會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)軟件選擇的影響因素和成本效率

陳碩 龍怡婷 冷希

摘要：文章基于財(cái)務(wù)軟件層面對北京卷煙廠進(jìn)行案例研究，探究了企業(yè)信息系統(tǒng)軟件選擇的影響因素及其成本效率。研究發(fā)現(xiàn)行業(yè)因素、功能需求以及溝通成本均會(huì)影響企業(yè)信息系統(tǒng)軟件的選擇。進(jìn)一步，對軟件選擇的成本效率分析發(fā)現(xiàn)，在企業(yè)一個(gè)部門的內(nèi)部，只使用一套高性能的財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)有利于節(jié)省成本，提高工作效率；而在企業(yè)的部門之間，則應(yīng)該使用相互獨(dú)立的財(cái)務(wù)軟件，可以減少溝通成本和時(shí)間成本，提高效率。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)；軟件；成本效率；北京卷煙廠

一、 引言

隨著中國改革開放不斷與國際接軌，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)這一概念也逐漸廣泛應(yīng)用到中國企業(yè)的財(cái)務(wù)管理當(dāng)中。在我國的會(huì)計(jì)信息化進(jìn)程中，會(huì)計(jì)領(lǐng)域的從業(yè)者已經(jīng)深切體會(huì)到信息技術(shù)帶來的便利性，手工記賬已經(jīng)不再能夠滿足企業(yè)的經(jīng)營和決策的信息需求。對于信息的需求使得會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)（Accounting Information System）在企業(yè)中得到重視和廣泛的應(yīng)用。隨著會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的推廣，財(cái)務(wù)軟件業(yè)也在蓬勃的發(fā)展。在全球經(jīng)濟(jì)一體化的浪潮下，我國的會(huì)計(jì)制度也在逐步的與國際接軌，因此我國的財(cái)務(wù)軟件業(yè)必然要朝著國際化方向發(fā)展（鄭玲，2006）。財(cái)政部在2014年11月出臺了關(guān)于財(cái)政部關(guān)于全面推進(jìn)管理會(huì)計(jì)體系建設(shè)的指導(dǎo)意見。在該指導(dǎo)意見中，特意強(qiáng)調(diào)了要推進(jìn)面向管理會(huì)計(jì)的信息系統(tǒng)建設(shè)。建立面向管理會(huì)計(jì)的信息系統(tǒng)，以信息化手段為支撐，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)與業(yè)務(wù)活動(dòng)的有機(jī)融合，推動(dòng)管理會(huì)計(jì)功能的有效發(fā)揮。

劉紅霞、孫寶文（2006）在2005年對中國財(cái)務(wù)軟件市場進(jìn)行了調(diào)研，結(jié)果顯示雖然我國使用財(cái)務(wù)軟件的企業(yè)在調(diào)查樣本中占了幾乎一半的比例，但是我國的軟件業(yè)還存在很多不足。于增彪（2006）認(rèn)為在我國國內(nèi)的軟件公司缺乏知名的管理專家和會(huì)計(jì)專家，而國外的軟件公司又不能很好的適應(yīng)中國企業(yè)，因此我國大多數(shù)企業(yè)并沒有建立可操作的管理控制系統(tǒng)。近年來，雖然我國對于會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)和內(nèi)部控制領(lǐng)域的文章已經(jīng)成果頗豐，但都是基于企業(yè)層面對于整個(gè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)和內(nèi)部控制進(jìn)行分析，并沒有細(xì)化到財(cái)務(wù)軟件層面。而企業(yè)財(cái)務(wù)部包括其他部門使用的財(cái)務(wù)軟件是整個(gè)企業(yè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的基石，從軟件層面來分析企業(yè)的成本效率是十分有意義的，可以填補(bǔ)該領(lǐng)域的空白。

本文試圖回答以下幾個(gè)問題：探究企業(yè)選擇使用不同類型的財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)的影響因素是什么？軟件的使用數(shù)目對于企業(yè)效率的影響是怎樣的，是使用一套軟件的效率高還是使用多套軟件的效率高？在企業(yè)選擇使用多套財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)時(shí)會(huì)給企業(yè)帶來哪些額外的成本？本文的研究可以彌補(bǔ)從企業(yè)日常的軟件使用這種具體實(shí)務(wù)層面進(jìn)行分析的空白，并且為后續(xù)研究奠定基礎(chǔ)，豐富該領(lǐng)域的文獻(xiàn)。

由于我國沒有關(guān)于不同企業(yè)軟件使用情況的數(shù)據(jù)庫，因此基于軟件層面的分析很難取得大量數(shù)據(jù)，無法進(jìn)行大數(shù)據(jù)的實(shí)證分析。因此，本文選擇使用案例進(jìn)行研究，不僅方便獲取數(shù)據(jù)，而且可以對于企業(yè)的軟件使用情況進(jìn)行深入的分析。

本文所研究的對象是北京卷煙廠，研究結(jié)論不僅適用于案例企業(yè)，也適應(yīng)于類似的制造業(yè)企業(yè)。文章研究發(fā)現(xiàn)行業(yè)因素、功能需求以及溝通成本均會(huì)影響企業(yè)信息系統(tǒng)軟件的選擇。進(jìn)一步，對軟件選擇的成本效率分析發(fā)現(xiàn)，在企業(yè)一個(gè)部門的內(nèi)部，只使用一套高性能的財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)有利于節(jié)省成本，提高工作效率；而在企業(yè)的部門之間，則應(yīng)該使用相互獨(dú)立的財(cái)務(wù)軟件，可以減少溝通成本和時(shí)間成本，提高效率。

二、 文獻(xiàn)回顧

企業(yè)財(cái)務(wù)軟件的使用是企業(yè)信息系統(tǒng)最為基礎(chǔ)的部分，因?yàn)樨?cái)務(wù)軟件構(gòu)成了企業(yè)的信息錄入和輸出部分，并且會(huì)根據(jù)錄入的信息為企業(yè)提供決策相關(guān)的盈利信息。我國早期的財(cái)務(wù)軟件主要解決記賬和報(bào)表處理，經(jīng)過了多年的發(fā)展，我國現(xiàn)階段的財(cái)務(wù)軟件實(shí)現(xiàn)了核算、報(bào)表、管理、預(yù)測、分析等功能，實(shí)現(xiàn)了質(zhì)的飛躍（蘭國海、高陽，2007）。在企業(yè)內(nèi)部對于同一科目運(yùn)用多套財(cái)務(wù)軟件進(jìn)行記錄的時(shí)候可以促進(jìn)企業(yè)的內(nèi)部控制，因?yàn)槭褂貌煌浖涗浿笠M(jìn)行對賬，軟件之間的記錄必須要能夠完全相符。（李端生、續(xù)慧泓，2005）認(rèn)為信息需求是會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)發(fā)展的直接動(dòng)力。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制需要與企業(yè)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)和流程相結(jié)合，在保證會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)質(zhì)量的同時(shí)提高企業(yè)經(jīng)營效率?，F(xiàn)有的文獻(xiàn)主要研究了財(cái)務(wù)軟件的使用對于企業(yè)的影響，并沒有關(guān)注企業(yè)自身在對會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)軟件進(jìn)行選擇時(shí)的影響因素。本文的著重分析了企業(yè)自身在選擇會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)軟件時(shí)會(huì)考慮哪些因素，并進(jìn)一步分析不同軟件的選擇對企業(yè)成本效率的影響。

三、 背景介紹

本文研究的北京卷煙廠屬于制造業(yè)企業(yè)。相較于其他行業(yè)來說，制造業(yè)企業(yè)有獨(dú)特的物流系統(tǒng)。不同原材料和存貨出庫系統(tǒng)有單獨(dú)的核算模式，雖然存貨屬于財(cái)務(wù)部門的核算科目，但卻無法在財(cái)務(wù)部門的軟件上進(jìn)行細(xì)分科目的記錄。因此，制造業(yè)企業(yè)對于財(cái)務(wù)軟件性能的要求高于其他類型的企業(yè)，更具有代表性。該廠生產(chǎn)的特制紅中南海、低焦油中南海等牌號卷煙暢銷國內(nèi)，并遠(yuǎn)銷海外。2000該廠通過了ISO9001質(zhì)量體系認(rèn)證，被列入中國煙草總公司34家“十五”期間重點(diǎn)支持的煙草企業(yè)之一。隨著企業(yè)的飛速發(fā)展，對于北京卷煙廠來說，一套財(cái)務(wù)部門的基礎(chǔ)財(cái)務(wù)軟件并不能夠滿足企業(yè)的日常核算需求。因此，該廠除了財(cái)務(wù)部門有獨(dú)立核算的財(cái)務(wù)軟件之外，在產(chǎn)品部還擁有存貨會(huì)計(jì)，使用專門的存貨核算系統(tǒng)，另外還有資金系統(tǒng)。細(xì)分的軟件系統(tǒng)可以使得企業(yè)的賬務(wù)記錄和成本核算更加精確，員工的工作效率大幅提高，溝通成本和使用維護(hù)費(fèi)用也在增加。

1. 部門介紹。北京卷煙廠的主要財(cái)務(wù)軟件使用方包括兩個(gè)部門，財(cái)務(wù)部門和產(chǎn)品部門。該廠的財(cái)務(wù)部門一共有12人，其中出納3人，會(huì)計(jì)6人，財(cái)務(wù)主管3人。出納的主要職責(zé)是日常費(fèi)用報(bào)銷、委托收款辦理、支票的收支、發(fā)票開具等；會(huì)計(jì)的日常工作是稅務(wù)核算、存貨核算、成本核算、固定資產(chǎn)及無形資產(chǎn)核算、薪酬核算、往來賬款管理、預(yù)算核算、稽核核算、報(bào)表編制；財(cái)務(wù)主管負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)預(yù)算控制和考核、年度會(huì)計(jì)決算、財(cái)務(wù)預(yù)測和財(cái)務(wù)分析等。另一個(gè)主要的軟件使用方是產(chǎn)品部，該部主要負(fù)責(zé)各種原材料、在產(chǎn)品及產(chǎn)成品的采購入庫及發(fā)貨出庫。該廠的其他主要部門分別是制絲車間、卷包車間、膨脹煙絲車間、技術(shù)中心、營銷中心、海外營銷中心、動(dòng)力中心、企業(yè)管理部、人力資源部、審計(jì)部、廠部辦公室、安保部、行政房管部、黨委工作部、廠工會(huì)。

2. 軟件使用情況。圖1詳細(xì)描繪了部門軟件的使用情況，如圖1所示，在2009年之前，財(cái)務(wù)部門的內(nèi)部使用了兩套財(cái)務(wù)軟件，一套是用友，一套是金蝶。用友財(cái)務(wù)系統(tǒng)主要是用來進(jìn)行日常賬目記錄的，包括普通報(bào)銷單、普通借款單、項(xiàng)目報(bào)銷單、項(xiàng)目借款單、憑證生成、制單等節(jié)點(diǎn)。該廠的用友系統(tǒng)除了基本的記賬功能之外，還有一個(gè)專門的合同管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)主要負(fù)責(zé)記錄每一筆的合同花費(fèi)。由于該廠經(jīng)常需要簽訂各種不同的購貨以及銷售合同，因此詳細(xì)的記錄每一筆的合同費(fèi)用也是十分有必要的。合同類型包括采購合同、銷售合同、招標(biāo)合同、基建合同、維修合同、項(xiàng)目合同等。該合同管理系統(tǒng)包含合同導(dǎo)入、合同分類、付款進(jìn)度分析、費(fèi)用指標(biāo)管理等功能。金蝶系統(tǒng)主要用于記錄付款業(yè)務(wù)，是一款專門的付款軟件。金蝶軟件用具記錄現(xiàn)金及銀行存款的收付款業(yè)務(wù)，主要適用于中小企業(yè)的財(cái)務(wù)核算，系統(tǒng)功能較為單一，模塊簡單易于操作，但是精細(xì)化程度不高。

這兩款軟件在企業(yè)發(fā)展初期可以滿足企業(yè)的基本核算需求，但是隨著企業(yè)不斷發(fā)展壯大，對于會(huì)計(jì)核算精細(xì)化的要求也越來越高。金蝶軟件的付款模塊和核算模塊已經(jīng)逐漸不能滿足企業(yè)在核算中的需求。因此在2009年到2012年，財(cái)務(wù)部門內(nèi)部只使用用友一套軟件，以用友接替了金蝶。

隨著整個(gè)煙草行業(yè)的發(fā)展，煙草行業(yè)在不斷地進(jìn)行改革和創(chuàng)新，對于整個(gè)煙草行業(yè)的監(jiān)督和規(guī)范也在不斷地進(jìn)行完善?，F(xiàn)階段財(cái)務(wù)部門使用的財(cái)務(wù)軟件包括用友和融通。融通是一款負(fù)責(zé)記錄記錄付款的專門系統(tǒng)。該廠上級單位對資金進(jìn)行統(tǒng)一監(jiān)管，所以需要一款具有專門記賬功能的軟件進(jìn)行輔助記錄。該系統(tǒng)的模塊包括授權(quán)支付列表、票據(jù)管理、歷史明細(xì)、銀企對賬等節(jié)點(diǎn)。

除了財(cái)務(wù)部門外，該廠的另一個(gè)主要軟件使用部門是產(chǎn)品部。產(chǎn)品部門有專門的存貨會(huì)計(jì)，負(fù)責(zé)記錄存貨的明細(xì)賬，包括8mg中南海、金裝8mg中南海、5mg中南海、3mg中南海、1mg中南海、藍(lán)色風(fēng)尚、藍(lán)色時(shí)光、軟紅中、紅太陽、酷爽風(fēng)尚、出口日本、出口迪拜、出口香港、出口澳門等二十余種類別。該廠對于存貨的記錄由財(cái)務(wù)部門和產(chǎn)品部門共同負(fù)責(zé)。財(cái)務(wù)部使用用友系統(tǒng)記錄對于存貨的金額進(jìn)行總賬的記錄，包括原材料、在產(chǎn)品、產(chǎn)成品下的二級核算科目，并沒有細(xì)分到具體型號的煙葉、煙絲等。而產(chǎn)品部門負(fù)責(zé)記錄存貨的明細(xì)賬。該廠對于存貨的記錄分為兩個(gè)部門，兩套系統(tǒng)，而不是由財(cái)務(wù)部門全權(quán)負(fù)責(zé)。因?yàn)樨?cái)務(wù)部門的核算時(shí)需要按照人工成本、制造費(fèi)用、管理費(fèi)用等將發(fā)生的支出分?jǐn)偟匠杀局校a(chǎn)品部門則按照產(chǎn)品分類明細(xì)進(jìn)行記賬?，F(xiàn)在，財(cái)務(wù)部門對使用的用友軟件進(jìn)行了升級，存貨的明細(xì)賬進(jìn)行了擴(kuò)展。財(cái)務(wù)部門已經(jīng)不再只記錄存貨科目的總賬，而是同時(shí)記錄明細(xì)賬。

四、 主要發(fā)現(xiàn)

1. 軟件選擇的影響因素。

（1）功能需求。隨著企業(yè)不斷發(fā)展壯大，對于會(huì)計(jì)核算精細(xì)化的要求也越來越高。金蝶軟件的付款模塊和核算模塊已經(jīng)逐漸不能滿足企業(yè)在核算中的需求。因此企業(yè)將金蝶軟件替換為用友軟件，使會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)由簡單的付款及核算功能，轉(zhuǎn)變?yōu)樵谀甓阮A(yù)算控制及考核下的綜合電算化功能。財(cái)務(wù)核算以年度預(yù)算控制為樞紐，將企業(yè)的開支通過年度預(yù)算填制、月度預(yù)算填制、報(bào)銷單據(jù)填制等節(jié)點(diǎn)進(jìn)行時(shí)間及指標(biāo)的網(wǎng)格化控制，將會(huì)計(jì)核算的精細(xì)化管理延伸到各個(gè)部門中，使企業(yè)資金規(guī)劃更加明確。

（2）溝通成本。不同部門的員工雖然同屬于一個(gè)單位，但是由于不在一個(gè)辦公室辦公，因此彼此之間并不是十分熟悉，缺乏溝通。當(dāng)財(cái)務(wù)部門需要用到有關(guān)明細(xì)賬的數(shù)據(jù)時(shí)，不能從自己的財(cái)務(wù)系統(tǒng)中調(diào)取，而是要到產(chǎn)品部問詢。而由于溝通不暢，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)產(chǎn)品部提供的明細(xì)賬并不是財(cái)務(wù)部門需要的數(shù)據(jù)，因此還需要進(jìn)行再次的溝通和數(shù)據(jù)調(diào)取工作。為了解決溝通不暢的問題，財(cái)務(wù)部門在記錄存貨科目的總賬的時(shí)候同時(shí)記錄明細(xì)賬，并且明細(xì)賬的細(xì)化程度與產(chǎn)品部門相同。當(dāng)財(cái)務(wù)部需要明細(xì)賬的數(shù)據(jù)時(shí)可以從自己的系統(tǒng)中調(diào)取，不再需要去產(chǎn)品部進(jìn)行詢問。

（3）行業(yè)因素。行業(yè)不僅要求企業(yè)對于員工進(jìn)行職業(yè)技能培訓(xùn)，還要進(jìn)行職業(yè)道德教育的考核。為了完善行業(yè)的內(nèi)部監(jiān)督和內(nèi)部控制，能夠?qū)崟r(shí)監(jiān)測各個(gè)下屬企業(yè)的賬目系統(tǒng)，可以隨時(shí)查閱下屬公司的明細(xì)賬目，上級單位于2009年下發(fā)了《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范化規(guī)定》，要求所屬公司統(tǒng)一采用用友財(cái)務(wù)軟件進(jìn)行付款及核算業(yè)務(wù)；于2013年該廠應(yīng)行業(yè)要求，統(tǒng)一采用融通軟件進(jìn)行付款業(yè)務(wù)。總公司可以通過融通軟件調(diào)取各個(gè)下屬機(jī)構(gòu)的實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)。因此，該廠全面使用用友和融通，用友系統(tǒng)繼續(xù)記錄企業(yè)的日常業(yè)務(wù)，用融通系統(tǒng)接替了金蝶系統(tǒng)記錄企業(yè)的付款業(yè)務(wù)。

2. 成本效率分析。

（1）部門內(nèi)部。從本文之前的介紹可以看出，該廠財(cái)務(wù)部門內(nèi)部財(cái)務(wù)軟件的使用經(jīng)歷了從兩套到一套再到兩套的過程。在2009年～2012年，財(cái)務(wù)部門內(nèi)部只使用用友這一套財(cái)務(wù)軟件。此舉不僅節(jié)省了軟件費(fèi)用，而且由于軟件的升級而提高了工作效率。因?yàn)槊恳惶棕?cái)務(wù)軟件的使用除了需要花費(fèi)軟件的購買成本之外，還需要對于軟件進(jìn)行維護(hù)，因此需要花費(fèi)軟件的維護(hù)成本。在2013年，該廠現(xiàn)在由于行業(yè)規(guī)定使用了用友和融通兩套系統(tǒng)。企業(yè)除了需要購買額外的融通系統(tǒng)，還需要負(fù)擔(dān)定期維護(hù)和升級的費(fèi)用。對于該廠來說，在購買了軟件之后，軟件公司會(huì)派駐一批專門的軟件維護(hù)和升級人員在公司內(nèi)部駐扎，而這批人員的勞務(wù)費(fèi)用需要該廠來承擔(dān)。在使用融通軟件之前，該廠只需要對用友的派駐員工承擔(dān)費(fèi)用。在使用融通軟件之后，該廠需要額外再負(fù)擔(dān)一批派駐員工的費(fèi)用，成本大幅增加。因此，在一個(gè)部門的內(nèi)部，只使用一套高性能的財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)有利于節(jié)省成本，提高工作效率。

（2）部門之間。該廠對于存貨的記錄由財(cái)務(wù)部門和產(chǎn)品部門共同負(fù)責(zé)，這樣雖然可以原材料的使用記錄的更加完整和清晰，但是卻會(huì)給員工帶來額外的時(shí)間成本。該廠內(nèi)部制度規(guī)定存貨要在每個(gè)月末進(jìn)行盤點(diǎn)和數(shù)字核對。由于財(cái)務(wù)部門記錄總賬而產(chǎn)品部門記錄明細(xì)賬，記賬系統(tǒng)不同導(dǎo)致經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)月末數(shù)字核對不上的情況。這種情況是經(jīng)常性的發(fā)生而不是偶爾出現(xiàn)，因此為了是總賬和明細(xì)賬的數(shù)字記錄能夠相符和一直，兩個(gè)部門的員工在月末都需要進(jìn)行加班。結(jié)合文章之前的分析，跨部門的軟件使用還會(huì)帶來額外的溝通成本。因此，在部門之間共用一套數(shù)據(jù)，使用的軟件功能互補(bǔ)的情況下會(huì)帶來額外的時(shí)間成本和溝通。部門之間所使用的軟件應(yīng)該相互獨(dú)立，各自核算自己部門所需要的數(shù)據(jù)，減少溝通和時(shí)間成本，提高效率。但是這樣的情況并不是最優(yōu)的。財(cái)務(wù)部門和產(chǎn)品部門存在一定程度的重復(fù)勞動(dòng)，若有軟件能夠同時(shí)滿足財(cái)務(wù)部門和產(chǎn)品部門的信息需求，則能夠進(jìn)一步提高效率。

五、 結(jié)論

本文選擇基于財(cái)務(wù)軟件層面對北京卷煙廠進(jìn)行案例研究，分析影響該廠對于軟件選擇的因素，分別是行業(yè)因素、功能需求和溝通成本。由于行業(yè)規(guī)定，企業(yè)用用友財(cái)務(wù)軟件進(jìn)行日常核算，用融通軟件進(jìn)行付款業(yè)務(wù)。隨著企業(yè)的發(fā)展壯大，金蝶軟件已經(jīng)不再滿足企業(yè)的核算需求，該廠將金蝶軟件替換為用友軟件。為了節(jié)省溝通成本，財(cái)務(wù)部門在記錄存貨科目的總賬的時(shí)候同時(shí)記錄明細(xì)賬，并且明細(xì)賬的細(xì)化程度與產(chǎn)品部門相同。其次，本文分析采用財(cái)務(wù)軟件的數(shù)目和成本效率的關(guān)系。在部門之間，應(yīng)該使用相互獨(dú)立的財(cái)務(wù)軟件，可以減少溝通成本和時(shí)間成本，提高效率。在一個(gè)部門的內(nèi)部，只使用一套高性能的財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)有利于節(jié)省成本，提高工作效率。目前我國對于會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)和內(nèi)部控制領(lǐng)域的文章都是基于企業(yè)層面的，并沒有細(xì)化到財(cái)務(wù)軟件層面。因此本文的研究可以彌補(bǔ)從企業(yè)日常的軟件使用這種具體實(shí)務(wù)層面進(jìn)行分析的空白，并且為后續(xù)研究奠定基礎(chǔ)。

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作者簡介：陳碩（1989-），女，漢族，河南省開封市人，北京大學(xué)光華管理學(xué)院會(huì)計(jì)系博士生，研究方向?yàn)闀?huì)計(jì)與資本市場；龍怡婷（1990-），女，漢族，湖南省橫山縣人，中國財(cái)政科學(xué)研究院會(huì)計(jì)學(xué)博士生，研究方向?yàn)闀?huì)計(jì)理論；冷希（1988-），女，漢族，北京市人，上海煙草集團(tuán)北京卷煙廠出納，研究方向?yàn)樨?cái)務(wù)會(huì)計(jì)。