企業(yè)檔案電子化管理存在的問題及措施分析

李盈

【摘要】本文從企業(yè)檔案電子化管理目前存在的問題及其解決措施兩方面入手，對企業(yè)電子化管理進行闡述，并針對電子化管理提出個人的些許看法。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案；電子化管理；問題；措施

企業(yè)檔案于企業(yè)而言，有著不可或缺的作用，檔案記錄著企業(yè)的發(fā)展歷程、重要會議、重大決策、技術(shù)知識等，檔案的管理調(diào)用方便關(guān)系著企業(yè)高效發(fā)展。企業(yè)檔案電子化管理的推廣與發(fā)展已有歷史，早在上世紀90年代，各個檔案行政管理部門就在著手推廣檔案電子化管理，檔案電子化管理在各個企業(yè)的滲入程度不盡相同，有些企業(yè)已做到名副其實的電子信息化管理，這種企業(yè)無論是在檔案錄入、檔案保存、檔案保密等方面都已完全做到電子化管理，但更多的企業(yè)只是做到了部分電子化管理，就如電子錄入，紙質(zhì)歸檔還較為常見，這種不全面的檔案電子化管理是存在不少問題的，企業(yè)檔案電子信息化管理的全面落實任重道遠。

一、企業(yè)檔案電子化管理目前存在的問題

（一）表面上的檔案電子化管理。很多企業(yè)在檔案管理這一塊沒有完善的管理制度，對于電子化檔案管理沒有急切的需求，其對檔案電子信息化管理并沒有一個全面的、正確的認識，認為電子化檔案管理浪費資金資源。這種對檔案電子化管理模式的偏見導(dǎo)致其對于企業(yè)檔案電子化方針的落實不夠徹底，這就出現(xiàn)了“電子錄入，紙質(zhì)歸檔”，只用計算機錄入重要文件的目錄，最終歸檔卻沒有建立電子檔案庫，而是利用傳統(tǒng)的紙質(zhì)歸檔。這種看似運用了電子化管理，其實也只是徒有其表，最多算是“半電子化管理”，這樣的現(xiàn)象無非兩個原因：一是對于檔案電子化管理的認識不夠，二是對于檔案電子化管理的重視度不夠。關(guān)于檔案電子化管理的徒有其表，還有檔案管理人員的技術(shù)人員專業(yè)素質(zhì)不夠強硬的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案管理電子化的運用不愛重視，甚至使之成為擺設(shè)，這就可能出現(xiàn)計算機運行管理系統(tǒng)時出現(xiàn)不便的現(xiàn)象。

（二）檔案電子化管理下的安全性。信息化的高速發(fā)展關(guān)鍵就是資源共享，與此同時，知識產(chǎn)權(quán)的概念就漸漸模糊了，隱私的保護是互聯(lián)網(wǎng)信息時代值得注意的問題。檔案電子化管理的實現(xiàn)就可能會連接到公司的網(wǎng)絡(luò)，這就使得檔案庫不再是一個獨立的系統(tǒng)。對于有些不法分子而言，這就是盜取檔案資料的切入點，這就影響到公司正常運營，給企業(yè)造成無法估量的損失。技術(shù)的成熟帶來的便利讓人運用電子化管理檔案更加得心應(yīng)手，但是也會有更多的盜竊手法對電子檔案構(gòu)成威脅。安全問題無小事，知識、技術(shù)的流失對于企業(yè)而言是無法估量的損失。

（三）檔案電子化管理的寫實性。隨著檔案電子化管理的推行，各種不規(guī)范甚至違法的行為也隨之出現(xiàn)。紙質(zhì)檔案的錄入具有保存原件的真實性，其有任何改動都易察覺，原件的保存可以很好地解決知識產(chǎn)權(quán)的歸屬問題，這也就是紙質(zhì)檔案所具有的真實性。但電子信息化的檔案在錄入調(diào)出時存在復(fù)制的現(xiàn)象，這就使得原件容易遭到泄露，加之計算機系統(tǒng)易受到外來因素的干擾可能導(dǎo)致資料的流失，就如病毒的侵入、計算機自身系統(tǒng)的崩潰等等。

（四）硬件設(shè)施的不完善。企業(yè)檔案電子化的管理要求硬件設(shè)施的完整，系統(tǒng)的運行建立在硬件設(shè)施的基礎(chǔ)上。檔案的存入保留是永久性問題，新檔案的錄入也要和舊檔案不沖突，檔案的不失真等問題都是在建立電子檔案庫時需要注意的問題，這同樣也是對硬件的要求。存儲庫的硬件設(shè)施關(guān)系重大，同時其他的硬件設(shè)施也同樣很重要，錄入過程的連續(xù)性需要電力的連續(xù)性供應(yīng)等，這些都要求硬件設(shè)施的完善。

二、企業(yè)檔案電子化管理問題的解決措施

加強宣傳力度并加速技術(shù)變革。企業(yè)檔案電子化管理的落實不夠徹底，關(guān)鍵就在于重視度不夠以及認識度不夠。這可能是電子化檔案管理的宣傳措施不到位，也可能是電子化檔案的作用不夠明顯。好的產(chǎn)品需要得到大力推廣，宣傳到位，產(chǎn)品才能有人注意。宣傳的技巧在此不做贅述，加強宣傳力度是解決電子化檔案管理未能貫徹落實的一個途徑。同時，技術(shù)的革新能更好地保證電子化檔案管理系統(tǒng)的運行，這也是解決硬件設(shè)施不完善帶來的各種問題的解決方法。技術(shù)革新，硬件完善，保證了電子化檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定，也可以達到改變對電子化檔案管理的偏見等問題。

三、完善管理制度并提高管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

關(guān)于電子化檔案管理的規(guī)章制度需要更加明確，相關(guān)的法律法規(guī)需要更加完善，法律的約束可以減少盜取檔案等案件的發(fā)生。企業(yè)自身也應(yīng)該出臺相應(yīng)的規(guī)章制度，來約束相關(guān)人員的規(guī)范操作。沒有規(guī)矩，不成方圓，規(guī)矩完善了，操作才能規(guī)范。同時，企業(yè)也應(yīng)該重視管理人員專業(yè)素養(yǎng)，加強對管理人員專業(yè)知識的培養(yǎng)。很多企業(yè)在檔案管理方面都存在員工老齡化的現(xiàn)象，很多中老年對于新型技術(shù)接受能力相對較弱，這就給電子化檔案管理的運行帶來了不便。這時候，提高管理人員的專業(yè)素養(yǎng)就顯得比較重要了。

四、及時投入檔案并定時檢查更新檔案庫

檔案記錄公司很多信息，有些會議會以視頻等形式記錄，為防止資料的完整性遭到損失，就需要及時對檔案進行錄入，電子化檔案管理的優(yōu)越性也就體現(xiàn)在能隨時調(diào)出與錄入各種音頻、視頻資料，并且每次都對原件沒有影響。所以視頻、音頻資料都需要及時錄入。而檔案庫的定時檢查更新是為了保證檔案的完整性，同時也利于檔案的優(yōu)化。

五、結(jié)束語

檔案電子化管理是信息化發(fā)展在檔案管理的應(yīng)用，同樣也是未來必然的發(fā)展趨勢。檔案電子化管理在發(fā)展的同時也顯露出諸多問題，總而言之，檔案電子化管理的全面應(yīng)用任重而道遠。

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