淺析學籍檔案電子化管理系統(tǒng)的優(yōu)劣性

張曙麗

【摘要】學籍檔案是記錄學生在校期間學習、生活及社會實踐等多方面客觀、真實的記錄，反映了每一個學生不同階段的具體情況，是學生成長歷程的見證資料。隨著計算機和互聯(lián)網技術在學籍管理中的廣泛應用，學籍檔案資料及管理工作逐步走向了電子化，合理、正確地運用學籍檔案電子化管理系統(tǒng)進行管理和應用學籍電子檔案，是學籍檔案管理工作發(fā)展的新趨勢。

【關鍵詞】學籍檔案；電子化；管理系統(tǒng)；優(yōu)劣性

學籍電子檔案管理系統(tǒng)是基于傳統(tǒng)文本學籍管理經驗，融合計算機技術和互聯(lián)網技術，貫穿建立電子檔案、檔案更新、合理管理到充分利用，信息共享全流程的電子化管理。它幫助實現(xiàn)學籍檔案管理從傳統(tǒng)的紙質管理轉向計算機網絡化管理，管理效率顯著提高。

一、學籍檔案電子化管理的必要性

當代世界的競爭歸根結底是人才的競爭，而學校是人才培養(yǎng)的搖籃，學籍檔案是學校招生、教學、管理、學位授予以及就業(yè)企業(yè)選擇人才的依據(jù)，完整的學生學籍檔案、優(yōu)秀的內容表現(xiàn)，是學生今后就業(yè)，國家各級組織選拔、任用、考核的一項重要憑證，有著不可替代的作用。

隨著計算機技術和互聯(lián)網技術的飛速進步，“互聯(lián)網+”成為了新的發(fā)展動力，在學籍檔案管理工作上也不例外，從中央文件到教育部牽頭落實，再到各地高校的執(zhí)行，學籍檔案電子化革新的大浪潮已經來臨。教育部提供網絡平臺和相關系統(tǒng)的管理運營費用，要求學校在指定的網絡平臺或學籍管理系統(tǒng)上，完成每一個學生的電子學籍注冊和管理，這樣可使學籍電子信息后期查詢更加便捷，管理和分類更為科學化，信息能通過網絡針對特定需要進行公開化、透明化。

二、學籍檔案電子化管理的優(yōu)點

（一）減小了學籍管理人員的工作量，管理更為高效。檔案系統(tǒng)研發(fā)和組建時期比較費心費神，學籍電子化管理系統(tǒng)應用后，可快速實現(xiàn)學籍電子文本的編輯、保存和更新，管理人員從分類、查找、增添等方面的檔案管理工作量大大減少，管理更加科學、高效。

（二）易于保存，便于查詢。檔案會跟隨一個人一輩子，傳統(tǒng)的紙質檔案會因為年數(shù)太久，引起紙張的泛黃、字跡模糊甚至因為一些外力因素，如蟲子的撕咬、人為的管理不當?shù)仍斐蓹n案損傷。電子學籍檔案則不需要面臨以上問題，改變了信息的承載介質，可保存在網絡空間內或選定的光盤、硬盤中，且可快速多次備份，提高了資料保存的安全性，同時更加易于保存，且可以通過搜索或索引功能快速查詢所需資料。學籍檔案保存實現(xiàn)了網絡存儲和通用性很強的光盤存儲，存儲費用低、容量大，檔案保存、維護成本低，壽命長，讀取速度快。用戶或管理者可根據(jù)需要，靈活進行下載或權限修改，使利用達到更高層次。

（三）容易完成學籍信息轉遞工作，轉遞檔案方便、安全。一個學生從小學、初中到高中到大學甚至走入社會，他必定會進行多次升學轉校，在學生進入新學校、新階段學習生活時，他的學籍檔案也必須跟著一起轉入新學校。由于學生各個階段的畢業(yè)或轉學的時間短且集中，傳統(tǒng)紙質學籍檔案的轉遞工作量大，涉及學校廣、參與人員多。學籍檔案電子化管理系統(tǒng)的應用，實現(xiàn)了學生學籍信息的全程電子化管理，可輕松實現(xiàn)檔案快速、安全的轉遞，能有效保證檔案完整性和傳遞精準性，防止檔案遺失或損壞。

（四）檔案信息得到有效利用，節(jié)約檔案占用空間，實現(xiàn)資源共享。檔案管理人員或檔案查閱人員通過學籍電子檔案管理系統(tǒng)終端可以直接查詢檔案信息，而且在檔案的隱私和涉密管理上，以權限來區(qū)分非涉密和涉密的檔案，可有效保護檔案的隱私性和秘密性。

三、學籍檔案電子化管理的缺點

（一）依賴性強，對計算機和儲存設備的安全運行要求高。所有的電子文件對載體都有很強的依賴性，電子學籍檔案也是如此，雖然計算機和其他儲存媒介的存儲容量很大，但計算機運行速度、電子化管理系統(tǒng)的運行流暢度，都與存儲量成反比，在目前各學校計算機系統(tǒng)和電子化管理系統(tǒng)不統(tǒng)一的情況下，時常會出現(xiàn)一些系統(tǒng)軟件與電子文件之間不兼容的現(xiàn)象。

（二）學籍電子檔案形成過于冗長。電子學籍檔案內容涵蓋學生入校報到注冊學籍，學生成績表、每學期每年度學生的學習生活情況，不論學生在校學習時間長短，均需要以單個學生為單位建立學籍檔案，形成過程冗長，檔案可按照實際情況每季度或每學期必須進行一次大的整理歸檔。

（三）學籍電子檔案的保存與維護的風險。學籍電子檔案相對紙質檔案簡單，但是同樣具有復雜性和風險性，需要依據(jù)其特性進行保存與維護，在保存與維護上對專業(yè)技術的要求更加嚴格。

（四）網絡安全問題。電子學籍的保存和傳輸以及日常所用的計算機大部分是連接在互聯(lián)網上，電子文件的數(shù)據(jù)受到人為遠程因素的攻擊和病毒感染，這對電子文件的安全性造成巨大的威脅，網絡安全問題一直是電子文件和網絡全球化的一大難題。

四、結語

學生檔案的建立與管理應緊跟科技和時代的需求，堅持推進學籍檔案電子化，研發(fā)和使用專業(yè)的學籍檔案電子化管理系統(tǒng)，建立內容豐富、真實具體的學生檔案，切實提升學籍檔案管理水平，充分發(fā)揮學生檔案的重要作用，為對學生引導教育提供依據(jù)，可努力提升我國的教育管理水平，為我國企事業(yè)單位選人用人提供最有力的依據(jù)。

【參考文獻】

[1]唐風華.學籍檔案電子化管理系統(tǒng)的優(yōu)劣性[J].陜西檔案，2015（06）：37.

[2]李榮發(fā).高校學籍管理系統(tǒng)設計與實現(xiàn)[D].大連理工大學，2014.