如何提高企業(yè)檔案收集整理歸檔的效率及措施

楊秀芬

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2017）11-000-01

摘 要 隨著社會的不斷發(fā)展，信息技術(shù)在生活中的普及率越來越高，其使檔案在收集、整理、歸檔的過程中又遇到了一些新問題，對企業(yè)人員的工作效率造成了一定的影響。本文將概括提高檔案收集整理歸檔工作效率的意義，分析其所遇到的問題，并提出處理方法，為企業(yè)在當(dāng)下的工作中提供良好的助力。

關(guān)鍵詞 企業(yè) 檔案；收集；整理；歸檔

檔案是指人們在各項(xiàng)社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄。它詳細(xì)記載著問題產(chǎn)生、發(fā)展、解決的全過程，在當(dāng)今社會的各企業(yè)中占有重要位置。有效的收集整理文書檔案，使其發(fā)揮出最佳的社會服務(wù)效果，是每一個(gè)企業(yè)檔案管理員應(yīng)盡的職責(zé)，這充分證明了文書檔案收集整理歸檔的重要性。

一、提高檔案收集整理歸檔效率的意義

檔案收集整理歸檔工作是企業(yè)處理各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，也是其關(guān)鍵所在，是開展檔案管理的主要內(nèi)容。文書檔案記載了企業(yè)發(fā)展過程中的優(yōu)秀成果，記載著企業(yè)從創(chuàng)建，到發(fā)展過程中不斷摸索進(jìn)步的成果，是企業(yè)在處理重大決策時(shí)，作出科學(xué)分析，揚(yáng)長避短，制定科學(xué)合理規(guī)劃的重要范本。提高檔案收集整理歸檔的效率，有利于使企業(yè)的有關(guān)人員能夠迅速掌握企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r，遇到意外突發(fā)事件時(shí)，能夠及時(shí)調(diào)整戰(zhàn)略戰(zhàn)術(shù)以減少不必要的虧損，為企業(yè)的決策管理提供支持性依據(jù)。

二、當(dāng)前檔案收集整理歸檔工作遇到的問題

（一）企業(yè)對檔案收集整理歸檔力度不佳

目前，我國企業(yè)存在忽視對檔案文書收集整理的歸檔，導(dǎo)致檔案管理方面出現(xiàn)嚴(yán)重問題，具體問題如下：

一是，有些企業(yè)竟然出現(xiàn)文件檔案缺失現(xiàn)象，造成檔案管理的斷檔，嚴(yán)重影響了日常發(fā)展。二是，有些企業(yè)還在采用傳統(tǒng)落后的文字資料形式來收集整理文書檔案，而未能淘汰落后的工作方式，改用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)電子信息技術(shù)對文書檔案進(jìn)行有效整理，導(dǎo)致檔案收集整理的效率極為緩慢。三是，檔案收集整理的流程不規(guī)范，對文件資料的區(qū)分不是很細(xì)致，導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)混亂，檔案無法及時(shí)歸檔，影響企業(yè)的日常發(fā)展。四是文書檔案缺少可靠性，不能適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展速度。

（二）檔案管理人員對檔案的管理意識較差

當(dāng)前，我國企業(yè)越來越重視檔案文書的收集整理歸檔工作，這也使廣大的檔案管理人員的任務(wù)有所加重，要求其越發(fā)重視對文書方案的收集與整理。但從宏觀上來說，企業(yè)的檔案管理工作仍然未能落到實(shí)處。主要原因是檔案管理人員的素質(zhì)有待提高，無法與檔案管理工作資料多、任務(wù)大的特點(diǎn)相適應(yīng)。

一是，檔案管理人員受素質(zhì)與能力的限制，導(dǎo)致檔案收集整理歸檔過程中，出現(xiàn)檔案收集不全面，整理不細(xì)致，分類不明確等問題。這些問題得不到解決，從而影響檔案的查詢。相關(guān)人員無法迅速獲取相關(guān)方面的有效信息，把時(shí)間、精力浪費(fèi)在對檔案文書的查詢工作上，耽誤了正常工作的有效進(jìn)行，進(jìn)而影響日常工作。

二是，文書檔案整理的可靠性較差，部分企業(yè)的相關(guān)工作人員為了應(yīng)付上級的指示與安排，力圖省事，以節(jié)省時(shí)間、精力，偽造文書檔案資料，導(dǎo)致所收集歸檔的檔案文書嚴(yán)重缺少可靠性與真實(shí)性，對企業(yè)的各項(xiàng)工作的開展造成嚴(yán)重?fù)p害。

三是，部分文書檔案存在嚴(yán)重缺失，資料缺頁、斷章的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，使文書檔案出現(xiàn)空擋，不利于企業(yè)人事方面的處理。

（三）檔案收集整理方式與技術(shù)較為落后

在社會不斷發(fā)展的今天，部分企業(yè)的檔案收集整理工作還在采用傳統(tǒng)的人工筆錄方式，這與現(xiàn)代高科技電子信息技術(shù)顯得極為不協(xié)調(diào)。如此一來，企業(yè)出現(xiàn)檔案收集管理工作的效率極為低下與檔案管理不到位的問題。隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展與社會的進(jìn)步，這就要求企業(yè)應(yīng)該改變傳統(tǒng)，推陳出新，采用先進(jìn)的檔案文書收集整理方式，提高行政效率，促進(jìn)日常工作的開展。

三、檔案收集整理歸檔工作的解決措施

（一）規(guī)范管理工作

由于企業(yè)存在忽視對檔案文書收集整理的歸檔，導(dǎo)致檔案管理方面出現(xiàn)嚴(yán)重問題，極易出現(xiàn)工作不到位的現(xiàn)象。首先，我國企業(yè)應(yīng)轉(zhuǎn)變思想，充分認(rèn)識到檔案收集管理工作對于企業(yè)發(fā)展的重要性，建立健全檔案收集管理制度。其次，加強(qiáng)對所收集整理后的檔案文書進(jìn)行不定期排查，檢測出其中是否存在檔案缺失的現(xiàn)象。如果存在此現(xiàn)象，應(yīng)與相關(guān)人員進(jìn)行有效溝通，將檔案缺失部分補(bǔ)充完好，確保檔案管理工作的順利進(jìn)行。再次，采用電子計(jì)算機(jī)技術(shù)，進(jìn)行檔案收集整理，提高收集整理的效率。最后，規(guī)范檔案收集管理流程，注意檔案的區(qū)分，避免檔案管理的混亂。

（二）增強(qiáng)人員培訓(xùn)

企業(yè)要增強(qiáng)對檔案管理人員的訓(xùn)練，提高其能力與知識素養(yǎng)，使檔案收集更加全面，整理更加細(xì)致，分類更加明確，使相關(guān)人員迅速獲取相關(guān)方面的有效信息。

檔案管理人員應(yīng)提高工作能力及工作認(rèn)真度，要對所收集的檔案進(jìn)行細(xì)致的檢測與鑒別，從而判斷出所收集整理的檔案是否具有可靠性。認(rèn)真檢查檔案是否齊全、是否存在缺頁少章的現(xiàn)象，切忌為力圖省事而應(yīng)付了事，帶來不可預(yù)測的麻煩與后果。

（三）創(chuàng)新工作渠道

在新時(shí)代下，如何改變傳統(tǒng)的檔案收集整理方式，對部分企業(yè)來講，迫在眉睫。企業(yè)應(yīng)大膽創(chuàng)新，變革落后的生產(chǎn)方式，以適應(yīng)當(dāng)前的社會發(fā)展。

一方面，要實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化、信息化，以取代傳統(tǒng)的人工筆錄的落后方式。檔案管理人員應(yīng)保持一種創(chuàng)新意識，采用先進(jìn)的生產(chǎn)方式，提高行政效率。如，把錄音、錄像、光盤等媒介當(dāng)做新的檔案資源進(jìn)行有效管理，雖然需要對歸檔方式進(jìn)行相應(yīng)的轉(zhuǎn)變，但是必定會極大提高檔案收集整理歸檔的效率。

另一方面，在文書檔案收集整理工作開展前，做好相應(yīng)的宣傳工作，引導(dǎo)檔案管理人員在收集整理檔案時(shí)，提升服務(wù)水平與意識，更加積極地深入到檔案收集整理的工作中，實(shí)現(xiàn)檔案有效收集的目的。

四、結(jié)語

企業(yè)的檔案收集整理歸檔工作十分重要，與企業(yè)的發(fā)展密切相關(guān)。只有加強(qiáng)對檔案的監(jiān)督與管理，增強(qiáng)相關(guān)人員的能力素質(zhì)，改進(jìn)生產(chǎn)方式，才能有效提高工作效率。