新時(shí)期企業(yè)辦公室管理實(shí)踐思考

蒲偉偉

中圖分類號(hào)：C931.4 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2017）11-000-01

摘 要 企業(yè)在經(jīng)營(yíng)過程中，隨著面臨問題的增加，對(duì)其內(nèi)部管理能力提出了更高的要求，辦公室作為企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的重要組成部分作用凸顯?；诖耍疚耐ㄟ^分析新時(shí)期辦公室管理出現(xiàn)的問題，重點(diǎn)在更新思想觀念、完善規(guī)章制度、優(yōu)化辦公室職能等方面提出了改進(jìn)措施，以供參考。

關(guān)鍵詞 企業(yè)辦公室管理 人員配置 服務(wù)理念

現(xiàn)代企業(yè)的辦公室是一個(gè)綜合部門，在企業(yè)中既是橋梁、又是樞紐。辦公室在發(fā)揮輔助決策、協(xié)調(diào)各部門工作、服務(wù)保障等方面的重要作用，直接體現(xiàn)了一個(gè)單位的綜合實(shí)力與素質(zhì)。完善辦公室管理，對(duì)轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)、營(yíng)造企業(yè)良好工作氛圍、調(diào)動(dòng)員工工作積極性、提高企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效率有重要意義。

一、新時(shí)期企業(yè)辦公室管理存在的問題

（一）企業(yè)辦公室管理方式陳舊

一些企業(yè)的辦公室管理模式較為陳舊，采用經(jīng)驗(yàn)式管理，沒有做到制度化、規(guī)范化，企業(yè)也沒有將辦公室管理方法納入統(tǒng)一的制度和規(guī)范中。管理方式陳舊的缺陷有以下幾點(diǎn)：（1）一部分辦公室工作人員服務(wù)意識(shí)與規(guī)范化管理意識(shí)淡薄，認(rèn)為辦公室就是給領(lǐng)導(dǎo)跑腿、打雜的部門，處理問題較為被動(dòng)。此外，一些辦公室人員工作態(tài)度不端正，且由于自身?xiàng)l件不能達(dá)到崗位要求等原因，造成無法對(duì)工作進(jìn)行創(chuàng)新，辦事效率低下，處理問題不當(dāng)。（2）辦公室考核工作不完善、管理混亂無章、不同崗位的職責(zé)劃分不明確等問題，使得辦公室管理與工作能力不足，各項(xiàng)工作任務(wù)不能很好地完成。（3）辦公室對(duì)于出現(xiàn)的問題沒有制定相應(yīng)的制度，導(dǎo)致執(zhí)行力低，管理混亂。

（二）企業(yè)辦公室設(shè)備落后工作效率低

在新時(shí)期，提高企業(yè)的工作效率是實(shí)現(xiàn)企業(yè)利益最大化的保證，但需要注意的是，現(xiàn)在很多企業(yè)辦公室中所使用的設(shè)備落后、陳舊，甚至很多需要用手工實(shí)現(xiàn)，這種情況直接導(dǎo)致了辦公室獲取信息滯后，影響辦公室辦事效率和職能實(shí)現(xiàn)。此外，一些員工由于對(duì)辦公室職責(zé)重點(diǎn)把握不清或?qū)ぷ魅狈崆椋瑢?duì)領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的任務(wù)只進(jìn)行最基本的處理，而把大量時(shí)間放在日常事務(wù)如打掃衛(wèi)生、資料整理等工作上，缺乏對(duì)決策制定的輔助作用，不利于辦公室職能的發(fā)揮。

二、新時(shí)期企業(yè)辦公室管理實(shí)踐措施

（一）改變陳舊思想觀念更新服務(wù)理念

接待服務(wù)，是辦公室的一個(gè)主要職能，通過做好對(duì)領(lǐng)導(dǎo)、員工、客戶等不同人員的接待工作，展現(xiàn)本企業(yè)的良好印象，這對(duì)企業(yè)未來的發(fā)展至關(guān)重要。因此，辦公室人員在為領(lǐng)導(dǎo)做好輔助工作的同時(shí)，也要更新服務(wù)理念，樹立正確的服務(wù)觀念，給基層人員以優(yōu)質(zhì)的保障與服務(wù)。

更新服務(wù)理念，在另一個(gè)方面要做到對(duì)員工來訪的接待。辦公室的職能，是輔助決策和提供服務(wù)，而對(duì)員工來訪的重視，不僅可以讓辦公室和公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)企業(yè)管理現(xiàn)狀有了更深刻的了解，還可拉近企業(yè)與員工的距離，讓員工有歸屬感。因此，辦公室要完善職工來訪渠道，讓公司管理層及時(shí)了解企業(yè)發(fā)展情況，緩解企業(yè)與員工、員工與員工間的矛盾，通過關(guān)注和解決員工工作與生活難題，促進(jìn)企業(yè)和諧、穩(wěn)定發(fā)展。

（二）建立健全辦公室各項(xiàng)規(guī)章制度

要實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公室的規(guī)范化、制度化，完善辦公室各項(xiàng)規(guī)章制度是重點(diǎn)。企業(yè)規(guī)范辦公室的事務(wù)處理程序、處理標(biāo)準(zhǔn)、各個(gè)員工的崗位職責(zé)，要做到以下兩點(diǎn)：（1）對(duì)辦公室人員的崗位職責(zé)加以明確，將辦公室每一件事務(wù)、每一個(gè)職責(zé)、每一項(xiàng)權(quán)利義務(wù)都分解落實(shí)到每一個(gè)位員工身上，并形成規(guī)范化流程。通過職責(zé)的明確，才能使辦公室人員責(zé)、權(quán)、利清晰，促進(jìn)工作任務(wù)順利完成。（2）理順每一件工作的處理程序，為提高員工的工作效率，減少失誤，方便員工找到工作規(guī)律。辦公室要嚴(yán)格按程序辦事，辦公室在制定規(guī)章制度時(shí)，要保證制度的科學(xué)性、可行性，確保每一個(gè)規(guī)章制度都有實(shí)施的環(huán)境。此外，部門之間不可因制度的不同產(chǎn)生沖突，因此要保證制度的融合性。例如：某公司辦公室在公司內(nèi)部審批方面的管理規(guī)定，有如下幾點(diǎn)：第一、規(guī)定總公司中的各個(gè)部門，各子公司、專業(yè)公司等需用書面呈批件的形式向總公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行工作匯報(bào)項(xiàng)目審批。第二、總公司各個(gè)部門的呈批件，從該部門直接送到分管領(lǐng)導(dǎo)處，在審批后返回該部門辦理。如出現(xiàn)分管領(lǐng)導(dǎo)無法處理的情況，需由辦公室呈送總經(jīng)理處審批，在批示后經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審閱返回原部門。第三、呈批件由總公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，辦公室將呈報(bào)件復(fù)印件返辦理部門，呈報(bào)件原件存檔。通過以上規(guī)章制度，大大提高了辦公室辦事效率，實(shí)現(xiàn)了公司的內(nèi)部合理化運(yùn)作。

（三）對(duì)辦公室的職能與人員配置進(jìn)行優(yōu)化

很多企業(yè)辦公室的職責(zé)紛繁復(fù)雜，一方面，辦公室要為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，按領(lǐng)導(dǎo)要求辦事，另一方面，辦公室要協(xié)調(diào)各個(gè)部門的工作，使辦公室人員在處理具體事務(wù)時(shí)，在很大程度上限制了辦公室職權(quán)的行使。因此，企業(yè)要對(duì)辦公室的職能進(jìn)行規(guī)范和明確，如果是辦公室的本職工作，就由辦公室人員處理，如果是非辦公室性質(zhì)的任務(wù)，就要把任務(wù)從辦公室分離。而且要平衡辦公室與其他部門及辦公室內(nèi)部的各個(gè)職能，如果辦公室工作任務(wù)多、管理范圍廣，企業(yè)要相應(yīng)增加辦公室的權(quán)利與職能，如辦公室中某種任務(wù)比較重要，就要相應(yīng)增加職員，對(duì)辦公室人員結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化。此外，針對(duì)企業(yè)辦公室設(shè)備落后的問題，企業(yè)要將專項(xiàng)資金投入到辦公室設(shè)備的采辦、以及設(shè)備維修與更新上來，通過提高辦公室硬件設(shè)備水平，保證辦公室的事務(wù)處理效率。

三、結(jié)語

綜上所述，辦公室通過更新服務(wù)理念、促進(jìn)管理制度化，明確崗位職責(zé)可完善辦公室管理。通過分析可得，辦公室管理的完善，對(duì)營(yíng)造企業(yè)良好工作氛圍、提高企業(yè)工作效率、促進(jìn)企業(yè)平穩(wěn)發(fā)展意義重大。因此，辦公室應(yīng)采取以上措施，完善辦公室管理。

參考文獻(xiàn)：

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