HERP系統(tǒng)下醫(yī)院物資設(shè)備管理的內(nèi)控設(shè)計

林方

【摘 要】 HERP系統(tǒng)作為醫(yī)院的新型管理平臺，實現(xiàn)了資源的集成，對規(guī)范醫(yī)院內(nèi)部管理的起到了一定作用，但仍存在一定的局限性：由于系統(tǒng)設(shè)計沒有完全覆蓋業(yè)務(wù)流程的各個環(huán)節(jié)，醫(yī)院的內(nèi)部控制制度沒有得到有效貫徹。本文結(jié)合HERP系統(tǒng)（物資、設(shè)備管理模塊）在實際應(yīng)用中的具體情況，指出了該模塊運行中存在的風(fēng)險點，探討如何結(jié)合醫(yī)院物資設(shè)備管理的業(yè)務(wù)流程，在HERP系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行有效的內(nèi)控設(shè)計，將資源集成管理與內(nèi)部控制相融合，防范風(fēng)險的發(fā)生。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；HERP系統(tǒng)；物資管理；內(nèi)控設(shè)計

新醫(yī)改形勢下，政府對醫(yī)院運營管理的要求越來越高、越來越精細(xì)，人、財、物一體化的管理模式也成為醫(yī)院運營管理發(fā)展的必要趨勢。作為企業(yè)ERP系統(tǒng)衍生出來的HERP系統(tǒng)（醫(yī)院綜合運營管理系統(tǒng)）集成了醫(yī)院會計核算、物資設(shè)備管理、預(yù)算管理、成本核算、人力資源等各個管理模塊，實現(xiàn)了醫(yī)院資源的共享與整合，已越來越多的被各個醫(yī)院運用，其中物資設(shè)備管理模塊包含了物資設(shè)備（不含藥品）的采購、入庫、出庫領(lǐng)用等各項功能，是該系統(tǒng)的重要組成部分。本文主要探討如何在HERP系統(tǒng)下做好物資設(shè)備管理模塊的內(nèi)部控制設(shè)計。

一、HERP系統(tǒng)物資設(shè)備管理存在的風(fēng)險點

HERP系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化模塊設(shè)計的業(yè)務(wù)流程是基于較理想化和單純的環(huán)境，在實際使用過程中，如果不對其進(jìn)行全面、系統(tǒng)的考量和完善，會給內(nèi)部管理留下不可控的風(fēng)險。

1.賬實不符

通常醫(yī)院在運用HERP系統(tǒng)辦理物資入庫時，仍沿用以前記賬的方法，即貨物與發(fā)票同時入賬，若月底發(fā)票未到，則暫估入賬。但實際上醫(yī)院的物資采購量非常大，更有部分供應(yīng)商存在延期開發(fā)票的情況，同時也因為醫(yī)院內(nèi)控制度的不健全或不落實，工作人員為了避免操作中的麻煩，沒有按要求進(jìn)行預(yù)估入賬，到貨的貨物無賬監(jiān)督，庫存物資通常多于財務(wù)賬，賬實嚴(yán)重不符。而由于供應(yīng)商已發(fā)出貨物，并且有相應(yīng)的送貨單和送貨記錄，所以供應(yīng)商財務(wù)賬方面已確認(rèn)了“應(yīng)收賬款”，醫(yī)院在與供應(yīng)商對賬之時，往往會發(fā)現(xiàn)確認(rèn)的“應(yīng)付賬款”小于對方的“應(yīng)收賬款”，造成了醫(yī)院的庫存物資和流動性負(fù)債不能如實反映的情況。

2.重復(fù)提請付款

醫(yī)院在采購物資設(shè)備時，經(jīng)常會被要求預(yù)付款項，由于采購部門對預(yù)付款項缺乏有效的管理，且醫(yī)院經(jīng)常分批采購?fù)愋l(wèi)生材料或設(shè)備，已預(yù)付款項的物資設(shè)備和未付款的物資設(shè)備容易混淆，當(dāng)供應(yīng)商將已預(yù)付過款項的貨物和發(fā)票送到時，倉庫會計很可能因為疏忽按照既定流程辦理入庫和再次提請付款，造成醫(yī)院損失。

3.衛(wèi)生材料領(lǐng)用環(huán)節(jié)以領(lǐng)代耗

HERP系統(tǒng)僅對部分高值耗材使用較多的科室建立二級庫，進(jìn)行耗材使用追蹤，其他普遍采取的還是以醫(yī)院日用品、設(shè)備倉庫為一級庫，科室直接領(lǐng)用的傳統(tǒng)方式，這種方式?jīng)]有脫離原有的“以領(lǐng)代耗”模式，部分科室為了調(diào)節(jié)當(dāng)月的“耗占比”（即百元醫(yī)療收入中衛(wèi)生材料消耗量），規(guī)避醫(yī)院的績效考核，經(jīng)常有意識的調(diào)節(jié)衛(wèi)生材料的領(lǐng)用量，如在耗占比較低的月份多領(lǐng)用衛(wèi)生材料以平均耗占比較高月份的衛(wèi)生材料消耗量，這樣一方面造成醫(yī)院成本核算數(shù)據(jù)不精確、與收入不匹配；另一方面也造成了衛(wèi)生材料在臨床科室的積壓，這部分領(lǐng)用的衛(wèi)生材料由于缺乏對使用期限、保存質(zhì)量的監(jiān)管，更會給醫(yī)療行為帶來安全隱患。

4.風(fēng)險預(yù)警機(jī)制不健全

（1）醫(yī)院大部分的物資采購?fù)ǔＱ赜靡郧澳甓裙?yīng)商，部分企業(yè)營業(yè)執(zhí)照已經(jīng)過期，但由于工作人員的疏忽，經(jīng)常繼續(xù)在這些企業(yè)正常采購，給醫(yī)院帶來了不小的風(fēng)險隱患。（2）設(shè)備維保期限缺乏統(tǒng)一管理，維保到期了沒有提示，存在設(shè)備“過?！钡娘L(fēng)險。

5.關(guān)鍵控制點職責(zé)分工不分離，可能存在控制失效

在維護(hù)供應(yīng)商信息的業(yè)務(wù)中，職責(zé)不分離，同一人能同時維護(hù)供應(yīng)商的主記錄和賬戶信息，存在舞弊的機(jī)會，若工作人員人為修改了某一個供應(yīng)商的賬戶信息，款項就會輕易的被支付到其他賬戶。

二、對醫(yī)院HERP系統(tǒng)下物資設(shè)備管理內(nèi)控設(shè)計的幾點思考

1.庫存實時記錄，保證賬實相符

對于貨物到貨和收發(fā)票時間不一致的情況，采用對貨物和發(fā)票兩項內(nèi)容都校驗確認(rèn)的辦法。當(dāng)貨物和發(fā)票同時確認(rèn)入庫，可記“借：庫存物資”的同時生成“貸：應(yīng)付賬款——貨到票到”。若貨到發(fā)票未到，則按照采購訂單價格計入庫存金額，同時生成“貸：應(yīng)付賬款——暫估入庫”。當(dāng)收到發(fā)票時，可在應(yīng)付賬款的二級科目做調(diào)整，若存在價差時，按照差額更新庫存價值，生成或沖減“應(yīng)付賬款”。另外，在管理上也要加強(qiáng)監(jiān)督，采取定期或不定期盤點對賬的方式，保證所有采購回來的物資及時入賬。

2.系統(tǒng)相互集成，自動控制

HERP的集成程度越高，就越能快速的獲得充分的信息，科室之間互相監(jiān)督的能力就越強(qiáng)。在物資設(shè)備管理中，強(qiáng)調(diào)會計核算、預(yù)算管理和物資設(shè)備管理模塊的集成以及各模塊內(nèi)部集成，自動監(jiān)控。

（1）收貨控制?！笆肇洝辈皇且粋€簡單的動作，它是采購訂單發(fā)出的一個后續(xù)步驟。完成收貨時，庫存物資增加，應(yīng)付賬款也會增加。只要在系統(tǒng)進(jìn)行“收貨”操作，就會在財務(wù)賬套自動記賬，發(fā)起相應(yīng)的會計分錄，同時庫存物資板塊也會自動啟動，相應(yīng)貨物的庫存數(shù)量和金額就會增加。若假設(shè)這是一起貨到票未到的“收貨”操作，在收貨完成、我們收到供應(yīng)商的發(fā)票并錄入系統(tǒng)時，系統(tǒng)會把“發(fā)票錄入”這一操作作為“收貨”的后續(xù)動作來進(jìn)行校驗，在發(fā)票自動校驗后，財務(wù)賬套也會發(fā)起相應(yīng)的會計分錄。（2）預(yù)算控制。在物資設(shè)備管理模塊建立預(yù)算資金對比審核功能，在采購員創(chuàng)建采購訂單的時候，系統(tǒng)會對該筆訂單進(jìn)行預(yù)算對比審核，在預(yù)算額度充足的情況下，采購員可以申請相應(yīng)的預(yù)算資金。另外，在“收貨入庫”形成“應(yīng)付賬款”時，系統(tǒng)會再次對這筆采購支出進(jìn)行預(yù)算審核，確認(rèn)這次采購是否有足夠的預(yù)算額度。（3）預(yù)付賬款控制。物資設(shè)備預(yù)付款項同樣作為采購訂單的后續(xù)操作，在物資設(shè)備管理模塊提請預(yù)付款時，需按系統(tǒng)要求把預(yù)付款的信息以及訂貨的類別（型號）、數(shù)量以及預(yù)計的到貨時間錄入系統(tǒng)，系統(tǒng)自動監(jiān)控，①在收貨時間自動提醒，②在辦理物資設(shè)備收貨時若出現(xiàn)和預(yù)付款登記的訂貨信息一致的貨物時，自動關(guān)聯(lián)預(yù)付賬款，經(jīng)確認(rèn)后，總賬自動記賬，進(jìn)行預(yù)付賬款的沖銷處理，不支持再次提請付款。（4）應(yīng)付賬款控制。在“收貨——生成應(yīng)付賬款——提請付款”流程中，每一筆生成的應(yīng)付賬款必須和對應(yīng)的入庫記錄進(jìn)行匹配，每筆入庫記錄只能匹配一次，系統(tǒng)鎖定不能重復(fù)匹配。

3.建立風(fēng)險預(yù)警機(jī)制

（1）對于部分供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照或其他供貨資格到期的情況，系統(tǒng)提前一個月提示風(fēng)險，工作人員需根據(jù)提示內(nèi)容對供應(yīng)商信息進(jìn)行相應(yīng)維護(hù)，若到過期當(dāng)天供應(yīng)商的信息仍未更新，則系統(tǒng)自動鎖定與該供應(yīng)商相關(guān)的業(yè)務(wù)，不能再發(fā)起轉(zhuǎn)賬申請。（2）對設(shè)備維保期限進(jìn)行監(jiān)控，每月根據(jù)各科室設(shè)備維保情況生成維保計劃，防止過期未保的風(fēng)險。

4.全面設(shè)立衛(wèi)生材料二級庫，材料消耗控制

在所有臨床科室建立衛(wèi)生材料二級庫（可以為虛擬庫），對可收費材料建立醫(yī)囑核銷模式，即收費項目與耗材規(guī)格、數(shù)量一一對應(yīng)，原科室從一級庫領(lǐng)用的物資在該模式下呈現(xiàn)為“一級庫調(diào)撥至二級庫”，當(dāng)醫(yī)生開出醫(yī)囑并執(zhí)行時，科室二級庫的衛(wèi)生材料自動核銷減庫存。通過系統(tǒng)內(nèi)部對接控制，達(dá)到“領(lǐng)用材料=使用材料=收費材料”的結(jié)果。

對于不可收費材料，采用科室定期自主盤點和職能部門監(jiān)督相結(jié)合的方式，對二級庫消耗數(shù)量進(jìn)行掌控。

5.職責(zé)分工與權(quán)限控制相結(jié)合，保證各個崗位權(quán)限的安全性和獨立性

（1）對崗位權(quán)限的控制。以采購至付款業(yè)務(wù)為例，第一個控制點是采購貨物與辦理入庫相分離，采購員在與供應(yīng)商核對好貨物信息并取得貨物后，倉庫保管員需同采購一起參與對貨物驗收環(huán)節(jié)，驗收合格的同時辦理入庫。第二個控制點是會計必須對入庫數(shù)量、金額以及填制的轉(zhuǎn)賬單及其附件進(jìn)行審核，審核完成后方能進(jìn)入審批流程。在這個兩個控制點中，采購的權(quán)限是：辦理采購——申請入庫，倉管員的權(quán)限是：辦理入庫、出庫，會計的權(quán)限是：審核入庫、出庫單及轉(zhuǎn)賬單，所有人的崗位職責(zé)必須明確，且與系統(tǒng)操作權(quán)限高度匹配，因崗設(shè)權(quán)，避免因操作權(quán)限管理不善而導(dǎo)致系統(tǒng)混亂的現(xiàn)象發(fā)生。（2）對關(guān)鍵字段的授權(quán)控制。對于供應(yīng)商信息維護(hù)，把供應(yīng)商的“開戶銀行、賬戶、戶名”設(shè)置為關(guān)鍵字段，有針對性的賦予部門負(fù)責(zé)人或其他管理人員控制，使供應(yīng)商的記錄維護(hù)權(quán)限與關(guān)鍵字段維護(hù)權(quán)限相分離，以防止舞弊的風(fēng)險。（3）建立安全訪問制度。被授權(quán)的工作人員應(yīng)保管好個人的操作賬戶及密碼，在權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行操作，不能使用他人的賬戶和密碼進(jìn)入操作系統(tǒng)，如遇密碼泄露或換崗的情況，應(yīng)及時更改密碼。如工作人員離開工作場所，須退出已運行的程序，以避免他人亂入系統(tǒng)進(jìn)行不當(dāng)操作。

三、結(jié)束語

醫(yī)院在應(yīng)用HERP系統(tǒng)這一現(xiàn)代化管理工具時，應(yīng)根據(jù)各項業(yè)務(wù)和管理活動的流程特點，設(shè)計各個環(huán)節(jié)的控制程序，以HERP系統(tǒng)為基礎(chǔ)，制定科學(xué)的內(nèi)部控制體系，不斷優(yōu)化，將風(fēng)險防控貫徹在日常業(yè)務(wù)運行過程中，以實現(xiàn)醫(yī)院運營的全面防控。

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