淺論新時(shí)代公路文書檔案管理的信息化建設(shè)

馬靜

摘 要：目前，種種因素和困難仍然阻礙著我國(guó)檔案管理信息化進(jìn)程。公路文書檔案信息化建設(shè)中存在的主要問(wèn)題是：對(duì)信息化建設(shè)認(rèn)識(shí)不足；人員整體素質(zhì)不高；收集、歸類和保管檔案的流程缺少信息化管理等。新時(shí)代，必須采取措施，提高公路文書檔案管理信息化水平：加大宣傳力度，提升公路文書檔案管理信息化建設(shè)重視程度；強(qiáng)化制度建設(shè)，規(guī)范公路文書檔案管理信息化建設(shè)；加快人才培養(yǎng)，提高公路文書檔案管理人員整體水平；加快硬件建設(shè)，實(shí)現(xiàn)公路文書檔案網(wǎng)絡(luò)化管理；增強(qiáng)安全防護(hù)，確保公路文書檔案管理安全性。

關(guān)鍵詞：文書檔案；信息化；問(wèn)題；措施。

公路文書檔案為公路更好地為社會(huì)服務(wù)提供基礎(chǔ)動(dòng)力，也是保證公路管理工作質(zhì)量的基礎(chǔ)。新時(shí)代，經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展潮流涌進(jìn)，推動(dòng)公路文書檔案管理信息化進(jìn)程。如何通過(guò)信息化建設(shè)進(jìn)一步提高公路文書檔案管理效率，是公路部門應(yīng)該重視的問(wèn)題。

1 公路文書檔案信息化建設(shè)中存在的主要問(wèn)題

1.1 對(duì)公路文書檔案信息化建設(shè)重視程度不足

長(zhǎng)期以來(lái)，公路檔案管理部門的管理核心大都放在公路建設(shè)檔案上，公路管理部門則把文件管理重點(diǎn)放在公路事務(wù)的相關(guān)材料上，對(duì)公路文書檔案管理的支持力度難以提高，還有些單位直接忽視這個(gè)重要組成部分；同時(shí)公路文書檔案管理信息化建設(shè)，一時(shí)之間難以看到真實(shí)的經(jīng)濟(jì)效益，所以公路管理階層大多沒(méi)有過(guò)多強(qiáng)調(diào)文書檔案信息化的重要性，認(rèn)為文書檔案管理信息化可有可無(wú)，對(duì)其投入資金有限，難以激發(fā)工作人員的工作興致與動(dòng)機(jī)。

1.2 公路文書檔案管理人員整體素質(zhì)不高

新時(shí)代，雖然有些公路文書檔案管理部門已開(kāi)始對(duì)文書檔案管理信息化工作重視起來(lái)，但是公路文書檔案管理的信息化程度與經(jīng)濟(jì)社會(huì)快速發(fā)展的需要存在著很大差距，檔案信息化程度大大打折。這種情況的產(chǎn)生，不容忽視的重要原因是檔案管理人員的綜合素質(zhì)整體不高。對(duì)于檔案的歸納整理不合理，直接減弱了檔案信息的利用效率，拉慢了數(shù)據(jù)資料獲取速度。另外，由于一些管理人員對(duì)待工作的態(tài)度不端正，政治素質(zhì)不高，業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)，直接影響文書檔案管理信息化建設(shè)與發(fā)展。

1.3 文書檔案收集、歸類和保管流程缺少信息化管理

文書檔案存在著很多收集整理與歸檔環(huán)節(jié)不規(guī)范的問(wèn)題，給檔案信息化建設(shè)帶來(lái)了很大阻礙。有些文書資料不能夠及時(shí)錄入系統(tǒng)，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案與電子檔案難以同步進(jìn)行，信息傳遞過(guò)程出現(xiàn)了阻礙，難以推動(dòng)工作效率的提高。同時(shí)，公路日新月異的發(fā)展與變化，人員也在不斷變換，檔案崗位人員流動(dòng)性大，電子檔案不能夠跟隨變化及時(shí)更新，那么檔案信息就難以保證真實(shí)統(tǒng)一。這都是檔案的收集、歸檔的工作流程不規(guī)范造成的?！段臅鴻n案管理信息化建設(shè)制度》本身對(duì)文書檔案管理信息化建設(shè)的收集與整理做了總體要求，但在具體實(shí)施中，并沒(méi)有可行的方法流程規(guī)定，缺乏相應(yīng)的規(guī)章制度。加上公路文書檔案的收集不及時(shí)，造成了一些公路文書檔案的無(wú)形流逝。只有建立健全文書檔案信息化收集、整理、歸檔管理等工作程序規(guī)范，才能保證檔案真實(shí)有效。

2 加強(qiáng)公路文書檔案管理信息化建設(shè)的主要措施

2.1 加大宣傳力度，提升公路文書檔案管理信息化建設(shè)重視程度

文書檔案管理的信息化建設(shè)涉及到單位工作的方方面面。文書檔案的功能也不僅局限于上傳下達(dá)的連接和溝通，擁有了更多的時(shí)代價(jià)值。因此，公路文書檔案管理部門要提升全體工作人員對(duì)檔案信息化的認(rèn)識(shí)深度。首先，公路文書檔案管理部門應(yīng)從提升領(lǐng)導(dǎo)干部的認(rèn)識(shí)入手，先獲得領(lǐng)導(dǎo)的支持與理解，并讓領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到文書檔案管理信息化工作需要單位的資金支持和人力支持。其次，應(yīng)當(dāng)細(xì)化檔案管理部門人員分工，使每個(gè)員工都能夠清楚地知道自己的崗位職責(zé)，將文書檔案信息化建設(shè)工作由被動(dòng)局面轉(zhuǎn)化為主動(dòng)，使工作人員認(rèn)識(shí)到其重要性。最后，公路文書檔案管理部門應(yīng)當(dāng)積極開(kāi)展豐富多彩的宣傳活動(dòng)，普及相關(guān)知識(shí)，使全體工作人員都意識(shí)到文書檔案管理信息化的重要性。

2.2 強(qiáng)化制度建設(shè)，規(guī)范公路文書檔案管理信息化建設(shè)

新時(shí)代，我國(guó)社會(huì)發(fā)生了翻天覆地的變化。傳統(tǒng)的文書檔案信息化建設(shè)工作存在很多不規(guī)范的地方，阻礙了檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程。為了有效解決這一問(wèn)題，公路文書檔案管理部門應(yīng)當(dāng)建立起完善的檔案管理信息化建設(shè)制度，為檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行提供制度保障，從而逐漸實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的信息化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化，進(jìn)而推動(dòng)各項(xiàng)工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)。具體說(shuō)，公路文書檔案管理部門要根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》，并結(jié)合自身發(fā)展實(shí)際制定本單位的文書檔案收集、立卷、歸檔、保管等工作流程制度，要求管理人員嚴(yán)格按照工作程序進(jìn)行檔案的收集、整理與立卷等基本工作，保證文書檔案的真實(shí)性和科學(xué)性。

2.3 加快人才培養(yǎng)，提高公路文書檔案管理人員整體水平

文書檔案信息化建設(shè)需要一支適應(yīng)信息時(shí)代要求的人才隊(duì)伍。公路部門首先要建立起一支適應(yīng)信息化管理的工作人員隊(duì)伍，為文書檔案管理信息化建設(shè)提供人才保障。首先，公路管理部門在進(jìn)行檔案人員引進(jìn)時(shí)，應(yīng)注意加強(qiáng)對(duì)應(yīng)聘人員專業(yè)素養(yǎng)以及工作經(jīng)歷的調(diào)查與分析，從源頭上提升文書檔案管理人員隊(duì)伍質(zhì)量；其次，對(duì)于已經(jīng)在職的檔案管理人員，應(yīng)安排不定期教育培訓(xùn)，組織相關(guān)講座，普及信息化管理知識(shí)與信息時(shí)代背景的要求；同時(shí)組織新老員工工作經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)，新員工可以向老員工介紹新時(shí)代的工作方法與技巧，老員工也能夠?yàn)樾聠T工提供技術(shù)上的指導(dǎo)，總結(jié)好的經(jīng)驗(yàn)，共同提高工作效率；最后，定期對(duì)文書檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)考核，促進(jìn)一些業(yè)務(wù)素質(zhì)低的工作人員自我加壓，主動(dòng)學(xué)習(xí)，提高文書檔案管理信息化水平。

2.4 加快硬件建設(shè)，實(shí)現(xiàn)公路文書檔案網(wǎng)絡(luò)化管理

公路文書檔案管理部門要及時(shí)更新檔案管理信息化建設(shè)設(shè)備。首先，公路文書檔案管理部門要積極引進(jìn)一些操作便捷的先進(jìn)設(shè)備，建立起良好的檔案處理系統(tǒng)；其次，為了保證檔案信息的安全，公路文書檔案管理部門要引進(jìn)計(jì)算機(jī)輔助系統(tǒng)，逐步實(shí)現(xiàn)與本部門、本系統(tǒng)的辦公網(wǎng)絡(luò)鏈接；最后，公路文書檔案管理部門要及時(shí)淘汰舊的檔案設(shè)備。

2.5 增強(qiáng)安全防護(hù)，確保公路文書檔案管理的安全性

文書檔案管理信息化對(duì)公路事業(yè)有很重要的作用。只有檔案管理安全性得到有效保證，才可以讓其作用得到有效地呈現(xiàn)。首先，相關(guān)保密政策必須完善，對(duì)檔案管理人員制定嚴(yán)格的規(guī)章制度，簽訂保密承諾書；一旦泄密，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)厲處分相關(guān)人員。只有這樣檔案管理工作才能夠安全有效地進(jìn)行。其次，應(yīng)引進(jìn)信息專家，普及相關(guān)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，并對(duì)信息化管理所帶來(lái)的安全隱患進(jìn)行分析，使工作人員對(duì)信息化建設(shè)過(guò)程中的安全保密多加注意，加強(qiáng)監(jiān)管力度；最后，信息存儲(chǔ)計(jì)算機(jī)安裝必要的殺毒軟件并進(jìn)行定期升級(jí)，不得與互聯(lián)網(wǎng)鏈接，建立物理隔離等。

3 結(jié)束語(yǔ)

文書檔案管理信息化能夠?qū)窓n案管理工作帶來(lái)便利，體現(xiàn)著公路對(duì)文書檔案管理的重視，對(duì)管理工作的精益求精。在新時(shí)代，只有跟隨信息腳步，提高文書檔案管理信息化建設(shè)水平，公路才能更好的實(shí)現(xiàn)服務(wù)社會(huì)的作用。

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