完善物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制管理的幾點建議

吳春紅

【摘 要】內(nèi)部控制管理工作對于企業(yè)經(jīng)營目標的實現(xiàn)、經(jīng)濟效益的提升、成本的降低有著非常重要的作用。內(nèi)部控制管理是企業(yè)日常經(jīng)營發(fā)展過程中不可或缺的工作，夯實企業(yè)基礎(chǔ)管理工作是保證企業(yè)運營發(fā)展的前提。內(nèi)部控制管理的最終目標是實現(xiàn)企業(yè)價值最大化。物業(yè)企業(yè)完善企業(yè)內(nèi)部控制制度，能夠保障投資者的合法權(quán)益，對企業(yè)良性健康發(fā)展具有非常重要的意義。物業(yè)管理在我國已有30年的歷史，30年來物業(yè)企業(yè)有了長足的發(fā)展，而物業(yè)企業(yè)的內(nèi)部控制管理相較于物業(yè)管理的發(fā)展而言略顯滯后，物業(yè)企業(yè)管理者的內(nèi)控意識和內(nèi)控管理方法還存在一些問題。本文在分析物業(yè)管理公司加強內(nèi)部控制管理的重要性基礎(chǔ)上，深入探討了當前物業(yè)管理公司內(nèi)部控制存在的問題，比如：企業(yè)管理者自身對內(nèi)控管理認識不足，內(nèi)部控制制度不健全；企業(yè)的內(nèi)部控制制度缺乏連貫性，難以發(fā)揮促進和監(jiān)管的作用；企業(yè)技術(shù)崗位人員風(fēng)險意識不足，專業(yè)素質(zhì)不高等，并分析了這些問題的成因；最后，針對性的提出了加強物業(yè)管理公司內(nèi)部控制的對策措施。

【關(guān)鍵詞】物業(yè)企業(yè)；內(nèi)部控制；監(jiān)督機制；風(fēng)險防范

一、引言

內(nèi)控管理工作對于企業(yè)經(jīng)營目標的實現(xiàn)、經(jīng)濟效益的提升、成本的降低有著非常重要的作用。內(nèi)控管理是企業(yè)日常經(jīng)營發(fā)展過程中不可或缺的工作，夯實企業(yè)基礎(chǔ)管理工作是保證企業(yè)運營發(fā)展的前提。內(nèi)控管理的最終目標是實現(xiàn)企業(yè)價值最大化。物業(yè)企業(yè)完善企業(yè)內(nèi)部控制制度，是保障投資者的合法權(quán)益，對企業(yè)良性健康發(fā)展具有非常重要的意義。

物業(yè)管理在我國已有30年的歷史，30年來物業(yè)企業(yè)有了長足的發(fā)展，而物業(yè)企業(yè)的內(nèi)控管理相較于物業(yè)管理的發(fā)展而言略顯滯后，物業(yè)企業(yè)管理者的內(nèi)控意識和內(nèi)控管理方法還存在一些問題。隨著經(jīng)濟的發(fā)展以及同行業(yè)競爭程度的不斷升級，物業(yè)企業(yè)管理的內(nèi)部控制制度成為企業(yè)核心競爭力的關(guān)鍵因素。企業(yè)內(nèi)部控制制度需要根據(jù)自身的發(fā)展不斷更新和完善，才能使內(nèi)控制度在企業(yè)發(fā)展歷程中得到有效發(fā)揮。

二、A物業(yè)管理公司內(nèi)部控制管理存在的問題

某某地產(chǎn)公司是香港A上市公司旗下內(nèi)地物業(yè)旗艦，是內(nèi)地最具規(guī)模的房地產(chǎn)發(fā)展商之一。作為某某地產(chǎn)子公司的A物業(yè)管理公司， 是較早進入內(nèi)地發(fā)展物業(yè)企業(yè)的港企之一，憑借集團在香港及國內(nèi)管理的豐富經(jīng)驗及優(yōu)秀團隊，在國內(nèi)提供卓越的管理服務(wù)。公司秉承“同業(yè)中的領(lǐng)先者”的發(fā)展策略，近年來業(yè)務(wù)在內(nèi)地蓬勃發(fā)展。雄厚的人才儲備以及長遠的人才吸納、培養(yǎng)規(guī)劃，擁有一支由眾多經(jīng)驗豐富的業(yè)界精英組成的管理團隊。其中不乏具有管理星級酒店經(jīng)驗和管理公寓、小區(qū)、寫字樓的高級復(fù)合型人才。

然而，當時在進入內(nèi)地經(jīng)營5年后出現(xiàn)嚴重虧損，數(shù)千萬元的欠費沒有及時追回，造成資金鏈嚴重斷層，如果不是當時的高層決定調(diào)整領(lǐng)導(dǎo)班子實施全面整改，全面提升企業(yè)內(nèi)部控制，企業(yè)就不會有現(xiàn)在的發(fā)展。

縱觀A物業(yè)管理公司發(fā)展過程，可以看出其核心問題是企業(yè)的內(nèi)控管理環(huán)節(jié)存在嚴重疏漏，組織機構(gòu)設(shè)置不合理，責(zé)、權(quán)、利不清導(dǎo)致管理失控、資金回收不及時、資金管理不當、缺乏監(jiān)管等環(huán)節(jié)一系列問題。內(nèi)部控制存在的問題具體主要體現(xiàn)在以下幾方面：

1.企業(yè)管理者自身對內(nèi)控管理認識不足，內(nèi)部控制制度不健全

由于以前的管理者對內(nèi)控認識不足，工作流程和管理制度不規(guī)范，缺乏監(jiān)管環(huán)節(jié)。以財務(wù)崗位設(shè)置為例，以前項目財務(wù)只設(shè)置兩名財務(wù)人員，一名收銀員兼做出納；另一名會計在收銀員休息時兼做收銀員的工作。財務(wù)制度形同虛設(shè)，崗位設(shè)置和分工違背了不相容職務(wù)應(yīng)分離的原則，很容易發(fā)生舞弊行為。

2.企業(yè)的內(nèi)部控制制度缺乏連貫性，難以發(fā)揮促進和監(jiān)管的作用

建立的內(nèi)控控制制度缺乏合理性，內(nèi)部控制的體系不夠健全，企業(yè)管理者存在重業(yè)務(wù)輕管理的意識，關(guān)鍵時刻制度讓位于業(yè)務(wù)，使制度形同虛設(shè)。部門之間未形成良好的內(nèi)部監(jiān)督機制，難以起到制約效果。雖然制定了內(nèi)控制度，落實在具體工作中時卻流于形式，領(lǐng)導(dǎo)看重業(yè)績，忽略內(nèi)部控制、監(jiān)督等管理環(huán)節(jié)，使制度成為一紙空文。

3.企業(yè)技術(shù)崗位人員風(fēng)險意識不足，專業(yè)素質(zhì)不高

以財務(wù)部門為例，財務(wù)部隸屬于項目客服部，存在“外行管理內(nèi)行”的現(xiàn)象，由于管理不對口，且崗位人員專業(yè)素質(zhì)不高，賬目記錄不規(guī)范，沒有嚴格的復(fù)審制度，無法起到監(jiān)管的功能?；谖飿I(yè)行業(yè)性的特點，物業(yè)費欠費統(tǒng)計就顯得尤為重要，然而，應(yīng)收數(shù)據(jù)庫資料不完整，數(shù)據(jù)更新不及時，業(yè)主變更信息不能及時掌握等一系列問題都對物業(yè)費的及時收回產(chǎn)生不利因素甚至導(dǎo)致壞賬損失的風(fēng)險。

4.企業(yè)監(jiān)督機制不健全

內(nèi)部審計工作由財務(wù)部門執(zhí)行，在形式上缺乏應(yīng)有的獨立性。審計人員的工作受到內(nèi)部各種因素的影響難以放開手腳真正的開展監(jiān)督工作，增加了企業(yè)財務(wù)風(fēng)險發(fā)生的可能性。缺乏專業(yè)的內(nèi)控管理人員，加之企業(yè)在運營過程中缺少對各部門、各崗位員工的工作規(guī)范化管理，員工對工作標準沒有具體的概念，不愿配合甚至排斥監(jiān)督管理，使內(nèi)控管理徒有虛名。

三、A物業(yè)管理公司內(nèi)部控制管理問題的成因分析

1.重業(yè)務(wù) 輕管理

導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部控制制度不健全，企業(yè)管理者對內(nèi)控管理認識不足的原因是當時的管理者只重視業(yè)務(wù)看中業(yè)績，而忽視了管理的重要性。一些管理方面的事物全憑個人判斷和經(jīng)驗甚至人情，缺乏對內(nèi)部管理控制重要性的認識。比如：員工的勞動合同到期而不及時續(xù)簽，認為該員工是老員工與企業(yè)是有感情的，不會出現(xiàn)問題，而當員工將企業(yè)告上法庭時，企業(yè)付出的代價是支付大額的賠償金。

2.制度形同虛設(shè)

企業(yè)的內(nèi)部控制制度形同擺設(shè)，不能起到促進和監(jiān)管的作用導(dǎo)致企業(yè)最終產(chǎn)生大量不良資產(chǎn)。以物業(yè)費催收為例，由于當時沒有績效考核這一環(huán)節(jié)，回款率的高低與員工的個人利益沒有掛鉤，導(dǎo)致催收工作缺乏力度，對不交費的業(yè)主沒有做到及時溝通、探究原因、及時為業(yè)主解決問題，導(dǎo)致巨額物業(yè)費無法收回。企業(yè)只能靠吃“老本”維持，資金跟不上，物業(yè)管理環(huán)境的建設(shè)就無從改善和發(fā)展，業(yè)主心生不滿，企業(yè)發(fā)展艱難。

3.風(fēng)險意識不足 忽略了崗位培訓(xùn)的重要性

在各專業(yè)崗位，專業(yè)人員缺乏風(fēng)險意識，專業(yè)培訓(xùn)出現(xiàn)空白，專業(yè)知識更新跟進不足。以財務(wù)部門為例，項目財務(wù)只設(shè)置兩名財務(wù)人員，且專業(yè)性不強，只能滿足收款、記賬的要求，一崗兼多職，產(chǎn)生這一現(xiàn)象的根本原因是當時的管理者對財務(wù)工作的重要性認識不足，認為只要把錢收上來就OK，忽視了財務(wù)工作這一環(huán)節(jié)在整個項目工作中的重要性。

4.制度執(zhí)行與考核脫節(jié)

企業(yè)缺乏監(jiān)督機制產(chǎn)生的后果就是制度與實際脫節(jié)。制度出臺后，是否真正落實到了實際工作中，沒有相應(yīng)的審計、考核機制跟進，且內(nèi)控被各種因素所影響，難以發(fā)揮真正的監(jiān)督作用。

四、加強A物業(yè)管理公司內(nèi)部控制管理的對策措施

物業(yè)公司的財務(wù)內(nèi)控是企業(yè)發(fā)展的核心，它是有效防范財務(wù)風(fēng)險的前提，而防范財務(wù)風(fēng)險是促進財務(wù)內(nèi)部控制進行的保障。下面是本人對完善物業(yè)行業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制管理的幾點建議：

1.以有效制衡為前提，合理劃分崗位職責(zé)；以內(nèi)部控制制度為指引，為企業(yè)發(fā)展護航

不相容職務(wù)分離控制 控制環(huán)境主要反映企業(yè)管理者和相關(guān)人員對控制的態(tài)度、認識和行動。應(yīng)提升管理者對內(nèi)控管理重要性的思想認識和經(jīng)營管理作風(fēng)。整合組織結(jié)構(gòu)，明確職權(quán)和責(zé)任。使內(nèi)部控制、內(nèi)部監(jiān)管工作落實到實處，改變重經(jīng)營輕管理的意識，使財務(wù)監(jiān)督職能發(fā)揮出應(yīng)有的作用。具體措施就是將原隸屬于項目客服部的財務(wù)人員分離出來，調(diào)整為隸屬公司財務(wù)部，合理配置財務(wù)崗位，收銀員、出納、會計工作相互分離，形成有效監(jiān)管機制。“內(nèi)部牽制”是不相容職務(wù)分離的核心，在進行崗位設(shè)置時應(yīng)以形成有效的制衡機制為前提，在滿足企業(yè)崗位需求的同時要加強員工的職業(yè)道德宣傳與專業(yè)培訓(xùn)工作，培養(yǎng)綜合素質(zhì)的財務(wù)人員，明確規(guī)定各個崗位的權(quán)限，使監(jiān)督審核職務(wù)與經(jīng)管執(zhí)行職務(wù)相分離；授權(quán)審批職務(wù)與執(zhí)行職務(wù)相分離等達成內(nèi)部牽制、有效制衡。

2.運用信息化管理工具，提高財務(wù)工作時效性；依托內(nèi)控管理制度，降低企業(yè)產(chǎn)生不良資產(chǎn)的風(fēng)險

建立扎實的會計基礎(chǔ)工作。扎實的會計基礎(chǔ)工作是財務(wù)管理工作的前提和重要環(huán)節(jié)，也是財務(wù)管理工作質(zhì)量的重要保障。隨著社會的發(fā)展，傳統(tǒng)的會計核算已經(jīng)無法適應(yīng)社會發(fā)展的需要，隨著社會信息化的發(fā)展，財務(wù)人員的工作更多的借助于ERP等信息化管理工具，財務(wù)信息化有助于實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，保證了核算口徑、財務(wù)數(shù)據(jù)的一致性。為此，財務(wù)部改進收費方式，引進“紅蘋果”收費系統(tǒng)，由原來的手工掛賬、收費改為用系統(tǒng)掛賬、收費，簡化了收銀員的工作量，提高了收費的準確率，做到數(shù)據(jù)實時共享，為客服部門的催收工作提供了及時的數(shù)據(jù)支持。提升了工作效率。

除此之外，庫存材料出入庫管理也采用了系統(tǒng)化處理，改變了陳舊的手工臺賬的模式，現(xiàn)在只需將入庫材料的編碼輸入系統(tǒng)，系統(tǒng)會自動識別編碼彈出相應(yīng)的物品名稱，庫管人員輸入單價和數(shù)量，金額自動生成；提高了出庫、入庫單填寫的效率，使單據(jù)更為規(guī)范，也提高了計算結(jié)果的準確性。

催收人員的個人業(yè)績應(yīng)與績效考核相結(jié)合，采取樓管負責(zé)制，回款情況與年末獎金掛鉤，激發(fā)客服人員的催收熱情。客服催收人員是物業(yè)公司的對外窗口，是物業(yè)公司、集團公司社會形象的體現(xiàn)，因此應(yīng)提高催收人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，以增強業(yè)主對物業(yè)公司的認同感，樹立公司良好的社會形象。

3.員工應(yīng)加強風(fēng)險防范，樹立與企業(yè)風(fēng)險共擔(dān)的意識

加強企業(yè)員工風(fēng)險防范意識：只有牢固樹立員工與企業(yè)共擔(dān)風(fēng)險的理念，才能使員工以企業(yè)為本，樹立風(fēng)險意識。提高回款率，盡快收回資金，需要各部門打破“各自為政” “ 事不關(guān)己” 的作風(fēng)，財務(wù)部及時將客戶信息通報客服部，客服部根據(jù)信息聯(lián)合工程部、安保部等職能部門有效采取有效措施及時跟進催收工作，取得了良好效果。

4.加強各項內(nèi)控管理制度的落實

（1）嚴格授權(quán)審批制度 各司其職 各負其責(zé)

嚴格授權(quán)審批制度 授權(quán)審批制度是企業(yè)內(nèi)控環(huán)境的一個重要方面，要求企業(yè)根據(jù)常規(guī)授權(quán)和特別授權(quán)的具體規(guī)定，明確辦理業(yè)務(wù)和事項的權(quán)限和范圍，授權(quán)人承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。①明確授權(quán)權(quán)限；建立授權(quán)審批體系，編制授權(quán)索引，明確授權(quán)人的權(quán)限，授權(quán)索引應(yīng)下發(fā)至企業(yè)各業(yè)務(wù)部門。明確授權(quán)的內(nèi)容和范圍，被授權(quán)人要清楚自己的權(quán)利限制。②授權(quán)的大小與授權(quán)人及被授權(quán)人的級別相適應(yīng)。③權(quán)責(zé)要同時具備。享有權(quán)利的同時要承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，要有崗位責(zé)任制的制約。④企業(yè)應(yīng)建立述職機制。管理者應(yīng)將自己履行崗位的職責(zé)、工作中的成績、不足以及對今后工作的設(shè)想、合理化建議等以書面及口述形式向授權(quán)人做階段性的匯報闡述。⑤授權(quán)應(yīng)以書面形式并通報企業(yè)員工。

（2）加強財產(chǎn)保護制度 防止企業(yè)資產(chǎn)流失

保障財產(chǎn)安全特別是資產(chǎn)安全是企業(yè)內(nèi)部控制的重要環(huán)節(jié)。應(yīng)限制未經(jīng)授權(quán)的人員對財產(chǎn)的直接接觸和處置，對員工加強愛護企業(yè)資產(chǎn)的宣傳教育工作，保障財產(chǎn)的安全完整。應(yīng)建立資產(chǎn)報廢審批流程，明確報廢審批權(quán)限，報廢資產(chǎn)統(tǒng)一處置收益應(yīng)由專人負責(zé)及時上交財務(wù)部門入賬。防止企業(yè)資產(chǎn)的流失。此外，應(yīng)進一步完善和建立盤點制度，分為定期盤點和不定期抽查清盤同步進行，資金要建立“日清月結(jié)”制度，做到賬實相符、賬賬相符。建立完善應(yīng)收賬款催收制度，對欠費進行賬齡分析，明確責(zé)任，防止和降低壞賬風(fēng)險。

（3）合理運用預(yù)算管理控制 強化管理控制力度

預(yù)算管理控制 預(yù)算管理是企業(yè)內(nèi)部控制的重要手段。預(yù)算管理水平的高低直接影響企業(yè)未來的財務(wù)狀況和經(jīng)營成果。全面的預(yù)算管理可以促進企業(yè)在經(jīng)營活動中的內(nèi)部控制，提升企業(yè)的管理水平。

推行預(yù)算管理的前提是企業(yè)管理者要將預(yù)算管理工作提升到企業(yè)戰(zhàn)略的高度上來，重視預(yù)算管理工作。全面預(yù)算管理有利于充分挖掘企業(yè)內(nèi)在潛力，有助于防范企業(yè)的財務(wù)風(fēng)險，為企業(yè)的戰(zhàn)略實施保駕護航。預(yù)算批準后，應(yīng)建立相應(yīng)的預(yù)算執(zhí)行管理機制，細化預(yù)算執(zhí)行審批流程，并將預(yù)算執(zhí)行結(jié)果與年終績效考核掛鉤，使員工積極參與到預(yù)算的編制與實施的工作中來，調(diào)動員工的工作積極性。預(yù)算執(zhí)行部門要深入分析預(yù)算實施狀況，進行預(yù)算目標與實際結(jié)果對比分析，找出差距分析原因并在具體工作中不斷完善，縮小實際與預(yù)算目標的差距。

（4）培養(yǎng)管理型財務(wù)人員 提升財務(wù)管理水平

提高企業(yè)財務(wù)人員的財務(wù)分析能力——財務(wù)人員素質(zhì)的高低將對企業(yè)財務(wù)內(nèi)部控制的貫徹執(zhí)行產(chǎn)生直接的影響。財務(wù)人員應(yīng)與時俱進，積極向管理型會計轉(zhuǎn)變。一方面，企業(yè)應(yīng)培養(yǎng)財務(wù)分析方面的人才，提高現(xiàn)財務(wù)人員的管理意識，提高企業(yè)總體財務(wù)分析水平和能力，通過財務(wù)分析，給企業(yè)的管理者提供決策依據(jù)；另一方面，企業(yè)應(yīng)做好人才的儲備，面對市場激烈的人才競爭，應(yīng)加大在財務(wù)管理工作方面的投入，引進財務(wù)管理綜合型人才，提升企業(yè)的財務(wù)管理水平。

實踐證明完善物業(yè)行業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制管理，建立科學(xué)完善的內(nèi)部控制規(guī)范，加強風(fēng)險防范意識，規(guī)避和降低企業(yè)風(fēng)險，有助于企業(yè)適應(yīng)當下社會環(huán)境下的高效快速的發(fā)展，加強企業(yè)在同行業(yè)的發(fā)展地位及競爭實力，使企業(yè)實現(xiàn)長久可持續(xù)發(fā)展的目標。

五、結(jié)語

建立科學(xué)的內(nèi)控管理機制是物業(yè)企業(yè)發(fā)展的根基，實現(xiàn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的前提是增強企業(yè)自身的競爭力。A物業(yè)管理公司自2008年整改，歷經(jīng)3年的時間，數(shù)千萬元的欠費被追回，資金鏈運轉(zhuǎn)有序，員工福利得到提升，公司各項業(yè)務(wù)得到了長足發(fā)展。在管理上與國際接軌，通過了ISO9001質(zhì)量管理體系認證和ISO4001環(huán)境管理體系認證，使公司的管理步入了標準化、程序化軌道，并將先進的管理方式與中國內(nèi)地的實際情況相結(jié)合，獨創(chuàng)出了“業(yè)主至上”的酒店式物業(yè)管理新模式，向著可持續(xù)發(fā)展的更高目標邁進。

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