管好用好工程檔案 服務(wù)交通科學(xué)發(fā)展

劉紅

改革開放以來，交通建設(shè)工程的步伐不斷加快。以江蘇省鹽城市最近10年為例，全市每年投資于交通工程建設(shè)改造的資金多達(dá)數(shù)十億元，這既對過去工程技術(shù)資料的管理使用提出了新的要求，同時又新形成了大量珍貴的工程檔案資料，管好用好這些工程檔案意義非常重大。

一、統(tǒng)一思想認(rèn)識，擺上重要位置

由于歷史的原因，特別是2000年以前，人們對檔案工作的地位和作用認(rèn)識不足，特別是對工程技術(shù)檔案的管理，由于施工人員不懂檔案管理，檔案管理人員又無法介入工程技術(shù)檔案，所以一直處于放任自流的狀態(tài)，很多寶貴的工程技術(shù)資料散落在工程負(fù)責(zé)人員及施工人員的抽屜里、墻角邊、麻袋里，查找使用十分不便。實(shí)際工作中，經(jīng)常碰到一些施工單位到我們檔案館查找過去道路、橋梁的施工檔案，查到了就興奮不已，說這下要省多長時間，節(jié)約多少勘測費(fèi)了；查不到就唉聲嘆氣，說這下又要多花多少時間和勘測費(fèi)了。而隨著交通建設(shè)步伐的加快，這種狀況也越來越多。我們及時把這些情況向省、市檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)反映，提出加強(qiáng)這方面工作的具體建議，得到了領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的重視和支持。

為了統(tǒng)一全市交通、特別是市直交通各單位對這項(xiàng)工作的認(rèn)識，消除一些單位存在的檔案工作沒有效益、作用不大、可有可無的偏見，我們多次舉辦由各單位分管領(lǐng)導(dǎo)、辦公室領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作人員參加的培訓(xùn)班或?qū)ｎ}會議，請局分管領(lǐng)導(dǎo)到會講話，提出要求；請省、市檔案局專家作業(yè)務(wù)輔導(dǎo)，請工程技術(shù)檔案管理和利用比較好的單位作經(jīng)驗(yàn)介紹，并特別介紹一些利用工程技術(shù)檔案，節(jié)省前期費(fèi)用、加快施工進(jìn)度、確保施工質(zhì)量的具體案例。使大家從這些實(shí)例中受到啟發(fā)和教育，有效地統(tǒng)一了加強(qiáng)工程技術(shù)檔案管理的認(rèn)識。

在統(tǒng)一認(rèn)識的基礎(chǔ)上，市局和各單位都強(qiáng)化了對工程技術(shù)檔案的領(lǐng)導(dǎo)和推進(jìn)工作。我們以申報省特一級檔案室為契機(jī)，市局成立了由市局和市直交通單位分管領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任、檔案工作人員參加的申報省特一級檔案室達(dá)標(biāo)工作領(lǐng)導(dǎo)小組。將工程技術(shù)檔案管理納入申報的專項(xiàng)工作，進(jìn)行單項(xiàng)考核和專門督查，并明確工程技術(shù)檔案工作不達(dá)標(biāo)實(shí)行一票否決的要求；與此同時，市局黨委與市人事編制部門反復(fù)協(xié)商，成立了科級事業(yè)單位“鹽城市交通檔案館”。其基本職能是保證交通檔案館的檔案容量適應(yīng)交通事業(yè)發(fā)展的要求，并在市交通辦公大樓建設(shè)施工圖設(shè)計時，我們建議領(lǐng)導(dǎo)將檔案庫房及技術(shù)用房等設(shè)施按檔案館建筑設(shè)計規(guī)范的有關(guān)要求考慮進(jìn)去，使得我們在交通大廈二樓有了一個可放500多組檔案櫥柜，擁有450㎡的專用檔案庫房，為加強(qiáng)交通檔案工作，特別是為加強(qiáng)工程技術(shù)檔案管理提供了重要的庫房條件。

二、實(shí)行拉網(wǎng)式排查，全面搜集資料

2000年以后，我們根據(jù)檔案資料搜集工作要求，在交通工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時，都明確要求各施工單位向我們提交規(guī)范、齊全、完整的竣工驗(yàn)收資料，保證了10多年來的重點(diǎn)交通工程技術(shù)資料基本齊全。但在此之前，由于竣工驗(yàn)收規(guī)范化程度不高，資料散失不全的問題比較嚴(yán)重。為了對歷史負(fù)責(zé)，同時也為了發(fā)揮這些工程資料的作用，從2004年開始，我們組織專門力量，對全市交通工程項(xiàng)目的資料進(jìn)行了一次拉網(wǎng)式排查，對欠缺的工程檔案資料進(jìn)行了“搶救式”搜集和整理，主要采取了以下辦法：

（一）按照已建成改造的路、橋、航道、基建等工程項(xiàng)目列出工程技術(shù)資料搜集的線索。為了保證工程技術(shù)資料搜集齊全，不留死角，2004年初，我們對全市交通部門過去10年內(nèi)承擔(dān)的所有道路、橋梁、航道、基建等建設(shè)改造項(xiàng)目進(jìn)行了全面梳理，列出了每個工程項(xiàng)目必須搜集的從工程項(xiàng)目立項(xiàng)到招標(biāo)、設(shè)計、施工、監(jiān)理、竣工的全部資料目錄，打印成冊，印發(fā)到各有關(guān)單位，讓他們逐一對照檢查，看看已有的檔案資料是否齊全，為他們搜集缺損資料提供線索。

（二）根據(jù)項(xiàng)目線索查找工程技術(shù)資料下落。項(xiàng)目線索列出以后，對資料空缺或不夠齊全的項(xiàng)目，我們要求各相關(guān)單位將項(xiàng)目施工的具體負(fù)責(zé)人再排列出來，由單位分管領(lǐng)導(dǎo)召集他們召開專門會議，要求他們提供保管資料的具體人員名單，千方百計尋找這些項(xiàng)目的資料下落。

（三）追根究底，全面搜集。有了工程技術(shù)檔案資料的下落，要將其全面搜集起來也很不容易。各單位辦公室主任和檔案工作人員先后進(jìn)行了為期將近一年的資料催繳和搜集工作。有的一個工程項(xiàng)目的資料往往要催要數(shù)次，有的還需登門催要。遇到少數(shù)人將工程資料作為奇貨據(jù)為已有不肯上繳的，還請單位分管領(lǐng)導(dǎo)專門做他們的思想工作。經(jīng)過一年多的努力，我們共搜集了150多個工程項(xiàng)目從立項(xiàng)、招標(biāo)、設(shè)計、施工、監(jiān)理、驗(yàn)收的全部資料，未加整理時，這些資料的總重量達(dá)到20多噸。

三、全面規(guī)范整理，推進(jìn)現(xiàn)代化管理

工程項(xiàng)目資料的齊全完整為檔案管理工作提供了重要的基礎(chǔ)。但要將這些工程技術(shù)資料全部轉(zhuǎn)化成可以便于檢索，利于應(yīng)用的規(guī)范化檔案，較之于資料搜集來說，其工作量更大更艱巨。從2005年初開始，我們開展了對這些檔案資料進(jìn)行搶救性整理的攻堅戰(zhàn)，經(jīng)過將近三年的努力，先后整理項(xiàng)目檔案計9635盒。為了使市直交通的工程技術(shù)檔案符合現(xiàn)代化管理的要求，我們在規(guī)范化整理上狠下功夫。具體做法是：

（一）爭取檔案業(yè)務(wù)主管部門支持，統(tǒng)一工程業(yè)務(wù)檔案資料歸檔立卷的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。為了從大量雜亂無章的工程資料中找到我們需要的立卷歸檔的資料，我們請市檔案局相關(guān)科室支持，制訂了《鹽城市交通系統(tǒng)工程檔案資料立卷歸檔實(shí)施細(xì)則》，明確哪些工程技術(shù)資料是必須歸檔的，在搜集的資料中即使無法查找到也要想方設(shè)法予以補(bǔ)全；哪些資料可歸檔可不歸檔的，在搜集資料中如有的即予歸檔，沒有的也不再追補(bǔ)；有些資料不需歸檔的，則在整理時予以剔除。同時，明確一路一檔、一橋一檔或一個項(xiàng)目一檔的原則。對所有工程項(xiàng)目技術(shù)資料進(jìn)行科學(xué)分類，編目歸檔，保證了歸檔工程技術(shù)資料的完整性，積累了寶貴的檔案資源，又為今后的利用提供了重要的基礎(chǔ)條件。

（二）調(diào)動一切積極因素，突擊整理工程業(yè)務(wù)檔案。我們交通各單位由于編制所限，每個單位只有一名專職檔案員，有的還兼管著其他工作。我們在充分調(diào)動他們的積極性，給他們下任務(wù)、壓擔(dān)子的同時，還聘請了3名過去曾在檔案工作崗位上干過、業(yè)務(wù)比較熟悉、責(zé)任心較強(qiáng)的老同志，專門負(fù)責(zé)工程業(yè)務(wù)檔案資料的整理、歸檔和立卷工作。這些老同志接手這項(xiàng)工作后，稍作輔導(dǎo)就很快熟悉了業(yè)務(wù)，進(jìn)入了角色。為了保證立卷歸檔的質(zhì)量，我們還聘請市檔案局專家作為業(yè)務(wù)顧問，定期不定期地到檔案室指導(dǎo)工程業(yè)務(wù)檔案資料的整理、歸檔和立卷工作，及時糾正和解決工作中的疑點(diǎn)和難題，有效地保證了這項(xiàng)工作的順利進(jìn)展。由于方法得當(dāng)，措施得力，使得這項(xiàng)帶有“搶救”性質(zhì)的工程檔案資料的整理、立卷、歸檔工作按照預(yù)定時間得以圓滿完成。

（三）按照現(xiàn)代化管理的要求，全面加強(qiáng)軟、硬件建設(shè)。一是添置標(biāo)準(zhǔn)化檔案櫥柜399套，確?？扇菁{10年的檔案存放量。二是檔案案卷（盒）全部采用省檔案局統(tǒng)一監(jiān)制的檔案盒裝置，所有檔案裝具的式樣、規(guī)格及質(zhì)量均符合規(guī)定要求。三是投入數(shù)十萬元配置了計算機(jī)、激光打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、攝像機(jī)、數(shù)碼照相機(jī)等較為先進(jìn)的檔案管理辦公設(shè)備。四是配備了計算機(jī)及檔案管理專用軟件，全面采用計算機(jī)檔案管理系統(tǒng)，提升了檔案管理信息化、現(xiàn)代化水平，為檔案資料的開發(fā)利用提供了更為便捷高效的條件。五是按照編研材料的要求，編制了各種門類和載體的檔案案卷目錄、全引目錄、專題文件目錄、發(fā)文匯集等檢索工具，并將1993-2009年的歸檔文件目錄、案卷目錄全部輸入電腦，實(shí)現(xiàn)計算機(jī)管理，較好地滿足了領(lǐng)導(dǎo)和各方面對檔案利用的需求。

四、充分利用檔案，提升利用效益

我們在實(shí)踐中認(rèn)識到，只有充分發(fā)掘和利用好工程檔案資料，讓其產(chǎn)生出明顯的、可觀的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，我們對工程檔案資料的搜集、整理、歸檔、立卷工作付出的人力、物力、財力才能得到回報。所以，我們非常重視工程檔案資料的發(fā)掘和利用，不斷提升利用效益。據(jù)不完全統(tǒng)計，僅2015年，全系統(tǒng)就累計接待查檔近1000人次，提供各門類檔案2000多卷次，復(fù)印檔案資料近5萬頁，為公路工程的勘測、設(shè)計、施工、養(yǎng)護(hù)及航道的管理等方面節(jié)省各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)計達(dá)188.5萬元。在工程管理檔案產(chǎn)生很大經(jīng)濟(jì)效益的同時，其它門類的檔案資料也為領(lǐng)導(dǎo)決策、工程建設(shè)、公路、航道、運(yùn)輸管理以及行政執(zhí)法、企業(yè)改制等項(xiàng)工作提供了高效優(yōu)質(zhì)服務(wù)，受到廣泛好評。如在全市交通系統(tǒng)推行事企分離改革過程中，涉及到清產(chǎn)核資、賬務(wù)清理、人員身份置換等關(guān)系國家資產(chǎn)和個人利益等諸多問題，情況非常復(fù)雜，通過查閱大量會計檔案，準(zhǔn)確地核查了有關(guān)單位的固定資產(chǎn)、經(jīng)營賬戶等情況，為企業(yè)改制的資產(chǎn)評估提供了第一手資料；通過多次查閱人事檔案、文書檔案等，對在職人員、提前退休人員、改制轉(zhuǎn)企人員等所有情況進(jìn)行了梳理，為人員身份置換工作奠定了基礎(chǔ)，為改制工作的順利推進(jìn)起到了不可替代的作用，收到了實(shí)實(shí)在在的成效。