我國ERP環(huán)境下的會計(jì)電算化向會計(jì)信息化的轉(zhuǎn)型初探

張斯琪

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)與信息技術(shù)的發(fā)展，越來越多的企業(yè)開始施行企業(yè)資源計(jì)劃（ERP），ERP是一個集合了供應(yīng)鏈、財(cái)務(wù)、人力資源管理模塊的的資源管理系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)對資源的優(yōu)化配置。而會計(jì)信息系統(tǒng)作為其中的核心模塊，如何利用會計(jì)信息系統(tǒng)提供給企業(yè)管理者關(guān)于決策有用的信息就尤為重要，配套的會計(jì)信息系統(tǒng)是ERP可行的保證。本文就ERP環(huán)境下會計(jì)信息系統(tǒng)的轉(zhuǎn)型進(jìn)行探討具有現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)鍵詞：ERP；會計(jì)電算化；會計(jì)信息系統(tǒng)

一、我國會計(jì)電算化的發(fā)展

傳統(tǒng)的會計(jì)工作往往需要會計(jì)人員進(jìn)行繁瑣的手工記賬，計(jì)算與審查工作，這種方式不僅耗時耗力，而且錯誤率也比較高，而且有重復(fù)勞動的情況出現(xiàn)。而會計(jì)電算化的應(yīng)用可以實(shí)現(xiàn)自動記賬，算賬和報(bào)賬，從一定程度上緩解了這些問題。第一批會計(jì)電算化軟件的出現(xiàn)可以追溯到上世紀(jì)70年代。對于企業(yè)來說，會計(jì)軟件是一個新潮又昂貴的“奢侈品”，中國企業(yè)并沒有出現(xiàn)購買的熱情。由于大部分中小企業(yè)的計(jì)算機(jī)硬件條件不夠，部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人對會計(jì)電算化的概念認(rèn)知不夠，并且出于成本考量，電算化軟件基本只是處在小規(guī)模的“試運(yùn)行”階段，大部分企業(yè)處于“觀望狀態(tài)”。1979年國家為了在全國范圍內(nèi)推行會計(jì)軟件的應(yīng)用，把中國第一汽車集團(tuán)公司作為第一個試運(yùn)行的重點(diǎn)企業(yè)，并財(cái)政撥款大力支持軟件在試點(diǎn)企業(yè)的應(yīng)用與研究。并在試運(yùn)行的階段頒布了“會計(jì)核算軟件的幾項(xiàng)規(guī)定”和”會計(jì)核算軟件評審問題的補(bǔ)充規(guī)定”（試行）。會計(jì)電算化才由此開始了在中國萌芽。我國的會計(jì)電算化的發(fā)展可以分為四個階段：

1、企業(yè)結(jié)合自身情況自我研發(fā)財(cái)務(wù)軟件。在財(cái)務(wù)軟件市場化之前，企業(yè)如果想利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)提高會計(jì)工作質(zhì)量和效能，只有靠自身研發(fā)所謂的會計(jì)軟件，但是這種會計(jì)軟件存在著許多弊端，比如自動化水平低，信息共享不暢，研發(fā)人工成本高等等。而且自身研發(fā)會計(jì)軟件需要會計(jì)與信息技術(shù)復(fù)合型人才，在當(dāng)時來說這種人才極為短缺。所以這種“自體研發(fā)的”會計(jì)軟件沒有足夠的條件能夠得到升級，維護(hù)與完善。其發(fā)展水平也停滯不前。

2、市場化通用軟件的推出。會計(jì)軟件商品化的理念最早是在1988年的首屆“會計(jì)電算化學(xué)術(shù)研討會”上提出的。這一理念一經(jīng)提出就得到了市場的響應(yīng)。隨后一大批適用于不同企業(yè)類型的會計(jì)軟件研發(fā)出來并投放市場。各種專門研發(fā)銷售會計(jì)軟件的企業(yè)推出了一系列的適用于工業(yè)、商業(yè)、金融企業(yè)及事業(yè)單位的通用會計(jì)軟件，出現(xiàn)了百花齊放的景象。這種會計(jì)軟件供應(yīng)商之間的激烈競爭不但豐富了會計(jì)軟件市場也促進(jìn)了會計(jì)軟件技術(shù)的發(fā)展。更加為會計(jì)電算化的普及注入了一劑強(qiáng)心針。

3、會計(jì)電算化應(yīng)用的成熟期。到90年代末和21世紀(jì)初會計(jì)電算化已經(jīng)基本普及。大部分中國企業(yè)已經(jīng)找到適合自己企業(yè)類型的會計(jì)軟件，并且進(jìn)入了電子記賬形式基本替代手工記賬的時代。但是信息技術(shù)應(yīng)用到會計(jì)工作中也僅僅停留在會計(jì)電算化階段。用霍蘭德的話說這種會計(jì)軟件的應(yīng)用也“只是手工會計(jì)的翻版 ”。

4、由財(cái)務(wù)型向復(fù)合管理型的轉(zhuǎn)變。雖然推行會計(jì)電算化最初的目的是將計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用到會計(jì)工作中，會計(jì)人員用電子輸入，計(jì)算，傳輸，儲存，輸出會計(jì)信息這種方式代替紙質(zhì)手工記賬，節(jié)省了人力物力，甚至能完成人手工無法按成的會計(jì)核算。但是現(xiàn)當(dāng)下會計(jì)電算化只是對企業(yè)過去的會計(jì)事項(xiàng)進(jìn)行處理，但是隨著市場競爭和改革，這種數(shù)據(jù)處理方式已經(jīng)跟不上企業(yè)發(fā)展與管理需要，市場對管理型會計(jì)軟件的呼聲越來越高。

二、會計(jì)電算化向信息化轉(zhuǎn)型

會計(jì)電算化是將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于會計(jì)工作之中過程，從本質(zhì)上改進(jìn)了傳統(tǒng)的核算工具和核算方法，提高了會計(jì)核算的速度和精度，減輕了會計(jì)人員的勞動強(qiáng)度?？陀^來說，會計(jì)電算化使會計(jì)從業(yè)者從繁重的記賬核算業(yè)務(wù)中解放了雙手。會計(jì)軟件的記賬，算賬，報(bào)賬功能節(jié)省了很大一部分的人力并且提高了效率。但是在已經(jīng)使用會計(jì)軟件的企業(yè)之中，普遍存在一個問題，企業(yè)會計(jì)人員總體對會計(jì)管理軟件認(rèn)識不足，尤其是管理功能的應(yīng)用缺乏，導(dǎo)致了資源利用率的降低。甚至一些大型企業(yè)對會計(jì)的認(rèn)知只是停留在“記賬”階段。會計(jì)工作提供信息滯后，會計(jì)信息的預(yù)測功能沒有得到良好的運(yùn)用。這種狀態(tài)在一定程度上束縛了企業(yè)發(fā)展。針對這種現(xiàn)狀，會計(jì)信息的運(yùn)用需要向著更高層次發(fā)展。2005 年 8 月，中國會計(jì)學(xué)會會計(jì)電算化專業(yè)委員會年會在山西太原召開。會上第一次提出了“會計(jì)電算化”向“會計(jì)信息化”發(fā)展的理念。從此我國會計(jì)電算化走上了轉(zhuǎn)型之路。

會計(jì)信息化是指運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢對原始的會計(jì)信息加工、傳輸、存儲，流轉(zhuǎn)于企業(yè)的各個部門，對于企業(yè)管理者而言，處理過的會計(jì)信息可以作為企業(yè)管理信息資源。同時又為企業(yè)外部的信息使用者提供全面、及時的信息。會計(jì)信息化的概念不同于電算化的概念，有如下幾個方面區(qū)別：

1、應(yīng)用群體的不同。傳統(tǒng)會計(jì)電算化只是應(yīng)用于財(cái)務(wù)部門，會計(jì)信息不與其他部門流通。而會計(jì)信息化則提倡會計(jì)信息與管理信息的有效對接，會計(jì)信息除了財(cái)務(wù)部門共享，還要在企業(yè)各部門如銷售部，倉儲部門，生產(chǎn)等部門流通。

2、兩者的出發(fā)點(diǎn)不同。會計(jì)電算化主要是目的是提高會計(jì)從業(yè)人員的工作效率和精確度。而會計(jì)信息化在會計(jì)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)自動化的基礎(chǔ)上提出了更高的要求，目的是實(shí)現(xiàn)會計(jì)信息的增值，以及對初步處理過的會計(jì)信息深加工，進(jìn)行數(shù)據(jù)分析以便企業(yè)實(shí)現(xiàn)更完善管理和更合理的經(jīng)濟(jì)決策。

3、會計(jì)信息處理的時效性的不同。傳統(tǒng)會計(jì)電算化數(shù)據(jù)處理是處理已經(jīng)發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。而會計(jì)信息化可以實(shí)現(xiàn)即時處理會計(jì)信息。通過企業(yè)的局域網(wǎng)，會計(jì)信息全部存儲于集成數(shù)據(jù)庫中，被賦予不同權(quán)限的各種集團(tuán)用戶可以即時訪問數(shù)據(jù)庫實(shí)現(xiàn)實(shí)時處理。

4、數(shù)據(jù)獲取方式的不同。傳統(tǒng)的會計(jì)信息是經(jīng)過財(cái)務(wù)人員初步處理編碼后才進(jìn)入信息系統(tǒng)的，而會計(jì)信息化環(huán)境下的數(shù)據(jù)的輸入可以由非財(cái)務(wù)部門直接完成。比如來源于企業(yè)外部的原始憑證可以直接進(jìn)入企業(yè)信息系統(tǒng)，完成信息的傳遞，審核與處理。

會計(jì)電算化系統(tǒng)信息流通的的封閉性，滯后性，以及服務(wù)群體的局限性，使得它與時代發(fā)展逐漸脫節(jié)。競爭的加劇和企業(yè)信息化的飛速發(fā)展，使得目前會計(jì)電算化系統(tǒng)表現(xiàn)出諸多的不足。為了適應(yīng)企業(yè)信息化和時代發(fā)展的新要求，必須尋找一個新的解決方案：使會計(jì)信息系統(tǒng)不再是一個封閉的系統(tǒng)，能打通供應(yīng)鏈，生產(chǎn)制造，銷售，經(jīng)營決策各個環(huán)節(jié)，與現(xiàn)代電子商務(wù)技術(shù)相融合組成一個集成的管理網(wǎng)絡(luò)，以實(shí)現(xiàn)真正意義上的會計(jì)信息化。這個解決方案就是就是企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)（Enterprise Resource Planning，簡稱ERP）。而與之配套的會計(jì)信息系統(tǒng)的建立是至關(guān)重要的。

三、健全的會計(jì)信息系統(tǒng)是ERP順利實(shí)施的基礎(chǔ)

與傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)軟件相比，ERP系統(tǒng)有如下優(yōu)勢：首先，ERP軟件重視企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動與會計(jì)業(yè)務(wù)之間的互動，擺脫了會計(jì)數(shù)據(jù)錄入的單一的模式的束縛。經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的輸入與存儲模式實(shí)現(xiàn)多樣化。其次，ERP 系統(tǒng)不僅能記錄反映過去的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)，更建立了從預(yù)測、計(jì)劃到?jīng)Q策、分析一整套管理模式，使企業(yè)真正做到事前事中時候監(jiān)督與控制。最后，ERP系統(tǒng)采用了最先進(jìn)的成本控制技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了更好的預(yù)算管理和成本控制，以保證企業(yè)最大程度節(jié)省成本獲得利益。這一切功能的實(shí)現(xiàn)基于會計(jì)數(shù)據(jù)的分析預(yù)測功能。會計(jì)信息系統(tǒng)處于所有子系統(tǒng)的核心地位。水能載舟亦能覆舟，一個相對完善的會計(jì)信息系統(tǒng)能促進(jìn)ERP的實(shí)施，而不配套的或者滯后的會計(jì)信息系統(tǒng)卻有可能阻礙導(dǎo)致企業(yè)ERP實(shí)施計(jì)劃失敗。

ERP 環(huán)境下的企業(yè)活動實(shí)現(xiàn)了一體化管理，會計(jì)業(yè)務(wù)和企業(yè)日常業(yè)務(wù)在一個平臺上螚共通與共融。除此以外，信息的獲取渠道與對象種類更加多樣，甚至涵蓋了整個企業(yè)的業(yè)務(wù)活動，輸出形式也更加豐富。 ERP環(huán)境下的會計(jì)信息系統(tǒng)模塊信息的采集有時候可以省去會計(jì)人員輸入記賬憑證的步驟，記賬憑證能根據(jù)所有子系統(tǒng)包括會計(jì)信息系統(tǒng)集合的原始數(shù)據(jù)自動生成。因此，實(shí)施ERP 對會計(jì)信息系統(tǒng)有更高要求——會計(jì)信息系統(tǒng)和企業(yè)其他子模塊信息處理必須實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化，利用高度集成化的信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)及時迅速、雙向的信息溝通。ERP 環(huán)境下會計(jì)信息系統(tǒng)輸出的信息形式是多樣化的，能滿足與管理者及其他子信息系統(tǒng)使用者的需求。而當(dāng)下很多企業(yè)的會計(jì)信息系統(tǒng)而與其他部門的子系統(tǒng)存在信息不相容，信息編碼不一致，邏輯設(shè)置不一致的情況，企業(yè)的會計(jì)信息系統(tǒng)能提供的信息與企業(yè)管理需要出現(xiàn)了脫節(jié)的現(xiàn)象，不能按照信息使用者所需的內(nèi)容和形式提供相關(guān)信息。

其次，ERP要求重新升級建設(shè)會計(jì)信息系統(tǒng)。而這一項(xiàng)改造工作在很多施行ERP的企業(yè)初期僅僅是財(cái)務(wù)部門的工作。其實(shí)不然，企業(yè)會計(jì)信息系統(tǒng)改造之后涉及到與其他部門及其他子信息系統(tǒng)的對接問題，其他部門的參與與配合是必不可少的。會計(jì)信息系統(tǒng)的改造不僅僅是財(cái)務(wù)部門和信息技術(shù)部門的工作，它涉及到企業(yè)管理模式與業(yè)務(wù)流程的重構(gòu)，需要企業(yè)每個部門參與其中。否則，即使會計(jì)信息系統(tǒng)改造完畢以后，其與企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務(wù)模式會出現(xiàn)不適配的情況。如果會計(jì)信息系統(tǒng)的改造沒有觸及對企業(yè)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化，ERP系統(tǒng)其他部門的使用者對信息使用與輸入共享也不熟悉，阻礙了ERP實(shí)施進(jìn)程。

ERP系統(tǒng)的引進(jìn)對于企業(yè)提升管理水平，提升員工工作效率，維持企業(yè)核心競爭力有至關(guān)重要的作用。但是其實(shí)施的前提是有一個健全并且適配的會計(jì)信息系統(tǒng)。許多企業(yè)在引進(jìn)ERP之后出現(xiàn)的水土不服的現(xiàn)象的根本原因就是在于實(shí)施期初急于求成，沒有做好前期的會計(jì)信息系統(tǒng)的改造準(zhǔn)備工作。針對以上出現(xiàn)的問題，首先企業(yè)在升級會計(jì)信息系統(tǒng)同時應(yīng)當(dāng)對企業(yè)業(yè)務(wù)流程再造以適用會計(jì)信息系統(tǒng)，使得會計(jì)系統(tǒng)與其他子系統(tǒng)發(fā)揮協(xié)同作用，使ERP產(chǎn)生最大經(jīng)濟(jì)效益。其次要從提升企業(yè)人員素質(zhì)與參與度著手。ERP對業(yè)務(wù)流程規(guī)范的要求極為嚴(yán)格，企業(yè)應(yīng)當(dāng)在樹立操作流程的標(biāo)準(zhǔn)。再者，ERP環(huán)境下的會計(jì)信息與其他部門共享，需要其他部門人員具有解碼輸入會計(jì)信息的素質(zhì)。因此在實(shí)施過程中，除財(cái)務(wù)部門以外的其他部門人員在學(xué)習(xí)自身業(yè)務(wù)知識的同時也要加強(qiáng)財(cái)務(wù)知識的補(bǔ)充。（作者單位：江西財(cái)經(jīng)職業(yè)學(xué)院）

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