淺析新形勢(shì)下如何做好文書(shū)檔案的查閱利用工作

劉輝

摘 要：檔案是對(duì)企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，其可以為查考?xì)v史提供重要的憑證，在企業(yè)管理中發(fā)揮著重要的作用。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，人們對(duì)文書(shū)檔案的查閱利用工作有了更高的要求，同時(shí)，新形勢(shì)下文書(shū)檔案的查閱利用工作也面臨著巨大的挑戰(zhàn)。本文首先闡述了做好文書(shū)檔案查閱利用工作的重要意義，然后分析了新形勢(shì)下企業(yè)文書(shū)檔案查閱利用工作存在的問(wèn)題，最后提出了相應(yīng)的對(duì)策，旨在為相關(guān)工作提供一些理論借鑒。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案；檔案管理；查閱利用

0 引言

文書(shū)檔案的查閱利用工作是企業(yè)經(jīng)營(yíng)中的一項(xiàng)重要工作，其具有很高的工作要求。企業(yè)文書(shū)檔案能為決策人員提供具有價(jià)值的參考信息，在處理企業(yè)問(wèn)題時(shí)也可以參考檔案來(lái)加以破解，進(jìn)而推進(jìn)企業(yè)發(fā)展?，F(xiàn)實(shí)已經(jīng)證明，文書(shū)檔案的查閱利用工作已經(jīng)愈來(lái)愈向政府、民間團(tuán)體、個(gè)人等延伸。

1 做好文書(shū)檔案查閱利用工作的重要意義

在企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)與行政辦公中，文書(shū)檔案管理是一項(xiàng)非常重要的工作，其客觀反映了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的實(shí)際情況，所以，切實(shí)做好文書(shū)檔案的查閱利用工作，可以使企業(yè)的內(nèi)部管理制度得以進(jìn)一步的規(guī)范，促使企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)更加合理有序規(guī)范。作為文書(shū)檔案業(yè)務(wù)人員來(lái)說(shuō)，必須從日常工作入手做好各項(xiàng)基礎(chǔ)資料的收集和歸檔整理工作，促進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化，使其最大程度的為企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理者提供決策的參考依據(jù)。同時(shí)，也能為社會(huì)及個(gè)人提供各類(lèi)有效憑證，從而使企業(yè)、社會(huì)、個(gè)人切身利益得到根本性的保障。

2 新形勢(shì)下企業(yè)文書(shū)檔案查閱利用工作存在的問(wèn)題

2.1 對(duì)文書(shū)檔案工作重視不夠

在企業(yè)的日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，工作人員為了自身的便利，經(jīng)常將應(yīng)立即歸檔的資料、圖紙與合同、證件證書(shū)等留在自己手里，有的工作人員認(rèn)為企業(yè)的視頻音頻資料、會(huì)議記錄以及活動(dòng)照片等沒(méi)有很大的利用價(jià)值，并未將其進(jìn)行歸檔，還有相當(dāng)一部分文書(shū)檔案管理人員對(duì)自身的要求不夠嚴(yán)格，不及時(shí)主動(dòng)地對(duì)資料進(jìn)行收集歸檔，這種現(xiàn)象充分說(shuō)明了企業(yè)對(duì)文書(shū)檔案工作重要性的忽視。

2.2 立檔部門(mén)對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)不一，配合不夠

各立檔部門(mén)對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)不夠統(tǒng)一，相互之間的配合不夠，有的立檔部門(mén)不愿將文書(shū)檔案原始文件資料交到檔案管理人員的手里，進(jìn)而導(dǎo)致文書(shū)檔案的缺失。因?yàn)槭占?、歸檔工作得不到相關(guān)立檔部門(mén)的大力配合與支持，從而使得檔案人員對(duì)做好檔案工作心有余而力不足，在多次催促未果的情況下，許多重要的文書(shū)資料得不到完整歸檔和整理，進(jìn)而對(duì)日后的查詢利用造成嚴(yán)重的影響。

2.3 文書(shū)檔案材料不全面，收集歸檔有缺項(xiàng)

在企業(yè)文書(shū)檔案收集歸檔日常工作中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)材料缺失的現(xiàn)象。特別是目前大多數(shù)企業(yè)都使用了網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)，盡管從效率方面得到了一定程度的提升，為將通知及時(shí)傳達(dá)給基層員工提供了保障，然而，對(duì)于企業(yè)其他的能反映企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)記錄的紙質(zhì)資料，不能及時(shí)歸檔，往往會(huì)產(chǎn)生缺項(xiàng)。并且如果長(zhǎng)時(shí)間不入檔案，就會(huì)有丟失的危險(xiǎn)，從而造成檔案材料收集不齊，在進(jìn)行整理時(shí)，就會(huì)產(chǎn)生缺項(xiàng)，無(wú)法彌補(bǔ)，從而無(wú)法有效地對(duì)工作提供參考。

2.4 文書(shū)檔案材料質(zhì)量差

相關(guān)工作人員在收集整理文書(shū)檔案的過(guò)程中，偶爾會(huì)遇見(jiàn)一些比較生僻和長(zhǎng)時(shí)間未簽字的資料，由于這些材料的價(jià)值性與真實(shí)性無(wú)法確定，所以對(duì)于這些材料工作人員也不敢隨意扔掉，這便造成了在收集整理檔案時(shí)不加以認(rèn)真鑒定，看見(jiàn)材料就收集的現(xiàn)象，從而導(dǎo)致所收集整理的材料質(zhì)量普遍較差。除此以外，現(xiàn)代電子辦公系統(tǒng)的盛行，造成紙質(zhì)資料各類(lèi)行文格式五花八門(mén)，如：字體不規(guī)范、格式不統(tǒng)一、語(yǔ)句錯(cuò)字等等，這些都影響到了文書(shū)檔案的質(zhì)量難以保證。

3 相應(yīng)對(duì)策

3.1 加大支持力度，提高認(rèn)識(shí)文書(shū)檔案信息的重要性

企業(yè)管理層要對(duì)文書(shū)檔案對(duì)于企業(yè)利益的重要程度予以高度重視，加強(qiáng)對(duì)檔案的保護(hù)意識(shí)，首先要在硬件投入上給予支持，提高文書(shū)檔案的利用率與實(shí)效率。企業(yè)文書(shū)檔案的查閱利用，是企業(yè)檔案工作的最終目的，是強(qiáng)化企業(yè)效益，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、出現(xiàn)糾紛矛盾時(shí)保駕護(hù)航的利器。從事檔案工作的人員，要更新觀念，善于發(fā)揮聰明才智；企業(yè)要認(rèn)識(shí)到檔案利用的重要性，要在人力、物力、財(cái)力方面向文書(shū)檔案給予支持和關(guān)注，使檔案的利用率和實(shí)效率得以提高，真正起到為企業(yè)、為社會(huì)、為員工利益有效引導(dǎo)和服務(wù)的作用。

3.2 加強(qiáng)部門(mén)協(xié)作，各部門(mén)鼎力配合

許多有利用價(jià)值的檔案文件材料都是來(lái)源于各個(gè)立檔部門(mén)，所以，要正確處理好與各立檔部門(mén)之間的關(guān)系，對(duì)檔案的結(jié)構(gòu)進(jìn)行不斷的完善，努力提升歸檔質(zhì)量。檔案管理人員要做到“三勤”：首先是腦勤，就是結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況來(lái)思考檔案與企業(yè)業(yè)務(wù)工作間的關(guān)系，總結(jié)提升檔案管理質(zhì)量的方法；其次是要嘴勤，即是要經(jīng)常主動(dòng)地去了解各個(gè)部門(mén)所開(kāi)展的業(yè)務(wù)工作及具體內(nèi)容；最后是腳勤，即是要經(jīng)常性地到各部門(mén)進(jìn)行走訪，注意收集工作檔案信息。同時(shí)要加強(qiáng)與各部門(mén)的協(xié)調(diào)和溝通，保證檔案收集渠道的暢通，還要著重收集能夠體現(xiàn)企業(yè)的歷史演變、重組變革、重大事項(xiàng)的檔案文件材料，為企業(yè)將來(lái)拓展業(yè)務(wù)領(lǐng)域提供科學(xué)根據(jù)，切實(shí)發(fā)揮檔案部門(mén)在企業(yè)發(fā)展中的參謀助手作用。

3.3 建立健全相關(guān)制度

企業(yè)要建立一套科學(xué)的檔案信息查閱利用制度，根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況，預(yù)先編訂一些平時(shí)需要收集的資料目錄，對(duì)各類(lèi)資料的鑒別規(guī)范和注意事項(xiàng)進(jìn)行專項(xiàng)說(shuō)明，同時(shí)召集會(huì)議傳達(dá)，并要求各相關(guān)部門(mén)注重平時(shí)的整理收集和及時(shí)入檔。要建立本企業(yè)本行業(yè)檔案資源信息共享機(jī)制，形成檔案查閱利用服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，對(duì)檔案信息進(jìn)行合理開(kāi)發(fā)，提高其實(shí)效率。同時(shí)企業(yè)還應(yīng)該積極開(kāi)展檔案咨詢服務(wù)，甄別出企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要的信息，為決策管理者提供決策的依據(jù)，從而使文書(shū)檔案得以有效實(shí)用的開(kāi)發(fā)，為企業(yè)創(chuàng)造良好的經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)。

3.4 探索檔案利用的方法與技術(shù)

新形勢(shì)下，企業(yè)對(duì)檔案信息的依賴性愈來(lái)愈強(qiáng)，以往的文書(shū)檔案查閱利用方式，已然無(wú)法適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，所以，我們要將所擁有的檔案信息進(jìn)行規(guī)范的整理，提煉出其中的精髓，以便于快速有效地予以利用，且盡可能去首先電子化。首先，對(duì)現(xiàn)有的文書(shū)檔案進(jìn)行編號(hào)，建立臺(tái)賬登記目錄手冊(cè)，所有資料信息按冊(cè)按號(hào)編入，便于查閱利用。其次，積極推進(jìn)檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，將所有文書(shū)檔案信息錄入電腦，利用電子手段進(jìn)行信息的檢索和統(tǒng)計(jì)，同時(shí)將系統(tǒng)與企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)連通，每個(gè)需要檔案資料的人員都可以預(yù)先查詢目錄，實(shí)現(xiàn)全企業(yè)范圍內(nèi)的檔案信息資源共享，這將提高工作效率和檔案資料的利用率。在計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)中，為了保密安全的需要，可以增設(shè)權(quán)限設(shè)置。也就是說(shuō)，檔案信息目錄是全企業(yè)聯(lián)網(wǎng)，但是具體的資料內(nèi)容不錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。所需查閱內(nèi)容，查閱人需根據(jù)查閱目錄，經(jīng)上級(jí)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行檔案室查閱紙質(zhì)資料或電子資料。

4 結(jié)論

總而言之，新形勢(shì)下，切實(shí)做好文書(shū)檔案的查閱利用工作，對(duì)于進(jìn)一步規(guī)范企業(yè)內(nèi)部管理制度，使得企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)合理規(guī)范有序具有重要的意義。所以，企業(yè)要投入一定的精力來(lái)切實(shí)做好文書(shū)檔案的查閱利用工作，針對(duì)現(xiàn)階段該項(xiàng)工作中所存在的主要問(wèn)題，從加大支持力度、加強(qiáng)部門(mén)協(xié)作、建立健全相關(guān)制度等多方面采取相應(yīng)的解決措施，并且還要高度重視日常資料的收集、甄別工作，同時(shí)及時(shí)提煉出有效信息，為企業(yè)管理者決策提供堅(jiān)實(shí)的原始臺(tái)賬憑據(jù)，保護(hù)企業(yè)和個(gè)人的利益不受損失。

參考文獻(xiàn)

[1]朱紅霞.新形勢(shì)下如何做好文書(shū)檔案管理工作[J].人才資源開(kāi)發(fā)，2017.

[2]王俊，晏宇星.淺談新形勢(shì)下如何做好文書(shū)檔案管理工作[J].赤子（上中旬） ，2017.

[3]郝匯東.新形勢(shì)下如何做好文書(shū)檔案的查閱利用工作[J].經(jīng)營(yíng)管理者，2017.

[4]董潔.新形勢(shì)下事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作方法探討[J].現(xiàn)代國(guó)企研究，2016.