電子發(fā)票對財務工作的影響

巴寧 王璇 杜博為

[摘要]隨著信息技術發(fā)展，電子發(fā)票的普及為經(jīng)濟管理活動帶來了極大的便利。在享受快捷便利的同時，電子發(fā)票重復入賬、難以與現(xiàn)有系統(tǒng)集成、電子發(fā)票的信息泄漏等問題很容易給企業(yè)造成不利影響。針對一家具有推廣條件的Y互聯(lián)網(wǎng)公司進行調查研究，發(fā)現(xiàn)較高的人工成本和低效率的財務工作已成為制約公司發(fā)展的一大瓶頸，通過分析電子發(fā)票的發(fā)展狀況和優(yōu)勢，以及對財務工作者的影響，提出在該公司推廣應用電子發(fā)票的建議。

[關鍵詞]電子發(fā)票；財務工作；推廣策略

[中圖分類號]F275；F812.42 [文獻標識碼]A

電子發(fā)票是“互聯(lián)網(wǎng)+財務”以及發(fā)票形態(tài)和企業(yè)服務管理方式變革的產(chǎn)物。作為一種新興事物，一般來說，電子發(fā)票是指在經(jīng)濟活動中開具、收取的以電子形式存儲的收付款憑證。2015年，國家稅務局正式發(fā)布公告，明確電子發(fā)票應用范圍，為電子發(fā)票未來普及提供了制度支持。但就企業(yè)角度看，電子發(fā)票的推廣和普及還存在很多困難，企業(yè)要及時更新軟硬件設備，并且提高財務人員的素質。

1 電子發(fā)票的發(fā)展狀況和優(yōu)勢分析

1.1 電子發(fā)票的發(fā)展狀況

伴隨互聯(lián)網(wǎng)技術不斷地在財務領域被應用，電子商務的快速發(fā)展給會計憑證的形式提出了更多更高的要求。我國傳統(tǒng)紙質發(fā)票管理模式受到了很大制約，難以適應新興商業(yè)快節(jié)奏的需求。在這樣的背景下，我國開始逐步推行電子發(fā)票管理。2012 年 5 月，國家發(fā)改委發(fā)布《關于組織開展國家電子商務示范城市電子商務試點專項的通知》，提出建設電子商務示范城市的地區(qū)可以滿足電子發(fā)票的要求，屬于早期的推廣階段；2013 年 6 月，中國內地首張電子發(fā)票在京東商城開出；電子發(fā)票試點進入早期擴張階段。在行業(yè)方面，從電商、零售到金融保險，再到電信行業(yè)；2015 年 12月，增值稅發(fā)票系統(tǒng)升級版推向全國。2016 年 1月，增值稅電子發(fā)票在全國推出，這標志著電子發(fā)票推廣應用進入了一個新階段。

客觀的說，相比于美國和歐盟，我國的電子發(fā)票起步較晚，但推廣普及速度更快，推行力度更大，社會接受程度更高。如果把一個事物的興衰發(fā)展分成創(chuàng)新者、早期采用者、早期大眾、后期大眾和落后者五個階段，現(xiàn)階段在包括Y公司在內的我國大部分企業(yè)，在電子發(fā)票方面的發(fā)展仍舊處于從早期大眾向早期使用者的跨越階段，且正處于一個比較難以跨越的鴻溝階段。

電子發(fā)票有如下兩個亟待完善的方面。第一，電子發(fā)票管理相關制度尚不完備，電子發(fā)票的法律地位在《稅收征管法》及相關法律法規(guī)中尚未被明確。在《網(wǎng)絡發(fā)票管理辦法》中有專門針對網(wǎng)絡發(fā)票管理的條例，但電子發(fā)票管理的有關制度目前尚未制定。第二，電子發(fā)票標準尚未完全統(tǒng)一。電子發(fā)票作為經(jīng)濟活動證明的原始憑證，必須建立統(tǒng)一的格式標準。既要國內統(tǒng)一，又要參照國際標準，符合國際商務貿易發(fā)展的要求和通行會計準則，更加利于企業(yè)進一步走向世界全方位的開放。

以Y公司為例，現(xiàn)階段Y公司對于電子發(fā)票的管理仍舊處于原始狀態(tài)，公司沒有云端的存儲解決方案，只是用原始電子表格登記已經(jīng)登記入賬的電子發(fā)票，無法實現(xiàn)批量電子審核、無法多點位同時錄入發(fā)票因為容易產(chǎn)生重復入賬的情況、需要轉化成普通發(fā)票之后才能與現(xiàn)有系統(tǒng)集成、發(fā)票上的商業(yè)信息可能被泄露等問題，極易給企業(yè)造成不利影響。在這樣的原始的狀態(tài)下，Y公司作為一家集成多項業(yè)務的互聯(lián)網(wǎng)公司，開出的發(fā)票和接受的發(fā)票存在很多格式不統(tǒng)一的現(xiàn)象，單一的識別系統(tǒng)已然不能滿足需求。

1.2 電子發(fā)票的優(yōu)勢分析

首先，采用電子發(fā)票能大幅提高票據(jù)在企業(yè)、客戶、供應商之間的流轉效率。依托于傳統(tǒng)郵政系統(tǒng)的紙質發(fā)票，陳舊的物流系統(tǒng)加之地區(qū)不確定性讓企業(yè)失去了對發(fā)票收到時間的可控性。

按照國際慣例，付款行為一般是發(fā)生在取得發(fā)票之后，對于奉行現(xiàn)金為王的現(xiàn)代企業(yè)來說，失去了對收票時間的控制也就失去了部分應收應付賬款的控制力。此外，物流失誤對發(fā)票傳遞造成不利影響的概率可以被大大降低。在企業(yè)ERP 系統(tǒng)中，供應商可以提前預知客戶的需求時間和需求量，提前做好產(chǎn)品調配和物流的準備。以此可以避免頻繁發(fā)送采購訂單和核對采購訂單，發(fā)貨單可同銷售發(fā)票同步流轉，一方面降低人力物力成本，一方面提高企業(yè)效率提升企業(yè)競爭力。

其次，電子發(fā)票可以和經(jīng)濟活動的完成實現(xiàn)零時差。相對傳統(tǒng)發(fā)票的復雜處理流程，電子發(fā)票資料全面網(wǎng)絡信息化集中處理，節(jié)約了企業(yè)內外傳遞時間，能有效提高企業(yè)的賬務處理效率，及時地甚至是實時地給企業(yè)經(jīng)營者決策提供更有效的業(yè)務數(shù)據(jù)支持。推廣電子發(fā)票以后，通過軟件可以直接從電子發(fā)票里智能選用必要信息記錄經(jīng)濟活動的發(fā)生，免去了財務人員一系列瑣碎重復的手工工作浪費的時間，滿足財務信息傳遞時效性要求。

第三，便于統(tǒng)一供應鏈上的各個企業(yè)業(yè)務往來憑證證明格式，尤其是利于企業(yè)之間的發(fā)票傳遞。電子發(fā)票使企業(yè)的業(yè)務更加規(guī)范也使得整個行業(yè)變得更加規(guī)范，其具體體現(xiàn)在購銷關系和納稅關系兩個方面。規(guī)范納稅人納稅行為，降低企業(yè)財務工作成本，允許企業(yè)在合法范圍內避稅，但并不是通過不開、虛開、代開發(fā)票的違法手段實現(xiàn)。一方面，電子發(fā)票的使用可以讓納稅人實時在線領購、開具、傳遞發(fā)票，方便快捷；另一方面，稅務部門可以隨時監(jiān)督企業(yè)的日常生產(chǎn)經(jīng)營，有效地遏制企業(yè)偷稅、漏稅的行為，降低納稅成本。

2 電子發(fā)票對Y公司財務工作的影響

2.1 對Y公司財務制度的影響

從企業(yè)戰(zhàn)略來看，發(fā)展擴大必然伴隨更多的財務工作需求，龐大的財務體制會拖累財務工作效率，Y公司財務人員增長速度明顯超過業(yè)務量增長速度。人員數(shù)量必須加以限制，所以從制度上提高運行效率非常必要。財務體制通常應該服務于管理體制，并隨之變革而適應。

Y集團財務部門存在這樣的抉擇：集權化，下屬企業(yè)就無法擁有法人地位，實質上成為了集團的附屬分部，集團內部公司區(qū)分被淡化成部分，服從管理和財務的“統(tǒng)一領導”；分權化，子公司擁有財務制度獨立權，集團公司控制協(xié)調難度增加，業(yè)務能力不同導致上下財務效率不同，內部財務管理水平參差不齊。

但在電子發(fā)票環(huán)境下這種上下級財務不平等的原則就可以被很好的避免。Y企業(yè)有兩個選擇：分散化或者是集中化管理。在分散化體制下，下屬企業(yè)需要實時進行核算，進行開票收票業(yè)務工作。在集中化體制下，開票業(yè)務都集中在地區(qū)總部或者是省區(qū)分布，下屬分布無需進行發(fā)票的核算，只需要實時地接收上級分部實時傳輸?shù)碾娮悠睋?jù)，并進行賬務處理工作即可。集中化的處理方式可以簡化分部的財務工作，利于整體業(yè)務的管理，同時也利于稅務部門和審計部門開展工作。

2.2 對業(yè)務處理流程的影響

傳統(tǒng)的財務工作完全依托于單據(jù)來實現(xiàn)并作為工作的起點，具體來說是根據(jù)有關經(jīng)濟業(yè)務的單據(jù)來填制記賬憑證，記賬、核對最后編制報表。然而隨著電子發(fā)票的普及推廣，電子會計檔案正在逐步取代甚至縮減傳統(tǒng)的工作流程。財務人員的工作不僅被局限在“憑單入賬”，一切和發(fā)票實物流相關的工作將被互聯(lián)網(wǎng)取代，磁盤數(shù)據(jù)變成“云數(shù)據(jù)”。財務工作變成網(wǎng)絡在線方式、在線報告、在線審核、在線信息分布等方式，任何財務信息都可以直接從網(wǎng)絡上獲得，并能真正地實現(xiàn)網(wǎng)絡無紙化辦公模式。

例如在Y公司，一張紙質發(fā)票報賬流程可以分為電子流和實物流兩部分同步實現(xiàn)，電子流主要有報賬員報賬、掃描員掃描、審批人審批、共享中心主管派工、應付會計審核憑證、出納審核付單、最后歸檔等七步驟；同時實物經(jīng)歷了掃描、郵寄、匹配、裝訂和歸檔等五步驟。但是在Y公司引進電子發(fā)票體制后，僅有電子流沒有實物流，并且主要步驟也從七步驟減少至報賬、審批、派工、審核后付款五步驟。大大減少工作環(huán)節(jié)，縮短報賬周期，全面支持異地審計和隨時審計，同時可以實現(xiàn)實時財務的目標。

3 電子發(fā)票在Y公司深入推廣應用的建議

3.1 制定電子發(fā)票戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃

未來的財務工作模式，諸如二次記賬或者二次審計等為降低財務重復率的工作將逐步被電算化機器人取代，宏觀的看通過低專業(yè)要求和高強度工作來滿足的工作崗位將會消失。企業(yè)要在財務人員精通財務工作原理的基礎上，制定長遠的戰(zhàn)略規(guī)劃，不斷指導財務人員學習先進的電算化技能，更多涉及管理、審計相關的政策、法規(guī)。進一步的，財務工作要和司法工作一樣，施行永久責任制。簡言之，對人的培養(yǎng)必須要趕在對設備的升級之前。

Y企業(yè)應該從財務戰(zhàn)略發(fā)展層面制定電子發(fā)票指導綱要或長期行動計劃，穩(wěn)步對電子發(fā)票施行內部改革。為適應不同業(yè)務發(fā)展的需要，既要實現(xiàn)在不同空間和地域電子發(fā)票的開具應用，又要考慮與現(xiàn)有財務體制和未開發(fā)電子發(fā)票系統(tǒng)的企業(yè)更迭接軌。做好電子發(fā)票在各級企業(yè)分部的統(tǒng)籌規(guī)劃，建議成立企業(yè)電子發(fā)票推廣小組，主要職責包括對電子發(fā)票制度進行軟件設備更新改造，對外應用服務的指導和對內的技術革新。

3.2 一鍵開票系統(tǒng)的設計

所謂一鍵開票系統(tǒng)的設計，就是針對訂單或者是購銷合同一鍵生成并自動交付。消費者通過在線下單和線上線下支付等多種渠道進行采購時，訂單被接受以后進入代開票系統(tǒng)，發(fā)票的信息通過服務器傳遞至稅控盤，此時發(fā)票數(shù)據(jù)已經(jīng)被傳遞至發(fā)票的后端服務平臺，系統(tǒng)內生成板式文件和下載授權碼，最后電子發(fā)票服務憑條將發(fā)票傳遞回企業(yè)的業(yè)務系統(tǒng)。在這樣一個一鍵開票系統(tǒng)下，Y企業(yè)可以以多元化的方式，諸如郵件、短信、APP內含信息的方式將電子發(fā)票傳遞至銷售者手中，便于Y企業(yè)及時確認業(yè)務收入。

3.3 基于區(qū)塊鏈技術的研究

當下，區(qū)塊鏈技術正在不斷滲透進財務工作，而電子發(fā)票系統(tǒng)是實現(xiàn)區(qū)塊鏈全民記賬目標的基礎。

結合區(qū)塊鏈技術，Y公司可以構建一個包含其上游供應商和下游客戶的具有產(chǎn)業(yè)鏈性質的聯(lián)盟。在這個區(qū)塊鏈中，稅務機關負責區(qū)塊鏈制度上的監(jiān)管，是監(jiān)察機構，統(tǒng)一制定聯(lián)盟的運行標準和標準合約條件。區(qū)塊鏈中還可以積極引入擁有稅務機關頒發(fā)的稅務數(shù)字證書的第三方代理記賬平臺，作為區(qū)塊鏈發(fā)票的產(chǎn)生者和真?zhèn)喂蕶z驗者。鏈上各節(jié)點的使用者和信息共享者，必須按照事先制定的交易規(guī)則參與和運行，分布式記賬并生成報表，共同維護區(qū)塊鏈秩序。所謂分布式記賬，就是在多個站點、不同地理位置或者多個機構組成的網(wǎng)絡里進行分享的資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫，賬本由所有參與者共同進行更新，可信度更高。

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