公立醫(yī)院經(jīng)濟合同管理問題與對策研究

【摘 要】隨著公立醫(yī)院對外業(yè)務的發(fā)展，經(jīng)濟合同管理已成為公立醫(yī)院經(jīng)濟活動中的重要組成部分。本文在分析公立醫(yī)院加強經(jīng)濟合同管理的重要性基礎上，深入探討了公立醫(yī)院經(jīng)濟合同管理的現(xiàn)狀和存在的問題，并對問題產(chǎn)生的原因進行了剖析，最后針對性的提出了加強公立醫(yī)院經(jīng)濟合同管理的對策措施，以期為公立醫(yī)院提高管理水平提供借鑒。

【關鍵詞】公立醫(yī)院；經(jīng)濟合同；合同管理

當今社會，作為市場經(jīng)濟主體之一的公立醫(yī)院，隨著規(guī)模的不斷擴大，對外經(jīng)濟活動越來越頻繁，不僅涉及資金量大而且種類繁多。公立醫(yī)院經(jīng)濟合同涉及設備及藥品材料采購、基建工程、后勤服務、承包租賃、課題研究、維護維修、技術服務等。經(jīng)濟合同是公立醫(yī)院與其他平等主體之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協(xié)議，是對外業(yè)務發(fā)展的重要契約形式。因此，經(jīng)濟合同管理是醫(yī)院日常管理活動的重要組成部分，涉及多個部門包括申請、論證、預算審核、招標、條款談判、會簽、審查、審批、合同簽訂、登記、備案及執(zhí)行、付款等多個環(huán)節(jié)。通過加強醫(yī)院經(jīng)濟合同管理，提高醫(yī)院財務管理精細化水平，能夠科學合理地配置醫(yī)院資源，保障醫(yī)院的經(jīng)濟利益，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

一、公立醫(yī)院經(jīng)濟合同管理的現(xiàn)狀和存在的問題

當前，公立醫(yī)院傳統(tǒng)的管理模式還是“重醫(yī)療輕管理”，對于合同管理很多醫(yī)院的管理層并不重視。醫(yī)院每年要與合作單位簽訂很多的經(jīng)濟合同，由于涉及面廣，種類繁多，醫(yī)院又缺乏專門部門負責統(tǒng)一的協(xié)調和管理，因此難度很大。很多公立醫(yī)院的合同管理往往流于形式，未能落到實處，醫(yī)院的經(jīng)濟管理存在漏洞，不僅存在風險隱患而且還會給醫(yī)院的國有資產(chǎn)造成損失。當前，公立醫(yī)院經(jīng)濟合同管理存在的問題具體主要體現(xiàn)在以下方面：

1.合同管理流程不規(guī)范

目前公立醫(yī)院對合同管理普遍重視度不高，相應的管理制度與規(guī)范的操作流程長期缺失。在實際工作中，相關職能部門的工作人員往往都是醫(yī)護人員出身，缺乏專業(yè)的經(jīng)濟管理知識，很多醫(yī)院重要的經(jīng)濟合同決策和簽訂都由院領導拍腦袋決定。這就導致醫(yī)院許多的經(jīng)濟合同形同虛設，往往出現(xiàn)實際物資采購、服務外包、基建項目和維修維護等部分經(jīng)濟業(yè)務已經(jīng)發(fā)生或完成，但是合同后補的情況。合同審批流于形式，財務部門事前不能對項目進行預算管理，只能被動地執(zhí)行合同，很難對醫(yī)院整體經(jīng)濟活動情況進行監(jiān)控。合同的內容和條款中存在的問題也不能事前發(fā)現(xiàn)，只在付款時財務部門進行被動地審核，而此時合同已經(jīng)生效并且具有法律效力，醫(yī)院必須執(zhí)行，因此容易存在經(jīng)濟風險并且產(chǎn)生不良后果，對醫(yī)院造成經(jīng)濟損失。

2.合同簽訂把關不嚴

醫(yī)院的經(jīng)濟合同管理過程需要涉及多個部門，部門之間存在職責分工不明，只注重合同準備階段的詢價、談判、招標過程，對合同后續(xù)簽訂把關不嚴，出現(xiàn)問題互相推諉的情況。不少公立醫(yī)院招標采購部門及院領導主要參與談判和招標等過程，后續(xù)合同簽訂與執(zhí)行缺少監(jiān)督。在招標前，供應商為了中標往往會額外承諾一些事項，而這些事項和參數(shù)是涉及合同的重要條款。有些公立醫(yī)院的合同承辦部門在合同會簽過程中，只是簡單審核合同的文字，忽視對主體資格、標書、中標承諾書、技術參數(shù)、技術指標相關附屬資料進行核對，出現(xiàn)最終合同約定事項與招標時承諾不相符的情況。其次，合同簽訂前缺少財務人員、法務人員的審核，經(jīng)辦部門很多不是財務、法務專業(yè)人員，缺少合同條款中收付款條款、經(jīng)濟術語方面的專業(yè)知識，出現(xiàn)有意含糊用詞例如：貨到即付款、保修與包修、按合同約定人員數(shù)而非實際核定人員數(shù)付款等。

3.合同履行缺乏監(jiān)督

目前很多公立醫(yī)院在合同簽訂后，存在合同履行情況監(jiān)督部門的缺失，導致合同簽訂與執(zhí)行過程脫節(jié)。由于合同約定的很多內容往往只有部分參與招標的負責人知曉，實際執(zhí)行過程中經(jīng)辦人并不了解。在實際工作中常常發(fā)生供應商提供貨物的型號、數(shù)量、規(guī)格與合同約定不同，貨物實際采購價格與中標價格不符，中標承諾書中標注的特殊事項沒有執(zhí)行，提供服務未按約定事項履行，基建工程類項目偷工減料，新舊合同未及時銜接等情況，給醫(yī)院造成損失。

二、公立醫(yī)院經(jīng)濟合同管理問題的原因

1.合同管理制度的缺失

現(xiàn)階段，很多醫(yī)院的領導及執(zhí)行部門負責人對合同管理的重要性認識不足，合同管理無章可循，未實現(xiàn)制度化管理。首先，醫(yī)院未編制相應的合同管理制度、形成明確的合同管理流程，各部門之間職責劃分不明，醫(yī)院的各個部門根據(jù)自身的工作經(jīng)驗和需要與第三方簽訂合同。其次，公立醫(yī)院現(xiàn)有的內部控制制度、全面預算管理制度等規(guī)章制度都沒有涉及合同管理的內容，現(xiàn)有的操作流程和運行模式無法滿足現(xiàn)代醫(yī)院經(jīng)濟管理的需要，有待改革和完善。

2.未明確歸口管理部門

公立醫(yī)院的合同管理目前普遍存在會簽、審查、審批、合同簽訂、登記、備案及執(zhí)行、送財務部門付款等環(huán)節(jié)由各個職能部門自行完成，導致合同擬定沒有規(guī)范格式，存在漏存檔、延期存檔、合同過期未續(xù)簽等問題。另外，目前醫(yī)院的合同歸口管理部門不明確，沒有統(tǒng)一的格式，院辦、財務部門均根據(jù)各自工作需要存檔，造成經(jīng)濟合同的相關資料后續(xù)無人管理，資料丟失、規(guī)范性不足、調取查閱不便等問題。

3.缺乏專業(yè)人員審核

合同的擬定，術語的法律意義，條款的審核等都需要專業(yè)知識，而目前很多醫(yī)院的職能部門專業(yè)人才隊伍薄弱，其管理人員大都是由醫(yī)護人員轉崗擔任，并非專業(yè)的經(jīng)管類或法律專業(yè)畢業(yè)，缺乏系統(tǒng)的合同管理、風險控制、法律等專業(yè)知識。這必然導致在合同管理中，相關人員對流程不了解，合同內容審核把關不嚴，合同執(zhí)行落實不到位等問題，給醫(yī)院的經(jīng)營管理增加風險。

4.合同管理信息化程度低

由于對醫(yī)院合同管理的重視程度不高，公立醫(yī)院往往在合同管理上不會投入大量的人力物力去購置經(jīng)濟合同管理的設備和軟件系統(tǒng)，提高其信息化水平。大多數(shù)醫(yī)院仍然采用傳統(tǒng)的書面流轉與存檔方式。合同管理信息化程度低，操作手段滯后，必然導致合同簽訂流程效率低下時間較長，各部門之間信息不能及時共享，財務部門的預算管理、內部控制、成本管理與合同管理相脫離，不利于醫(yī)院資金的合理預測及統(tǒng)籌安排。

三、加強公立醫(yī)院經(jīng)濟合同管理的對策

1.建立健全醫(yī)院合同全過程管理制度

建立健全醫(yī)院合同全過程管理制度是使醫(yī)院合同管理規(guī)范化、科學化的重要保障。醫(yī)院應根據(jù)《中華人民共和國合同法》、衛(wèi)生部《關于進一步加強經(jīng)濟合同管理工作的通知》及有關解釋文件并結合醫(yī)院內部相關《預算管理制度》《資金審批制度》《內部控制制度》等規(guī)定，制定明確有效的合同管理制度。具體應包括以下內容：

（1）崗位設置、職責劃分

醫(yī)院應該合理設置部門及崗位，包括合同歸口管理部門、經(jīng)辦部門和監(jiān)督部門。明確各部門及崗位的職責與權限，嚴禁越權審批，擅自以醫(yī)院名義對外簽訂合同。醫(yī)院的合同歸口管理部門主要負責對醫(yī)院所有經(jīng)濟合同的統(tǒng)一管理包括統(tǒng)一編號，統(tǒng)一簽署蓋章，并統(tǒng)一歸檔以及整理歸檔與合同相關的招標文書、議標記錄、中標通知書、中標承諾書等資料，以便后續(xù)查閱與監(jiān)督。歸口管理部門還應列席合同項目的招標、合同文本審核及執(zhí)行的監(jiān)督。經(jīng)辦部門主要為合同的直接責任部門，根據(jù)醫(yī)院的業(yè)務種類及業(yè)務相關性將采購類、基建類、服務類等不同種類合同歸入不同職能管理部門具體負責，便于日后的管理。經(jīng)辦部門主要負責合同發(fā)起、論證、招標、條款談判、會簽、執(zhí)行、申請付款、后續(xù)追蹤等。監(jiān)督部門主要包括醫(yī)院的財務部門、監(jiān)察室及內審，監(jiān)督部門應全面參與醫(yī)院各項經(jīng)濟活動。財務部門負責合同申請前預算的審批、項目經(jīng)濟效益分析、合同中有關付款條款的審核以及后續(xù)付款時對資金審批的審核。監(jiān)察室與內部審計全面監(jiān)督招投標過程、合同簽署過程，保障整個經(jīng)濟業(yè)務事項合法合規(guī)。

（2）規(guī)范流程、全過程控制

合同的審批、流轉、訂立、執(zhí)行、反饋、存檔是一個環(huán)環(huán)相扣的整體，醫(yī)院應該規(guī)范合同管理流程做到全過程內部控制。

明確合同簽批流程，做到事前控制。合同訂立前，經(jīng)辦部門需要審核對方主體資格及資質，保留各項證書復印件，核實法人或被授權人身份。對外簽訂的經(jīng)濟合同由經(jīng)辦部門擬定后，要經(jīng)過財務部門、審計部門的審核，對不同部門提出的反饋意見進行相應的修改。對于重大的經(jīng)濟事項合同需要經(jīng)領導班子集體討論并形成書面意見，必要時可請法律顧問審核合同的條款，雙方權利義務等，切實維護醫(yī)院利益不受損害。最后由合同歸口管理部門確定所有手續(xù)齊全后統(tǒng)一編號，簽署蓋章并歸檔。

監(jiān)督合同履行情況，做到事中控制。合同一經(jīng)簽訂就具有法律效力，應嚴格按照合同約定條款執(zhí)行。經(jīng)辦部門日常要嚴格監(jiān)督對方合同履行情況，具體由物資部門驗收貨物的規(guī)格、數(shù)量、品質是否符合要求，后勤管理部門負責日常考核對方是否按合同提供相應服務，服務人員數(shù)量及質量是否符合合同規(guī)定等并形成書面記錄。在履行過程中，財務部門與經(jīng)辦部門、審計監(jiān)察部門要及時溝通，對不符合約定的事項應該拒絕付款。合同履行過程中需要變更有關事項的，在變更之前經(jīng)辦部門應及時匯報院領導后采取變更或終止等措施，審批程序與簽訂合同相同，雙方重新確認書面協(xié)議。合同履行過程中發(fā)生糾紛應及時協(xié)商，明確糾紛處理流程維護醫(yī)院合法權益。

加強付款審核，做到事后控制。在合同完結時，財務部門應該核對驗收入庫單據(jù)、工程驗收報告、工程項目審計報告、服務滿意度調查表等相關資料，對不符合要求的采取相應措施并拒絕付款。同時，財務部門還需核對合同付款單位名稱、賬號等信息是否無誤，確認后方可付款。

2.優(yōu)化合同管理人才隊伍建設

合同管理涉及到非常多的專業(yè)知識，首先醫(yī)院需要聘請外單位的經(jīng)濟、法律專家對合同管理人員，尤其是歸口管理部門的工作人員進行專業(yè)知識培訓、案例分析，從而全面提升合同管理人員的專業(yè)素質，指導和審核合同管理的全過程。其次醫(yī)院應選擇品德好、責任心強、素質高的優(yōu)秀人員負責合同管理工作，實行責任追究制度，對出現(xiàn)經(jīng)濟糾紛問題，合同簽署過程中審核不嚴，造成醫(yī)院損失的需要追究相關人員的責任。

3.提高合同管理信息化水平

傳統(tǒng)的手工管理模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代醫(yī)院對經(jīng)濟事項全局性、計劃性、規(guī)范性、效率性等管理要求。醫(yī)院應建立經(jīng)濟合同信息管理系統(tǒng)，提高合同管理的效率和準確性。建立合同標準模板庫，對合同申請、上報、流轉、審批、簽核、結算、變更、撤銷等全過程進行電子化管理，各部門在其各自權限內能及時看到合同的供應商信息、條款內容、審批進度、執(zhí)行進度、付款情況等。這樣大大降低了人為因素造成的不良影響，提高工作效率和透明度，整合醫(yī)院資源。

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作者簡介：

許晶晶（1983—），女，浙江寧波，碩士研究生，財務管理，會計。