3.1.4 學(xué)科建設(shè)與課程建設(shè)類。主要包括重點(diǎn)學(xué)科和專業(yè)的建設(shè)情況；論證、評(píng)估及申報(bào)材料；學(xué)科建設(shè)、課程建設(shè)的申報(bào)材料；校企聯(lián)營(yíng)有關(guān)資料等。

3.1.5 學(xué)生管理類。主要包括學(xué)生學(xué)籍相關(guān)資料；學(xué)生個(gè)人檔案及在校期間有價(jià)值的相關(guān)資料。

3.2 高職院校檔案資料的規(guī)范化管理特點(diǎn)。

高職院校檔案資料內(nèi)容紛繁復(fù)雜，門類眾多，具有自然形成的特點(diǎn)，是學(xué)校從無到有、興衰成敗的歷史真實(shí)記錄，具有重要的歷史價(jià)值，同時(shí)，又是教學(xué)活動(dòng)的總結(jié)性載錄。按照學(xué)期和新生招錄的周期性，專業(yè)配套程序等，形成周期性、規(guī)模性、原始性、專業(yè)性、分散性、多樣性等特點(diǎn)。

3.3 高職院校檔案資料的規(guī)范化管理現(xiàn)狀。

由于歷史原因，我國(guó)的高職院校的管理體制還停留、沿襲著以往傳統(tǒng)的方法模式，在很大程度上制約和影響了高職院校教學(xué)品質(zhì)的提升和科學(xué)、可持續(xù)性發(fā)展。一方面，管理階層重視不夠，檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)低，檔案資料管理制度不完善，檔案資料收集難，使檔案資料的時(shí)效性無法凸顯，影響了檔案管理水平和工作效率的提升。另一方面，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)薄弱，設(shè)施陳舊、簡(jiǎn)陋、落后的情況普遍存在，與無紙、數(shù)字、網(wǎng)絡(luò)電子化現(xiàn)代化進(jìn)程相去甚遠(yuǎn)，降低了檔案資料的利用率。新形勢(shì)下，高職檔案管理工作轉(zhuǎn)變陳舊思想和觀念是大勢(shì)所趨。

4 高職院校檔案資料的規(guī)范化管理策略和措施

4.1 強(qiáng)化檔案資料規(guī)范化管理思想意識(shí)和責(zé)任感。

從領(lǐng)導(dǎo)班子到基層檔案管理科室，統(tǒng)一思想，高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，提高對(duì)檔案規(guī)范化管理工作的思想認(rèn)識(shí)和責(zé)任意識(shí)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，通過交流和借鑒先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，取人之長(zhǎng)處，補(bǔ)自己之短板，不斷更新傳統(tǒng)觀念，提升服務(wù)大局的思想意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)，營(yíng)造良好的檔案規(guī)范化管理工作氛圍，有效提升檔案管理工作地位。

4.2 健全和完善檔案資料管理制度，確保檔案資料及時(shí)歸檔。

首先要健全檔案資料管理制度，強(qiáng)化管理機(jī)制，做到有法可依，有章可循，使檔案資料管理井然有序，科學(xué)化、合理化，使各項(xiàng)工作指標(biāo)的圓滿完成得到充分保證；其次，完善和細(xì)化檔案資料，提升檔案管理層次。同時(shí)，進(jìn)行科學(xué)分類、整理分卷，做好收集、整理、立卷、歸檔等基礎(chǔ)工作，最大限度地發(fā)揮教學(xué)檔案資源的作用，并定期進(jìn)行檢查指導(dǎo)，及時(shí)解決工作中出現(xiàn)的實(shí)際問題和困難，真正把檔案規(guī)范化管理工作納入重點(diǎn)工作日程。

4.3 加強(qiáng)檔案資料規(guī)范化管理隊(duì)伍建設(shè)，提升專業(yè)管理人員素質(zhì)。

學(xué)校加大檔案管理人員培訓(xùn)力度，創(chuàng)造各種條件提升院系教學(xué)檔案管理人員的綜合素質(zhì)，增加其現(xiàn)代化管理技能的培訓(xùn)，使管理人員能夠與時(shí)俱進(jìn)，不斷提升自我意識(shí)以及創(chuàng)新意識(shí)、信息意識(shí)、參與意識(shí)、競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)形成一個(gè)專業(yè)素質(zhì)過硬的現(xiàn)代管理團(tuán)隊(duì)，使之所學(xué)知識(shí)適應(yīng)現(xiàn)代化檔案規(guī)范化管理的要求，能完全勝任現(xiàn)代檔案規(guī)范化管理工作的需要。

4.4 與時(shí)俱進(jìn)，提高檔案資料規(guī)范化管理水平，推進(jìn)現(xiàn)代化、數(shù)字化、信息化建設(shè)全覆蓋。

要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性和必然性。隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，電子文件大量產(chǎn)生，傳統(tǒng)的人工模式已經(jīng)不能適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作的需要，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為檔案資料提供了方便快捷的管理手段，為實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化提供了有利保障，因此，加大資金注入，全面開展高校檔案信息資源庫(kù)建設(shè)和系統(tǒng)建設(shè)，加強(qiáng)軟硬件等基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)建設(shè)，充分利用多媒體等現(xiàn)代科技手段，與時(shí)俱進(jìn)，與時(shí)代同步，使高職院校檔案資料規(guī)范化管理走上創(chuàng)新發(fā)展之路，同時(shí)，加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)資源共享。

5 結(jié)語

檔案資料是一種無形資產(chǎn)，也是寶貴財(cái)富。加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理建設(shè)，不僅是檔案事業(yè)發(fā)展的需要，也是提升學(xué)校整體大局發(fā)揮的需要。只有進(jìn)一步加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理建設(shè)，積極推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，才能更好地服務(wù)于教育教學(xué)，確保教育質(zhì)量進(jìn)一步提升。

采取科學(xué)的管理模式，規(guī)范管理檔案資料。因地制宜，制定出臺(tái)適合本校教學(xué)特色的檔案歸檔原則，使檔案最大限度地發(fā)揮教學(xué)資源的促進(jìn)作用。

參考文獻(xiàn)

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