淺析以財務信息化解高校“報銷難”之困惑

摘 要：隨著高校學生人數(shù)和事業(yè)經(jīng)費的逐年增長，學校財務的報銷審核工作變得日趨重要，學校頻繁且巨額的資金業(yè)務往來與有限的會計人員編制之間的矛盾日益升級，“報銷難”成為不少學校普遍存在的問題。山東國子軟件股份有限公司設計并開發(fā)了網(wǎng)上報賬系統(tǒng)，實現(xiàn)了費用報銷的流程化、信息化，實現(xiàn)了財務管理的規(guī)范化、有序化，提升了財務管理的監(jiān)督力度，同時也為領導決策提供了可靠依據(jù)。

關鍵詞：報銷難；網(wǎng)上審批；財務信息化

一、“報銷難”的現(xiàn)狀及原因分析

學校財務報銷工作是高校財務管理中一項基礎性且政策性極強的工作，隨著教育事業(yè)發(fā)展、學校在校學生持續(xù)增多、事業(yè)經(jīng)費逐年增長等這一系列的變化使得學校的經(jīng)濟活動呈現(xiàn)多元化趨勢。學校財務的報銷審核工作也變得日趨重要，學校財務支出中用于教學、科研、基建、后勤產(chǎn)業(yè)等方面頻繁且巨額的資金業(yè)務往來與有限的會計人員編制之間的矛盾日益升級，“報銷難”成為不少學校普遍存在的問題，其主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

（1）經(jīng)費來源多元化，新業(yè)務不斷增加，財務人員配備不足。隨著學校收費政策的實施以及辦學規(guī)模的持續(xù)擴大，學校經(jīng)費來源持續(xù)增加，收入規(guī)模不斷擴大，外加不斷增加的新業(yè)務，使得財務人員的核算工作量及難度越來越大，財務人員工作超負荷、大壓力、高強度。而與此同時學校財務人員卻沒有因此相應增加，財務人員數(shù)量與服務對象數(shù)量存在嚴重不匹配，這種工作狀態(tài)又進一步導致財務人員整體工作效率的下滑，加劇了學校報賬難的問題。

（2）報賬的規(guī)章制度宣傳不及時、不到位。學校各類報賬制度由于宣傳不及時、不到位，在校師生對于制度缺乏足夠的理解和認識，這也容易導致報銷人經(jīng)常由于手續(xù)不全、票據(jù)問題等而多次往返財務部門咨詢，既增加了財務人員解釋和重復檢查票據(jù)的時間，也耽誤了其他報銷人，影響了整體報賬速度和效率，導致了報銷難。

（3）報銷時間過于集中。由于學校的特殊性，多數(shù)師生選擇在開學初，學期末課程結(jié)束、年末科研結(jié)題后或財務催支出進度時來報賬。大量的報銷業(yè)務集中在這一時間段使財務核算量在短期內(nèi)劇增，財務報銷大廳的擁擠程度增加，影響報賬的速度和準確度，也使得報銷變得更加困難。

（4）報銷票據(jù)不規(guī)范。師生取得的發(fā)票及其他發(fā)票很容易出現(xiàn)不規(guī)范，如單位名稱不全、缺少購買商品的明細、蓋的不是發(fā)票專用章或沒有蓋章，這種存在問題的票據(jù)不能直接報銷，必須更換，這又增加了時間成本，客觀上造成了“報銷難”。

二、依托現(xiàn)代信息技術，建設流程化、信息化網(wǎng)上報賬系統(tǒng)

山東國子軟件股份有限公司作為長期專注于行政事業(yè)單位、教育行業(yè)管理軟件研發(fā)、推廣與服務的大型專業(yè)軟件公司，根據(jù)十多年積攢的經(jīng)驗，充分利用自身優(yōu)勢，綜合運用現(xiàn)代化信息技術手段，設計并開發(fā)了網(wǎng)上報賬系統(tǒng)。該系統(tǒng)主要實現(xiàn)對學校報銷費用的流程化和信息化管理，依靠網(wǎng)絡優(yōu)勢和合理的管理審批流程，實現(xiàn)財務管理的規(guī)范有序，監(jiān)督有力，同時借助于強大的數(shù)據(jù)庫資源為領導決策提供依據(jù)，其業(yè)務流程圖如下：

1.事前審批

對于超出規(guī)章制度限制或者該業(yè)務需要一定的經(jīng)費等情況，需要走事前審批操作。用戶通過系統(tǒng)填寫事前申請單信息，通過預先設置的審批流程進行事前審批，審批通過方可開展相應的報銷業(yè)務。

（1）借款業(yè)務。借款業(yè)務主要是對借款信息進行流程化管理的過程，提交借款申請，通過自定義審核流程完成多級審核，最終實現(xiàn)借款業(yè)務。系統(tǒng)支持多種支付方式，根據(jù)收款需要進行靈活選擇。報銷時所有原始憑證支持高拍儀和手機等硬件設備上傳至服務器，供領導及財務審核時查看，實現(xiàn)對借款業(yè)務的精細化管理。單據(jù)退回時由審批人員從網(wǎng)上退回給借款人。

（2）出差事前審批。出差需要經(jīng)過事前審批操作才能夠?qū)Τ霾钯M用進行報銷，出差之前用戶需要通過網(wǎng)上報賬系統(tǒng)的事前審批功能填寫出差申請單信息，通過預先設置好的審批流程對出差單信息進行審核，通過后用戶才可以對差旅費進行相應的報銷操作，如果有問題，退回至申請人重新填寫，主要包括出差人的基本信息、行程信息、出差事由等。

2.日常報銷

日常報銷主要完成日常費用信息的報銷業(yè)務。用戶選擇授權(quán)的經(jīng)費項目，在經(jīng)費項目中的經(jīng)濟科目允許報銷情況下（經(jīng)濟科目剩余金額大于零），填寫日常報銷信息，并上傳相關憑證信息，系統(tǒng)支持高拍儀和手機等硬件設備進行憑證上傳，并采用文件加密手段進行憑證文件加密，以確保文件信息的安全性。

3.差旅費報銷

差旅費報銷主要完成出差費用信息的報銷業(yè)務。系統(tǒng)支持事前審批單的導入與實時在線制單兩種差旅費報銷業(yè)務操作，以更好地適應學校差旅費報銷的需求。

4.報銷預約

報銷預約主要實現(xiàn)對待報銷單據(jù)進行網(wǎng)上提前預約處理，用戶選擇合適的時間段進行預約，從而減少排隊等候時間，通過手機端或者微信公眾號進行預約，打破時間和空間的限制，實現(xiàn)智能預約。

5.綜合查詢

（1）日常報銷查詢。日常報銷查詢主要是對日常報銷信息進行查看，主要包括報銷人、報銷時間、審批狀態(tài)、費用信息、收款人信息等，系統(tǒng)支持單條查詢和多條件綜合查詢兩種查詢方式，還可以針對不同的審核流程節(jié)點進行查看，及時查看報銷單據(jù)的狀態(tài)。對于查詢出的信息支持批量導出功能，便于用戶分析與查看。

（2）差旅費報銷查詢。差旅費報銷查詢主要是對差旅費報銷信息進行查看，主要包括報銷人、報銷時間、審批狀態(tài)、費用信息、收款人信息、行程信息、支付方式等，對于用戶的行程信息、出差信息等可以查看其明細，更全面了解出差信息。系統(tǒng)支持單條查詢和多條件綜合查詢兩種查詢方式，還可以針對不同的審核流程節(jié)點進行查看，及時查看報銷單據(jù)的狀態(tài)。

（3）借款業(yè)務查詢。借款業(yè)務查詢主要是對借款信息進行查看，主要包括借款人、借款時間、借款金額、審批狀態(tài)、費用信息、收款人信息、支付方式等，系統(tǒng)支持單條查詢和多條件綜合查詢兩種方式，還可以針對不同的審核流程節(jié)點進行查看，及時查看借款業(yè)務的狀態(tài)，對于查詢出的信息支持批量導出功能，便于用戶分析與查看。

（4）項目經(jīng)費使用查詢。項目經(jīng)費使用查詢主要是對項目經(jīng)費使用情況進行查詢，主要包括項目名稱、項目負責人、預算金額、使用金額、剩余金額等，系統(tǒng)支持多種查詢方式，單條件查詢和多條件組合查詢，通過項目名稱可以查詢項目經(jīng)費具體支出明細信息。

三、信息化網(wǎng)上報賬系統(tǒng)產(chǎn)生的成效

在國家政策要求、學校財務報銷制度及信息時代互聯(lián)網(wǎng)優(yōu)勢的基礎上，建立"網(wǎng)上報銷"系統(tǒng)，開拓高校財務信息化管理的新思路。網(wǎng)上報賬系統(tǒng)作為信息收集平臺，實現(xiàn)了報銷流程的標準化，規(guī)范了填單要求、審批流程。且其與現(xiàn)有財務系統(tǒng)和學校人事系統(tǒng)等的無縫對接，完成了數(shù)據(jù)的共享和集成，實現(xiàn)了報銷信息的及時反映和所有費用支出數(shù)據(jù)的收集和規(guī)范。通過網(wǎng)上報賬系統(tǒng)，能夠使經(jīng)費預算從業(yè)務發(fā)起時就得到控制，加強了預算的控制手段，使預算管理工作落到實處，并能夠利用實時統(tǒng)計和數(shù)據(jù)分析為各級決策人員提供詳細的費用支出明細和預算執(zhí)行情況。具體如下：

1.報銷流程自動化

不同的報銷業(yè)務對應不同的審批流程，通過自定義審批流程可以清晰界定不同報銷業(yè)務及不同報銷金額的審批流程，減少越權(quán)審批及單據(jù)遺失的現(xiàn)象。系統(tǒng)將標準化的報銷審批流程固化到報銷系統(tǒng)中，通過事前申請、預算關聯(lián)、借款關聯(lián)、報銷關聯(lián)的報銷模式，實現(xiàn)各種費用類型的申請和報銷的全程、實時監(jiān)控。

2.預算控制準確性

通過經(jīng)費項目、經(jīng)濟科目預算金額等信息，在財務人員審核報銷單之前，通過系統(tǒng)進行預算控制及事前的預算提醒，不允許超過報銷標準，以減少財務人員的工作量，實現(xiàn)預算控制準確性。

3.領導審批實時性

通過系統(tǒng)的待辦業(yè)務提醒及手機短信平臺推送審批信息，實現(xiàn)領導審批的及時性；通過電腦端或者移動端的網(wǎng)上審批，打破時間與空間的限制，實現(xiàn)領導審批無遺漏，提高報銷業(yè)務審批效率。

（責任編輯：蘭卡）