往來款清理過程中發(fā)現(xiàn)的問題及啟示

張茜

【摘 要】本文主要論述了往來款清理過程中最為常見的兩個(gè)問題“長(zhǎng)期掛賬”和“單邊掛賬”，并以YJ公司為例，提出了應(yīng)對(duì)這兩個(gè)問題的解決方法。同時(shí)，結(jié)合實(shí)際工作，提出通過往來輔助設(shè)計(jì)來提高財(cái)務(wù)人員在關(guān)聯(lián)統(tǒng)計(jì)、核算明晰、賬齡分析方面工作有效性，并且通過將往來款引入績(jī)效考核指標(biāo)的思路加強(qiáng)企業(yè)往來款管理。

【關(guān)鍵詞】往來賬款；清理；問題；啟示

一、引言

往來賬款是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中因發(fā)生供銷產(chǎn)品、提供或接受勞務(wù)而形成的債權(quán)、債務(wù)關(guān)系。隨著經(jīng)濟(jì)體制的不斷改革，我國的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境得到較大改善。隨之，企業(yè)間的關(guān)系也愈加密切，各式各樣的企業(yè)間往來款數(shù)量也在顯著增加。對(duì)于國有企業(yè)而言，加強(qiáng)往來賬款管理，不但能夠有效加強(qiáng)國有企業(yè)資產(chǎn)管理工作，切實(shí)有效履行好國有資產(chǎn)保值增值任務(wù)，更能夠幫助企業(yè)識(shí)別化解經(jīng)營過程中損失的潛在風(fēng)險(xiǎn)，增強(qiáng)企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，充分調(diào)動(dòng)資金，確保在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中保持自身優(yōu)勢(shì)。

二、往來款清查的工作思路

由于往來款清查是一項(xiàng)不能產(chǎn)生直接經(jīng)濟(jì)效益的工作，涉及部門廣、人員多，往往出力不討好，因此要將往來款清查工作推行下去，首先應(yīng)該由企業(yè)管理層參與其中，其次應(yīng)該成立清查專項(xiàng)小組，再者應(yīng)該明晰清查對(duì)象、時(shí)間、內(nèi)容、清查結(jié)果等的清理步驟，最終清查結(jié)果應(yīng)通過企業(yè)董事會(huì)或經(jīng)理辦公會(huì)的決議后下發(fā)執(zhí)行，并由清查專項(xiàng)小組跟進(jìn)后續(xù)整改情況。

三、往來款清理過程中發(fā)現(xiàn)的問題及應(yīng)對(duì)措施

1.往來款長(zhǎng)期掛賬。往來款長(zhǎng)期掛賬是企業(yè)往來款中最常見的現(xiàn)象。通常在往來款入賬之后，由于業(yè)務(wù)人員、財(cái)務(wù)人員責(zé)任心不足，工作缺乏積極主動(dòng)性，工作中責(zé)任劃分不清，遇到問題互相推諉；財(cái)務(wù)人員崗位調(diào)動(dòng)交接手續(xù)不完備、交接不清，或是“新官不管舊賬”，導(dǎo)致不愿意動(dòng)用現(xiàn)有資源去了解前任或更早的往來賬款；企業(yè)管理缺乏對(duì)往來款管理的認(rèn)識(shí)和重視程度，缺乏有效的監(jiān)管機(jī)制和手段；更有甚者，有些企業(yè)可能存在調(diào)整損益的考慮，將一些該確認(rèn)收入或成本費(fèi)用的款項(xiàng)，放于往來款中進(jìn)行調(diào)劑。

YJ公司目前存在的長(zhǎng)期掛賬主要有以下幾類：（1）未按合同約定的進(jìn)度進(jìn)行催收的債權(quán)性掛賬；（2）對(duì)已付款項(xiàng)未及時(shí)催收發(fā)票；（3）繳納的保證金在保證期限到期后未能及時(shí)退回；（4）對(duì)于項(xiàng)目研發(fā)過程中需要的緊急采購件未按照采購流程補(bǔ)齊手續(xù)等等原因造成導(dǎo)致長(zhǎng)期掛賬。

應(yīng)對(duì)措施：對(duì)于上述（1）（2）（3）類長(zhǎng)期掛賬，應(yīng)該在企業(yè)制度方面，建立往來賬款責(zé)任落實(shí)長(zhǎng)效機(jī)制，第一，應(yīng)明確往來款項(xiàng)最終責(zé)任人，由該責(zé)任人對(duì)款項(xiàng)付最終責(zé)任；第二，明確業(yè)務(wù)人員與財(cái)務(wù)人員的工作職責(zé)和分工，避免推諉；第三，將往來款責(zé)任機(jī)制落實(shí)到人員績(jī)效考核方面，例如：對(duì)銷售人員考核不應(yīng)僅將簽訂訂單，開具發(fā)票的多少作為績(jī)效考核標(biāo)準(zhǔn)，還應(yīng)考慮銷售回款，長(zhǎng)期掛賬金額、性質(zhì)等作為考核的指標(biāo)。對(duì)于上述問題（4）緊急件采購的手續(xù)不齊全，包括：選擇的供應(yīng)商不屬于招投標(biāo)入圍供應(yīng)商、網(wǎng)上采購急件的發(fā)票遺失、未簽訂采購合同、未及時(shí)下發(fā)采購計(jì)劃等問題，應(yīng)該修訂企業(yè)相關(guān)采購制度，補(bǔ)充明確緊急情況下采購的流程和手續(xù)。

2.往來款單邊掛賬。往來款大多是因?yàn)樯虡I(yè)信用的存在發(fā)展而來，正常情況下，一筆往來款的發(fā)生應(yīng)該在該筆款相關(guān)經(jīng)濟(jì)雙方的賬面得到同一體現(xiàn)，但有時(shí)也會(huì)存在單邊掛賬的情況。筆者總結(jié)通常有以下幾種情況：（1）寄售件年末未進(jìn)行暫估掛賬。寄售是指委托方先將貨物運(yùn)往寄售地，委托另外一個(gè)受托人，按照寄售協(xié)議規(guī)定的條件，由代銷人代替貨主進(jìn)行，貨物出售后，由代銷人向貨主結(jié)算貨款的一種貿(mào)易做法。而實(shí)務(wù)中，由于結(jié)算的不及時(shí)，往往導(dǎo)致受托方已經(jīng)掛賬而委托方尚未掛賬的情況。（2）有些企業(yè)為了調(diào)節(jié)本期的損益，人為將一些應(yīng)該轉(zhuǎn)入收入或者成本費(fèi)用的款項(xiàng)以往來款的形式長(zhǎng)期進(jìn)行掛賬。從而導(dǎo)致單邊賬的存在。（3）對(duì)于客商更名的情況，企業(yè)未及時(shí)取得相關(guān)更名證明，直接按照新名稱進(jìn)行掛賬，導(dǎo)致后期回款或者付款與原掛賬名稱不符，造成單邊掛賬。

應(yīng)對(duì)措施：首先對(duì)于寄售模式下的單邊掛賬，應(yīng)加強(qiáng)寄售件的管理，年末及時(shí)與代銷人對(duì)賬，取得代銷清單后及時(shí)入賬；其次對(duì)于以調(diào)整損益為目的的單邊掛賬屬于未嚴(yán)格遵守企業(yè)會(huì)計(jì)制度的行為，應(yīng)該嚴(yán)厲禁止，同時(shí)加強(qiáng)人員專業(yè)技能培訓(xùn)，并且加強(qiáng)和完善財(cái)務(wù)審核制度；最后對(duì)于客商更名導(dǎo)致掛賬混亂的情況，應(yīng)通知業(yè)務(wù)部門與客商保持聯(lián)系，遇有客商更名的情況，及時(shí)取得更名通知，財(cái)務(wù)人員根據(jù)更名通知將客商原名稱下的往來款調(diào)整至新名稱項(xiàng)下。

四、從YJ公司往來款清理得到的其他啟示

1.關(guān)聯(lián)交易較多的企業(yè)應(yīng)在科目設(shè)置時(shí)充分考慮設(shè)置輔助核算項(xiàng)目，以減少人為統(tǒng)計(jì)導(dǎo)致的遺漏、錯(cuò)誤，減少人工工作量，通過信息化手段，提高財(cái)務(wù)辦公效率。以YJ公司的銷售為例，主要是由行業(yè)內(nèi)部的關(guān)聯(lián)交易產(chǎn)生，在設(shè)置相關(guān)科目的輔助核算項(xiàng)目時(shí)，例如：“主營業(yè)務(wù)收入”、“應(yīng)收賬款”科目增加“客商輔助”、“是否納入合并”等選項(xiàng)。在查詢相關(guān)數(shù)據(jù)時(shí)，通過限定查詢條件，由系統(tǒng)直接統(tǒng)計(jì)。

2.對(duì)于獨(dú)立核算機(jī)構(gòu)下設(shè)多個(gè)能在業(yè)務(wù)、經(jīng)營上獨(dú)立的科室、廠部，為明晰賬務(wù)，減少對(duì)賬難度，可將輔助項(xiàng)目設(shè)置為樹形結(jié)構(gòu)。例如：XX集團(tuán)下設(shè)A煙廠、B煙廠，如下表設(shè)置輔助項(xiàng)目：

在進(jìn)行賬務(wù)處理時(shí)，需要掛賬至各科室、廠部，但在統(tǒng)計(jì)時(shí)可直接查詢“客商輔助”項(xiàng)目對(duì)下屬客商合并中的機(jī)構(gòu)進(jìn)行匯總。

3.通過財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)往來款賬齡。根據(jù)企業(yè)會(huì)計(jì)制度的要求，企業(yè)應(yīng)該在每個(gè)會(huì)計(jì)期末，對(duì)債權(quán)類往來合理估計(jì)壞賬損失并計(jì)提壞賬準(zhǔn)備。目前較多企業(yè)均是按照賬齡分析法來計(jì)提壞賬準(zhǔn)備。對(duì)于賬齡的分析，多數(shù)企業(yè)主要通過“新款核舊賬”的方式統(tǒng)計(jì)，也有少數(shù)往來款較少的企業(yè)通過手工匹配核銷的方式進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。前面提到的兩種方法通常有賬齡統(tǒng)計(jì)不準(zhǔn)確、工作量大、賬齡區(qū)分錯(cuò)誤等問題。

針對(duì)YJ公司的實(shí)際情況，對(duì)于按照訂單或者合同進(jìn)行開票，回款時(shí)，對(duì)方按照發(fā)票進(jìn)行付款。首先，應(yīng)在系統(tǒng)中設(shè)置應(yīng)核銷發(fā)票選項(xiàng)。其次，錄入回款信息時(shí)，財(cái)務(wù)人員對(duì)應(yīng)勾選相應(yīng)發(fā)票才能完成回款錄入。通過這一操作，期末時(shí)候可以通過系統(tǒng)迅速查詢每筆訂單的尾款以及生產(chǎn)往來款項(xiàng)賬齡分析表。當(dāng)然以上方法也具有一定的局限性，對(duì)于不能按訂單合同、發(fā)票結(jié)算，而是滾動(dòng)結(jié)算的一些往來款則不適用上述方法。

4.將往來款清理結(jié)果引入績(jī)效考核體系。很多企業(yè)都會(huì)定期或者不定期進(jìn)行往來款清理，而清理后的后續(xù)跟進(jìn)才是往來款清理的最終目的。應(yīng)該建立責(zé)任落實(shí)長(zhǎng)效機(jī)制，將每筆款項(xiàng)落實(shí)到最終責(zé)任人，并將其納入績(jī)效考核系統(tǒng)，從而督促最終責(zé)任人積極主動(dòng)參與到往來款的管理中來，從而能有效的增強(qiáng)企業(yè)管理體系建設(shè)和滿足精益化管理的需求，幫助企業(yè)向現(xiàn)代化的企業(yè)治理結(jié)構(gòu)邁進(jìn)。

五、結(jié)語

對(duì)往來款的清理是一個(gè)長(zhǎng)期，動(dòng)態(tài)的管理過程，關(guān)乎企業(yè)資金的使用效率和可持續(xù)發(fā)展的程度，而往來款的清理難度往往較大。希望通過本文能對(duì)后續(xù)工作的開展提供參考，財(cái)務(wù)人員也能根據(jù)實(shí)際工作總結(jié)出更適合自己企業(yè)的往來款管理方法。

參考文獻(xiàn)：

[1]張燕春.淺談企業(yè)往來款管理中幾點(diǎn)實(shí)用措施.現(xiàn)代商業(yè).2013年32期.

[2]何小璉.淺議企業(yè)往來款管理的問題與對(duì)策.中國商論.2016年12期.