數(shù)字檔案資源建設的問題與對策分析

齊二美

摘 要：目前，我國正在進行大規(guī)模的電子檔案建設工程。然而，在推進過程中存在一些亟待解決的問題。本文在分析電子檔案資源建設問題的基礎上，試圖提出可行方案，借此助力國家的數(shù)字化建設健康發(fā)展。

關鍵詞：數(shù)字檔案；資源建設；問題對策

伴隨著電子數(shù)字檔案的大量建設，以及我國電子文獻需求量的增加，我國電子檔案資源日益豐富來。電子檔案的獲取和閱讀越來越方便。然而，在發(fā)展過程中，我們也可以看到我國數(shù)字檔案建設還是燦在不少問題。只有有效的解決這些問題，才能更好地，數(shù)字檔案才能更好地服務大眾，造福人民。

1 數(shù)字檔案資源的主要特點

數(shù)字檔案的建設，是我國發(fā)展進步的一個縮影。當前，我國數(shù)字檔案的建設取得了階段性的成就，形成了具有我國特色的檔案數(shù)字化建設道路。

1.1 檔案類型全面

目前我國的數(shù)字資源涵蓋了多種類型，社會生活中常用的文獻基本都做到了數(shù)字化。比如，現(xiàn)有的各種級別的期刊、中央和各省區(qū)市的報紙、以電子版發(fā)布的圖書刊物、高等院校的學位論文、重要的國內(nèi)外會議論文等，數(shù)字化檔案都已經(jīng)將其囊括在建設規(guī)劃中，且已經(jīng)取得階段性成果。在各種數(shù)字檔案中，數(shù)字化的報紙期刊、高等院校的學位論文，尤其是博士學位論文是閱覽頻次和引用下載頻次最多的。電子圖書也是當前較受歡迎的數(shù)字檔案資源。比如超星圖書館和方正圖書館就很受各大高校的歡迎，紛紛引進，極大地方便了高等院校的教學和科研工作。與此同時，各種優(yōu)秀論文數(shù)據(jù)在方便學者和學校外，也在逐步社會化，方便各行各業(yè)的學習者。

1.2 全文性檔案數(shù)據(jù)比例大

我國素有搜集文獻的傳統(tǒng)。在先秦時代就有采集各地詩歌的專門人員，采集的結果成為我國第一部詩歌總集。在漢代，劉向、劉歆父子更是窮畢生精力整理國家圖書館的藏書，對其進行匯編整理和研究。其后，歷代的政府和學人都會組織書籍文獻的整理，且喜歡以大部頭的書籍收錄為樂事。比如明代的《永樂大典》和清代的《四庫全書》等。今天我們繼承了這種優(yōu)良傳統(tǒng)，以電子化、數(shù)據(jù)化的載體來延續(xù)中華文化，當前有分量的學術期刊和政府學術會議都可以全文收錄，為中國文化的傳承和延續(xù)做出了貢獻，也為學習者提供了方便。

1.3 檔案數(shù)字化總量大。這是我國數(shù)字檔案的素材決定的，我國幅員遼闊，人口眾多，每天都在生產(chǎn)各種各樣的文獻，這些文獻都需要進行數(shù)字化。這就是說，我國數(shù)字化工程經(jīng)過不同地方，不同單位的不同目的和用途的各自發(fā)展進程，實現(xiàn)了一個共同的目標：提升我國檔案的數(shù)字化水平。同時，我國的數(shù)字化檔案多，還因為我國在悠久的歷史進程中留下了大量的文化典籍，這些文化典籍都是民族的瑰寶，都需要我們整理和保護，也自然需要實現(xiàn)數(shù)字化。這些傳統(tǒng)文化典籍的數(shù)字化也是我們檔案數(shù)字化的重要部分。同時，有些國家由于經(jīng)濟實力和文化水平的制約，不能實施數(shù)字化工程，我國在對其進行支援的過程中，也會產(chǎn)生一些電子文獻。這些文獻也成為我國電子文檔資源的一部分?？傊覈娮游臋n資源的總量十分可觀。

2 數(shù)字檔案資源的建設問題

隨著無紙化辦公的提倡，我國很多單位開始摒棄了紙質檔案，采用數(shù)字檔案。如何有效的保存和使用這些檔案成為我們店在檔案工作者面對的新問題。準確的分析這些問題，可以為數(shù)字化建檔提供借鑒。

2.1 數(shù)字檔案的建設意識不強

隨著網(wǎng)絡時代的到來，各單位都在向數(shù)字化和網(wǎng)絡化發(fā)展。換言之，在不久的將來，數(shù)字化將成為主流的辦公手段。但讓人擔憂的是，很多企業(yè)和單位并未形成數(shù)字化辦公意識，依舊習慣于傳統(tǒng)的辦公手段，與此同時，它們也缺乏數(shù)字化檔案的建設觀念，有關技術還不夠嫻熟。有相當一部分職員不具備電腦操作能力。另一方面，還有一部分單位是領導管理不到的，從而有意或無意的忽略了電子檔案的建設，造成了大幅度的浪費。同樣，該種觀念極大地限制了相關單位數(shù)字化建設的速度，拉大了自身與時代的距離。換句話說，提升數(shù)字檔案建設意識已經(jīng)成為各個單位要面對的一個重要問題。需要特殊提及的是，我們的政府部門更應該加強數(shù)字檔案的建設。這是因為政府部門的很多信息關乎國計民生，需要更為妥善的保管。政府應當帶頭進行大型數(shù)字檔案的建設和整理，形成模范作用。

2.2 數(shù)字檔案建設標準尚未統(tǒng)一

數(shù)字檔案之所以會取代傳統(tǒng)檔案成為最受歡迎的檔案儲備方式，就是因為數(shù)字檔案便于管理，使用方便。然而，由于我國數(shù)字檔案建設起步較晚，基礎差，底子薄等原因，目前我國尚未形成統(tǒng)一的電子檔案制作與保存標準?？梢哉f，現(xiàn)在的數(shù)字檔案建設標準十分混亂?？梢哉f，隨著時代的發(fā)展，電子檔案必將取代紙質化書籍，然而現(xiàn)有的電子資源完全不能體現(xiàn)出來這一趨勢。很多電子文檔在制作時沒有考慮到讀者的需要，不能做筆記也不能注釋。東部和西部、南方和北方、甲部門和乙部門之間往往具有不同的標準，這不僅降低了數(shù)字檔案的利用效率，而且還帶來了一系列不必要的問題。比如，各地區(qū)和單位之間的數(shù)字檔案因為規(guī)格不同，無法實現(xiàn)對接和共享。這樣的數(shù)字檔案就像僵尸，雖然存在，但是無法發(fā)揮效力。這就造成了資源浪費。

2.3 傳統(tǒng)檔案與數(shù)字檔案不能互相代替

目前，我國實施了浩大的古籍數(shù)字化工程。應該說，這是一件大好事。古籍數(shù)字化不但可以延續(xù)中國文化，還能實現(xiàn)資源整合，這大大提高我國的古籍利用率。然而，這其中也存在著較為嚴重的問題。比如，有的人就認為在擁有了電子檔案之后，我國各大圖書館就沒有必要保存古籍了。這種看法顯然是極其無知的。要知道，數(shù)字檔案并非萬能，也有自身局限。比如，數(shù)字化檔案并不是永存的，而是有壽命的。一般來說，軟盤的壽命至多為十五年，且對保存條件的要求十分嚴格。光盤的保存也并不容易，需要防止陽光暴曬和溫度變化。另外，數(shù)字檔案的建設很緩慢，很多傳統(tǒng)檔案還沒來得及實現(xiàn)數(shù)字化就已經(jīng)消亡了。這是我們不可挽回的損失。同時，古籍還有其他的價值，比如美學價值和參觀價值等。也就是說，對于古籍來說，要實行雙保險，既要有原本，也要有電子資源庫。但是，對于一些普通文獻。比如我們的各種辦公文件，假如有了電子版就沒有必要再打印紙質版。因為這種中福會造成不必要的資源浪費。

2.4 數(shù)字檔案社會化和平民化進程緩慢

隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，各種資源都在迅速大眾化。然而數(shù)字檔案由于體制原因尚未實現(xiàn)資源共享。這是不利于大眾常創(chuàng)新的。比如，現(xiàn)在很多數(shù)字檔案雖然可以實現(xiàn)免費觀看，但是檢索資源相當單一。很多數(shù)字檔案只有一條檢索信息，沒能與各大門戶網(wǎng)站有效的合作。又如，很多數(shù)字檔案的維護和更新速度緩慢，不能滿足大眾的需要。應該說，只有持續(xù)有效的更新，才能實現(xiàn)信息的新鮮化。在這方面，還是需要政府的大力支持。一方面政府要設立相應的機構，另一方面政府要籌備相應的工程啟動金。這有這樣，才能吸引相關人才從事于電子檔案的平民化，造福大眾。在數(shù)字化產(chǎn)品的普及上，我們做得并不好，很多人以為，只要大數(shù)字檔案制作出來就可以了，實際上并非如此，只有人們會用了，數(shù)字資源才真正的建設好了。當前，我國還有相當一部分的群眾不能很好地使用數(shù)字檔案資源。比如在檢索的過程中，很多人被文件復雜的檢索過程困倒。這就是說，還要在檔案的得簡明化方面下功夫。

2.5 數(shù)字資源重復建設問題

重復問題可以從兩個方面來說明。一方面，不同單位之間因為缺乏溝通和規(guī)劃，往往同時收錄相同的資源。這在一些大型數(shù)據(jù)庫建設中尤為突出。比如，中國學術期刊全文數(shù)據(jù)庫，它主要收取社會科學方面的學術論文和成果，少量的收取自然科學方面的問題。而中文科技期刊全文數(shù)據(jù)庫則已收錄我國自然社會科學等方面的論文為主，以收取社會科學和人文科學方面的論文為輔。然而，將這兩種數(shù)字化期刊對比來看，我們可以發(fā)現(xiàn)，里面還是存在相當大的重復內(nèi)容。這應該說是一種浪費。不但耗費了大量人力物力，而且在檢索時還會造成混亂，文理交錯，十分不方便。另一方面，各個數(shù)字化資源建設工程自身，也會因為規(guī)劃不當或者劃分不科學等原因，在收取文章或者數(shù)據(jù)庫建設時造成重復。這種由于設計規(guī)劃不科學造成的重復，往往造成大量的浪費。

3 加強數(shù)字檔案資源建設的策略方法

從上面的文章我們可以看出，我國數(shù)字化檔案建設有自身的特點，也有自身的缺陷。只有針對這些缺陷提出有效的改進方案，我國數(shù)字化檔案建設才會走上征途，不斷優(yōu)化完善。

3.1 數(shù)字檔案管理體制化

數(shù)字檔案建設是一個系統(tǒng)工程。所謂系統(tǒng)工程說的就是它的復雜性和豐富性。它不僅包括數(shù)字檔案文件的生產(chǎn)制作和保存收藏，還涉及眾多部門和組織間的合作。有學者提出，要想實現(xiàn)電子文獻的高效管理，就要制定完整的成體系的組織系統(tǒng)。也就是說，實現(xiàn)電子文件從產(chǎn)生到銷毀的一條龍管理服務，打破不同部門間的阻隔。就我國現(xiàn)有體制來說，各部門間的推脫確實降低了電子文件的管理效率，有必要進行改革創(chuàng)新。這就是說，應該建立專門的電子檔案資源管理局，集中管理各類電子檔案的制作與保管。總局要在地方設立分局，進行分層化管理。數(shù)字化過程不是一個部門的任務，也不是一個部門有能力完成的，因此在數(shù)字化資源的類型和學科上進行統(tǒng)籌分工才是有效的文檔數(shù)字化方案。雖然當前在市場上存在一些公司和企業(yè)出于商業(yè)化的目的生產(chǎn)加工一些數(shù)字書籍，但是這些書籍并不能滿足國家層面對于數(shù)字檔案的要求?；蛘哒f，只有國家才有調(diào)動多種學科、眾多地域的人才進行大規(guī)模數(shù)字化建設的力量，就像清朝的《四庫全書》一樣，缺少了國家的支持是不可能完成的。這就是說，我們的國家還要在這方面加大投入，加大重視的力度，進一步認識到檔案數(shù)字化的重要性。

3.2 建立統(tǒng)一的數(shù)字檔案標準

數(shù)字檔案具有極大的包容性。從載體來看，數(shù)字檔案可以分為光盤、硬盤和軟盤等；從種類上看，可以分為醫(yī)學、化工、政論等。可以說，數(shù)字檔案是一個非常豐富的世界。正因如此，我們在電子檔案的建設中更要注重體系化和制度化，要做到分工合理，統(tǒng)籌規(guī)劃。就硬盤來說，我國各種硬盤五花八門，往往不能實現(xiàn)統(tǒng)一化的管理，這其中造成的轉變會造成大量浪費。又比如軟盤，他對保存的條件的要求非常高，如果管理不善，很可能造成信息缺損甚至丟失，這就需要建立標準化的電子信息保存機構，從制度到技術都實現(xiàn)統(tǒng)一管理。從檔案的采集到檔案的制作加工，再到檔案的維護升級，我們都要把制度和標準放在第一位。只有這樣，我們的檔案工作，尤其是數(shù)字檔案工作，才會越來越好。此外，各地方的電子檔案管理部門要有看齊意識，積極向檔案工作的先進單位學習，借鑒經(jīng)驗，促進自身發(fā)展。

3.3 做好數(shù)字化服務

網(wǎng)絡時代是開放的，我們數(shù)字檔案的建設也要緊跟時代潮流，做好服務大眾的工作。當前，我國的數(shù)字化檔案由兩部分組成。一部分是企業(yè)生產(chǎn)的，這部分服務做得較好。但也存在類型不全的問題。另一方面，政府實施的數(shù)字化工程則經(jīng)常束之高閣，沒能充分利用。比如，我國縣以上單位都設有檔案館，這些檔案館的數(shù)字化檔案十分豐富，然而，很少有人知道和利用這些資源。這就要求政府機構增大宣傳力度，讓更多的人了解到我們的數(shù)字化檔案，這樣才有可能提高利用率。首先，數(shù)字檔案管理不能再像傳統(tǒng)的檔案一樣沉積在收藏室和圖書館。檔案管理人員要具有市場意識，要開放思維。比如，可以將電子古籍上傳到網(wǎng)絡上，供愛好者觀看和閱讀。一般來說，這種大型古籍的閱讀量不大，因此訪問量較小。這時，就需要我們的文獻制作人員和相關公司做好宣傳，使其認識到電子文獻的價值。此外，還可以將電子資源制作成線下的文化產(chǎn)品，如圖書和玩具。比如，中國古代的書籍裝裱工藝就非常具有開發(fā)價值。電子檔案所的工作人員可以將文獻上記錄的書籍制作方法轉變?yōu)楝F(xiàn)實的加工品。這樣，不但可以帶來經(jīng)濟效益，還能普及圖書制作的相關知識。

3.4 完善相關法律法規(guī)

當前，我國正在以前所未有的力度推進依法治國和依憲治國。我們的數(shù)字檔案建設也要依靠法律的力量。相當部分的數(shù)字化資源涉及到國際利益，因此對于未公開公布的，有保密等級的數(shù)字化資源，比如導彈數(shù)據(jù)等，假如有違法犯罪分子膽敢盜取，那么，我國法律一定要有相關的制裁。這就要求我們在立法上首先要完善。比如，對于一些私人保存的文件，我們在實行數(shù)字儲備時要注意有償購買。我們不要以有利于文化建設的名義侵占他人收藏，謀取私利。另外，在電子信息檔案的內(nèi)部，也要由國家出面建立符合法律法規(guī)的管理體系。關于數(shù)字檔案信息的法律文件，還要有宣傳的進程，否則很多人可能會因為不知道和不了解觸犯法律。因此，有必要組織專門的人力宣傳涉及到數(shù)字檔案管理的法律。這種宣傳可以在各檔案館內(nèi)舉辦，也可以在各個數(shù)字化資源的制作單位舉辦，總之目的就是提高民眾的法律意識。

3.5 積極應用新技術

電子檔案的出現(xiàn)本身就是技術進步的結果。在中國古代曾經(jīng)用龜甲和獸骨來承載文獻，也曾經(jīng)在石頭和青銅器上刻印文字，后來經(jīng)過漫長的發(fā)展過程，我國才創(chuàng)造了紙張，發(fā)明了印刷術。然而隨著社會的發(fā)展，紙張因其不夠方便和便捷越來越不能滿足人們的需要。這才引發(fā)的電子檔案的建設。因此我們電子信息工作者要對新技術保持高度敏感。如果出現(xiàn)有利于電子檔案維護的技術，我們要主動學習，實現(xiàn)電子檔案制作技術的更新?lián)Q代。就當前來說，傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)已經(jīng)過時，大數(shù)據(jù)技術方興未艾。比如現(xiàn)在的三字打印技術，就可能在將來成為文件的一種有效的保存方式，那時，不僅是電子化的保存，還是單位立體的保存，有些有肉的保存。比如，百度等公司就運用大數(shù)據(jù)處理海量數(shù)據(jù)，方便了人們的生活。大數(shù)據(jù)和云端技術可以為電子檔案的存儲提供便利，解決一般電腦存儲量不夠的問題。另外，電子文檔的工作者也應該將自動化技術考慮進來，隨著人工智能的發(fā)展，將來有沒有可能利用機器人來執(zhí)行數(shù)字建檔的任務？如果可以將會節(jié)省大量的人力。檔案工作者也應該引進大數(shù)據(jù)技術，只有這樣電子檔案資源才能得到更好地保存與利用。

4 結束語

電子檔案資源建設，在某種程度上說是一種革命。在此之前，中國從未采用過這樣一種文獻保存的載體，它在根本上改變了我國延續(xù)了幾千年的檔案保存方式。面對這樣一種全新的文獻保存模式，存在一些問題是正常的，隨著我國電子檔案建設工程的推進，我國的文化信息事業(yè)一定會邁上新的臺階。

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