淺析信息化背景下文書(shū)檔案管理工作的創(chuàng)新

竇志

摘 要：行政管理部門(mén)將本單位或者是地區(qū)的各種事務(wù)活動(dòng)記錄下來(lái)，形成文字進(jìn)行存檔，通常叫做文書(shū)檔案。文書(shū)檔案的內(nèi)容必須是真實(shí)的、完善的，與單位的生產(chǎn)與發(fā)展密切相關(guān)。所以，本單位的文書(shū)檔案管理人員必須做好文書(shū)檔案管理工作，相比之下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書(shū)檔案管理工作已經(jīng)跟不上時(shí)代的步伐，這就要求我們跟上科技的發(fā)展，充分運(yùn)用信息化技術(shù)創(chuàng)新管理文書(shū)檔案工作，提高管理水平。

關(guān)鍵詞：信息化背景下；文書(shū)檔案；管理工作；創(chuàng)新

當(dāng)代信息化管理是一個(gè)單位提高自身管理水平和開(kāi)展現(xiàn)代化建設(shè)的基礎(chǔ)。近年來(lái)，單位管理檔案的改革，原始的文書(shū)檔案無(wú)法滿(mǎn)足目前單位的發(fā)展。因此，要求我們查找出文書(shū)檔案管理中的不足，逐步完善各種制度，不斷創(chuàng)新管理，提高從業(yè)人員的綜合素質(zhì)，由此來(lái)促進(jìn)單位的持續(xù)發(fā)展。

1 信息化背景下文書(shū)檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.1 對(duì)信息化管理理念認(rèn)識(shí)不足

運(yùn)用科技信息化管理的手段進(jìn)行文書(shū)檔案管理可以提高管理質(zhì)量，加快辦事速度，但是就當(dāng)前情況下，大多的管理者年齡偏大，它們對(duì)于信息化管理理念的認(rèn)識(shí)以及運(yùn)用計(jì)算機(jī)操作的水平遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，沒(méi)有充分理解信息化技術(shù)帶給文書(shū)檔案管理的有效意義。傳統(tǒng)的管理理念和方式方法，不但影響效率，還給文書(shū)檔案的工作帶來(lái)嚴(yán)重的質(zhì)量問(wèn)題，在一定程度上限制了文書(shū)檔案的利用。

1.2 文書(shū)檔案檢索效率不高

計(jì)算機(jī)檢索和人工檢索是目前我國(guó)文書(shū)檔案檢索的不同方式，但文書(shū)檔案中人工檢索方式的比重比較大，這種方式時(shí)間長(zhǎng)，效率低，重要的是質(zhì)量也得不到保障。這種情況雖然得到了上級(jí)管理部門(mén)的重視，相繼出臺(tái)了多種手段進(jìn)一步完善，但是隨著檢索形式和檢索數(shù)量的不斷增加，人工檢索的效率卻仍然停滯不前。造成這種現(xiàn)象的主要原因是由于管理人員在開(kāi)展工作的時(shí)候，過(guò)于注重檢索工具和檢索內(nèi)容數(shù)量的結(jié)合，卻忽略了檢索的整體質(zhì)量。例如，在對(duì)某些類(lèi)型的文書(shū)檔案管理中，沒(méi)有對(duì)其給予高度重視，這類(lèi)檔案主要包括專(zhuān)題歸類(lèi)、題材歸類(lèi)以及歷史沿革等。

1.3 文書(shū)檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)技能欠缺

信息化背景下，對(duì)于文書(shū)檔案管理工作的要求進(jìn)一步提高，檔案管理工作人員在新的時(shí)代也要面臨新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，尤其是以往的學(xué)習(xí)內(nèi)容和工作方式也隨之改變。在文書(shū)檔案管理的崗位中的從業(yè)人員，尤其是老員工，接收新鮮事物的能力較差，他們習(xí)慣于原來(lái)的工作方式，對(duì)于信息化相對(duì)排斥，依舊采用傳統(tǒng)的方式進(jìn)行存檔與查找，這就使工作效率和質(zhì)量很難提高到標(biāo)準(zhǔn)中來(lái)，無(wú)法滿(mǎn)足新時(shí)代的檔案工作的要求。

2 信息化背景下優(yōu)化文書(shū)檔案管理工作的策略

2.1 強(qiáng)化制度，轉(zhuǎn)變觀念

信息化背景下的文書(shū)檔案管理必須遵從新的管理制度，實(shí)行新的規(guī)范，才能保證文書(shū)檔案管理工作的科學(xué)合理發(fā)展。首先制定一些行之有效的管理規(guī)范以及工作程式，保證每一位從業(yè)人員都必須嚴(yán)格按照操作程序，高效率的完成工作任務(wù)，所以制定科學(xué)合理的文書(shū)檔案管理制度是單位管理工作者的首要任務(wù)。在科技飛速發(fā)展的今天，必須加強(qiáng)信息的安全性，尤其是文書(shū)檔案的管理人員，必須要轉(zhuǎn)變思想觀念，增強(qiáng)安全防范意識(shí)，在工作的每個(gè)具體細(xì)節(jié)都設(shè)有安全防護(hù)措施，確保不會(huì)泄露和丟失文書(shū)檔案的信息，保證單位文書(shū)檔案的實(shí)體安全和信息安全。

2.2 提升信息化管理平臺(tái)

要想提高文書(shū)檔案管理工作必須建立一個(gè)信息化管理平臺(tái)，并且完善管理辦法。信息化管理平臺(tái)是實(shí)現(xiàn)各種文書(shū)檔案的存儲(chǔ)、加工、保存以及查詢(xún)，還具備軟件開(kāi)發(fā)等的功能。不斷提升管理隊(duì)伍的能力，建立一支具有高素質(zhì)的專(zhuān)業(yè)化團(tuán)隊(duì)，進(jìn)行科學(xué)合理的管理，使文書(shū)檔案工作更上一層樓。

2.3 普及管理人員素質(zhì)

信息化背景下，文書(shū)檔案管理工作隨著科技發(fā)展的變革而管理人員提出了更高的要求，信息化技術(shù)的普及，使文書(shū)檔案管理的工作效率及工作質(zhì)量得到了質(zhì)的飛躍。作為管理人員，首先要提高自身的文化修養(yǎng)和專(zhuān)業(yè)技術(shù)能力，同時(shí)提高綜合素質(zhì)能力。所以，有關(guān)單位要按時(shí)組織管理人員參加專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，并且運(yùn)用到基層的實(shí)際工作中，針對(duì)工作實(shí)踐找出不足之處，制定新的培訓(xùn)內(nèi)容，使管理人員在思想上和能力上不斷前進(jìn)，有效促進(jìn)管理人員的全面素質(zhì)發(fā)展。另外，制定相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)制度，對(duì)于在工作中有突出表現(xiàn)的或者是通過(guò)工作實(shí)踐創(chuàng)新出新的改革措施的，將文書(shū)檔案管理工作的晉升作為獎(jiǎng)勵(lì)的主要手段，并適當(dāng)?shù)亟o予相應(yīng)的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。

2.4 提高工作效率

提高工作效率是每個(gè)部門(mén)都在積極倡導(dǎo)的目標(biāo)，如何真正的提升工作效率，需要我們多方面進(jìn)行。首先，文書(shū)檔案從業(yè)人員必須熟悉掌握自己的本職工作，且加大文書(shū)檔案工作的宣導(dǎo)工作，明確檔案管理的目標(biāo)，使工作真正做到得心應(yīng)手。然后，文書(shū)檔案管理中與各個(gè)部門(mén)之間的協(xié)調(diào)很重要，所以一定要做好協(xié)調(diào)管理工作，提高思想認(rèn)識(shí)，在工作中相互配合，相互服務(wù)。再次，就是從業(yè)人員要在工作的不斷的積累工作經(jīng)驗(yàn)，在工作中遇到問(wèn)題或是緊急情況時(shí)，可以根據(jù)以往的經(jīng)驗(yàn)從容應(yīng)對(duì)，不斷的積累問(wèn)題，解決問(wèn)題，在此基礎(chǔ)上不斷改進(jìn)，可有效提高工作效率。

2.5 構(gòu)建全面的文書(shū)檔案管理信息系統(tǒng)

為使文書(shū)檔案管理的信息化與創(chuàng)新發(fā)展更加順利地開(kāi)展，應(yīng)該明確文書(shū)檔案管理信息化的發(fā)展方向，投入一定的人力、物力和財(cái)力改進(jìn)文書(shū)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施，以先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)來(lái)配置來(lái)促進(jìn)文書(shū)檔案管理工作，在這一過(guò)程中，全面構(gòu)建文書(shū)檔案管理信息系統(tǒng)十分必要且重要，多元化的創(chuàng)新服務(wù)的開(kāi)展能夠使得文書(shū)檔案管理工作緊跟信息化時(shí)代發(fā)展的步伐，加快建立完善和完整的文書(shū)檔案管理體系。

2.6 在線辦公與在線檔案信息查詢(xún)

當(dāng)前，人們進(jìn)行工作基本方式都是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，人們主要依靠網(wǎng)絡(luò)獲取與工作有關(guān)的信息。而網(wǎng)絡(luò)之外的信息，雖然有利于工作的開(kāi)展，但是這些信息獲取起來(lái)存在較大困難，并且這些網(wǎng)絡(luò)外信息與工作方式距離較遠(yuǎn)，容易被人拋棄。這時(shí)要想讓傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案作用繼續(xù)得以充分發(fā)揮，行之有效的辦法就是將其掃描轉(zhuǎn)化成在線電子文檔。當(dāng)前，在線檔案信息直接可利用率明顯偏低，特別是各檔案館保管的檔案信息，往往很難實(shí)現(xiàn)全文免費(fèi)閱讀利用。而各種電子文獻(xiàn)，如中國(guó)知網(wǎng)、萬(wàn)方等的存在讓人們直接利用文獻(xiàn)成為了可能。因此，檔案管理界必須采取有效措施致力于此局面改善，否則就會(huì)對(duì)社會(huì)發(fā)展造成極其不利的影響。

2.7 創(chuàng)建綜合檔案文書(shū)存儲(chǔ)模塊

文書(shū)檔案管理具有較多的工作內(nèi)容、較大的任務(wù)量，因此應(yīng)該充分地發(fā)揮信息化設(shè)備的積極作用，打造檔案文書(shū)數(shù)據(jù)庫(kù)。綜合檔案管理系統(tǒng)必須創(chuàng)建兩個(gè)模塊：檔案文書(shū)管理與預(yù)歸檔管理。第一是將不同價(jià)值的文件保存為不同類(lèi)別的文檔庫(kù)或歸檔，確保文件檔案的完整性。在此基礎(chǔ)上，對(duì)相關(guān)預(yù)備歸檔文件或移交而來(lái)的文件實(shí)施分類(lèi)，將他們存儲(chǔ)在相應(yīng)類(lèi)別的檔案文書(shū)庫(kù)中，以此為基礎(chǔ)檢索、收集、整理、打印或者統(tǒng)計(jì)相關(guān)文件。在創(chuàng)建信息數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程中，必須采取規(guī)范化的檔案文書(shū)處理格式，合理地發(fā)揮信息化技術(shù)的存儲(chǔ)和分類(lèi)處理作用，盡可能地增強(qiáng)利用檔案資源的能力。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，信息化背景下文書(shū)檔案管理工作的規(guī)范制度必須跟上時(shí)代的步伐，根據(jù)工作實(shí)踐積累，在文書(shū)檔案管理工作時(shí)工作人員要不斷學(xué)習(xí)專(zhuān)業(yè)知識(shí)、不斷改變思想、不斷創(chuàng)新。只有將文書(shū)檔案管理制度逐步進(jìn)行完善，才能促進(jìn)單位的可持續(xù)發(fā)展。因此信化息背景下的檔案管理工作必須引起各單位的高度重視，提高從業(yè)人員的綜合素質(zhì)能力，建立起一套行之有效的操作規(guī)范程序，從而將文書(shū)檔案的作用在單位發(fā)展中最大限度的發(fā)揮出來(lái)。

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