事業(yè)單位文書檔案的規(guī)范化管理探究

張玉梅

【摘要】文書檔案管理對于事業(yè)單位來說非常重要，文書檔案記錄了單位和部門中的工作情況，也能夠體現(xiàn)出現(xiàn)實，可以說在事業(yè)單位的發(fā)展過程中占據(jù)了非常重要的位置。本文分析了目前事業(yè)單位文書檔案管理工作現(xiàn)狀，重點研究了事業(yè)單位文書檔案的規(guī)范化管理措施。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；文書檔案；規(guī)范化管理

事業(yè)單位的文書檔案中全面記錄了日常的工作內(nèi)容和工作發(fā)展，是事業(yè)單位管理人員作出工作決策的重要科學(xué)依據(jù)。文書檔案屬于事業(yè)單位的重要無形資產(chǎn)，因此文書檔案需要與時俱進做到規(guī)范化管理，從而滿足事業(yè)單位的全面發(fā)展要求。

一、事業(yè)單位文書檔案管理現(xiàn)狀

（一）對文書檔案管理不夠重視。事業(yè)單位目前對于文書檔案管理工作不夠重視，對于文書檔案制度管理工作不夠規(guī)范，認(rèn)為文書檔案管理工作僅僅是保存一些工作檔案，并沒有把文書檔案和事業(yè)單位的發(fā)展聯(lián)系起來，沒有認(rèn)識到文書檔案規(guī)范化管理的重要性。一部分事業(yè)單位把文書檔案管理工作規(guī)范化理解為把文書檔案收集起來，按照類型分好類然后進行保存，文書檔案的存在價值沒有體現(xiàn)出來，再加上文書檔案規(guī)范化管理工作中人力物力資源投入不足，因此無法保證事業(yè)單位文書檔案的完整性。

（二）文書檔案管理制度不夠規(guī)范。一部分事業(yè)單位已經(jīng)建立起了文書檔案管理制度，并且在工作中要求落實到位，要求文書檔案分類管理。但是現(xiàn)有的文書檔案管理制度中還是缺少一定的規(guī)范性，比如說分好類的文書檔案其實類型并不明確，沒有按照不同的工作性質(zhì)進行有效的管理，僅僅是大體上按照不同的時間進行保存，這樣統(tǒng)一管理模式造成的后果就是如果后期需要查找資料，在同一時間中會有各種工作類型的資料混雜在一起，給后期的查找工作增加了困難。檔案管理工作中沒有行程管理目錄，后期的查找工作同樣十分繁雜。

（三）文書檔案管理模式落后。事業(yè)單位的文書檔案管理模式相對比較落后，近些年來，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷創(chuàng)新發(fā)展，計算機信息技術(shù)逐漸改變了人們的生活和工作方式，給人們的生活和工作帶來了自動化和科學(xué)化發(fā)展，目前一部分事業(yè)單位還在使用已經(jīng)淘汰了的文書檔案管理軟件，嚴(yán)重阻礙了事業(yè)單位的發(fā)展；部分單位的文書檔案管理還在使用人工管理模式，這樣的管理工作有一定的封閉性，不能保證信息能夠準(zhǔn)確持久共享，影響了事業(yè)單位工作的有效開展。

二、事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理的措施

（一）強化文書檔案管理的宣傳力度。事業(yè)單位的文書檔案管理工作中，想要進行規(guī)范化管理，就需要提升事業(yè)單位工作人員對于文書檔案管理工作的認(rèn)識，強化檔案管理工作的宣傳，推廣檔案規(guī)范化管理工作的重要性，能夠讓事業(yè)單位的管理人員和工作人員能夠更加客觀和具體地認(rèn)識到檔案管理工作的重要意義。事業(yè)單位的管理人員首先要對檔案管理加強重視，在事業(yè)單位的日常管理工作中要及時發(fā)現(xiàn)文書檔案管理中存在的問題，幫助完善事業(yè)單位的軟環(huán)境和硬環(huán)境，讓文書檔案管理能夠更加科學(xué)規(guī)范。事業(yè)單位管理人員還要做好各個部門之間的協(xié)調(diào)工作，積極配合文書檔案管理工作，共同努力改善文書檔案管理中的不足之處。

（二）建設(shè)完善的文書檔案管理制度。只有嚴(yán)格的制度才能夠提升工作的規(guī)范性，因此在事業(yè)單位的文書檔案規(guī)范化管理工作中，要首先建立起完善的文書檔案管理制度，明確事業(yè)單位不同工作人員的工作責(zé)任，確保每一個人都能夠把責(zé)任落實到實處，只有這樣才能夠促進文書檔案管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展。完善的管理制度還能夠提升文書檔案工作人員的工作積極性，制度中要包括獎懲機制，針對表現(xiàn)突出的文書檔案工作人員可以給予一定的獎勵，讓員工能夠積極地參與到工作中，遇到工作不積極的員工，則需要嚴(yán)厲批評和指導(dǎo)，讓員工認(rèn)識到自身的不足之處，更好地投入到文書檔案管理工作中去。

（三）實現(xiàn)文書檔案的信息化管理?，F(xiàn)在是信息化和大數(shù)據(jù)快速發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)時代，文書檔案規(guī)范化管理離不開信息技術(shù)的應(yīng)用。檔案管理工作人員利用計算機和掃描儀等錄入文書檔案，實現(xiàn)文書檔案的信息化發(fā)展，提升了工作效率，同時也能夠讓文書檔案管理工作更加有效和直觀，在一定程度上減輕了檔案管理工作人員的工作壓力，提高了文書檔案管理的工作水平。

（四）強化文書檔案管理工作人員的培訓(xùn)。工作人員的專業(yè)素質(zhì)和素養(yǎng)決定了事業(yè)單位文書檔案管理工作能否順利進行，為了能夠?qū)崿F(xiàn)事業(yè)單位文書檔案的規(guī)范化管理，需要嚴(yán)格培訓(xùn)檔案管理工作人員，在選擇工作人員時，要綜合考慮工作人員的專業(yè)性，要求具備較強的專業(yè)知識能力，要有一定的工作責(zé)任心，能夠積極主動地參與到事業(yè)單位的文書檔案管理工作中。很多事業(yè)單位的檔案管理工作人員沒有認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，自然也就做不到規(guī)范化的管理。針對這樣的情況，單位自身要加強檔案工作人員的教育培訓(xùn)工作，提升檔案管理人員的素質(zhì)能力，提升檔案工作人員的職業(yè)道德水平，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中的問題，積極采取有效措施進行解決，為事業(yè)單位的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

三、結(jié)語

文書檔案管理工作綜合性比較強，并不是一朝一夕能夠完成的，需要做好長期規(guī)范化管理的準(zhǔn)備。隨著社會的不斷發(fā)展，檔案管理工作也需要跟上社會發(fā)展的步伐，滿足事業(yè)單位的發(fā)展需求，在工作中需要明確指出文書檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和要求，建立起完善的文書檔案管理制度，讓事業(yè)單位的文書檔案管理工作能夠更加規(guī)范。

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