財務檔案管理過程中存在的問題和對策探究

張志萍

摘 要：財務檔案管理是企業(yè)財務管理過程中一個最為重要的基礎組成部分，財務信息的安全性和完整性直接影響著企業(yè)所作出的財務決策的正確性和科學性。隨著企業(yè)業(yè)務往來數(shù)量的增多，所需進行歸檔管理的數(shù)據(jù)資料也大幅增加，這對于紙質(zhì)人工管理而言，不僅管理難度增加，對于財務信息的安全性也有所損害，這對于企業(yè)所可能造成的潛在損失是不可估量的，因此必須加強對于財務檔案管理的認識和提升。本文主要分析了企業(yè)財務檔案管理過程當中存在的問題和應當采取的解決措施。

關(guān)鍵詞：財務檔案管理；問題現(xiàn)狀；改進措施

隨著經(jīng)濟體系制度的發(fā)展和完善，企業(yè)現(xiàn)代化變革的進程也不斷推進，在這個變革的過程當中，財務管理工作對于整個企業(yè)的運營發(fā)展而言起到的作用愈加重要，也獲得越來越多的關(guān)注和重視。在財務管理工作流程體系當中，財務檔案管理起到了至關(guān)重要的輔助作用，財務檔案當中所記載的財務信息是企業(yè)進行未來預期的財務決策的基礎，如果財務信息遭遇損毀、遺失或是竊取，對于企業(yè)可能造成的經(jīng)濟損失是難以估量的，而從現(xiàn)階段企業(yè)的財務檔案管理現(xiàn)狀來看，仍然存在各方面的弊端和缺陷，嚴重影響企業(yè)的財務檔案管理質(zhì)量和管理水平，因此必須正視并重視財務檔案管理中存在的問題并采取合理的措施加以改進，并以此更好的輔助企業(yè)財務工作完善和發(fā)展。

1 財務檔案管理過程中存在的主要問題

1.財務檔案管理制度不健全

管理制度不健全是當前財務檔案管理過程存在的最重要的問題之一，具體表現(xiàn)在從國家宏觀的角度來看，沒有一整套統(tǒng)一而完善的財務檔案管理制度，對于企業(yè)群體沒有形成同一標準下的管理，制度方面缺乏保障。因此企業(yè)往往根據(jù)自身情況和喜好進行財務檔案管理工作，無論在管理軟硬件配備或是管理人員配備等方面，都很難達到國家所期望的發(fā)展水平和檔案管理工作的需求目標。

2.財務檔案管理安全風險較大

當前財務檔案管理模式主要有兩種，一種是傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為媒介的財務檔案管理，另一種是以信息化技術(shù)為載體的財務檔案管理，就兩種管理模式而言都具有一定的管理安全風險。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理風險主要體現(xiàn)在財務信息數(shù)據(jù)過于龐大，所需要管理的文件數(shù)量增加，從數(shù)量級方面看就增加了管理工作的難度，同時紙質(zhì)存放要求較高，潮濕會影響字跡清晰性，過度干燥又會引發(fā)火災使財務信息付之一炬等，都會影響信息安全性。信息化的財務管理模式由于依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，又本質(zhì)的存在互聯(lián)網(wǎng)安全隱患。

3.財務檔案管理工作重視程度較低

從現(xiàn)狀分析，仍有部分企業(yè)對于財務檔案管理工作的重要意義沒有一個清晰的認識，只是將財務檔案管理工作等同于簡單的倉庫存儲。但實際上，企業(yè)的財務檔案是企業(yè)過去財務活動發(fā)生情況的主要證明憑證，無論是企業(yè)對自身財務情況發(fā)展趨勢進行分析，還是外部出現(xiàn)業(yè)務糾紛時，財務檔案中所承載的財務信息都是最直接最有利的證據(jù)。但是有些企業(yè)沒有很好提升對該工作的重視程度，對財務檔案管理仍然停留在打包封存的初級階段，而沒有合理的歸類建檔，對于日后的信息調(diào)取都會造成極大的障礙。

4.財務檔案管理模式較為落后

隨著經(jīng)濟市場的高速發(fā)展，企業(yè)之間的經(jīng)濟交流越來越緊密，經(jīng)濟業(yè)務活動的頻繁導致企業(yè)需要歸檔保存的財務數(shù)據(jù)信息也隨之增多，這種情況下企業(yè)較好的選擇應該是借助信息化技術(shù)對財務信息進行數(shù)字化處理并進行更加節(jié)約空間、更加高效、更加安全的計算機存儲。但是很多企業(yè)并沒有緊跟技術(shù)發(fā)展潮流對財務檔案管理工作進行更新?lián)Q代，而是仍然沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)人工管理，對于部分企業(yè)而言，這種傳統(tǒng)的管理模式已然脫離了實際工作需求，管理模式的落后導致財務檔案管理工作質(zhì)量和水平也無法有效提升。

5.財務檔案管理工作者綜合素質(zhì)有待提升

財務檔案管理的直接操作者就是相關(guān)的工作者，檔案管理工作的質(zhì)量直接由工作者的綜合素質(zhì)所決定。如果工作者對該項工作具有相應的重視程度和責任心，管理過程中也細致負責，以專業(yè)的勝任能力完成工作，不出紕漏，那么企業(yè)的財務檔案管理必然是能夠滿足企業(yè)發(fā)展需求，促進企業(yè)競爭力提升的。而如果工作者缺乏應有的綜合素質(zhì)，必然會導致財務檔案管理工作成果無法達到滿意水準，影響企業(yè)的財務效率。

2 財務檔案管理完善的相應措施

1.完善管理制度，更新管理理念

制度是一切管理工作實踐過程中的導向和基準，因此必須加快對于財務檔案管理制度的完善和更新，制定企業(yè)統(tǒng)一的管理體系，并以此為標準對企業(yè)的財務檔案管理工作進行約束和規(guī)范。在管理制度完善過程中應當著重注意對企業(yè)根據(jù)不同的依據(jù)進行種類劃分，并針對不同類型企業(yè)制定相應的管理目標，防止企業(yè)實際情況脫離管理目標。同時還要注重權(quán)責劃分，并制定激勵機制和懲罰機制，促進企業(yè)不斷根據(jù)統(tǒng)一的管理制度完善自身管理工作。

2.規(guī)范管理程序，強化保密體系

無論是傳統(tǒng)管理模式或是信息化的管理模式，都應當注重管理模式的規(guī)范，對于不同級別或是不同部門的人，予以不同程度的權(quán)利授權(quán)，防止更多的無關(guān)人員接觸到企業(yè)的財務信息，做好保密工作。如果是依據(jù)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進行檔案管理，還要注重提升企業(yè)互聯(lián)網(wǎng)防火墻的防御能力，按時對數(shù)據(jù)進行備份，防止網(wǎng)絡數(shù)據(jù)丟失，給企業(yè)造成難以挽回的損失。

3.加強重視程度，轉(zhuǎn)變管理意識

提升企業(yè)財務檔案管理工作的質(zhì)量和水平首先要提升管理者的重視程度，轉(zhuǎn)變期管理觀念和管理意識，只有提升了對于工作的重視程度，后續(xù)的相關(guān)工作才能夠有效開展，否則缺乏上層領(lǐng)導的支持，即使一線的財務檔案管理工作者對于工作足夠認真對待，也無法高效的進行工作的改進和完善。

4.改革管理模式，變更管理觀念

企業(yè)應當根據(jù)自身的發(fā)展水平和工作需求，如果當前的財務檔案管理模式已經(jīng)無法滿足企業(yè)進一步成長的需求，就應當積極進行管理模式變更，緊跟信息化技術(shù)的發(fā)展成果，進行信息化檔案管理的改革。信息化的檔案管理存儲更加節(jié)約空間，在信息調(diào)取分析等方面也更加方便，在大幅節(jié)約人力物力的同時，還有利于財務信息的遠程高效傳輸，可以促進財務共享的實現(xiàn)，對企業(yè)財務管理工作和整體運營發(fā)展都大有裨益。

5.提升綜合素質(zhì)，重視業(yè)務培訓

要想切實提升企業(yè)的財務檔案管理水平，還要加強提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平，提升工作人員的執(zhí)業(yè)能力和全方位素養(yǎng)。如果企業(yè)進行了信息化的檔案管理模式改革，還要注重對工作人員計算機知識能力的培訓，提升其應對和解決問題的能力。在日常工作中，要注意根據(jù)工作的需要，設計科學合理的培訓方案，逐步加強檔案管理人員的綜合能力，使其滿足企業(yè)越來越高的需求目標，為企業(yè)提升財務檔案管理水平提供人力基礎。

3 結(jié)語

雖然企業(yè)管理者和相關(guān)的工作人員對于企業(yè)財務檔案管理問題的態(tài)度都有了一定的改觀，但是在實際管理操作過程當中還是存在著一系列的問題，例如管理制度不健全、安全風險較大、重視程度不足、管理模式落后以及工作者綜合素質(zhì)不匹配工作需求等等，這些問題的存在會直接影響財務檔案管理工作進行的科學性和有效性，從而影響企業(yè)財務信息安全性和完整性，不利于整個企業(yè)財務活動高效運行，因此必須因地制宜的施行相關(guān)的措施對存在的問題加以改進，使企業(yè)的財務檔案管理工作真正為其財務決策和財務管理提供基礎的輔助作用。

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